1. SCOPO In conformità a quanto previsto dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 e norme correlate (di seguito Decreto ), in tema di responsabilità amministrativa da reato degli enti, e di quanto previsto dalla L. 190/2012 e dal D.lgs. 33/2013 SIN S.p.A. - Sistema Informativo Nazionale per lo sviluppo dell agricoltura (di seguito Società o SIN ), ha predisposto il Modello di organizzazione, gestione e controllo integrato con il Piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza (di seguito Modello e Piano ). Il presente Protocollo, come strumento di regolamentazione ed in applicazione delle disposizioni del Modello e del Piano, detta i principi di comportamento che devono improntare la gestione delle risorse umane, dalla fase iniziale di selezione ed assunzione sino all eventuale risoluzione del rapporto di collaborazione e per tutta la durata del medesimo. Il duplice obiettivo è garantire che le fasi del processo di selezione ed assunzione si svolgano in base a criteri di obiettività, correttezza e trasparenza e che la gestione del rapporto lavorativo avvenga nel rispetto della legalità, delle normative vigenti e dei Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro. Il Protocollo assolve, inoltre, il compito di agevolare il monitoraggio del processo da parte dell Organismo di Vigilanza e del Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza, ciascuno per quanto di competenza. 2. AMBITO DI APPLICAZIONE Il presente Protocollo si applica alle seguenti attività, svolte dall Area Risorse Umane di SIN: a) selezione del personale (anche tramite l ausilio di una società esterna); b) assunzione del personale; c) gestione dei rapporti continuativi di collaborazione; d) gestione distacchi Nel caso in cui l Area responsabile della gestione del processo si avvalga di eventuali soggetti terzi, che operano in nome e per conto dell organizzazione, per l esecuzione delle attività di cui ai precedenti punti, questi dovranno assicurare, attraverso la propria struttura organizzativa, il recepimento dei principi contenuti nel presente Protocollo. 3. REATI DA PRESIDIARE Il processo non corretto di gestione delle risorse umane, ed in particolare la fase di selezione, assunzione, distacco e collaborazione, potrebbe comportare il rischio di commissione di alcune delle 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 1 di 9
fattispecie di reato presupposto previste dal Decreto, nonché dalla L.190/2012, anche laddove si abbia riguardo all interazione dei rappresentanti/dipendenti della Società con esponenti della Pubblica Amministrazione, ed in particolare, per ciò che riguarda la responsabilità amministrativa dell ente, i reati di: art. 25 D.lgs. 231/01 Concussione, induzione indebita a dare o promettere utilità e corruzione; art. 25-quinquies D.lgs. 231/01 Delitti contro la personalità individuale (nello specifico il reato di intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro in ossequio alla L. 199/2016); art. 25-duodecies D.lgs. 231/01 Impiego di cittadini di Paesi Terzi il cui soggiorno è irregolare. L elenco completo dei reati coinvolti è indicato nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. 231/01 integrato con il Piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza (S-SIN-SMAQ-V2-1001) e nella Matrice dei rischi di reato. 4. RESPONSABILITÀ Nell ambito del processo di gestione del personale, del rapporto di lavoro e dei relativi adempimenti, le responsabilità sono ripartite come segue: il responsabile dell Area Risorse Umane ha la responsabilità dell applicazione e della proposta di aggiornamento e modifica del presente Protocollo; i responsabili delle direzioni/aree/funzione coinvolte nelle attività di cui al presente Protocollo hanno la responsabilità di osservare e farne osservare il contenuto. La verifica delle proposte di aggiornamento del presente Protocollo avanzate dai responsabili spetta, secondo competenza, all OdV ed al RPCT. L approvazione finale delle modifiche al presente Protocollo spetta al Consiglio di Amministrazione. Tutti i soggetti coinvolti devono segnalare tempestivamente all Organismo di Vigilanza dell ente (organismodivigilanza@sin.it) e al Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza (rpc@sin.it) ogni evento suscettibile di incidere sull operatività e sull efficacia del Protocollo stesso. Qualora si verifichino circostanze: non espressamente regolamentate dal Protocollo; che si prestino a dubbie interpretazioni/applicazioni; tali da originare obiettive e gravi difficoltà di applicazione del Protocollo medesimo, 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 2 di 9
