AIPE guida rapida all utilizzo Introduzione AIPE (Autorizzazione Impianti Produzione Energia) è un applicazione web per gestire digitalmente le pratiche di autorizzazione di impianti energetici sottoposti ad autorizzazione della Regione Emilia Romagna. L obiettivo è quello di digitalizzare completamente la documentazione afferente il procedimento amministrativo di questi procedimenti, al fine di assolvere agli adempimenti di dematerializzazione dei procedimenti e facilitare la consultazione documentale. Si tratta, dunque, di permettere all utenza finale (aziende, imprenditori) di presentare in via telematica richieste di autorizzazione relative ad impianti di grosse dimensioni per la produzione di energia elettrica, che comportano la convocazione della Conferenza dei servizi tra tutti i diversi soggetti aventi titolo a partecipare all iter autorizzatorio. L applicativo, per ora non prevede integrazioni con altri software al di fuori dei meccanismi di accesso e autenticazione gestiti all interno della piattaforma regionale FedERa e del meccanismo di protocollazione e fascicolazione della pratica e delle varie comunicazioni che intercorrono tra richiedente enti che rilasciamo l autorizzazione. Come accedere Si accede all applicazione raggiungendo l indirizzo web: http://www.aipe.lepida.it Per accedere è necessario essere in possesso di una smart card o richiedere le credenziali rilasciate da Federa e seguire la procedura per autenticarsi. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 1
Utilizzando la smartcard si può procedere con l'accesso diretto, se invece si utilizzano le credenziali Federa è necessario selezionare il gestore di credenziali scelto in fase di registrazione. Per richiedere le credenziali FedERa è necessario registrarsi al sito http://federa.lepida.it: scegliere un gestore di credenziali compilare il form inserendo negli appositi campi i dati obbligatori richiesti ( Attenzione : la password la sceglie e la conosce solo l'utente) seguire il percorso guidato fino al termine attendere l'email con la quale FedERa confermerà l'avvenuta registrazione e darà istruzioni per l'innalzamento del livello di affidabilità AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 2
Il servizio FedERa mette a disposizione per l'assistenza agli utenti in fase di registrazione un help desk contattabile via email o telefono da lunedì a venerdì dalle 8 alle 18, il sabato dalle 8 alle 14 ai seguenti riferimenti: helpdesk@lepida.it, 051/633.88.33. Per utilizzare AIPE è richiesto un livello di affidabilità "Alto", ma nessuna password policy: seguire le istruzioni di FedERa o contattare il gestore di credenziali per ottenerlo. Attenzione: il gestore di credenziali resterà sempre lo stesso scelto alla prima registrazione. Non è necessario chiedere alcuna credenziale a Regione. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 3
Per accedere, una volta registrati in Federa, scegliere il proprio gestore di credenziali cliccando sull apposito bottone seleziona. Oppure confermare quello proposto cliccando sul link E ancora il mio gestore. Indicare le proprie credenziali (username e password) negli appositi campi: L ambiente di compilazione della pratica presenta, in apertura, un riepilogo delle proprie pratiche. Vengono totalizzate le salvate ma non inviate, quelle inviate e tra queste la situazione delle attività di istruttoria su ciascuna. Infine il conteggio riguardo all esito: le pratiche approvate e quelle non approvate. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 4
Due soli menu Home e Autorizzazione Unica. Chi compila una pratica userà solo il secondo Autorizzazione Unica, mentre il primo serve solo per ritornare alla pagina di riepilogo pratiche. Compilazione Per iniziare la compilazione selezionare Autorizzazione Unica e poi Nuova Richiesta. Usare la voce Gestione Richieste per poter operare su tutte le pratiche salvate e quelle in cui è necessario integrare volontariamente o su richiesta di Regione ulteriore documentazione. Tramite questa voce sarà inoltre sempre possibile monitorare l iter autorizzatorio di una pratica tramite una comoda tabella: AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 5
Una volta cliccato su Nuova richiesta la compilazione della domanda avviene tramite la seguente videata opportunamente suddivisa in varie schede attivabili tramite i bottoni sulla sinistra. I due bottoni celesti in alto servono per salvare la compilazione permettendo il caricamento dei dati a più riprese, da un lato, all altro per trasmettere la pratica completa a Regione. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 6
Normalmente l inserimento della pratica inzia dall accettazione dell informativa sulla privacy. In questa scheda basta abilitare il flag per presa visione posto in fondo al testo. I bottoni in fondo a ciascuna scheda permettono di muoversi tra una scheda e l altra della domanda. E possibile farlo anche cliccando sulla bottoniera a sinistra con l elenco delle schede. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 7
ATT.NE Campo OGGETTO editabile e obbligatorio. Compilare come indicato in figura. Nella sezione Dati dell impianto, qualora l intervento interessi il territorio di più Comuni, è possibile inserire più ubicazioni per la localizzazione dell impianto stesso. Analogamente è possibile eliminare una ubicazione già inserita per un impianto. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 8
