Regolamento Assemblea dei Soci Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 1
Indice Destinatari del Regolamento... 3 Approvazione del regolamento... 3 Storia delle modifiche apportate... 3 Titolo I - Disposizione preliminari... 4 Articolo 1 - Ambito di applicazione... 4 Articolo 2 Competenze dell Assemblea ordinaria... 4 Articolo 3 - Competenze dell Assemblea straordinaria... 4 Articolo 4 - Partecipanti all Assemblea... 5 Articolo 5 - Modalità per la partecipazione all Assemblea.... 5 Articolo 6 Deleghe.... 6 TITOLO III Svolgimento dell Assemblea... 6 Articolo 7 - Compiti del Presidente... 6 Articolo 8 Apertura dell Assemblea. Quorum costitutivo.... 6 Articolo 9 - Ordine del giorno.... 7 Articolo 10 - Svolgimento dell Assemblea.... 7 Articolo 11 - Diritto di partecipare alla discussione sugli argomenti all ordine del giorno... 7 Articolo 12 Modalità degli interventi. Richiesta al Presidente o al Segretario... 7 Articolo 13 Modalità degli interventi. Eventuale indicazione di limiti di durata.... 8 Articolo 14 Controllo del Presidente sull ordine dei lavori assembleari.... 8 Articolo 15 - Proposte alternative.... 8 Articolo 16 Chiusura della discussione... 9 Articolo 17 Sospensione dei lavori assembleari.... 9 Titolo IV - Svolgimento delle votazioni... 9 Articolo 18 - Quorum deliberativo... 9 Articolo 19 - Svolgimento delle votazioni... 9 Articolo 20 Dichiarazioni di voto... 9 Articolo 21 Modalità di votazione... 10 Titolo V - Elezioni alle cariche sociali... 10 Articolo 22 Presentazione delle candidature... 10 Articolo 23 Accertamento dei requisiti dei candidati... 11 Articolo 24 Voto per lista... 11 Titolo VI -Verbalizzazione... 12 Articolo 25 - Redazione del verbale.... 12 Articolo 26 Verbalizzazione.... 13 Titolo VII - Chiusura dei lavori... 13 Articolo 27 Chiusura dei lavori.... 13 Titolo VIII - Competenza attivita... 13 Articolo 28 Competenza attività.... 13 Allegato A)... 14 Allegato B)... 15 Allegato C)... 16 Allegato D)... 17 Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 2
Destinatari del Regolamento Direzione Generale Segreteria Approvazione del regolamento Versione 1 Versione 2 Approvata dal Consiglio di Amministrazione nella riunione del 13.10.2011 Approvata dal Consiglio di Amministrazione nella riunione del 15 maggio 2014 e Assemblea del 24 maggio 2014 Storia delle modifiche apportate 24 maggio 2014 Aggiornato in conformità allo statuto Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 3
Titolo I - Disposizione preliminari Articolo 1 - Ambito di applicazione 1. Il presente Regolamento trova applicazione alle Assemblee ordinarie e straordinarie della Banca Interprovinciale S.p.A. (di seguito detta anche Banca o Società ). 2. Ai fini del regolare svolgimento dei lavori assembleari, per quanto non espressamente previsto dalla legge, dallo Statuto ovvero dal presente Regolamento, provvede il Presidente dell Assemblea (di seguito il Presidente ) adottando, nell esercizio dei suoi poteri, le misure e le soluzioni ritenute più opportune. Articolo 2 Competenze dell Assemblea ordinaria 1. L Assemblea ordinaria delibera sulle materie ad essa riservate dalla legge e dallo Statuto. 2. Sono in particolare riservate alla competenza dell Assemblea ordinaria: a) l approvazione del bilancio; b) la nomina e la revoca degli amministratori; la nomina dei sindaci e del Presidente del Collegio sindacale; c) il conferimento e la revoca dell incarico al Revisore Contabile e la determinazione del relativo compenso; d) la determinazione del compenso degli amministratori e dei sindaci; e) la deliberazione sulla responsabilità degli amministratori e dei sindaci; f) l approvazione del Regolamento dei lavori assembleari. Articolo 3 - Competenze dell Assemblea straordinaria 1. Sono di competenza dell Assemblea straordinaria: a) le modifiche dello Statuto; b) la nomina, la sostituzione e la determinazione dei poteri dei liquidatori; c) le altre materie ad essa attribuite dalla legge e dallo Statuto. TITOLO II PARTECIPAZIONE ALL ASSEMBLEA. MODALITÀ Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 4