è fatto obbligo a ciascun soggetto coinvolto nell applicazione del presente Protocollo di rappresentare tempestivamente il verificarsi anche di una sola delle suddette circostanze al proprio responsabile onde valutare gli idonei provvedimenti in relazione alla singola fattispecie. Ciascuna direzione/area/funzione è responsabile della veridicità, autenticità ed originalità della documentazione e delle informazioni rese nello svolgimento dell attività di propria competenza. 5. GESTIONE OPERATIVA DEL PROCESSO DI ASSUNZIONE DELLE RISORSE UMANE Nello svolgimento delle attività disciplinate dal presente Protocollo, i soggetti coinvolti hanno l obbligo di osservare le disposizioni di legge, i Contratti Collettivi e gli accordi sindacali in materia di regolamentazione del rapporto di lavoro, nonché i principi contenuti nel Codice Etico, nel Modello organizzativo, nel Piano e nelle policy/procedure adottate dall ente. Per il rischio residuo afferente ai reati associativi deve essere adottata una prassi di richiesta, obbligatoria per tutti i collaboratori, dipendenti e distaccati, del Casellario giudiziale e dei Carichi pendenti. Ciò al fine di introdurre, in sede di selezione del personale, anche una regola selettiva con riferimento alla storia giudiziaria del candidato. In particolare: la Società vieta l assunzione di soggetti già dipendenti dalla Pubblica Amministrazione, ovvero loro parenti o affini, qualora finalizzata ad ottenere - in via diretta o mediata - indebiti vantaggi nei rapporti con la Pubblica Amministrazione; è vietata l assegnazione e lo svolgimento di incarichi esterni a SIN da parte di dipendenti e distaccati, a meno di specifica autorizzazione; la lettera di impegno all assunzione e il relativo contratto devono essere firmati dal soggetto a ciò autorizzato secondo i poteri di firma esplicitati nel Sistema di deleghe, responsabilità ed annessi poteri; La procedura di selezione del personale viene effettuata adottando meccanismi oggettivi e trasparenti idonei a verificare il possesso di requisiti attitudinali e professionali adeguati in relazione alla posizione da ricoprire. L Ufficio del personale ha la responsabilità di raccogliere le candidature. È prevista l istituzione di una specifica Commissione per la valutazione dei candidati. La responsabilità della formazione e nomina di tale Commissione è demandata al Direttore Generale. I membri della Commissione, ivi incluso l eventuale Segretario, devono, prima della nomina, aver accettato il Modello 231, il Piano di prevenzione della corruzione e trasparenza ed il Codice Etico SIN ed aver rilasciato apposita autocertificazione attestante l assenza di cause di inconferibilità, di incompatibilità dell incarico e di conflitti di interesse e ai sensi della normativa vigente. Su tale 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 3 di 9
autodichiarazione viene eseguito un controllo a campione a cura della Funzione Audit che comunica gli esiti all OdV e al RPCT. La valutazione dei titoli e della eventuale prova scritta/pratica viene effettuata garantendo l anonimato della risorsa esaminata. Valutazione dei titoli ed esecuzione dei colloqui È vietata l assunzione/distacco o la stipula di contratti di collaborazione o il conferimento di incarico di consulenza nei confronti di dipendenti pubblici che, negli ultimi tre anni di servizio, abbiano esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto di pubbliche amministrazioni, nei confronti di SIN o delle Società con quote di partecipazione in essa. A tale scopo: negli interpelli o comunque nelle varie forme di selezione del personale è inserita espressamente la condizione ostativa menzionata sopra; i soggetti interessati rendono la dichiarazione di