Nella scheda Documentazione e nella scheda Autorizzazioni il richiedente carica tutta la documentazione a corredo della richiesta di autorizzazione. Ogni allegato può essere un file a se stante o un riferimento a un file già caricato. L importante è che siano tutti file firmati digitalmente ossia di tipo p7m. INSERIMENTO NUOVO FILE Per farlo basta cliccare sul bottone celeste Seleziona File e nella finestra che compare su scegli file. In questo modo dopo avere scelto il file desiderato basta cliccare su OK. ATTENZIONE: E' possibile selezionare solo file dopo che sono stati firmati digitalmente (estensione.p7m). La firma ai file deve essere apposta esternamente all applicativo con gli usuali software di firma (dike o altri). AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 9
INSERIMENTO FILE GIA CARICATO In questo caso l aggiunta di documentazione è ancora più semplice. Basta cliccare come prima sul bottone celeste Seleziona File e poi abilitare una delle scelte corrispondenti a uno dei file in elenco già caricati sul sistema, come in figura: cliccando infine su OK. Ripetere i procedimento appena descritti per caricare almeno tutti gli allegati obbligatori (quelli identificati con un (*) asterisco nella colonna DOC) sia della scheda documentazione che della scheda Autorizzazioni. Per eliminare un allegato basta cliccare invece sull icona con la x rossa, come mostrato: AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 10
ATTENZIONE: Nel caso di documenti coperti da segreti industriale è possibile garantire la non visibilità a terzi di tali documenti. Per farlo basta cliccare nella spunta nella colonna contraddistinta dal lucchetto e procedere come per il caricamento degli altri allegati. In ogni momento è possibile salvare i dati fino a quel momento caricati tramite il bottone celeste in alto (Salva senza inviare) sempre presente durante la compilazione della pratica. Analogamente al termine della compilazione delle varie schede della domanda si potrà procedere all invio tramite l altro bottone Invia richiesta Tutte le volte che si clicca sul bottone Invia richiesta il sistema effettua un controllo formale sulla correttezza della compilazione indicando puntualmente i vari campi che contengono errori. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 11
Correggere seguendo le indicazioni e ripetere l operazione cliccando nuovamente su Invia Richiesta. A questo punto il sistema se non rileva errori chiede di inserire il numero telematico dei valori bollati telematici previsti per la presentazione della domanda. Inserire il numero e cliccare su Inserisci Marca. ATT.NE In caso di errore nell inserimento del numero della marca da bollo è necessario ricominciare dall inizio inserendo una nuova pratica. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 12
Al passo successivo il sistema permetterà di visionare e scaricare la domanda automaticamente precompilata in versione PDF. Il file dovrà essere scaricato e firmato digitalmente (ossia essere convertito nel tipo p7m) esternamente alla procedura con appositi applicativi come dike. Qualsiasi altra tipologia di file sarà scartata. Schematizzando, occorre nell ordine: 1) cliccare su Download pratica per scaricare il PDF della domanda precompilata. 2) firmare il pdf così ottenuto tramite un apposito software di firma digitale come dike. Otteniamo così un file di tipo p7m (ultime tre lettere del nome dopo il punto es. file.p7m). 3) caricare il file firmato digitalmente sul sistema cliccando sul bottone Scegli file che permetterà di selezionare il file firmato da inviare a Regione. 4) A completamento, per l invio definitivo cliccare su Invia Richiesta AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 13
Appena effettuato l invio il sistema conferma l esito positivo dell inoltro: e invia anche un messaggio di PEC all indirizzo indicato dal richiedente con il numero della pratica: ATTENZIONE. Durante il caricamento dei file e durante l invio della pratica o quando a video compare il messaggio mostrato in figura: non chiudere la pagina e attendere il completamento dell operazione! Il ciclo di vita di una pratica dopo l invio Regione Emilia Romagna, ricevuta la pratica dà inizio al procedimento e il richiedente riceve un messaggio di posta elettronica: Da notare che, trascorsi 15 giorni il sistema passa automaticamente la pratica in avvio procedimento e da qui cominicia l iter autorizzatorio. Una volta iniziato il procedimento è sempre possibile consultare l iter della pratica e trasmettere a Regione eventuali integrazioni oppure richiedere proroghe attraverso il menu Gestione Richieste. Per farlo è possibile cliccare sul bottone a forma di matita in corrispondenza della colonna Gestisci. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 14
Come si nota, nella pagina che compare è possibile scaricare l intera pratica (bottone Download pratica e allegati), visionare la pratica inviata cliccando sulle varie schede nella bottoniera di sinistra e visionare l iter della pratica (scheda stati pratica) AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 15
Può capitare che Regione richieda documentazione aggiuntiva. In questo caso la pratica si troverà passerà nello stato Richiesta Integrazione. Nell esempio di figura cliccando su Stati Pratica potremo vedere questa situazione: e al richiedente arriverà una mail di promemoria con l indicazione della scadenza per l inoltro delle integrazioni richieste. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 16
