Allegato alla determinazione Dirigenziale n. 7 del 15/01/2015

Allegato alla determinazione Dirigenziale n. 7 del 15/01/2015 MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO della Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Campobasso

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O INDICE Sezione I Ambito di applicazione...5 1.1. Introduzione...5 1.2 Azioni preliminari...6 1.2.1 Area Organizzativa Omogenea (AOO)...6 1.2.2 Unità Organizzative Responsabili (UOR)...6 1.2.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi...6 1.2.4 Descrizione del servizio archivio: istituzione e funzioni...6 1.2.5 Individuazione degli uffici di protocollazione...7 1.2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni...7 1.2.7 Individuazione del Titolario di classificazione...7 1.2.8 Individuazione del Massimario di selezione e scarto...7 Sezione II Le tipologie documentarie...8 2.1 Il documento amministrativo - definizioni...8 2.1.1 Il documento informatico - definizione...8 2.1.2 Il documento analogico...9 2.1.3 Versione informatica di un documento analogico...9 2.1.4 Registro...9 2.1.5 Fascicolo analogico e informatico... 10 2.1.6 Serie... 10 2.1.7 Firma digitale... 10 2.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio... 10 2.3 Le tipologie di documenti... 11 2.3.1 Documenti in partenza... 11 2.3.2 Redazione del documento in partenza: documento informatico... 12 2.3.4 Spedizione del documento informatico in partenza... 12 2.3.5 Uso della posta elettronica certificata integrata con il protocollo generale... 13 2.3.5 Documenti in arrivo... 13 2.3.6 Documenti interni... 14 2.4 Modalità di trasmissione dei documenti analogici all interno e all esterno delle AOO... Errore. Il segnalibro non è definito. 2.4.1 Telefax... Errore. Il segnalibro non è definito. 2.4.2 Uso della posta elettronica (Posta in Entrata)... 14 2.4.3 Uso della posta elettronica (Posta in Uscita)... 16 2.4.4 Registro di protocollo riservato... 16 2.5 Individuazione dei supporti utilizzati... 16 Sezione III La descrizione dei flussi documentali... 17 3.1 Procedure per la ricezione dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione)... 17 3.1.2 Registrazione di un documento in arrivo... 17 3.1.5 Rilascio di ricevute... 17 3.2 Procedure per la formazione e spedizione di documenti in partenza... 17 3.2.1 Spedizione plurima di documenti cartacei... 18 Sezione IV La registrazione dei documenti nell applicazione Prodigi... 19 Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 2

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 4.1 Elementi del protocollo... 19 4.1.1 Gli elementi obbligatori del protocollo (Registratura)... 19 4.3 Annullamento di una registrazione di protocollo... 19 4.4 Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori... 20 4.5 Segnatura di protocollo... 20 4.6 Registro giornaliero... 20 Sezione V Organizzazione e gestione dell archivio corrente (classificazione e fascicolazione)... 21 5.1 Tenuta del sistema di classificazione: procedure di mantenimento e aggiornamento... 21 5.1.1. Titolario di classificazione... 21 5.1.2 Aggiornamento del titolario... 21 5.2 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta... 21 5.3 Definizione degli strumenti di reperimento (mezzi di corredo)... 23 5.3.1 Il repertorio dei fascicoli analogici e informatici... 24 Sezione VI Organizzazione e gestione dei documenti semi-attivi (archivio di deposito)... 25 6.1 Versamento dei fascicoli... 25 6.2. Movimentazione dei fascicoli... 25 6.3 Definizione delle responsabilità delle unità organizzative... 25 Sezione VII Selezione dei documenti... 26 7.1 Modalità per la selezione dei documenti... 26 Sezione VIII Conservazione dei documenti informatici... 27 8.1 Modalità per la conservazione dei documenti informatici e dei sistemi di gestione informatica dei documenti... 27 8.2 Procedure per il versamento dei documenti nella sezione separata d archivio DEPOSITO/ STORICO... 27 Sezione IX Sicurezza del sistema di Protocollo Informatico e dei Documenti Informatici... 28 9.1 Piano di Sicurezza del sistema di Protocollo Informatico... 28 9. 3 Piano di sicurezza del documento informatico... 28 9. 4 Regole per la tenuta del registro di protocollo di emergenza... 28 Sezione Interoperabilità: descrizione dei livelli di attivazione delle funzioni di interoperabilità... 29 Sezione XI Accesso e protezione dei dati: consultabilità dei documenti e protezione dei dati personali.... 31 11.1 Diritto di accesso e visibilità dei protocolli... 31 Sezione XII... 32 Disposizioni finali... 32 12.1 Modalità di adozione iniziale e degli aggiornamenti al manuale... 32 12.2 Modalità di comunicazione del manuale... 32 12.3 Modalità di aggiornamento del manuale... 32 12.4 Entrata in vigore... 32 Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 3

