L importanza del salvataggio dei dati Febbraio 2001 I diritti di riproduzione, di memorizzazione elettronica e di adattamento totale o parziale con qualsiasi mezzo, compresi i microfilm e le copie fotostatiche sono riservati. La Gep Informatica potrà concedere, su richiesta, l autorizzazione a riprodurre porzioni del presente documento, secondo accordi, di volta in volta, da stabilirsi. I salvataggi.doc

Sommario PREMESSA...2 PIANIFICAZIONE DI UNA STRATEGIA DI BACKUP...3 Quali file salvare?...4 La frequenza del salvataggio...4 Individuazione del tipo di backup...5 Scelta del supporto di backup...5 Rotazione e archiviazione dispositivi di backup...7 Conservazione dei dispositivi di backup...7 Sostituzione dei dispositivi di backup...8 Pulizia delle unità di Backup...8 1

Premessa Vi è mai successo di perdere settimane di lavoro per un black-out, o un fulmine che entra dalla linea del modem, oppure per la rottura di un hard disk? No? Bè, siete stati veramente fortunati, sono cose che, purtroppo, accadono più spesso di quanto si pensi. L unico modo per evitare danni irreparabili è fare il backup. La procedura di backup, permette di creare una copia di sicurezza degli archivi dei programmi e dei dati del sistema, operazione questa quanto mai utile nel caso dovessero accadere guasti alla macchina oppure in caso di cancellazioni accidentali o involontarie dei dati o degli stessi archivi. Sembra scontato affermare che le funzioni di salvataggio sono fondamentali ed indispensabili per ogni azienda. Eppure, ancora oggi, molte ditte sottovalutano quest attività, la rimandano per motivi di tempo oppure la effettuano, senza i requisiti necessari. L amministratore di un sistema informativo deve pianificare, oltre alle varie attività di gestione, anche una strategia di backup per garantire sicurezza all azienda. I costi, per un azienda che non effettua sistematicamente i Backup e che accidentalmente subisce una rottura di un disco fisso, sono ingenti: disservizi alla clientela alla quale non si riesce dare risposte certe; costi del personale che deve recuperare tutto il lavoro perso; problemi amministrativi e fiscali; condizione generale di confusione ed instabilità. 2

Pianificazione di una strategia di Backup Per eseguire un backup efficace dei file è necessario definire una strategia di backup che soddisfi le esigenze specifiche dell azienda e che garantisca il recupero dei dati perduti. Le funzioni più critiche di un amministratore di sistema, come abbiamo affermato in precedenza, sono proprio il backup ed il ripristino efficace e rapido dei dati ed è quindi importante definire criteri di backup specifici da rivedere almeno due volte all anno. E necessario prendere in considerazione i seguenti fattori: quali file è opportuno salvare; la frequenza con cui è necessario eseguire il backup dei dati; individuazione del tipo di backup adatto; scelta del supporto per il backup; rotazione e archiviazione dei dispositivi di backup; luogo di conservazione dei supporti di backup; sostituzione dei supporti di backup. Nelle piccole realtà aziendali, ove manchi un responsabile del C.e.d., consigliamo di incaricare una persona ben precisa che si occupa di quest importante funzione. 3

Quali file salvare? Per identificare i file di cui è opportuno eseguire il backup, utilizzare la seguente indicazione generale: eseguire sempre il backup di file essenziali per l attività dell azienda; eseguire il backup saltuariamente solo nel caso di file non soggetti a modifiche frequenti (programmi e configurazioni). Con un backup completo di tutti i file, programmi e dati, si elimina ogni rischio. Naturalmente richiede tempi più lunghi ed un maggior numero di supporti. La frequenza del salvataggio Consigliamo di effettuare il salvataggio dei dati ogni giorno, con procedura automatica notturna, ove il sistema operativo lo permette e comunque a fine giornata. Si ricorda, anche, di verificare che sul supporto inserito sia effettivamente stato registrato il backup. Capita, a volte, che per qualche motivo la procedura di salvataggio si blocca e non registra alcun dato sul supporto di backup. 4

Individuazione del tipo di backup Consideriamo i due principali tipi di backup: NORMALE: backup completo di tutti i file. Richiede tempi lunghi di esecuzione, ma con questo tipo di backup è possibile ripristinare file in modo rapido, in quanto i file più aggiornati sono sempre contenuti nell ultimo nastro. Come backup iniziale eseguire sempre un backup normale di tutti i file. INCREMENTALE: backup solo dei file creati o modificati dopo l ultimo backup normale o incrementale. Se si esegue una combinazione di backup normale ed incrementale, per il ripristino è necessario iniziare dall ultimo backup normale e passare quindi ai nastri di backup incrementale a partire dal primo sino all ultimo. Questo modo di agire ha il vantaggio di velocizzare moltissimo l operazione di backup, ma lo svantaggio sia di rendere più macchinoso il ripristino, sia di avere bisogno di un numero di supporti di backup molto maggiore. Scelta del supporto di backup A seconda della mole dei dati da gestire, della frequenza dei backup e della criticità dei dati, la scelta del mezzo di backup può ricadere su supporti diversi tra di loro. Per ciascuna possibilità vanno poi considerati il costo, l affidabilità, la velocità, la disponibilità. 5