Articolo 4 - Partecipanti all Assemblea 1. Hanno diritto di intervenire all Assemblea i Soci per i quali ricorrano le condizioni di cui allo Statuto. 2. Sono inoltre legittimati ad assistere all Assemblea: - gli Amministratori; - i componenti il Collegio Sindacale; - i Revisori contabili; - i Direttori Generali; - i dirigenti e i dipendenti della Società. 3. Possono inoltre seguire i lavori dell Assemblea professionisti, consulenti, esperti, analisti finanziari e giornalisti qualificati, e altri soggetti la cui presenza sia ritenuta utile in relazione agli argomenti da trattare se espressamente accreditati per la singola Assemblea con autorizzazione espressa e nominativa del Consiglio di Amministrazione o del Presidente dell Assemblea. Per tali soggetti potranno essere messi a disposizione specifici spazi. 4. Il Presidente dà notizia all Assemblea della presenza dei soggetti di cui al precedente comma. Articolo 5 - Modalità per la partecipazione all Assemblea. 1. Le modalità ed i termini per la partecipazione all Assemblea sono indicati all art. 12 delloi Statuto. 2. In ogni caso, fatta salva diversa indicazione nell Avviso di convocazione, l identificazione personale e la verifica della legittimazione alla partecipazione all Assemblea hanno inizio nel luogo di svolgimento della stessa almeno un ora prima di quella fissata per la riunione. 3. I Soci, i loro rappresentanti e gli altri soggetti che partecipano all Assemblea (di seguito, congiuntamente, Partecipanti ) sono tenuti a fornire ai soggetti incaricati dal Presidente (di seguito Incaricati ) la prova della propria identità personale e idoneo titolo di legittimazione (Documento di identità, Certificazione, eventuali deleghe). 4. Identificati i Partecipanti e verificata la loro legittimazione, gli Incaricati, sotto la supervisione del Presidente, rilasciano a tutti i Partecipanti un apposito contrassegno di riconoscimento valido ai fini del controllo. 5. In ogni caso di contestazione sul diritto di partecipare all'assemblea decide il Presidente, coadiuvato, se lo ritiene necessario, da uno dei Vice Presidenti e/o da legali di fiducia. 6. I Partecipanti che, dopo l ammissione all Assemblea, per qualsiasi ragione si allontanino dai locali in cui questa si svolge, sono tenuti a darne comunicazione agli Incaricati, che prontamente provvedono a informarne il Presidente. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 5
Articolo 6 Deleghe. 1. Ogni Socio avente diritto ad intervenire all Assemblea può farsi rappresentare per delega, in conformità a quanto previsto dalla legge e dallo Statuto. 2. La delega deve essere fatta per iscritto e non può essere conferita con il nome del rappresentante in bianco. 3. La firma del Socio delegante dovrà essere autenticata da un Funzionario presso le sedi e le filiali della Banca, ovvero dall Intermediario che rilascia la certificazione ovvero da un Pubblico Ufficiale. 4. Le persone giuridiche intervengono all Assemblea in persona del legale rappresentante, il quale potrà conferire delega ad altro soggetto, nel rispetto di quanto previsto dalla legge. 3. La delega non può essere conferita agli amministratori, ai sindaci, ai dipendenti della Società e di eventuali controllate e agli altri soggetti che non possono essere delegati ai sensi della normativa vigente. TITOLO III Svolgimento dell Assemblea Articolo 7 - Compiti del Presidente 1. Ai sensi della legge e dello Statuto, spetta al Presidente verificare la regolare costituzione dell Assemblea, accertare l identità e la legittimazione dei presenti e dirigere i lavori assembleari, assicurando le migliori condizioni per un suo ordinato ed efficace svolgimento. 