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 12.5 Ulteriori riferimenti... 32 13. ELENCO ALLEGATI... Errore. Il segnalibro non è definito. ALLEGATO 1 - Funzionigramma ALLEGATO 2 - Titolario di classificazione ALLEGATO 3 - Massimario di selezione e scarto ALLEGATO 4 - Descrizione Flussi Corrispondenza Entrata e Uscita ALLEGATO 5 - Camicia Fascicolo analogico ALLEGATO 6 - Determinazione Rinnovo Commissione interna ALLEGATO 7 - Modello di repertorio fascicolo analogico ALLEGATO 8 - Piano di Sicurezza ALLEGATO 9 - Glossario ALLEGATI 10 - Riferimenti normativi ALLEGATO 11 - Biblioteca ALLEGATO 12 - Determinazione Responsabile Protocollo ALLEGATO 13 - Manuale della Conservazione ALLEGATO 14 a) Flow chart - Protocollazione in entrata documenti ALLEGATO 14 b) Flow chart - Protocollazione in uscita documenti ALLEGATO 1 4 c) Flow chart - Archiviazione documenti analogici ALLEGATO 14 d) Flow chart - Archiviazione documenti digitali ALLEGATO 15 - Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare ALLEGATO 16 - Fac-simile carta intestata formato digitale ALLEGATO 17 - Fac-simile copia conforme Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 4

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O Sezione I Ambito di applicazione 1.1. Introduzione Per gestire correttamente i flussi documentali di tipo digitale, l art. 3 del DPCM 31 ottobre 2000, prescrive che all interno di ciascuna Area Organizzativa Omogenea di ogni Amministrazione Pubblica di cui all art. 2 del Decreto Legislativo 165/2001, sia nominato un Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico incaricato, tra l altro, di redigere il Manuale di Gestione (MdG) del protocollo informatico, della gestione dei documenti e dell archivio di cui all art. 5 dello stesso DPCM. Il Manuale di Gestione descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio nel rispetto delle vigenti norme in materia. Obiettivo del Manuale è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti ed ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con i documenti amministrativi. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e trasparenza dell Amministrazione. Il manuale è destinato: ad essere diffuso all interno e all esterno della AOO; a fornire le istruzioni complete da seguire per operare correttamente la formazione, la registrazione, la classificazione, la fascicolazione e l archiviazione dei documenti; ai Dirigenti, ai funzionari, agli operatori di protocollo ed agli istruttori delle pratiche quale strumento di lavoro e di riferimento per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi. Esso disciplina: la migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero come fase transitoria, i flussi cartacei in rapporto al protocollo informatico; i livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo di processi e azioni amministrative; l uso del titolario di classificazione e del massimario di selezione e scarto; le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo ed interesse in attuazione della trasparenza dell azione amministrativa. Questo manuale è rivolto a tutto il personale della Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Campobasso e descrive le fasi operative del sistema per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, dal protocollo all archivio storico. Divulgato attraverso la pubblicazione sul sito internet www.cb.camcom.it, esso potrà servire per il cittadino-cliente come primo livello di Carta dei Servizi. Alla fine del Manuale si trova un breve glossario dei termini tecnici usati più frequentemente. L ultima versione del manuale è stata approvato con Determinazione Dirigenziale n. 161 del 31/12/2012. La presente versione è approvata con Determinazione dirigenziale n. 7 del 15/01/2015. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 5

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 1.2 Azioni preliminari 1.2.1 Area Organizzativa Omogenea (AOO) La Camera di Commercio è di per sé un Area Organizzativa Omogenea (AOO), in quanto insieme definito di Unità Organizzative (UO) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. 1.2.2 Unità Organizzative Responsabili (UOR) Una unità organizzativa responsabile (UOR) è un sottoinsieme di una AOO: si tratta di un complesso di risorse umane e strumentali cui sono affidate competenze omogenee nell'ambito delle quali i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari o procedimenti amministrativi. 1.2.3 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Ai sensi dell art. 61.1 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445- T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa - la Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura di Campobasso ha provveduto ad istituire uno specifico ed unitario Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi e, ai sensi dell art. 61.2 del suddetto T.U. ( cfr. Allegato 12 - determina nomina responsabile servizio protocollo) 1.2.4 Descrizione del servizio archivio: istituzione e funzioni L Archivio della Camera di Commercio di Campobasso è costituito dal complesso dei documenti prodotti ed acquisiti dall ente nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni. Il suddetto archivio comprende anche i fondi archivistici di enti ed istituti cessati, le cui funzioni e/o proprietà sono state trasferite alla Camera di Commercio. L Archivio è unico; le suddivisioni in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico sono solo gestionali. Indipendentemente dalla collocazione fisica del materiale che costituisce l Archivio corrente e dall UOR che lo conserva, le modalità tecniche e operative per la gestione dei documenti dell archivio corrente sono definite dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi ( art. 61, D.P.R. 28-12-2000 n. 445). Il medesimo servizio provvede, altresì, alla tenuta, alla selezione e alla conservazione dei documenti appartenenti all Archivio di deposito e storico della Camera di Commercio di Campobasso. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 6