insussistenza della suddetta causa ostativa. Inoltre, non è ammesso il conferimento di incarichi retribuiti a dipendenti pubblici senza la preventiva autorizzazione dell amministrazione di appartenenza dei dipendenti stessi. L Area Risorse Umane cura il rispetto del presente Protocollo per dipendenti/distaccati e lavoratori interinali, mentre l Area Gestione Societaria e Contrattualistica ne assicura il rispetto per consulenti e collaboratori. Assunzione Alla costituzione del rapporto di lavoro o di collaborazione (a cura dell Area Gestione Societaria e Contrattualistica) o all atto del distacco il personale riceve accurate informazioni relative a: caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere; elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro (solo per assunzioni); norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute e la sicurezza associati all attività lavorativa. Tali informazioni sono presentate al dipendente, distaccato, lavoratore interinale o collaboratore in modo che l accettazione dell incarico sia basata su un effettiva comprensione. All atto della stipula del contratto di assunzione ovvero all atto di avvio di un nuovo rapporto di distacco il candidato fornisce all Ufficio del personale la Dichiarazione sostitutiva di certificazione, resa nei termini e alle condizioni dell art. 46 del D.P.R. 445/2000, con la quale dichiara di non aver 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 4 di 9
esercitato, negli ultimi tre anni di servizio, eventuali poteri autoritativi o negoziali, all interno di una Amministrazione di provenienza di cui SIN sia stata destinataria. In caso di sussistenza della causa ostativa all assunzione, SIN si astiene dallo stipulare il contratto. Nel caso in cui SIN venga a conoscenza della causa solo successivamente, provvede a risolvere il relativo contratto ed a darne comunicazione al RPCT. All atto dell assunzione e/o del distacco viene consegnato a ciascun neoassunto/distaccato un documento informativo riportante le informazioni di primaria rilevanza quali il Modello di organizzazione, gestione e controllo e il Piano di prevenzione corruzione e trasparenza, il Codice Etico, il Codice disciplinare e le norme minime sulla sicurezza delle informazioni e privacy. Il neoassunto/distaccato inoltre, in funzione della posizione assunta in azienda, sottoscrive apposita autocertificazione attestante l assenza di cause di inconferibilità e incompatibilità dell incarico e di conflitti di interesse, di sussistenza/insussistenza di rapporti con soggetti politicamente esposti e/o con fornitori dell Ente. Le società di somministrazione del lavoro saranno impegnate e garantire analogo comportamento da parte dei prestatori di lavoro temporaneo che operino in SIN, prevedendo anche eventuali provvedimenti disciplinari nel caso di violazione. L autocertificazione deve essere periodicamente rinnovata. Su tale autocertificazione, e sui successivi aggiornamenti, viene svolto un controllo a campione a cura della Funzione Audit che provvederà a comunicarne gli esiti all OdV e al RPCT. È fatto divieto, alla Società, di assumere lavoratori stranieri privi del permesso di soggiorno ed è richiesto l impegno del lavoratore straniero affinché assicuri flussi informativi continui e costanti verso il datore di lavoro in caso di modifiche dello status di lavoratore straniero (es. scadenza permesso di soggiorno); la Società comminerà apposite sanzioni disciplinari in caso di violazione. Il rispetto del presente Protocollo viene esplicitamente previsto nella contrattualistica con le agenzie specializzate nel lavoro interinale. La Società assicura inoltre verifiche periodiche della sussistenza del limite di legge per il ricorso al lavoro interinale. L Ufficio del personale procede annualmente all acquisizione della documentazione comprovante la legittimità della permanenza nello Stato da parte del lavoratore straniero. 6. ANALISI DEI FABBISOGNI E DEFINIZIONE DEL PIANO DI FORMAZIONE Periodicamente (almeno una volta l anno) la Funzione aziendale competente della gestione del personale misura le prestazioni di dipendenti e distaccati, valuta le esigenze formative del personale e sviluppa specifici programmi formativi compatibilmente con le risorse economiche di budget all uopo destinate; la 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 5 di 9