2. In particolare, spetta al Presidente, in relazione ai suoi compiti di verifica della regolare costituzione dell'assemblea e della legittimazione dei Soci, ammettere o non ammettere al voto coloro che, sulla base delle informazioni disponibili, risultino possedere partecipazioni che comportino obblighi di autorizzazione o di comunicazione non pervenute. 3. Il Presidente può consentire l utilizzo di strumenti di registrazione e trasmissione audio-video, determinandone condizioni e limiti nel rispetto di quanto previsto dallo Statuto e dalla legge. Articolo 8 Apertura dell Assemblea. Quorum costitutivo. 1. Non appena sono raggiunti i quorum costitutivi previsti dalla legge, dallo Statuto e dal presente Regolamento, il Presidente dichiara l'assemblea validamente costituita ed aperti i lavori; in caso contrario, trascorsa un'ora da quella fissata per l'inizio dell'assemblea, può proclamare deserta l'assemblea stessa e rinviare ad altra convocazione. 2. I documenti contenenti l'indicazione del numero e del nome dei Soci effettivamente presenti e dei voti complessivamente rappresentati, nonché del numero dei Soci con diritto di voto alla Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 6
data dell'assemblea, costituiscono parte integrante della documentazione assembleare, unitamente alle deleghe. Articolo 9 - Ordine del giorno. 1. Il Presidente stabilisce l ordine di discussione delle materie da trattare, anche in successione diversa da quella risultante dall Avviso di convocazione. 2. È sua facoltà prevedere una discussione unitaria su più punti all ordine del giorno, ovvero articolare il dibattito separatamente per singoli punti all ordine del giorno. Articolo 10 - Svolgimento dell Assemblea. 1. Spetta al Presidente dirigere e disciplinare la discussione, assicurando la correttezza del dibattito ed impedendo che sia turbato il regolare svolgimento dell Assemblea. 2. Gli argomenti in discussione sono di norma illustrati dal Presidente, il quale potrà affidare tale compito al Direttore Generale o ad un Consigliere o agli altri Partecipanti di cui all art. 4, 3 comma. Articolo 11 - Diritto di partecipare alla discussione sugli argomenti all ordine del giorno 1. I legittimati all esercizio del voto possono chiedere la parola su ciascun argomento posto all ordine del giorno. 2. Possono, inoltre, partecipare alla discussione i membri del Consiglio di Amministrazione ed i Sindaci; possono altresì prendere la parola, su invito del Presidente, anche per fornire risposte a eventuali richieste di chiarimento, coloro che assistono alla riunione. 3. Gli interventi vengono verbalizzati dal Segretario dell'assemblea o dal Notaio, a norma di legge. Articolo 12 Modalità degli interventi. Richiesta al Presidente o al Segretario 1. Coloro che intendono prendere la parola devono presentare una richiesta al tavolo della Presidenza, nei modi illustrati dal Presidente, indicando specificamente il punto all ordine del giorno al quale l intervento si riferisce. La richiesta può essere presentata fin tanto che il Presidente non abbia dichiarato chiusa la discussione sull argomento al quale la domanda di intervento si riferisce. 2. Il Presidente, di regola, dà la parola secondo l ordine di presentazione delle richieste. 3. Coloro che hanno chiesto la parola hanno facoltà di una breve replica. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 7
Articolo 13 Modalità degli interventi. Eventuale indicazione di limiti di durata. 1. Il Presidente, tenuto conto dell oggetto e dell importanza dei singoli punti all ordine del giorno, può determinare in apertura di riunione il periodo di tempo, comunque non inferiore a 5 (cinque) minuti, a disposizione di ciascun oratore per svolgere il proprio intervento. 2. Il Presidente richiama i Partecipanti a rispettare i limiti di durata preventivamente fissati per gli interventi, oltre che ad attenersi alle materie poste all ordine del giorno. In caso di eccessi e/o abusi, il Presidente toglie la parola a chi se ne sia reso responsabile. Articolo 14 Controllo del Presidente sull ordine dei lavori assembleari. 