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 1.2.5 Individuazione degli uffici di protocollazione La gestione dei flussi documentali è assegnata alla UO Affari generali, Affari Legali, Archivio e Protocollo Informatico, Servizi Ausiliari. L unità organizzativa responsabile del protocollo in entrata/in uscita/interno e dei flussi documentali è stata individuata al punto 1.2.3. In particolare, per quanto riguarda i documenti attinenti lo stato di salute del personale dipendente (certificati medici, visite fiscali e referti fiscali), la responsabilità della gestione del flusso e del procedimento di protocollazione è di competenza della U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale. (cfr. 2.4.3). 1.2.6 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni (Protocolli Particolari) Con l entrata in vigore del protocollo unico cessa di fatto e di diritto la gestione separata del cosiddetto protocollo riservato e di tutti gli altri sistemi di registrazione protocollare dei documenti diversi dal protocollo unico. Rimangono in vigore, tuttavia, il protocollo del Registro Imprese, dell Albo Imprese Artigiane, dell Albo Gestori Ambientali, dell Ufficio Protesti e il registro delle delibere e delle determinazioni dell Amministrazione, a ciascuna delibera o determinazione è associato un numero di repertorio di efficacia giuridico - probatoria. L elenco dei registri particolari è descritto nell Allegato 15. Il responsabile del servizio di protocollo esegue periodicamente dei controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale e sull utilizzo di un unico registro di protocollo, verificando, attraverso controlli ed ispezioni mirate nelle varie Unità Organizzative Responsabili, la validità dei criteri di classificazione e fascicolazione utilizzati. 1.2.7 Individuazione del Titolario di classificazione Con Delibera di Giunta n. 134 del 5/12/2003 è stato adottato il Titolario di classificazione dei documenti che, allegato al presente manuale (cfr. Allegato 2), ne forma parte integrante. 1.2.8 Individuazione del Massimario di selezione e scarto Con Delibera di Giunta n. 134 del 5/12/2003 è stato adottato il Massimario di selezione e scarto dei documenti archiviati che, allegato al presente manuale (Cfr Allegato 3), ne forma parte integrante. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 7

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O Sezione II Le tipologie documentarie 2.1 Il documento amministrativo - definizioni Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti o acquisiti dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71. (Art 40, D. Lgs 82/2005 e successive modifiche). In riferimento al tipo di supporto i documenti amministrativi possono essere classificati: informatici o analogici. 2.1.1 Il documento informatico Per documento informatico si intende, sulla base di quanto definito all art. 1. c. 1 lett. p) D. Lgs 82/2005 e successive modifiche, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. I documenti informatici sono prodotti con strumenti informatici. La produzione, trasmissione, gestione e conservazione di documenti informatici presenta caratteristiche e problematiche proprie rispetto ai documenti analogici, in particolare per gli aspetti relativi all autenticità, affidabilità, stabilità. (Circolare n. 60 del 23/01/2013 revisiona la circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001 abrogandola e sostituendola a decorrere dall emanazione delle regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD e di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71 del CAD). In base all art. 20 del D.Lgs. 82/2005, il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge se conformi alle disposizioni del D.Lgs 82/2005 ed alle regole tecniche contemplate dallo stesso. Il documento informatico ha l efficacia stabilita dall art. 2712 c.c. L idoneità a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. L apposizione al documento informatico di una firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso, equivale a mancata sottoscrizione. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata, secondo quanto stabilito all art. 21 c. 2 del D.Lgs 82/2005, ha l efficacia prevista dall art. 2702 c.c. ovvero fa piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l ha sottoscritto e l utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia la prova contraria. Inoltre, il documento sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata soddisfa il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullità, dall art. 1350, c. 1, numeri da 1 a 12 c.c. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica (non qualificata) sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità. Spetta perciò al responsabile del procedimento amministrativo valutare di volta in volta se accettare il documento con firma elettronica o richiedere altra documentazione. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 8

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 2.1.2 Il documento analogico Di norma il documento analogico è un documento cartaceo prodotto con strumenti analogici (es. lettera scritta a mano o a macchina) o con strumenti informatici (es. lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura e stampata, il cui o- riginale è quello cartaceo dotato di firma autografa ed, eventualmente, stampato su carta intestata). 2.1.2.1 Copia analogica di un documento informatico originale Se il documento cartaceo in questione è copia di un documento originale digitale, su di esso non va apposta la firma autografa ma vi si aggiunge in calce la seguente dicitura: Si informa che il presente documento nel suo originale informatico è firmato digitalmente, ai sensi dell art. 24 d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell'amministrazione digitale e s.m.i.. 2.1.2.2 Copia conforme analogica di un documento informatico originale Se invece il documento cartaceo in questione è copia analogica di un documento originale digitale e il destinatario necessita di una copia conforme, su di esso, oltre alla dicitura di cui al punto precedente, va aggiunta la seguente apponendovi anche la firma autografa: Il presente documento è conforme all originale informatico, firmato digitalmente ai sensi dell art. 24 d.lgs.82/2005, conservato presso l archivio informatico della Camera di Commercio, composto da n pagine. Luogo e data (Il responsabile del procedimento firma con firma autografa) 2.1.3 Versione informatica di un documento analogico Per versione informatica di un documento analogico si intende una copia del documento amministrativo prodotta su supporto informatico ( Rif.art. 23, D. Lgs 82/2005 e successive modifiche). 2.1.4 Registro Per registro si intende un documento amministrativo costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici), in un unica unità documentaria di una pluralità di atti giuridici. In ambiente digitale i registri possono assumere la forma di database: sono propriamente detti Sistemi informatici e sono documenti informatici costituiti dall insieme di una procedura informatica e di una base di dati gestite tramite dispositivi di elaborazione elettronica digitale (es. protocollo informatico). Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 9

