IL DOLCE GUSTO DELL ACCOGLIENZA VADEMECUM PER I VOLONTARI/TEAM LEADER DEL BANCHETTO 22/23 NOVEMBRE 2014 dalle ore 10.00 alle ore 18.00 Caro amico/cara amica, questo breve vademecum serve a darti le informazioni di base per la tua attività di volontario a sostegno della campagna di piazza di Amici dei Bambini. Quest anno la campagna prevede la distribuzione delle tavolette di cioccolato Ai.Bi. prodotto per l associazione da Caffarel. Il ricavato andrà a sostenere la rete delle nostre strutture di accoglienza in Italia, per l accoglienza di minori o di mamme e minori in stato di pericolo, e la nostra Family House, progettata come una clinica ad alta specializzazione, in grado di fornire servizi a 360 sull abbandono e sull accoglienza: la prima struttura del genere sul territorio italiano. È la clinica dell abbandono : un luogo dove la ferita dell abbandono viene prevenuta e curata; una casa dove il dolore viene accolto, capito, lenito, aiutato a guarire; un intervento che mette al centro la salute del cuore e dell anima, del bambino e della famiglia. Ti ringraziamo per l adesione a questa importante iniziativa. Far parte dei nostri volontari vuol dire far entrare la lotta all abbandono, l abbandono, la quarte emergenza umanitaria dopo la fame, la guerra, la malattia. Ricordati di portare questo vademecum con te durante l iniziativa. In ogni momento è comunque a tua disposizione, per ulteriori informazioni e chiarimenti, la nostra Segreteria Volontari al numero 02/98822314 o alla mail volontari@aibi.it. Questo vademecum comprende: A. le istruzioni su cosa fare prima, durante e dopo la manifestazione; B. le FAQ su Amici dei Bambini, cioè le domande che più frequentemente ci vengono fatte (Frequently Asked Questions) e alle quali eventualmente rispondere durante la raccolta di fondi in piazza. 1
A - Cosa fare prima, durante e dopo la manifestazione 1. PRIMA DELL INIZIATIVA 1.1. Cercare volontari Se non hai già qualcuno che possa darti una mano nei giorni della manifestazione, cerca da subito volontari che ti affianchino a titolo gratuito. Tre è il numero di persone ideale per ogni banchetto. Tuttavia più amici o collaboratori troverai, maggiore sarà l impatto del punto di raccolta, riuscendo a coinvolgere maggiormente i donatori. 1.2. Allestimento Per l allestimento del punto di raccolta tutto il materiale sarà in dotazione al team leader e comunque disponibile presso la sede di riferimento. 1.3. I materiali I materiali non già disponibili in loco, verranno recapitati una decina di giorni prima dell iniziativa alla sede di riferimento disponibili al ritiro da parte del team leader, salvo diversi accordi con la nostra Segreteria Volontari, Il kit prevede: Kit allestimento: locandine 50 x 70 cm possono essere utilizzate sia per promuovere la raccolta affiggendole nelle vicinanze (senza violare le normative sulle affissioni) che per vivacizzare il punto di raccolta; 1 tovaglia da utilizzare per rendere più gradevole il punto di raccolta; 1 tavolo da utilizzare per rendere più agevole la raccolta; 1 gazebo da utilizzare per rendere più visibile il punto di raccolta; 2 sedie da utilizzare per rendere più accogliente il punto di raccolta; 1 box per le offerte da utilizzare per raccogliere i fondi; fondo cassa per un resto di almeno 20 euro in MONETE! 100 confezioni di cioccolato da consegnare a fronte di un contributo minimo di 10 euro; 4 pettorine personalizzate 4 penne due carnet ricevute per ogni donazione va consegnata una ricevuta compilata in ogni sua parte. La ricevuta non è valida ai fini fiscali (vedi FAQ); 100 Leaflet contengono le informazioni sui progetti di accoglienza di Amici dei Bambini, create ex novo; 100 Leaflet SAD sostegno a distanza di Ai.Bi. foglio firme per raccolta per donatori 1.5. Richiesta di occupazione del suolo pubblico Accertati che sia stata richiesta e concessa l occupazione del suolo pubblico all Ente preposto, premunendoti di avere con te una copia dell autorizzazione per tutta la durata dell iniziativa. Contestualmente verifica che non siano necessari permessi di transito per raggiungere l area del punto di raccolta e, in caso contrario, espleta le formalità per ottenerlo. 2
1.6. Essere certi di avere le conoscenze di base su Amici dei Bambini ed i suoi progetti Quando sarai al tuo punto di raccolta probabilmente ti saranno rivolte domande su Amici dei Bambini, sull iniziativa, sulla tua attività di volontario. Di tutto questo verrà fatta specifica formazione. In allegato a questo vademecum troverai comunque le risposte alle principali domande che normalmente ci vengono rivolte in queste occasioni. Oltre a leggere le FAQ, visita il nostro sito www.aibi.it; troverai altre informazioni e spunti interessanti. Amici dei Bambini non ti chiede di essere in grado di rispondere a tutte le domande, ma avere delle nozioni di base ti aiuterà a convincere chi è indeciso e a dare più fiducia a chi vuole donare. Per ogni domanda a cui non sarai in grado di rispondere e per informazioni più specifiche, rimanda al sito internet www.aibi.it, al numero di telefono di Amici dei Bambini (centralino 02988221). 2. DURANTE L INIZIATIVA 2.1. Trasporto del materiale Il giorno dell evento se non sarai tu a dover trasportare il materiale sul luogo del punto di raccolta (pdr), accertati che il gruppo abbia: tavolo, sedie, e ogni materiale necessario permesso di occupazione del suolo pubblico; che l area scelta per il pdr sia libera. 