Per inserire le integrazioni richieste basta cliccare sulla scheda Integrazione Richiesta ora disponibile sotto alla scheda Autorizzazioni Nella videata che compare è possibile visionare alcune informazioni importanti. La scadenza entro la quale trasmettere le integrazioni, il numero di documenti da allegare all integrazione, la descrizione del contenuto informativo per ciascuno di essi. Nell esempio di figura Regione ha richiesto entro l 08/04/2015 la produzione di due integrazioni, una sull'argomento ABCD e una sull argomento WXYZ. Per ogni argomento è possibile associare più documenti. Basta procedere all aggiunta dei file esattamente come si è fatto per i vari allegati alla domanda, valendo le stesse modalità specialmente nel caso di segreti industriali. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 17
Anche in questo caso sono disponibili i pulsanti a forma di x rossa per l eliminazione dei file esattamente come per gli allegato alla richiesta. Ricordiamo che anche le integrazioni dovranno essere file firmati digitalmente (p7m). Quando si clicca sul bottone Invia Integrazione il sistema propone una modalità analoga al primo invio della pratica. Compare una finestra con l anteprima della lettera di accompagnamento delle integrazioni. Occorre scaricare il PDF, firmarlo digitalmente fuori dall applicativo AIPE e poi ricaricare il file firmato (p7m), procedendo poi all inoltro vero e proprio col bottone Invia Integrazione. Schematizzando occorre nell ordine: 1) cliccare su Download integrazione per scaricare il PDF della lettera di accompagnamento. 2) firmare il pdf così ottenuto tramite un apposito software di firma digitale come dike. Otteniamo così un file di tipo p7m (ultime tre lettere del nome dopo il punto es. file.p7m). 3) caricare il file firmato digitalmente sul sistema cliccando sul bottone Scegli file che permetterà di selezionare il file firmato da inviare a Regione. 4) A completamento, per l invio definitivo cliccare su Invia Integrazione AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 18
L inoltro corretto delle integrazioni viene segnalato dal sistema con la seguente videata: a cui segue una mail al richiedente E anche possibile richiedere una proproga per l inoltro delle integrazioni dilazionando la scadenza. In questo caso basta cliccare su bottone arancione Richiedi Proroga e inserire nella videata in sovrapposizione le motivazioni della richiesta indicando il numero telematico di marca da bollo. Al termine cliccare sul bottone celeste Invia richiesta proroga. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 19
Anche in questo caso arriverà una mail di promemoria al richiedente una volta inoltrata la richiesta e una quando Regione concederà o meno la dilazione. A quel punto il caricamento delle integrazioni prosegue come già descritto. In gestione richieste troveremo l iter così indicato: Da questo momento in poi è possibile per il richiedente inviare anche integrazioni volontarie o rispondere a osservazioni. Basta utilizzare in Gestione Richieste la scheda Integrazioni volontarie/risposte ad Osservazioni che compare tra le schede a sinistra come mostrato qui. Nella successiva schermata la modalità di lavoro è quella usuale già usata per gli allegati alla richiesta o le integrazioni richieste da Regione. Occorre prima selezionare il file che deve essere già firmati digitalmente ossia di tipo p7m. Poi indicare brevemente per ciascun file il contenuto nel campo Descrizione integrazione. A questo punto cliccare sul bottone celeste Invia integrazione. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 20
Al click sul bottone Invia Integrazione il sistema compone automaticamente la lettera per l inoltro delle integrazioni volontarie che dovrà essere scaricato e firmato digitalmente. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 21
Quindi nell ordine le operazioni sono: 1) cliccare su Download integrazione per scaricare il PDF della lettera di accompagnamento. 2) firmare il pdf così ottenuto tramite un apposito software di firma digitale come dike. Otteniamo così un file di tipo p7m (ultime tre lettere del nome dopo il punto es. file.p7m). 3) caricare il file firmato digitalmente sul sistema cliccando sul bottone Scegli file che permetterà di selezionare il file firmato da inviare a Regione. 4) A completamento, per l invio definitivo cliccare su Invia Integrazione Il sistema conferma l operazione tramite il solito avviso: a cui segue messaggio PEC di conferma al richiedente per l inoltro delle integrazioni volontarie: In Gestione Richieste è possibile vedere l iter della pratica e con i vari passaggi di stato. Basta utilizzare il bottone celeste Stati Pratica subito sotto ai riferimenti della pratica. Il sistema mostra lo Storico Stati che nell esempio della figura contiene i vari step del procedimento amministrativo di autorizzazione di una pratica tipo. Cliccando sul bottone dettagli sarà possibile visionare lo scambio di documentazione tra il richiedente e Regione relativo ad un certo step del procedimento. L ultimo passaggio eseguito da Regione sarà la comunicazione di approvazione o non approvazione della domanda. In questo caso arriverà un messaggio PEC al richiedente esattamente come negli altri casi e nello storico degli stati vedremo come ultimo stato Approvata o non approvata. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 22
Anche in questo caso si possono scaricare gli allegati usando il bottone celeste Download Allegati. AIPE guida rapida all utilizzo vers.1.0 pagina 23