valutazione del personale e la definizione dei piani formativi è effettuata coinvolgendo i responsabili delle strutture competenti e la Funzione Risorse Umane. Nei piani formativi deve essere prevista da parte delle strutture competenti anche la formazione sul Modello 231, sul Piano di prevenzione della corruzione e trasparenza, e la formazione obbligatoria per la sicurezza dei luoghi di lavoro nonché la formazione in tema di sicurezza delle informazioni e privacy. Per corsi ad elevato contenuto tecnologico le strutture richiedenti possono essere coinvolte nella definizione dei contenuti e nella scelta dei docenti. È buona prassi che, per ciascuna delle attività del Piano di formazione continuo, si evidenzi: 1. la frequenza e l obbligatorietà, effettiva, della partecipazione; 2. il contenuto dei programmi formativi ed il loro aggiornamento; 3. il corretto svolgimento delle attività; 4. la coerenza dei materiali didattici distribuiti ai partecipanti; 5. la tracciabilità della documentazione didattica. Al termine di ciascun evento formativo, inoltre, sempre a cura della Funzione Risorse Umane, dovrà essere predisposta un analisi dei questionari compilati dal personale in aula ed investigati i giudizi espressi al di sotto della media. La qualità dei corsi erogati dovrà essere garantita anche dall utilizzo di una rigorosa selezione dei docenti diretta alla rilevazione dei requisiti di qualificazione dei fornitori. Gli elementi di controllo post docenza sono i seguenti: qualità dell insegnamento, chiarezza di esposizione, aggiornamento del materiale didattico, completezza dei contenuti della documentazione didattica, livello di soddisfazione dei partecipanti e rilievo dei suggerimenti degli stessi. 7. GESTIONE OPERATIVA DEL PROCESSO INERENTE AL DISTACCO DEL PERSONALE, AVANZAMENTI DI CARRIERA E SISTEMA PREMIANTE I fabbisogni di personale (dipendente, collaboratore o distaccato) devono essere preventivamente definiti all atto della formulazione del budget annuale. Le assunzioni e/o le formule di distacco devono essere svolte nei limiti del budget approvato e nel rispetto delle procedure aziendali, del Modello e del Piano. In caso di non capienza del budget, la richiesta deve essere preventivamente sottoposta alla valutazione 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 6 di 9
del Direttore Generale. La Società rende noto ai soggetti interessati che si applicano le cause ostative di cui al combinato disposto dell art. 21 del D.lgs. 39/2013 e dell art. 53, c. 16-ter del D.lgs. 165/2001 ai soggetti titolari di uno degli incarichi di cui al D.lgs. 39/2013, ivi compresi i soggetti esterni con i quali SIN stabilisce un rapporto di lavoro, subordinato o autonomo. In ogni caso, le aree di gestione dei distacchi del personale e dei sistemi di avanzamento di carriera e premiante sono opportunamente regolamentati. 8. GESTIONE CORRENTE DEGLI ASPETTI AMMINISTRATIVI INERENTI AL PERSONALE La funzione aziendale competente alla gestione del personale effettua i seguenti controlli: controlli a campione sui cedolini sulla base delle presenze, ferie, permessi e malattie del dipendente; verifica di congruità degli importi presenti sui cedolini relativi a voci di retribuzione variabili, laddove presenti. supervisione delle dichiarazioni rese agli enti previdenziali e assistenziali, ASL, INAIL, INPS, Ispettorato del lavoro, Ufficio provinciale del lavoro, delle tasse e dei contributi e della congruità del saldo mandato/reversale con il dettaglio contabile delle paghe; congruenza fra la nota spese e la documentazione consegnata dal dipendente e/o distaccato, verificando anche la preventiva autorizzazione della trasferta o dell utilizzo del taxi (ad eccezione delle richieste di trasferta e/o di utilizzo di buoni taxi da parte del Direttore Generale). Lo scambio di informazioni/documenti con fornitori/consulenti esterni viene opportunamente tracciato e registrato, e opportunamente archiviato per eventuali successivi controlli Deve essere assicurata la formalizzazione: