Pag. 2 di 7 SCOPO L Azienda USL 7 di Siena, all interno delle attività della, prevede la gestione dell informazione verso i mass media (stampa, radiofonici, televisivi ed on line). Nella complessa rete di relazioni tra l Azienda USL 7 e i mass media (stampa, testate on line, emittenti radio e televisioni locali) l intende, con questa procedura, definire le modalità di relazione con i giornalisti, nonché individuare una rete di referenti aziendali in grado di fornire informazioni attendibili e dettagliate su eventi che possono diventare oggetto di interesse per i mass media. RIFERIMENTI NORMATIVI Le norme a cui la presente procedura fa riferimento sono essenzialmente: - Legge 8 febbraio 1948, n. 47 Disposizioni sulla stampa - Legge 3 febbraio 1963 n. 69 Ordinamento della professione di giornalista - L.150/2000 Disciplina delle attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni - Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni del 7 febbraio 2002 quale atto di indirizzo a cui le Regioni e gli enti da essa dipendenti si devono uniformare. - CARTA DI TREVISO per una cultura dell infanzia (Documento CNOG/FNSI del 5 ottobre 1990 aggiornato con delibera del CNOG del 30.3.2006) - INFORMAZIONE E MALATTIA "LA CARTA DI PERUGIA" (Perugia 11 gennaio 1995) - CARTA TOSCANA PER L'INFORMAZIONE BIOMEDICA (Firenze 2005, Documento Federazione Regionale degli Ordini dei medici Chirurghi e Odontoiatri della Toscana/Ordine dei Giornalisti della Toscana) - Carta dei doveri del giornalista degli Uffici Stampa (25 marzo 2010) - L.28/2000 modificata dalla L. 313/2003 complessivamente recanti norme per la disciplina della comunicazione istituzionale in campagna elettorale La riservatezza dei dati personali e sensibili è garantita nel rispetto di: D. Lgs. 196/2003 (Codice sulla Privacy) Codice deontologico dei giornalisti Codice di deontologia medica Codice deontologico dell infermiere 2
Pag. 3 di 7 CAMPO DI APPLICAZIONE (DESTINATARI ) E RESPONSABILITA La procedura si rivolge a tutte le strutture aziendali e stabilisce: - le fonti di notizie interne all organizzazione - la suddivisione delle notizie dell organizzazione aziendale secondo i criteri di notiziabilità - i referenti interni all organizzazione per la costruzione di alcune notizie di interesse per la stampa su richiesta dei giornalisti - le modalità operative in caso di notizie in situazioni di emergenza (partecipazione all unità di crisi) - le responsabilità connesse a fornire notizie - le modalità di realizzazione della rassegna stampa DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI 1. Fonte della notizia: Organo/struttura/individuo ritenuto attendibile perché a conoscenza di un accadimento o evento meritevole di diventare notizia. Fonte è colui che si ritiene sappia o sia informato su quanto accaduto (per un fatto di cronaca il testimone oculare, il medico dell ospedale o del 118 ecc.). 2. Notiziabilità: Attitudine di un evento ad essere trasformato in notizia. 3. Notizia di cronaca nera: informazione che attiene a tragici accadimenti come fatti di sangue, disgrazie, incidenti etc. 4. Informazione istituzionale: è la comunicazione ufficiale di organo, ente, azienda ecc., affidata alle fonti istituzionali (uffici stampa/portavoce). La sua forza dipende dall autorevolezza, dal livello di ufficialità, dall affidabilità e dal grado di credibilità che possono essere attribuite alle informazioni fornite. 5. Rassegna stampa quotidiana: consiste in una raccolta ragionata di articoli tratti dalla stampa che riportano notizie attinenti all azienda e ai suoi manager, al suo settore di attività o, più in generale, ai temi che hanno o possono avere un impatto diretto sul suo sviluppo e sulle sue attività. La rassegna serve a valutare la visibilità dell organizzazione e monitorare l opinione pubblica. Viene pubblicata quotidianamente in una sezione dedicata della Intranet aziendale. 6. Conferenza stampa/incontro con la stampa: incontro di alcuni esponenti dell organizzazione con un gruppo di giornalisti, finalizzato a divulgare una notizia rilevante, durante il quale gli invitati possono porre una serie di domande di approfondimento. Si rivolge alle agenzie di stampa, a giornalisti della carta stampata e radio-televisivi qualificati sull argomento che è interesse dell azienda diffondere. La conferenza stampa è organizzata quando si desidera diffondere notizie che possono suscitare particolare curiosità o reazioni controverse, poiché riguardano eventi che stimolano la discussione e non possono essere limitati a semplici dichiarazioni unilaterali (es.i comunicati 3
