In.te.Gra. S.r.l. Organismo di Vigilanza Regolamento 1/8
Sommario Articolo 1 Scopo e ambito di applicazione...3 Articolo 2 Composizione, nomina, decadenza e sostituzione dei componenti dell Organismo di Vigilanza...4 Articolo 3 Riunioni - Convocazioni e ordine del giorno...4 Articolo 4 Gestione delle segnalazioni...5 Articolo 5 Audizioni...5 Articolo 6 Verbali...5 Articolo 7 Risorse finanziarie...6 Articolo 8 Segreteria dell Organismo di Vigilanza...6 Articolo 9 Consulenti esterni...6 Articolo 10 Cooperazione tra gli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM...7 Articolo 11 - Obblighi di riservatezza...7 Articolo 12 Modifiche del regolamento...8 2/8
Articolo 1 Scopo e ambito di applicazione In.te.Gra. S.r.l. (di seguito la Società ) con delibera dell Amministratore Unico del 22.12.2014 ha adottato il proprio Modello di Organizzazione, gestione e controllo (di seguito Modello ) allo scopo di prevenire i reati dai quali possa derivare la responsabilità amministrativa dell ente ai sensi e per gli effetti del D. Lgs. n. 231/2001 (di seguito anche Decreto ), recante Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300 e integrato ai sensi della L. 190/2012 recante Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione e del Piano Nazionale Anticorruzione. Con la medesima delibera dell Amministratore Unico è stato istituito, in base alle previsioni del Decreto, un Organismo di Vigilanza (di seguito OdV o Organismo ), incaricato di adempiere alle funzioni di vigilanza e controllo in ordine all adeguatezza, al funzionamento, all efficacia e all osservanza del Modello e del Piano per la Prevenzione della Corruzione, nonché di cura dell aggiornamento degli stessi. Il presente Regolamento ha lo scopo di disciplinare il funzionamento dell OdV nell esercizio dei poteri e delle funzioni previsti in modo dettagliato nella Parte Generale del Modello. Per quanto non espressamente definito all interno del Regolamento, nell esercizio delle sue funzioni l OdV applica le Linee Guida per lo svolgimento delle funzioni dell Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001 e per il coordinamento con la funzione di vigilanza del collegio sindacale redatte dall IRDCEC e impronta la propria attività ai principi di oggettività e indipendenza, a garanzia dei quali l Organismo riporta e risponde direttamente all Amministratore Unico. Il Regolamento è approvato dall OdV e comunicato all Amministratore Unico. 3/8
Articolo 2 Composizione, nomina, decadenza e sostituzione dei componenti dell Organismo di Vigilanza L Organismo è un organo monocratico composto da 1 (un) membro esterno alla Società dotato di idonei requisiti di professionalità ed indipendenza, nominato dall Amministratore Unico. L OdV resta in carica per il periodo di tempo determinato dall Amministratore Unico all atto della nomina che, in assenza di ulteriore specificazione, si intende conferita fino alla scadenza dell Amministratore Unico che lo ha nominato. Il componente dell OdV svolge il proprio incarico con obiettività, integrità e nell assenza di interessi, diretti o indiretti, che ne compromettano l indipendenza. La perdita dei requisiti di autonomia, indipendenza, onorabilità e professionalità previsti dal Modello organizzativo è causa di decadenza dell Organismo. La decadenza è dichiarata dall Amministratore Unico entro trenta giorni dalla conoscenza della relativa causa. In caso di rinuncia, sopravvenuta incapacità, morte o revoca del componente, l Organismo decade e l Amministratore Unico provvede alla nomina di un nuovo OdV. Articolo 3 Riunioni - Convocazioni e ordine del giorno L Organismo si riunisce con cadenza minima trimestrale e, comunque, ogni volta che se ne presenti la necessità per assicurare l effettivo svolgimento dei compiti dell OdV. Il componente dell OdV determina l ordine del giorno ed invia -anche a mezzo telefax o posta elettronica- le convocazioni e la documentazione preparatoria per la seduta ai soggetti eventualmente invitati alla riunione. Le convocazioni con l ordine del giorno e la documentazione devono essere trasmesse almeno cinque giorni lavorativi prima della data stabilita per l adunanza o, in caso di urgenza, due giorni lavorativi prima di tale data. Le riunioni si tengono di norma presso la sede della Società, ma possono essere svolte in video o in teleconferenza. 4/8