dell autorizzazione al pagamento degli stipendi, in linea con i poteri autorizzativi vigenti; della definizione delle tipologie di spese rimborsabili, dei limiti di importo relativi alle varie tipologie di spese (ad esempio di viaggio, di soggiorno, taxi, ecc.) e delle relative modalità di rendicontazione; dell obbligo di indicare la motivazione delle spese sostenute; della definizione del processo di richiesta, verifica e approvazione delle spese di viaggio/trasferta /buoni taxi. (ad eccezione delle richieste di trasferta e/o di utilizzo di buoni taxi da parte del Direttore Generale e di componenti degli Organi Sociali). 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 7 di 9
9. DISPOSIZIONI FINALI DI CONTRASTO AI FENOMENI DI INTERMEDIAZIONE ILLECITA E SFRUTTAMENTO DEL LAVORO La Società attua tutti i comportamenti e le decisioni necessarie, e relativi controlli, affinché non si verifichino fenomeni di: sfruttamento dello stato di bisogno e della situazione di estrema criticità del lavoratore; minaccia, violenza o intimidazione; retribuzioni palesemente difformi dai Contratti Collettivi Nazionali o territoriali stipulati dalle organizzazioni sindacali più rappresentative; retribuzioni palesemente sproporzionate rispetto alla quantità e qualità del lavoro prestato; violazione della normativa relativa: 1) all orario di lavoro imponendo anomali o inusuali ritmi di lavoro; 2) ai periodi di riposo; 3) al riposo settimanale; 4) all aspettativa obbligatoria; 5) alle ferie; 6) alle misure in materia di sicurezza, salute ed igiene sul luogo di lavoro; sfruttamento dei metodi di sorveglianza, diretta o a distanza; situazioni alloggiative degradanti; lavoro minorile; somministrazione di lavoro abusiva o fraudolenta; appalti in assenza dei requisiti normativi con il rischio di commettere il reato c.d. di pseudoappalto ; distacco fittizio di un lavoratore, anche in assenza dei requisiti normativi con il rischio di commettere il reato c.d. di distacco illecito. In ogni caso, i rapporti tra la Società e gli enti pubblici competenti in materia lavoristica e previdenziale devono essere tenuti esclusivamente da soggetti a tale scopo individuati dall Area Risorse Umane e con riferimento al vigente Sistema di deleghe, responsabilità ed annessi poteri. Per quanto concerne i precetti etici cui far riferimento si richiama, nel presente Protocollo, quanto previsto nel Codice Etico, paragrafo 3.5 Norme di condotta nelle relazioni con il personale, parte integrante del Modello organizzativo e del Piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza. 10. SISTEMA DISCIPLINARE Il presente Protocollo etico organizzativo costituisce parte integrante del Modello organizzativo 231 e Piano prevenzione corruzione e trasparenza della Società. L inosservanza dei principi e delle regole ivi contenuti rappresenta pertanto una violazione di detto Modello e Piano e comporta l applicazione delle specifiche misure disciplinari di cui al Codice Disciplinare e Regolamento Sanzionatorio (S-SIN- SPER-I7-14001). 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 8 di 9
SIN definisce e mantiene aggiornato un Regolamento per il procedimento sanzionatorio conforme al CCNL che definisca i criteri per l istruttoria e l erogazione di eventuali sanzioni. L istruttoria e l erogazione di eventuali sanzioni è tracciata in una relazione che espliciti i criteri effettivamente applicati e le relative motivazioni. 11. RICHIAMO ALLE PROCEDURE INTERNE COLLEGATE Si veda l Elenco generale Documenti di Sistema (S-SIN-SMAQ-L2-11001). 12. RIFERIMENTI NORMATIVI ESSENZIALI Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 e s.m.i. Legge 6 novembre 2012 n. 190 e s.m.i. Legge 29 ottobre 2016 n. 199. Ordinanza del Tribunale di Milano del 9 novembre 2004 (GIP Secchi) sull importanza di valutare il livello della qualità erogata durante i corsi formativi. Per completezza informativa, si rimanda ai riferimenti normativi elencati nel Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. 231/01 integrato con il Piano triennale per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza (S-SIN-SMAQ-V2-1001). 1.0 CdA del 27.03.2019 Modello 6.0 del 29.03.2018 9 di 9