Pag. 4 di 7 stampa). L obiettivo è fare in modo che il messaggio che si vuole trasmettere venga colto nel minor tempo possibile e nel modo più efficace. 7. Comunicato stampa: testo molto sintetico che riporta notizie relative a eventi di particolare interesse. È uno strumento di comunicazione utilizzato per diffondere le informazioni ai giornalisti, siano essi operanti in testate editoriali o in agenzie di stampa, affinché giungano al grande pubblico. 8. Referente: colui che si limita a riferire, a informare. Punto di riferimento per quanto riguarda informazioni o accadimenti. MODALITA OPERATIVE 1 - RAPPORTO CON I GIORNALISTI IN CASO DI RICHIESTE DI NOTIZIE ATTINENTI FATTI DI CRONACA ACCADUTI L Azienda USL 7 di Siena, per l attività che svolge, può essere fonte di notizie indirette legate alla cronaca in genere (ricoveri per incidenti stradali, per incidenti sul lavoro, per intossicazioni, malattie infettive, casi di cronaca nera, etc) accaduti a livello provinciale. In questi casi si verifica che, per consuetudine e pratica giornalistica, i giornalisti delle testate locali/ regionali, contattano o il Responsabile aziendale dei rapporti con la stampa, o il responsabile di Presidio o direttamente gli operatori delle aree di attività interessate (118, pronto soccorso, rianimazione, terapia intensiva, etc) per avere notizie sullo stato di salute delle persone ricoverate coinvolte in quello specifico fatto di cronaca. Indicazioni operative Fonte principale per i giornalisti è generalmente il 118. Con il 118 è stata redatta una specifica istruzione operativa che sottostà ad un protocollo condiviso con i giornalisti di cronaca delle testate della provincia di Siena, per cui quotidianamente viene inviato via mail un report sui principali codici intervento (vedi istruzione operativa ALL.A) Altre questioni di cronaca, di interesse giornalistico, possono riguardare i seguenti settori: - Pronto Soccorso - Dipartimento di Prevenzione - Direzione Presidio ospedaliero - Servizi sociali 4
Pag. 5 di 7 in tal caso, se il personale è direttamente contattato dai giornalisti deve fare riferimento al Direttore (Responsabile dei rapporti con la stampa) o al Responsabile dell Ufficio Comunicazione Integrata, per le decisioni nel merito delle notizie da dare. Per ogni altra informazione che si renderà necessaria, l si interfaccia direttamente con i responsabili di struttura che si prestino a fornire informazioni su eventi straordinari e comunque di pubblico interesse relativamente a: - Direzioni di zona distretto - Ginecologia e ostetricia - Oncologia - Diagnostica - Donazione Organi - Immobili e impianti - ICT - CUP - Medicina Legale NORMA PRIVACY: In nessun caso devono essere fornite informazioni che consentano di risalire all identità delle persone coinvolte. Ricoveri di personaggi pubblici (che possono suscitare interesse da parte dei media) E possibile che presso gli stabilimenti ospedalieri dell Azienda USL 7 possano essere ricoverati personaggi famosi. Nei casi in cui il paziente è già seguito da un proprio ufficio stampa, il Responsabile dei rapporti con la stampa dell Azienda USL 7 può consultarsi e concordare con l ufficio stampa del personaggio famoso ricoverato se: a) diramare un bollettino medico b) convocare una conferenza stampa c) redigere un comunicato stampa In tutti gli altri casi deve essere rispettata sempre e comunque la privacy del paziente. Deve essere volontà del personaggio in questione acconsentire alla divulgazione ufficiale di notizie sia sul suo ricovero che sul suo stato di salute, attraverso un bollettino medico scritto. Nel caso di impossibilità del paziente ad esprimere la propria volontà, saranno i familiari a formalizzare la decisione in accordo con il medico responsabile di struttura e il Responsabile dei rapporti con la Stampa dell Azienda USL 7. Chiunque fornisca informazioni in deroga alla procedura, se ne assume direttamente le responsabilità ai sensi della Legge e del Codice della privacy 5
