SHAREPOINT INCOMING E-MAIL Configurazione base Versione 1.0 14/11/2011
Green Team Società Cooperativa Via della Liberazione 6/c 40128 Bologna tel 051 199 351 50 fax 051 05 440 38 Documento redatto da: Riccardo Celesti
INDICE 1 SMTP... 4 1.1 Installazione del servizio SMTP... 4 1.2 IIS 6.0 Management Tools... 5 1.3 Configurazione alias SMTP... 6 1.4 Configurazione avvio servizio Simple Mail Transfer Protocol... 8 2 DNS... 9 3 SharePoint... 11 3.1 Central Administration... 11 3.2 Impostazione delle Document Library... 12 3.3 Troubleshooting base... 15 3
1 SMTP La disponibilità di un server SMTP è un pre-requisito per la configurazione del servizio di incoming e-mail. SharePoint 2010 offre la possibilità di utilizzare un server SMTP esistente per l inoltro dei messaggi verso una drop folder custom o di attivare tale servizio in uno o più server della propria farm. Quest ultima configurazione è quella utilizzata nello scenario descritto in questo documento. 1.1 Installazione del servizio SMTP Per l installazione del servizio SMTP utilizzeremo il wizard Add Features accessibile dalla finestra Server Manager (Start > Administrative Tools > Server Manager). Cliccando sulla feature SMTP Server verrà richiesto di confermare l installazione dei tool di amministrazione remota del servizio. Confermiamo l operazione cliccando su Add required features.
Confermiamo quindi la selezione cliccando sul tasto Next, Install e, una volta completata l operazione, sul tasto Close. 1.2 IIS 6.0 Management Tools A seconda della configurazione del vostro server potrebbe essere necessario installare ora i Management Tools di IIS 6.0. Potrete facilmente rendervi conto se 5
questi strumenti siano installati o meno cliccando su Start > Administrative Tools. Se nell elenco delle applicazioni troverete la voce Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager non avrete bisogno di fare altro, altrimenti dovrete seguire la procedura seguente: Aprire Server Manager cliccando su Start > Administrative Tools > Server Manager Cliccare su Roles Nel gruppo Application Server cliccare su Add Role Services Selezionare IIS 6 Management Compability dal gruppo Management Tools Confermare l installazione dei strumenti di gestione 1.3 Configurazione alias SMTP Per fare in modo che il servizio di incoming e-mail possa gestire messaggi di posta inviati ad uno specifico dominio (di secondo livello) dovremo configurare di conseguenza il servizio SMTP dai tool di amministrazione di IIS 6.0. Creeremo per questo scopo un nuovo dominio di tipo Alias. Una volta aperta la finestra di Internet Information Services (IIS) 6.0 Manager dal menu Start > Administrative Tools, cliccare con il tasto destro su Domains e selezionare New > Domain... Selezionare Alias e cliccare su Next;
Specificare un nome DNS da utilizzare nelle e-mail destinate al servizio di incoming e- mail (nell esempio incoming.sharepoint.corp). 7
1.4 Configurazione avvio servizio Simple Mail Transfer Protocol Per fare in modo che al primo riavvio del server non dovremo avviare manualmente il servizio SMTP è utile modificare la configurazione di avvio di tale servizio su Automatic. Dal menu Start > Administrative Tools > Services, cliccare con il tasto destro sul servizio Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) e selezionare Properties. Una volta aperta la finestra delle proprietà, dal tab General, selezionare Automatic dalla lista corrispondente a Startup Type e confermare cliccando su Ok.
2 DNS Nella configurazione base del servizio di incoming e-mail l unico requisito esterno alla farm SharePoint è la configurazione di un record DNS. Il tipo di record varia a seconda della tipologia di e-mail che vogliamo gestire. Le due tipologie in questione sono: Host (A or AAAA) o Alias (CNAME), da utilizzare quando i mittenti dei messaggi di posta gestiti dal servizio di incoming e-mail provengono esclusivamente dall interno della rete aziendale; Mail Exchange (MX), da utilizzare nei casi in cui vogliamo rendere possibile ad utenti esterni di inviare e-mail alle document library SharePoint. Nel nostro esempio creeremo un nuovo record Host, nella zona forward lookup zone del dominio corrispondente a al primo livello di quello configurato nel server SMTP (sharepoint.corp nel nostro esempio). Il nome del nuovo record Host corrisponderà esattamente al dominio di secondo livello che abbiamo utilizzato per la creazione dell alias nel server SMTP (in questo caso incoming.sharepoint.corp). L indirizzo IP associato al nuovo record deve corrispondere all indirizzo del server SharePoint dove abbiamo attivato il servizio SMTP. 9
3 SHAREPOINT Una volta configurato il SMTP e DNS sarà necessario configurare il servizio di incoming e-mail sia nella Central Administration sia per ciascuna document library dove vorremo abilitare tale funzionalità. 3.1 Central Administration Dalla home-page della Central Administration dovremo cliccare sulla voce System Settings e successivamente su Configure Incoming e-mail. Per il tipo di scenario che abbiamo delineato fino a questo momento la configurazione del servizio di incoming e-mail sarà la seguente: Enable sites on this server to receive e-mail -> Yes Setting mode -> Automatic Use the SharePoint Directory Management Service to create distribution groups and contacts -> No E-mail server display address -> mylist@ incoming.sharepoint.corp Accept mail from all e-mail servers 11
3.2 Impostazione delle Document Library Per ciascuna document library per la quale vorremo abilitare il servizio di incoming e-mail basterà accedere alla pagina delle impostazioni della library e cliccare su Incoming e-mail settings.
Le impostazioni di ogni singola document library potranno variare, a seconda delle esigenze specifiche. In questo esempio abbiamo configurato il servizio con le caratteristiche seguenti Allow the document library to receive e-mail -> Yes E-mail address: spc@incoming.sharepoint.corp Group attachments in folders -> Save all attachments in root folder Overwrite files with the same name -> No Save original e-mail -> Yes E-mail security policy -> Accept e-mail messages based on document library permissions 13
Inviando ora un e-mail all indirizzo spc@incoming.sharepoint.corp saremo in grado di ricervere nella nostra document library sia l allegato, che il messaggio originale. Modificando la visualizzazione di default potremo inoltre accedere alle informazioni relative alle e-mail come se fossero i metadata di un documento / item. I dati disponibili sono i seguenti:
E-Mail CC E-Mail Headers E-Mail Sender E-Mail From E-Mail To E-Mail Subject 3.3 Troubleshooting base Se la vostra documet library non dovesse mostrare le e-mail che avete inviato il primo passo da fare è consultare il trace log. Utilizzando tool come ULSViewer e filtrando per Category contains E-Mail avrete modo di visualizzare tutti i controlli che vengono effettuati dal servizio di incoming e-mail ed eventualmente correre ai ripari. Un altro controllo preliminare che potrete effettuare è relativo alle permission sulla cartella C:\inetpub\mailroot\drop. L utente con cui viene eseguito il servizio SharePoint Timer Service deve avere il diritto di Modify su questa directory (per come abbiamo configurato l intero servizio) e sui suoi figli. Verificare di aver autorizzato correttamente la scrittura sulla Document Library (Permissions) e le impostazioni sugli Incoming E-mail settings della Document Library nella sezione E-mail security (un test può essere effettuato impostando l opzione Accept e-mail messages from any sender). 15