Se si devono salvare quantità piccole di dati si può pensare di utilizzare i floppy. La possibilità sussiste anche se abbiamo file grandi, visto che esistono programmi in grado di suddividere un singolo file in più dischi.. unico inconveniente è che si deve essere presenti per inserirli uno per volta. Bisogna, anche, considerare il fatto che i floppy hanno una probabilità non trascurabile di essere difettosi, o di rovinarsi con il tempo se non conservati in maniera corretta, rischiando comunque di fare perdere i dati. La soluzione più comune è quella di utilizzare unità a nastro, che permette di avere supporti di backup di dimensioni notevoli, a prezzo relativamente basso. Per chi deve salvare quantità medie di dati che vengono modificate poco spesso, una soluzione da considerare è quella di utilizzare dei CD ROM. Il vantaggio di questo tipo supporto è l altissima durata ed il prezzo relativamente basso, il che viene compensato dal fatto che non possono essere utilizzati un numero indefinito di volte. Chi invece ha bisogno di backup molto ravvicinati nel tempo può pensare di unire ad uno strumento di backup usuale come un nastro, da utilizzare ad intervalli più lontani, la copia su un altro hard disk, anche in rete. Anche se questo non può essere un metodo di backup da usare da solo, può risultare comodo nelle occasioni in cui gli utenti devono poter ad esempio avere un accesso veloce ai file del giorno prima, in caso ne avessero cancellato uno per errore. Per i personal computer, si sta diffondendo, notevolmente, l adozione dell unità Zip, come sistema di backup. Lo Zip è un lettore che utilizza dei dischi particolari di grande capacità, 100Mb e 250Mb su un solo dischetto. Questo supporto offre una grande affidabilità, è veloce, ha un'elevata capacità di storage ed i costi sono relativamente bassi. L unità Zip funziona come il disco fisso e, pertanto, le applicazioni si possono avviare ed i file si possono usare direttamente dallo Zip. 6

Rotazione e archiviazione dispositivi di backup Grazie alla rotazione dei dispositivi di backup è sempre possibile ripristinare un file utilizzando ad esempio il nastro precedente. Se si esegue, infatti, il backup sempre sullo stesso nastro si corre invece il rischio di non poter ripristinare i file perduti nel caso il nastro venga danneggiato. Di solito si consiglia di avere un dispositivo per ogni giorno della settimana, sul quale verrà posta un etichetta con il nome del giorno, e la data del salvataggio che è da modificare di volta in volta; pertanto tutti i lunedì il backup verrà effettuato sul nastro corrispondente. Può risultare utile archiviare alcuni dei nastri di backup. Ciò consente di mantenere un blocco di dati corrispondenti ad un periodo specifico, per esempio un blocco trimestrale dei dati di contabilità per eventuali controlli. Quando si archivia un nastro, questo viene rimosso dalla rotazione e sostituito da un altro. Conservazione dei dispositivi di backup Si ricorda che i dispositivi dove risiedono i salvataggi devono essere collocati in luogo diverso da quello dove è collocata l unità centrale del sistema, oppure in cassaforte di tipo ignifugo. Questo per evitare che in caso di incendio possano andare distrutti insieme alla macchina. 7

Sostituzione dei dispositivi di backup Il ciclo di vita di un nastro, di un floppy oppure di un CD ROM, dipende dal produttore, dall uso che ne viene fatto e dalle condizioni di archiviazione. Ogni 6 mesi, comunque, è bene sostituire gradualmente i dispositivi obsoleti con nuovi dispositivi. Pulizia delle unità di Backup Sulle unità nastro è indispensabile procedere alla pulizia dell unità (testine di lettura e di scrittura) con un apposito nastro di pulizia. Infatti, il rivestimento sul nastro è un composto di ossido. Quando il nastro viene trascinato sopra la testina di lettura, ha la tendenza a depositarvi sopra una sottile quantità di residuo. Consigliamo di eseguire quest operazione una volta al mese e, comunque, è bene consultare il manuale dell unità per una spiegazione più esauriente sui tempi e modi della pulizia. Anche per l unità floppy disk e l unità CD ROM è prevista la pulizia. 8

Speriamo di avervi fatto cosa gradita con questo nostro breve documento e restiamo a disposizione per ogni eventuale Vostro chiarimento o approfondimento in merito. Seguirà il prossimo mese un altro argomento specialistico che Vi invieremo. Distinti saluti. Gep Informatica s.r.l. Gestire ed orchestrare tutti i processi delle varie aree aziendali, oggi è possibile grazie all esperienza, alle tecnologie e alle soluzioni sviluppate dal gruppo della Gep Informatica. 9