Pag. 6 di 7 Precisazioni relative ad articoli giornalistici In relazione a dichiarazioni, notizie, commenti, interviste o eventi riportati dagli organi di stampa aventi ad oggetto l Azienda USL 7 di Siena, il Responsabile dei rapporti con la stampa, raccolta la volontà espressa dalle persone citate nell articolo di dare risposta ufficiale a quanto riportato dalle testate, con l eventuale consenso del Direttore Generale, può decidere, secondo criteri giornalistici, se diramare comunicati stampa o note integrative di precisazioni su date, cose, persone, fatti o considerazioni giudicate equivoche. La rettifica o integrazione deve preferibilmente avvenire entro tre giorni dalla data di pubblicazione dell articolo o di diffusione della notizia. COMUNICATI STAMPA, CONFERENZE STAMPA ISTITUZIONALI E BANCA DATI GIORNALISTI Per qualsiasi tipologia di contatto con i media (interviste, note di chiarimento, interventi in trasmissioni radiofoniche o televisive ecc.), i Responsabili/Direttori delle strutture aziendali fanno riferimento al Responsabile dei rapporti con la stampa dell Azienda USL 7. Su indicazione della Direzione Aziendale, ogni qualvolta viene ravvisata l opportunità di diramare notizie di carattere istituzionale il Responsabile dei rapporti con la stampa redige comunicati stampa o, se opportuno, convoca la conferenza stampa. Presso l Azienda è tenuta aggiornata la banca dati degli indirizzi dei giornalisti delle testate locali e regionali di riferimento per la sanità e per le notizie istituzionali. Nella stessa banca dati sono organizzati gli indirizzi dei giornalisti di cronaca a livello locale. RAPPORTI CON LA STAMPA IN SITUAZIONI DI CRISI (EMERGENZE, EVENTI SANITARI AVVERSI ECC.) INTERNE ALL AZIENDA USL 7 La gestione dei rapporti con i mezzi di comunicazione di massa in caso di situazioni di crisi (emergenze, eventi sanitari avversi, ecc.) interne all Azienda USL 7 di Siena spetta al Direttore che è Responsabile dei Rapporti con la stampa o ad un collaboratore delegato. Il Direttore si attiene a quanto stabilito nella procedura aziendale per la gestione delle emergenze e degli eventi sentinella (eventi avversi di tipo sanitario) ed in particolar modo valuta insieme alla Direzione Aziendale l intervento più consono da mettere in atto. 6
Pag. 7 di 7 La decisione dei contenuti dei messaggi da redigere è del Direttore Generale o suo delegato con il supporto del Direttore o di un collaboratore delegato. E cura della Direzione Aziendale o suo delegato convocare il Direttore o un collaboratore delegato per le decisioni di intervento sui mass media. Spetta al Direttore o al collaboratore delegato la redazione del comunicato stampa, la sua diffusione e la gestione dei rapporti con i mass media. Le informazioni con valenza esterna sono descritte in modo tale da: essere comprensibili e adeguatamente chiare per il destinatario presentare un preciso e verificabile quadro dell azienda e della situazione RASSEGNA STAMPA QUOTIDIANA Selezione articoli Si definisce Rassegna stampa quotidiana la selezione degli articoli di interesse aziendale secondo i seguenti criteri di lettura: - quando è nominata l Azienda USL 7 di Siena, i suoi vertici, i suoi dipartimenti, le attività, nella cronaca o nelle lettere dei lettori ai giornali - quando si parla di sanità provinciale, sanità toscana, dichiarazioni dell assessore regionale al Diritto alla Salute, nomine di nuovi direttori generali, amministrativi e sanitari e primari dagli ospedali della Regione. Gli articoli possono inoltre riguardare: - notizie di scelte sanitarie e/o gestionali di altre Regioni - sanità nazionale, politica sanitaria nazionale fonte del Ministero della Salute, Ministro della Salute, grandi ospedali - ricerca scientifica e tecnologica universitaria in campo medico scientifico e sanitario. - mondo universitario area medica, principali iniziative del Ministero e del CNR Modalità di esecuzione, archiviazione e distribuzione La rassegna stampa viene realizzata in digitale ogni giorno esclusi le festività, il sabato e la domenica (in questo caso la rassegna è rinviata al lunedì o al giorno successivo in caso di festività) estrapolando gli articoli già selezionati dall Agenzia Regionale ed eventualmente integrandoli. Il file della rassegna viene pubblicato in Intranet (possibilmente entro le ore 10.00) e periodicamente archiviato in un CD classificato cronologicamente. ALLEGATI 118.32. PROCEDURA DI STRUTTURA Rapporti con la stampa per fatti di cronaca 7