1. Al Presidente spetta il compito di mantenere l'ordine nell'assemblea al fine di garantire un corretto svolgimento dei lavori. 2. A questo effetto, il Presidente può togliere la parola nei seguenti casi: - qualora il Socio parli senza averne facoltà o continui a parlare una volta trascorso il tempo assegnatogli; - previa ammonizione, nel caso di chiara ed evidente non pertinenza dell'intervento alla materia posta in discussione; - nel caso in cui il Socio pronunci frasi sconvenienti o ingiuriose; - nel caso di incitamento alla violenza o al disordine. 3. Il Socio a cui è stata tolta la parola può chiedere che sul provvedimento presidenziale si pronunci l'assemblea. 4. Qualora uno o più Soci impediscano ad altri di discutere oppure provochino con il loro comportamento una situazione tale che non consenta il regolare svolgimento dell'assemblea, il Presidente li richiama all'osservanza delle norme comportamentali. 5. Ove tale ammonizione risulti vana, il Presidente può disporre l'allontanamento delle persone precedentemente ammonite dalla sala delle riunioni per tutta la fase della discussione. 6. Qualora nell'assemblea si verifichino situazioni tali che ostacolino lo svolgimento della discussione, il Presidente può disporre brevi sospensioni dei lavori dell'adunanza. Articolo 15 - Proposte alternative. 1. Fuori delle ipotesi nelle quali le deliberazioni dell Assemblea postulano una proposta del Consiglio di Amministrazione, i Partecipanti hanno facoltà di avanzare, motivandole, proposte di deliberazione alternative, di modifica o integrazione rispetto a quelle sottoposte all Assemblea e non approvate. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 8
2. Il Presidente valuta la compatibilità delle proposte in relazione all ordine del giorno della riunione e, in caso di valutazione positiva, pone le proposte in votazione successivamente alle proposte in origine formulate all Assemblea e non approvate. Articolo 16 Chiusura della discussione. 1. Esauriti tutti gli interventi, il Presidente conclude dichiarando chiusa la discussione. Articolo 17 Sospensione dei lavori assembleari. 1. Nel corso della riunione il Presidente, ove ne ravvisi l opportunità e salva opposizione della maggioranza delle azioni rappresentate in Assemblea, può sospendere i lavori per un tempo non superiore a 3 (tre) ore. Titolo IV - Svolgimento delle votazioni Articolo 18 - Quorum deliberativo 1. Per la validità delle deliberazioni dell Assemblea, sia ordinaria sia straordinaria si osservano le disposizioni dello Statuto e della legge. Articolo 19 - Svolgimento delle votazioni 1. Il Presidente adotta le opportune misure ai fini dell ordinato svolgimento delle votazioni, disponendo che la votazione su un argomento intervenga immediatamente dopo la chiusura della relativa discussione, oppure al termine del dibattito su tutti i punti all ordine del giorno. 2. Al fine di un regolare svolgimento delle votazioni, il Presidente riammette all'assemblea, prima di dare inizio alle operazioni di voto, coloro che ne fossero stati esclusi per allontanamento e accerta il numero dei titolari di diritto di voto presenti ai fini della validità delle deliberazioni assembleari. 3. Ultimate le operazioni di voto ed effettuati i necessari conteggi con l ausilio degli Scrutatori, se nominati, e del Segretario dell assemblea o del Notaio, vengono proclamati i risultati della votazione. Articolo 20 Dichiarazioni di voto 1. Prima di una votazione i Partecipanti possono esporre, a richiesta, una breve dichiarazione di voto, da riportare a verbale ove ciò sia espressamente richiesto. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 9