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 2.1.5 Fascicolo analogico e informatico Per fascicolo si intende l insieme dei documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo o che riguardano uno stesso affare o che appartengono a una stessa tipologia. Il fascicolo costituisce l unità di base, fondamentale per la gestione e la conservazione della documentazione relativa a ciascun procedimento o affare. I documenti contenuti nel fascicolo sono ordinati cronologicamente in modo che l atto più recente compaia per primo. Vedi più oltre, sezione V. Il fascicolo informatico viene definito nell art. 41, D. Lgs 82/2005 e successive modifiche, Procedimento e fascicolo informatico come l insieme di atti, documenti e dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241. 2.1.6 Serie Per serie si intende un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie delle determinazioni, dei contratti, dei registri di protocollo), o in relazione all oggetto e alla materia (serie dei fascicoli personali, delle pratiche di finanziamento). 2.1.7 Firma digitale Per firma digitale (cosiddetta firma forte ) si intende, a norma dell art. 1, c. 1, lett. s) del D.Lgs 82/2005, un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. La firma elettronica qualificata, di cui, quindi, la firma digitale è una specie, è definita (art. 1 lett. r) D.Lgs 82/2005) come la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se gli stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. 2.2 Regime giuridico dei documenti della Camera di Commercio In quanto beni culturali fin dall origine, i singoli documenti e l archivio nel suo complesso sono sottoposti a particolari tutele e garanzie: ai sensi del Dlgs. 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio è necessario chiedere l autorizzazione della Soprintendenza archivistica per lo spostamento di fondi dell archivio di deposito e dell archivio storico, e per lo scarto di documentazione archivistica; inoltre, qualora abusivamente sottratti alla Camera di Commercio, i documenti del suo archivio sono rivendicabili senza limiti di tempo, purché si disponga di elementi che ne provino l appartenenza (carta intestata, numeri di protocollo, indici di classificazione, descrizioni di inventari, etc.). La Soprintendenza archivistica ha poteri di vigilanza sull archivio della Camera di Commercio in quanto ente pubblico. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 10

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 2.3 Le tipologie di documenti I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. I documenti ricevuti e spediti sono oggetto di registrazione di protocollo, ad esclusione dei documenti soggetti a registrazione particolare e dei documenti non soggetti a registrazione di protocollo (Circolare n. 60 del 23/01/2013 revisiona la circolare AIPA/CR/28 del 7 maggio 2001 abrogandola e sostituendola a decorrere dall emanazione delle regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71 del CAD e di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41 e 71 del CAD). I documenti soggetti a registrazione particolare sono parimenti individuati dal responsabile del protocollo informatico in collaborazione con il dirigente di unità organizzativa responsabile. L elenco dei registri particolari è descritto nell Allegato 15. I documenti per i quali non è prevista la registrazione di protocollo sono: gazzette ufficiali bollettini ufficiali notiziari della pubblica amministrazione materiali statistici bollettini Banco Posta (incasso) atti preparatori interni giornali riviste libri opuscoli depliant materiali pubblicitari inviti a manifestazioni che non danno adito ad un eventuale attivazione di procedimenti amministrativi i documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell amministrazione come da par. 2.5 documenti di occasione aventi carattere effimero (ringraziamenti, richieste di appuntamenti con i dirigenti, congratulazioni varie, condoglianze, ) tutte le e-mail che si configurano come comunicazioni informali aventi mera natura informativa e non amministrativa, eccetto casi particolari valutati dal Responsabile del procedimento amministrativo alcune tipologie di fax rientranti nei casi sopra elencati 2.3.1 Documenti in partenza Si intendono i documenti prodotti nell esercizio delle proprie funzioni dal personale in servizio presso la Camera di Commercio e diretti all esterno (destinatari esterni all ente). I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, devono riportare, opportunamente e- videnziate e, se disponibili, le seguenti informazioni: a) logo della Camera di Commercio e dicitura Camera di Commercio di Campobasso o analoga; b) unità organizzativa responsabile con l eventuale indicazione dell area e del servizio di appartenenza; c) indirizzo completo della Camera di Commercio (via, numero, c.a.p., città, provincia, stato- ); d) numero di telefono; e) numero di telefax; f) indirizzo di posta elettronica ufficiale (cfr. 2.4.2 Uso della Posta Elettronica ); g) indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) della casella istituzionale dell Ente; g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) ; h) numero di protocollo e data di protocollazione (nel caso in cui sia diversa dalla data di redazione del documento); Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 11

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O j) numero degli allegati; k) numero di collegamento ad una eventuale precedente comunicazione; l) oggetto del documento; m) firma digitale del responsabile del procedimento amministrativo e, qualora ritenute necessarie, anche le firme digi tali del Segretario Generale e/o Dirigente e/o Responsabile P.O.; n) eventuale nome informatico del documento (nome del file). o) copie analogiche dell originale informatico devono riportare le diciture come ben specificate ai punti 2.1.2 2.3.2 Redazione del documento in partenza: documento informatico In data 09/09/2009 la CCIAA di Campobasso ha avviata la completa digitalizzazione dei flussi documentali in arrivo / partenza attraverso Legalcycle, una piattaforma informatica per gestire efficacemente la documentazione dell Ente. Legalcycle, infatti, consente di archiviare elettronicamente i documenti, di gestire in modo logico e razionale il workflow e distribuire in modo efficace le responsabilità; permette, inoltre, di controllare i flussi lavorativi, garantendo l'ottimizzazione dei tempi e la trasparenza delle attività. Il servizio si integra con i sistemi ERP e con i servizi per la conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica (LegalDoc), la firma digitale (Token USB), la posta elettronica certificata (Legalmail) e il protocollo informatico (Proteus PA). Grazie a LegalCycle si possono gestire tutte le fasi del ciclo di vita di un documento, dalla creazione alla conservazione, eliminando completamente la gestione cartacea. Se la Posta in entrata viene gestita in maniera centralizzata, quella in uscita è completamente gestita dall ufficio a cui è attribuito il procedimento da cui la stessa scaturisce, in maniera quindi decentralizzata. Una volta firmato, il documento è pronto per la trasmissione che può avvenire in una delle seguenti modalità: 1. Se il documento è informatico, quest ultimo sarà trasmesso collegandosi sulla casella PEC istituzionale o PEC ufficio; 2. Se il documento è cartaceo, invece, il documento viene affrancato e trasmesso con posta prioritaria, raccomandata A.R., assicurata, o con modalità raccomandata atti giudiziari Dopo la spedizione il documento digitale firmato digitalmente (originale) verrà fascicolato ed archiviato elettronicamente da ciascuna unità responsabile della procedura nell apposito archivio digitale di Legalcycle. 2.3.4 Spedizione via Voice Over IP del documento informatico La Camera di Commercio di Campobasso ha ritenuto opportuno adottare il sistema VOIP - Voice Over IP - che utilizza la rete internet, a costi ridotti, anziché la rete telefonica tradizionale, per effettuare le chiamate e grazie alla tecnologia Wireless, coinvolge tutte le sedi delle strutture camerali. Inoltre, con la tecnologia VOIP è possibile utilizzare il PC anche in modalità fax con invio e ricezione di documenti. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 12