Articolo 4 Gestione delle segnalazioni Il componente dell OdV accede con cadenza minima settimanale alla casella di posta elettronica indicata all interno del Modello per la raccolta delle segnalazioni. A seguito del ricevimento di segnalazione, il componente dell OdV provvede a convocare una speciale riunione dell Organismo, cui sono invitati i responsabili dei processi coinvolti, in ogni caso in cui la serietà e/o l urgenza dell infrazione segnalata non consentano il rinvio della trattazione della stessa alla successiva adunanza dell Organismo. I verbali delle riunioni riportano l indicazione di tutte le segnalazioni pervenute all Organismo di Vigilanza nel periodo intercorso dalla precedente adunanza. Articolo 5 Audizioni Ogniqualvolta lo ritenga opportuno, l Organismo può richiedere l audizione dei destinatari del Modello e/o di ogni altro soggetto al fine di avere chiarimenti o approfondimenti in merito a determinate questioni, ovvero su segnalazioni riguardanti il Modello o i rischi vigilati pervenute all Organismo medesimo. Articolo 6 Verbali Il componente, coadiuvato dalla segreteria dell OdV, redige il verbale di ogni riunione. I verbali delle riunioni, oltre a far constatare la presenza dei partecipanti, riportano in forma sintetica le opinioni e le proposte dei partecipanti alle adunanze e le deliberazioni assunte dall OdV. I verbali delle adunanze sono trascritti in un apposito libro vidimato e conservato a cura della segreteria dell Organismo presso la sede sociale e recano la sottoscrizione in originale del componente dell OdV. 5/8
Articolo 7 Risorse finanziarie L Organismo impiega le risorse finanziarie per garantire il proprio funzionamento e l adeguato svolgimento dei compiti di vigilanza, rispettando i limiti del budget annuale attribuitogli dall Amministratore Unico. Il componente dell OdV compie gli atti e le spese necessari a garantire i compiti di cui al comma precedente e, coadiuvato dalla segreteria dell OdV, predispone la relazione semestrale per la rendicontazione sull impiego del budget all Amministratore Unico. Articolo 8 Segreteria dell Organismo di Vigilanza L Organismo individua il personale della Società preposto ad attività di assistenza all OdV. La segreteria dell OdV provvede all espletamento delle funzioni di redazione, predisposizione ed elaborazione della documentazione sottoposta alle decisioni dell Organismo, allo svolgimento dei compiti concernenti gli aspetti organizzativi dell Organismo stesso, nonché alla trascrizione dei verbali delle adunanze nell apposito libro vidimato e alla conservazione dello stesso. Articolo 9 Consulenti esterni L Organismo, nei limiti delle risorse finanziarie attribuitegli dall Amministratore Unico, può farsi assistere da consulenti esterni in relazione ad argomenti o attività per le quali sono necessarie particolari competenze. I consulenti esterni sono ammessi a partecipare alle adunanze dell Organismo su convocazione del componente. 6/8
Articolo 10 Cooperazione tra gli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM L OdV partecipa all Adunanza plenaria degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM. L Adunanza plenaria degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM è convocata con cadenza perlomeno semestrale dal Presidente dell OdV di ACAM S.p.A. e dallo stesso presieduta. Nel corso delle riunioni dell Adunanza plenaria degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM sono condivisi i risultati delle verifiche effettuate nel corso del semestre precedente. In occasione della prima riunione dell anno, da convocarsi tassativamente entro il 31 gennaio, l Adunanza plenaria degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM formula indirizzi comuni per la pianificazione delle attività di verifica per l anno in corso. Le sedute dell Adunanza plenaria degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM sono verbalizzate a cura del Presidente, coadiuvato dalla segreteria dell OdV di ACAM S.p.A.. I verbali sono approvati da ciascun OdV e da questo trascritti all interno del proprio libro verbale. I componenti degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM cooperano all esecuzione delle attività di verifica sulle società del Gruppo, mettendo a disposizione gli uni degli altri le proprie conoscenze e competenze professionali. Articolo 11 - Obblighi di riservatezza Il componente dell Organismo è tenuto alla riservatezza in ordine alle notizie e alle informazioni acquisite nell esercizio delle proprie funzioni, salvo che la comunicazione di tali notizie ed informazioni sia necessaria per l espletamento dell incarico. In ogni caso, ogni informazione in possesso del componente dell Organismo viene trattata in conformità con la legislazione vigente in materia ed, in particolare, in conformità con il D. Lgs. n. 196/2003. La violazione dell obbligo di riservatezza costituisce giusto motivo di revoca del componente dell OdV. 7/8
L obbligo di riservatezza non si applica nei confronti dell Amministratore Unico, del Collegio sindacale, del Direttore Operativo della Società e dei componenti degli Organismi di Vigilanza delle altre società del Gruppo ACAM. Articolo 12 Modifiche del regolamento Il presente regolamento può essere modificato attraverso apposita delibera dell OdV. L Articolo 10 - Cooperazione tra gli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM del presente regolamento può essere modificato solo da delibera dell Adunanza plenaria degli Organismi di Vigilanza del Gruppo ACAM. Le modifiche approvate sono comunicate all Amministratore Unico. 8/8