Articolo 21 Modalità di votazione 1. Salvo diversa disposizione della legge o dello Statuto, le delibere dell Assemblea sono adottate con votazione palese. 2. Il Presidente stabilisce, in conformità a quanto previsto dallo Statuto o dal presente Regolamento, le modalità di votazione, di rilevazione e di computo dei voti ed è responsabile dell accertamento dei risultati. 3. Per lo scrutinio palese, il Presidente può adottare una delle seguenti modalità: alzata di mano, alzata e seduta, con prova e controprova, ovvero appello nominale salvo quanto previsto per l elezione delle cariche sociali. 4. Nelle votazioni per alzata di mano o per alzata e seduta, coloro che votano contro o si astengono devono, ove richiesto dal Presidente, fornire il proprio nominativo al Segretario dell'assemblea o al Notaio per la verbalizzazione. 5. Nelle votazioni per appello nominale, ciascun avente diritto risponde affermativamente o negativamente all'appello e la risposta affermativa o negativa viene contemporaneamente annotata. Titolo V - Elezioni alle cariche sociali Articolo 22 Presentazione delle candidature 1. L elezione dei Componenti il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale avviene col sistema del voto di lista, secondo quanto previsto dall art. 15 dello Statuto. 2. Nel caso in cui non vengano presentate liste con le modalità e nei termini di cui al citato art. 15 dello Statuto, per il rinnovo delle cariche sociali, il Consiglio di Amministrazione può proporre un elenco di candidati tra i quali l'assemblea può scegliere i Componenti del Consiglio, e un altro elenco di candidati tra i quali scegliere i componenti del Collegio Sindacale. Resta ferma la possibilità che l Assemblea nomini persone non incluse in tali elenchi. 2. Ogni candidato può essere inserito in una sola lista a pena di ineleggibilità. 3. In particolare, l elezione alle cariche sociali avviene sulla base di liste di candidati in cui sono riportati: - per l elezione del Consiglio di Amministrazione, l indicazione nominativa degli amministratori; - per l elezione del Collegio Sindacale, l indicazione di coloro che ricopriranno la carica di sindaco effettivo e di sindaco supplente, fermo restando quanto previsto in proposito dallart. 28 dello Statuto. 4. Prima di dare inizio alle votazioni per le nomine, il Presidente dà lettura dell'elenco completo dei candidati. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 10
Articolo 23 Accertamento dei requisiti dei candidati 1. I candidati devono risultare in possesso dei requisiti di professionalità, di onorabilità e indipendenza richiesti dalla legge e dalle relative disposizioni di attuazione. 2. A tale scopo, ogni lista dovrà riportare in ordine numerico progressivo di preferenze e indicando quali primi nominativi, nel numero necessario, i candidati in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge o dallo statuto sociale, il nome di tanti candidati quanti sono gli Amministratori da eleggere secondo quanto stabilito dallo statuto sociale. Unitamente alle liste, entro il termine suddetto devono essere depositate: - un esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali di ciascun candidato e le dichiarazioni degli stessi, munite di firma autentica, aventi ad aggetto l accettazione alla candidatura e, per il caso di nomina, la irrevocabile accettazione dell incarico e l attestazione dell inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l esistenza dei requisiti di legge per ricoprire la carica di Amministratore della Società e l eventuale sussistenza dei requisiti di indipendenza previsti dalla legge; - le dichiarazione dei soggetti legittimati che presentano la lista o che concorrono a presentare la lista, diversi da quelli che detengono anche congiuntamente una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l assenza di rapporti di collegamento con costoro previsti dalle disposizioni legislative o regolamentari vigenti per la elezione degli amministratori di Società quotate o, in mancanza, per la elezione dei Sindaci delle stesse. 