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 2.3.5 Uso della posta elettronica certificata integrata con il protocollo generale 1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi, codificati in formato XML, conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni o integrazioni. 2. Il rispetto degli standard di protocollazione, di controllo dei medesimi e di scambio dei messaggi garantisce l interoperabilità dei sistemi di protocollo. Tale interoperabilità realizza il trattamento automatico delle informazioni contenute nei messaggi ricevuti allo scopo di automatizzare le attività ed i processi amministrativi conseguenti. 3. Lo strumento che realizza lo scambio documentale tra AOO (ed eventualmente anche all interno della stessa AOO) è la posta elettronica certificata. 4. Nello scambio interno di messaggi inviati alla casella dell ufficio di protocollo per la protocollazione in uscita, il mittente deve riportare nel messaggio alcune informazioni archivistiche all interno della segnatura informatica per facilitare il trattamento automatico dei documenti da parte del ricevente. 5. L utilizzo di tale strumento permette di: a. firmare elettronicamente il messaggio, b. conoscere in modo inequivocabile la data e l ora di trasmissione, c. garantire l avvenuta consegna all indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario, d. interoperare e cooperare applicativamente con altre AOO appartenenti alla stessa e ad altre Amministrazioni. 6. Gli automatismi di cui sopra consentono, in prima istanza, la generazione e l invio in automatico di messaggi di ritorno costituiti da un messaggio di posta elettronica generato dal sistema di protocollazione della AOO ricevente in risposta al verificarsi di determinati eventi. Ciascun messaggio di ritorno è riferito ad un solo messaggio protocollato. 7. I messaggi di ritorno, classificati in : a. conferma di ricezione, b. notifica di eccezione, c. aggiornamento di conferma, sono scambiati in base allo stesso standard SMTP previsto per i messaggi di posta elettronica protocollati in uscita da una AOO e sono codificati secondo lo stesso standard MIME. 8. Il servizio di posta certificata è strettamente correlato all Indice della PA, poiché in esso sono pubblicati gli indirizzi di posta certificata istituzionali associati alle AOO. 9. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo elettronico da questi dichiarato. 10. La data e l'ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni correnti sono opponibili ai terzi. 11. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge. 2.3.6 Documenti in arrivo Essi possono essere o documenti analogici o files pervenuti via posta elettronica ufficiale e posta elettronica certificata o via Voice Over IP. La Camera di Commercio di Campobasso si riserva di prendere visione di tutti i documenti informatici che l attuale dotazione tecnologica le permette di leggere e decodificare. (Rif. Allegato 14) Il responsabile del protocollo informatico con l addetto alla protocollazione gestiscono tutta la posta elettronica in arrivo, inclusa quella pervenuta alla casella istituzionale della posta elettronica certificata che va gestita attraverso la procedura informatizzata del protocollo informatico PRODIGI. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 13