3. La valutazione del rispetto delle condizioni fissate dallo Statuto per l'ammissione delle liste è di competenza del Presidente del Consiglio di Amministrazione che ne dovrà dare comunicazione all'assemblea, prima della votazione. Articolo 24 Voto per lista 1. Se, per ciascun organo sociale, è presentata, ed ammessa, una sola lista, l Assemblea è invitata dal Presidente a esprimere, con votazione palese, i voti a favore e i voti contrari alla lista o eventuali astensioni dal voto. 2. Se, per ciascun organo sociale, sono presentate più liste, le liste presentate, secondo le indicazioni di cui al modello All. sub A e B) ed accettate, verranno riportate sull apposita scheda di votazione (All. sub C e D). 3. Al momento della votazione, l Assemblea è invitata dal Presidente ad esprimere voti di preferenza, barrando il contrassegno riportato sulla scheda di votazione accanto alla lista che intende votare. Ciascun Socio esprime una preferenza, in blocco, per una sola delle liste presentate per ciascuno dei vari organi sociali. 4. Se risultano depositate più liste, la lista che ottiene la maggioranza dei consensi esprime un numero di amministratori pari al numero massimo dei componenti da nominare meno uno. Risulteranno così nominati i candidati riportati nella lista secondo l ordine progressivo ivi indicato sino al raggiungimento del numero massimo di componenti da eleggere meno uno. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 11
Il restante componente del Consiglio è espresso dalla lista che ha ottenuto il maggior numero di consensi dopo quella più votata e che sia stata presentata da soggetti legittimati che non siano collegati ai soggetti legittimati di riferimento ai sensi delle disposizioni legislative o regolamentari vigenti per la elezione degli amministratori di società quotate o, in mancanza, per la elezione dei sindaci delle stesse. Nel caso in cui nessuna lista raggiunga un numero di voti almeno pari alla percentuale di capitale necessario per l'ammissione delle liste, il restante componente del Consiglio sarà espresso dalla lista di maggioranza. Fermo restando quanto sopra, nel caso in cui più liste abbiano ottenuto lo stesso numero di voti, è considerata lista di maggioranza, a tutti gli effetti, la lista votata dal numero maggiore di azionisti, e, in caso di parità, la lista depositata per prima. Nel caso in cui più liste di minoranza abbiano ottenuto lo stesso numero di voti, prevale, ove presente, la lista che contenga un socio istituzionale e, nel caso di più liste di minoranza che contengano un socio istituzionale, prevale la lista votata da un numero maggiore di azionisti, e, in caso di parità anche di questi, la lista depositata per prima. Ai fini del riparto degli Amministratori da eleggere non si tiene peraltro conto delle liste che non hanno conseguito una percentuale di voti pari ad almeno la percentuale minima prevista dalla legge o, in mancanza, dallo Statuto sociale per la presentazione della lista interessata. Se risulta presentata una sola lista, ovvero se le liste di minoranza presentate non hanno conseguito la percentuale di voti pari ad almeno quella minima richiesta per la presentazione delle liste come indicato al 2 comma dell art. 15 dello Statuto, i componenti del Consiglio di Amministrazione sono espressi dall unica lista, ovvero dalla lista che ha ottenuto la maggioranza dei consensi. Qualora nel termine previsto dal citato comma 2 non sia presentata alcuna lista ovvero nessuna lista sia stata ammessa, l Assemblea provvede alla nomina degli Amministratori con delibera assunta a maggioranza relativa dei votanti. In tale ipotesi, in caso di parità di voti si intende eletto il candidato più anziano di età. Si considerano nulle le schede che non rispettano i criteri stabiliti dalla legge, dallo Statuto o dal presente Regolamento, o che contengono nomi non corrispondenti a quelli dei candidati oppure frasi, segni o disegni. Titolo VI -Verbalizzazione Articolo 25 - Redazione del verbale. 1. Quando per legge o per scelta del Presidente del Consiglio di Amministrazione non sia richiesto l intervento di un notaio, il Presidente è assistito nella conduzione dei lavori e nella redazione del verbale da un Segretario. Il Segretario o il Notaio, ove previsto per legge, possono a loro volta farsi assistere da persone di propria fiducia, e possono curare la redazione del verbale anche mediante funzionari o stenografi (all uopo invitati dal Presidente) o supporti di registrazione. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 12