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O Per ciò che concerne i termini di trasmissione delle domande e delle comunicazioni si stabilisce che si computano a decorrere dalla data di registrazione nel sistema informatico. Nel caso di trasmissione telematica al di fuori degli orari di sportello, le domande e le comunicazioni vengono acquisite il primo giorno feriale utile successivo e la data di presentazione è attribuita con riferimento a tale giorno. Si fa eccezione per le pratiche che vengono spedite in via telematica di venerdì e sabato, la decorrenza, solo in questi casi, deve essere fissata dal giorno e l orario di spedizione dalla pec di provenienza. Le caselle Pec Ufficio vengono gestite dal singolo responsabile di procedura che deve assicurare di controllare la posta in arrivo nell apposita casella di posta che risiede nell area comunicazioni della procedura di Legalcycle e se il documento in arrivo è oggetto di protocollazione lo deve inoltrare a pec istituzionale dell Ente. 2.3.7 Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) afferenti alla medesima Area Organizzativa Omogenea (AOO). Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo (comunicazioni interne): I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti e brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici. Di norma la loro circolazione avviene all ufficio destinatario o al personale tutto attraverso comunicazione e- lettronica. b) documenti di preminente carattere giuridico probatorio: 1. I documenti interni di preminente carattere giuridico - probatorio sono quelli redatti dal personale camerale, come diretta emanazione del Segretario Generale, nell'esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative, e qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi. Questi documenti vanno protocollati nella sezione Protocollo Interno, che segue la cronologia della numerazione del protocollo. La pubblicità di tali atti e, in particolare, degli ordini di servizio e delle comunicazioni, è gestita attraverso la intranet camerale. 2.4 Modalità di spedizione di documenti analogici La trasmissione di documenti analogici viene effettuata usando la modalità cartacea solo dopo aver valutato che essa è indispensabile e unica per poter comunicare con i relativi destinatari. In particolare, quindi, il responsabile del procedimento amministrativo provvede a far recapitare il documento in busta chiusa debitamente indirizzato all Ufficio Protocollo che, a sua volta, lo affranca e lo spedisce. Tutti i documenti su supporto cartaceo in partenza devono pervenire all ufficio Protocollo entro le ore 11,00 se necessitano di spedizione in giornata, altrimenti la consegna dopo tale orario non garantisce la partenza in giornata del documento consegnata, ma soltanto il giorno successivo. 2.4.1 Uso della posta elettronica (Posta in Entrata) L attività di protocollazione in entrata della posta elettronica è accentrata in unico canale di ricezione che è quello della casella istituzionale della posta elettronica certificata, linkata con il Registro di Protocollo Informatico, tutto ciò che arriva al di fuori di tale casella come ad esempio tutti i documenti informatici pervenuti nelle caselle di POSTA Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 14

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O ELETTRONICA ORDINARIA DELL ENTE, O AGLI INDIRIZZI DI POSTA ELETTRONICA ORDINARIA DEL PERSONALE, O ALLE PEC UFFICIO, (vedasi 2.3.7) per i quali è necessaria la protocollazione, devono essere trasmessi alla casella di posta istituzionale della Camera di Commercio. Questi documenti verranno protocollati ed assegnati per competenza ai relativi responsabili da parte del personale dell Ufficio Protocollo. La posta ricevuta da sistemi di protocollo informatico presenti nella sezione ricevuti sono documenti che devono essere protocollati perché provenienti da sistemi di protocollo informatico ( documenti interoperabili). Ad esclusione dei precedenti messaggi, il servizio protocollo valuta la necessità di protocollare la documentazione ricevuta in base alla valenza formale dei messaggi ricevuti ( rif. sez. 2.3.). Gli indirizzi di posta elettronica pec e la casella di posta elettronica certificata sono i seguenti: POSTA ISTITUZIONALE (cciaa@cb.legalmail.camcom.it): indirizzo di posta elettronica certificata. La trasmissione del documento informatico mediante l utilizzo della PEC equivale a tutti gli effetti di legge (art. 48 del d.lgs. 82/2005), alla notificazione attraverso la raccomandata con ricevuta di ritorno. L ora e la data di trasmissione e ricezione di un documento informatico inviato attraverso la posta istituzionale sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni del DPR. 68/2005 ed alle relative regole tecniche. CASELLE PEC UFFICIO: La Camera di Commercio di Campobasso ha dotato ciascuna U.O. di una casella di posta certificata per facilitare la spedizione di alcune tipologie di documenti attraverso la piattaforma di legalcycle. Gli indirizzi di posta elettronica pec e la casella di posta elettronica certificata sono i seguenti: POSTA ISTITUZIONALE (cciaa@cb.legalmail.camcom.it) CASELLE DI PEC UFFICIO ATTIVATE PRESSO LA CCIAA DI CAMPOBASSO: UFFICI DIRITTO ANNUALE REGISTRO IMPRESE PROMOZIONE E SERVIZIO REALE ALLE IMPRESE SEGRETERIA AA.GG. ED ORGANI COLLEGIALI REGOLAZIONE DEL MERCATO UFFICIO APPALTI UFFICIO GESTIONE RISORSE UFFICIO DEL PERSONALE INDIRIZZI DI PEC UFFICIO diritto.annuale@cb.legalmail.camcom.it registro.imprese@cb.legalmail.camcom.it sviluppo.locale@cb.legalmail.camcom.it segreteria.direzionale@cb.legalmail.camcom.it regolazione.mercato@cb.legalmail.camcom.it ufficio.appalti@cb.legalmail.camcom.it ragioneria@cb.legalmail.camcom.it ufficio.personale@cb.legalmail.camcom.it Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 15

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 2.4.2 Uso della posta elettronica (Posta in Uscita) Vedi paragrafi 2.3.1 e seguenti 2.4.3 Registro di protocollo riservato A far data dal 2 maggio 2005 il Registro Riservato è abrogato. Qualsiasi tipo di comunicazione riservata (es. comunicazioni tra Segretario generale, Presidente, membri di Giunta o di Consiglio camerale ed altri, aventi una particolare rilevanza politica o dalla cui contestuale pubblicità possono sorgere pregiudizi, certificati sullo stato di salute e altra documentazione generica ritenuta riservata) è gestita tramite il protocollo generale, utilizzando l apposita funzione informatica di RISERVATO ( R ). In particolare, per quanto riguarda i documenti attinenti lo stato di salute del personale dipendente (certificati medici, visite fiscali e referti fiscali), la responsabilità della gestione del flusso e del procedimento di protocollazione è di competenza della U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale. Per tali documenti, si procede in modo diverso a seconda della tipologia dell atto. Per i certificati medici, qualora il documento è in formato analogico, lo stesso deve essere presentato all Ufficio che procederà a protocollarlo e scandirlo in modalità RISERVATO ai sensi della vigente normativa (D.Lgs.n. 196/2003). Qualora, invece, il certificato medico è in formato digitale, il dipendente non è più tenuto alla consegna dello stesso al datore di lavoro in quanto la trasmissione avviene on line a cura del proprio medico curante tramite l INPS. La U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale, abilitata in via esclusiva alla consultazione dell apposita sezione del portale dell INPS, procederà all acquisizione del certificato ed alla successiva protocollazione con modalità RISERVATO. Per quanto riguarda le visite fiscali, la procedura, ormai completamente informatizzata, viene gestita dalla U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale, abilitato in via esclusiva all accesso al sistema di gestione dell ASREM. Infatti, l Ufficio provvede alle richieste di visite fiscali sul portale dell ASREM protocollando l esito della richiesta con modalità RISERVATO. La stessa procedura viene applicata per l acquisizione dei relativi referti. La visibilità della documentazione gestita in modalità RISERVATO in entrata e in uscita è limitata al solo assegnatario o mittente sia per competenza che per conoscenza della stessa. L abilitazione alla funzione di gestione del protocollo riservato è limitata ad alcune unità di personale assegnate alla U.O. Affari generali, Affari legali, Archivio e protocollo informatico, servizi ausiliari ed alla U.O. Gestione Giuridica ed economica del personale. 2.5 Individuazione dei supporti utilizzati Presso l ufficio protocollo centrale è attivata la riproduzione ottica dei documenti in arrivo su supporto analogico a fini esclusivamente gestionali e non con finalità sostitutive dell originale. In attesa di nuove e specifiche direttive dettate dal Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione. In riferimento all individuazione dei supporti utilizzati si rimanda al Manuale della conservazione in allegato 13 ( Manuale della conservazione). Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 16

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O Sezione III La descrizione dei flussi documentali 3.1 Procedure per la ricezione in Entrata dei documenti (acquisizione, smistamento, assegnazione) Il Servizio Protocollo ha competenza esclusiva riguardo le operazioni di registratura del documento in arrivo, sia nel formato analogico, sia nel formato informatico. (v. Allegato 14) alla quale si rinvia. 3.1.2 Registrazione di un documento in arrivo La registrazione del documento in arrivo avviene attraverso l assegnazione dei seguenti elementi: a) data di registrazione b) numero di protocollo c) mittente d) oggetto e) numero e descrizione degli eventuali allegati f) data e numero del protocollo del documento in arrivo (se disponibili) g) assegnazione alla UOR di competenza h) acquisizione ottica tramite scanner del documento analogico. 3.1.5 Rilascio di ricevute Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, l ufficio protocollo è autorizzato, una volta protocollato ed acquisito il documento, a rilasciare direttamente la ricevuta tratta dal Registro di Protocollo Informatico. 3.1.7 Lettere anonime Dal momento che una delle funzioni più importanti del registro di protocollo è essenzialmente quella di attestare che un determinato documento è pervenuto presso l ente, le lettere anonime vengono protocollate per testimoniarne l arrivo, indicando Anonimo nel campo del mittente e contrassegnando l oggetto come Riservato. L unico requisito che deve essere verificato è che l ente sia identificato univocamente come destinatario della corrispondenza. 3.2 Procedure per la formazione e spedizione di documenti analogici in partenza e in arrivo La Posta in entrata viene gestita in maniera centralizzata, sia quella analogica che quella informatica. La posta in uscita è gestita dall ufficio a cui è attribuito il procedimento da cui la stessa scaturisce, in maniera quindi decentralizzata. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 17

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O Ciascun utente, dopo aver creato il documento in formato digitale, procede alla protocollazione e provvede all acquisizione della firma digitale in base alle competenze; mentre per la spedizione deve valutare il mezzo più opportuno (vedasi par.2.3.2). POSTA CARTACEA IN PARTENZA ITER SPEDIZIONE Se il documento deve essere spedito in formato analogico, ciascuna unità operativa dispone il documento analogico per la spedizione compilando la busta con l indirizzo del destinatario stampato al computer e in seguito viene consegnato all Ufficio Protocollo. I documenti analogici, spediti con il mezzo del corriere delle poste, sono le seguenti tipologie: Atti giudiziari (quando il destinatario è privo di pec che riceve correttamente) Assicurate per i Marchi e Brevetti (obbligo da parte del Ministero competente) Raccomandate A.R. (quando il destinatario è privo di pec che riceve correttamente) Posta prioritaria (quando il destinatario è privo di mezzi telematici di ricezione) Una volta ricevuto il documento, l unità operativa addetta al protocollo procede a: Pesare la busta per verificarne il peso Verificare il costo in base al tariffario rilasciato dalle poste Apporre la relativa etichetta a codice a barre date in dotazione dall Ufficio Postale Si registrano i dati del nominativo, tipologia di invio ed importo costo di spedizione sul relativo prospetto excel appositamente impostato Si predispone tutta la posta in partenza con il foglio riepilogativo del prospetto excel Ritiro della posta da parte del servizio di pick-up personale delle Poste Italiane La posta analogica in entrata viene consegnata dal personale del servizio Pick-up delle Poste Italiane al personale ausiliario, i quali provvedono a recapitarla all Ufficio Protocollo. 3.2.1 Spedizione plurima di documenti cartacei È consentito attribuire un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel caso di molteplici destinatari, acquisendo con mezzi informatici la lista dei destinatari che dovrà quindi comparire tra gli allegati del documento. Nel caso di spedizione massiva, gli uffici interessati devono consultare preventivamente, per ragioni di economicità, l ufficio Provveditorato e ricevere approvazione dal Segretario Generale. Solo dopo avere avuto parere positivo da entrambi, i responsabili dovranno accordarsi con l Ufficio Protocollo affinchè esso possa provvedere ad organizzare il servizio stesso, in conformità a quanto previsto dalla convenzione stipulata con Poste Italiane S.p.A. La scelta del mezzo di trasmissione più opportuno, quando non espressamente indicata dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento amministrativo, in materia di riduzione dei costi ( Dlgs. 2/2009) (cfr. 2.4). Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 18