2. Il Presidente, ai fini della gestione delle procedure di voto, può essere coadiuvato da 2 (due) o più Scrutatori e può utilizzare personale ausiliario per assicurare il necessario supporto tecnico ed il servizio d ordine. Articolo 26 Verbalizzazione. 1. I verbali sono sottoscritti dal Presidente e dal Notaio o dal Segretario incaricato e dagli scrutatori (se nominati). 2. Oltre a quanto espressamente previsto dalla legge, dal verbale dell Assemblea devono risultare: a) ora, giorno, mese, anno, luogo della riunione; b) ordine del giorno sul quale l Assemblea è chiamata a deliberare; c) i nominativi dei Soci presenti all'assemblea, anche tramite soggetti delegati, e l indicazione delle relative partecipazioni, nonché i nominativi degli altri intervenuti; d) l indicazione di chi presiede e di chi svolge le funzioni di Segretario; e) la dichiarazione del Presidente che attesti che ai Soci presenti all'assemblea è stato richiesto di far presente eventuali situazioni di esclusione dal diritto di voto ai sensi della disciplina vigente; f) la menzione dei riscontri effettuati sulla base delle informazioni disponibili per l'ammissione al voto; g) gli atti e i documenti allegati; h) le proposte; i) il nome di chi è intervenuto nel dibattito ed il resoconto sintetico dei singoli interventi, eventualmente in seguito a dettatura del testo da parte dei singoli Partecipanti; j) i voti favorevoli, contrari, nulli e astenuti, con la specificazione dei nominativi che abbiano espresso voto contrario o che si siano astenuti. Titolo VII - Chiusura dei lavori Articolo 27 Chiusura dei lavori. 1. Esaurita la trattazione degli argomenti all ordine del giorno e le relative votazioni, il Presidente dichiara chiusa la riunione. Titolo VIII - Competenza attivita Articolo 28 Competenza attività. 1. Tutte le attività amministrative necessarie per il corretto svolgimento dell'assemblea dei Soci sono di competenza della Segreteria della Banca. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 13
Allegato A) Lista dei candidati presentati per il rinnovo del Consiglio di Amministrazione Elenco dei candidati (*) 1)...indipendente 2)...indipendente 3)... 4)... 5)... 6)... 7)... 8)... 9)... (**) - Allegati: n... contenenti a) un esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali di ciascun candidato; b) dichiarazione con la quale ciascun candidato, munita di firma autentica, avente ad aggetto - l accettazione alla candidatura, - la irrevocabile accettazione dell incarico in caso di nomina, - l attestazione dell inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, - l esistenza dei requisiti di legge per ricoprire la carica di Amministratore della Società, - l eventuale sussistenza dei requisiti di indipendenza previsti dalla legge; (*) ai primi due posti debbono essere indicati i nomi dei candidati in possesso dei requisiti di indipendenza di cui all'art. 2399dello Statuto (**) il nominativo indicato in questa posizione potrà non essere eletto anche se la lista ha ottenuto il maggior numero di voti, nel caso in cui sia presente almeno un'altra lista che, comunque, abbia raggiunto il 15% dei voti. La presente lista è presentata dai sottoscritti soci : Cognome e nome Denominazione del Socio n. azioni possedute % di partecipazione al capitale Firma del socio (se persona fisica) o Legale rappresentante della società All. n...dichiarazioni dei soggetti legittimati che presentano la lista o che concorrono a presentare la lista, diversi da quelli che detengono anche congiuntamente una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l assenza di rapporti di collegamento con costoro previsti dalle disposizioni legislative o regolamentari vigenti per la elezione degli amministratori di Società quotate o, in mancanza, per la elezione dei Sindaci delle stesse. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 14
Allegato B) Lista dei candidati presentati per il rinnovo del Collegio Sindacale Elenco dei candidati (*) 1)...Sindaco effettivo 2)...Sindaco effettivo 3)...Sindaco effettivo (**) 4)...Sindaco supplente 5)...sindaco supplente (**) - Allegati: n... contenenti a) un esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali di ciascun candidato; b) dichiarazione con la quale ciascun candidato, munita di firma autentica, avente ad aggetto - l accettazione alla candidatura, - la irrevocabile accettazione dell incarico in caso di nomina, - l attestazione dell inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, - l esistenza dei requisiti di legge per ricoprire la carica di Componente del Collegio Sindacale ed, in particolare, la sussistenza dei requisiti di indipendenza previsti dalla legge e/o dallo Statuto. (*) tutti i candidati debbono essere possesso dei requisiti di indipendenza di cui all'art.2399 c.c. (**) il nominativo indicato in questa posizione potrà non essere eletto anche se la lista ha ottenuto il maggior numero di voti, nel caso in cui sia presente almeno un'altra lista che, comunque, abbia raggiunto il 15% dei voti. La presente lista è presentata dai sottoscritti soci : Cognome e nome Denominazione del Socio n. azioni possedute % di partecipazione al capitale Firma del socio (se persona fisica) o Legale rappresentante della società All. n...dichiarazioni dei soggetti legittimati che presentano la lista o che concorrono a presentare la lista, diversi da quelli che detengono anche congiuntamente una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l assenza di rapporti di collegamento con costoro previsti dalle disposizioni legislative o regolamentari vigenti per la elezione degli amministratori di Società quotate o, in mancanza, per la elezione dei Sindaci delle stesse. Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 15
SCHEDA PER LA VOTAZIONE Allegato C) Lista n. 1 (*) CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Candidati presentati per il rinnovo del Consiglio di Amministrazione Apporre una croce nello spazio sottostante se si opta per questa lista 1)...indipendente 2)...indipendente 3)... 4)... 5)... 6)... 7)... 8)... 9)... Lista n. 2 (*) Candidati presentati per il rinnovo del Consiglio di Amministrazione Apporre una croce nello spazio sottostante se si opta per questa lista 1)...indipendente 2)...indipendente 3)... 4)... 5)... 6)... 7)... 8)... 9)... (*) la numerazione viene definita in base alla data di presentazione delle liste - Sigla degli apposta dagli scrutatori prima della votazione:...... Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 16
Allegato D) SCHEDA PER LA VOTAZIONE Lista n. 1 (*) COLLEGIO SINDACALE Candidati presentati per il rinnovo del Collegio Sindacale 1)...Sindaco effettivo 2)...Sindaco effettivo 3)...Sindaco effettivo 4)...Sindaco supplente 5)......Sindaco supplente Apporre una croce nello spazio sottostante se si opta per questa lista Lista n. 2 (*) Candidati presentati per il rinnovo del Collegio Sindacale 1)...Sindaco effettivo 2)...Sindaco effettivo 3)...Sindaco effettivo 4)...Sindaco supplente 5)......Sindaco supplente Apporre una croce nello spazio sottostante se si opta per questa lista (*) la numerazione viene definita in base alla data di presentazione delle liste - Sigla degli apposta dagli scrutatori prima della votazione:...... Regolamento Assemblea dei soci - versione 2.0 17