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O Sezione La registrazione dei documenti nell applicazione Prodigi IV Il sistema di Protocollo Informatico è un sistema modulare che si compone di un nucleo base che assolve a funzionalità minime in quanto permette, come previsto dalla normativa in vigore, le operazioni di registratura, le operazioni di segnatura nonché le operazioni di classificazione che costituiscono funzioni necessarie e sufficienti per la sua tenuta. Il sistema è inoltre predisposto per essere integrato con funzionalità aggiuntive necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti ed all accessibilità alle informazioni. 4.1 Elementi del protocollo Il protocollo è composto da elementi obbligatori e da elementi gestionali. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridico-probatorio mentre la registrazione degli elementi gestionali del protocollo è rilevante sul piano organizzativo gestionale. Le funzioni specifiche relative alle singole operatività del sistema di protocollo informatico si rimanda al manuale u- tente presente nel sistema aggiornato all ultima versione del sistema. 4.1.1 Gli elementi obbligatori del protocollo (Registratura) Gli elementi obbligatori del protocollo, cioè quelli rilevanti sul piano giuridico-probatorio, sono: a) il numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile, costituito da 15 cifre di cui le prime quattro identificano l amministrazione e l area organizzativa, le seconde quattro identificano l anno in corso e le restanti sette il numero progressivo del documento di riferimento; b) la data di registrazione assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile, espressa nel formato anno/mese/giorno con l anno composto di quattro cifre; c) il mittente per i documenti ricevuti o il destinatario per i documenti spediti; d) l oggetto; e) data e numero di protocollo del documento ricevuto qualora disponibili; f) l impronta del documento informatico, generata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile, qualora il documento sia stato inviato per via telematica; la modificabilità degli elementi c) e d) è regolamentata dall art. 54 del DPR 445/2000 che la rende possibile solo su apposita abilitazione del responsabile del protocollo informatico ed utilizzando una specifica procedura informatica di memorizzazione dei valori precedentemente assunti nonché dell ora e dell autore della stessa modifica. 4.3 Annullamento di una registrazione di protocollo È consentito l annullamento di una registrazione di protocollo con una specifica funzione riservata al responsabile del Protocollo Informatico e che il responsabile può delegare ad alcuni operatori. L operazione avviene attraverso l apposizione della dicitura annullato con breve stringa esplicativa della motivazione della cancellazione. Per indicare l annullamento la procedura riporta una dicitura ed un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire comunque la lettura di tutte le informazioni precedentemente registrate. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 19

CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA C A M P O B A S S O 4.4 Inalterabilità, immodificabilità e validità degli elementi obbligatori Il sistema di protocollo informatico non consente in alcun modo la modificabilità di numero e data di protocollo. Nell eventualità di errori nell inserimento dei dati oggetto, destinatario e/o mittente, in parziale deroga al principio di non modificabilità dei suddetti dati, il sistema ne consente la modifica memorizzando contestualmente all aggiornamento del dato con i valori corretti, l errato contenuto precedente, insieme alle informazioni relative alla data, ora ed all autore della modifica. È consentita la modifica di una informazione registrata in forma non modificabile con una specifica funzione riservata al responsabile del Protocollo Informatico e ad altri funzionari individuati con provvedimento del Segretario Generale. 4.5 Segnatura di protocollo La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a- il numero di protocollo, costituito da sette cifre numeriche; tale numerazione si rinnova ad ogni inizio di anno solare; b- la data di protocollo; c- l identificazione in forma sintetica della Camera di Commercio in quanto AOO. L operazione di segnatura di protocollo va effettuata contestualmente all operazione di registrazione di protocollo e può includere il codice identificativo dell unità organizzativa responsabile (UOR) cui il documento è assegnato o il codice della UOR che ha prodotto il documento, l indice di classificazione del documento e ogni altra informazione u- tile o necessaria qualora tali informazioni siano disponibili già dal momento della registrazione di protocollo. L operazione di segnatura viene eseguita con l utilizzo di una etichettatrice collegata al sistema informatico. La procedura al momento di eseguire la registrazione dei dati nel protocollo chiede conferma all operatore dell attivazione automatica del trasferimento dei dati per la segnatura; ogni informazione verrà rilevata dal sistema sui dati precedentemente inseriti dall operatore. 4.6 Registro giornaliero Il Registro giornaliero di protocollo è costituito da tutte le informazioni inserite nell arco dello stesso giorno con le funzioni di registrazione. La reperibilità e leggibilità di tale registro è possibile attraverso il sistema di protocollo informatico o in versione giornaliera oppure per periodi date. Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dei documenti e dell archivio 20