2.2. Allestimento del punto di raccolta Allestisci il punto di raccolta e rendilo gradevole utilizzando i materiali in dotazione. Gestisci autonomamente i tempi dell allestimento in modo da essere pronto a presidiare i momenti di maggior affluenza di pubblico (apertura dei negozi, entrata e/o uscita S. Messa, ecc.). 2.3. Raccolta con prodotti solidali e consegna delle ricevute Ogni Tavoletta di cioccolato dovrà essere consegnata a fronte di un contributo minimo di 10 euro. ATTENZIONE! Non si tratta di vendita di oggetti ma di offerta di un prodotto solidale come gesto di gratitudine per una donazione particolarmente significativa. Per motivi di trasparenza, segna sempre il valore del contributo sulla ricevuta che consegnerai al donatore. ATTENZIONE! Alla fine dell iniziativa il totale dei fondi raccolti non potrà essere inferiore al valore dei prodotti distribuiti. Ricordati di conservare il denaro delle donazioni in un borsello dedicato, avendo cura di tenerlo separato dai soldi di altra origine. Per ragioni di sicurezza e per rispetto verso i donatori che ci affidano le loro donazioni, evita di conteggiare il denaro raccolto davanti ai cittadini, cercando se possibile di farlo successivamente insieme ai tuoi volontari. 2.4. Altre donazioni È sempre preferibile orientare i sostenitori verso la donazione legata ai prodotti solidali. Nel caso di donazioni libere, cioè non legate alla consegna dei prodotti (ad esempio donazioni di importo inferiore ai 10 euro, ma anche di importo superiore per le quali il donatore non desidera ricevere prodotti) è opportuno e corretto consegnare comunque una ricevuta per l importo della donazione. Successivamente, il valore complessivo della raccolta tramite donazioni libere andrà indicato nella apposita casella del Modulo di Rendicontazione. Ricordati di ringraziare sempre i donatori, anche per piccole donazioni, e se possibile lascia loro del materiale informativo. 3
2.5. Rispondere alle eventuali domande dei cittadini Utilizza le tue conoscenze di base e le FAQ che trovi alla fine di questo vademecum per dare una prima risposta. Per ogni domanda a cui non sarai in grado di rispondere e per informazioni più specifiche, rimanda al sito internet www.aibi.it oppure al numero di telefono di Amici dei Bambini (centralino 029822314). 2.6. Qualche utile spunto in più Se possibile, scatta delle foto durante l iniziativa e inviale all indirizzo volontari@aibi.it, saremo felici di poterle pubblicare sul nostro sito nei giorni successivi (dimensione massima consentita 1 MB). 3. DOPO L INIZIATIVA 3.1. Disallestire il punto di raccolta I materiali avanzati dalla giornata di raccolta vanno tutti recuperati e in ogni caso mai lasciati sul luogo del punto di raccolta. Lasciare il luogo pubblico nelle migliori condizioni deve essere un ulteriore dimostrazione di serietà della squadra Amici dei Bambini. Alla fine della prima giornata, qualora ne siano previste due (o più), tutto il materiale va consegnato al Team Leader perché possa conservarlo per il giorno successivo e riconsegnarlo a chi provvederà a gestire il banchetto il giorno successivo. Lo stesso deve essere fatto con l incasso della giornata da consegnarsi con la rendicontazione giornaliera. 3.2. Verifica e rendicontazione A conclusione dell iniziativa, dovrai contare le donazioni ricevute e verificare i quantitativi dei materiali avanzati con particolare riferimento ai prodotti solidali ed al numero di ricevute. Con questi dati potrai compilare il Modulo di Rendicontazione. 3.3. Versare i fondi raccolti Entro il 24 novembre tutte le somme raccolte devono essere consegnate dal team leader presso gli uffici di riferimento regionali! ATTENZIONE! L intera raccolta che sarà realizzata, dovrà essere devoluta a Amici dei Bambini essendo interdetta la decurtazione dei costi a qualsiasi titolo sostenuti per l organizzazione dell evento che rimarranno integralmente a tuo carico od eventualmente rimborsate previo accordo. 3.4. Spedizione del Modulo di Rendicontazione Entro lo stesso termine, dopo aver effettuato il versamento, dovrai inviare tramite e-mail volontari@aibi.it il Modulo di Rendicontazione compilato e firmato. Ti chiediamo inoltre, se ne sarai responsabile, di consegnare/inviare i blocchetti di ricevute compilate e/o avanzate per posta ordinaria sempre alla sede di riferimento ATTENZIONE! Se per qualche motivo non potessi rispettare i termini della spedizione dei materiali comunicalo per tempo alla Segreteria Volontari allo 0298822314 o scrivi a volontari@aibi.it. 3.5. Come gestire i materiali avanzati Al fine di evitare eccessi sprechi, tutti i materiali avanzati andranno consegnati all ufficio regionale competente 4
B - Le domande più frequenti su Amici dei Bambini (FAQ) Chi è Amici dei Bambini? Amici dei Bambini è una ONG che da oltre 30 anni si occupa di trovare una famiglia ad ogni bambino abbandonato. Lo fa con progetti di cooperazione, in 4 continenti, per prevenire, superare, sospendere, accompagnare l abbandono. Lo fa con l adozione internazionale, come ente autorizzato, secondo in Italia come numero di minori accolti, oltre 20 l anno, oltre 3000 dall inizio della sua attività. Lo fa con progetti di affido e di accompagnamento alle madri in stato di pericolo, grazie alle proprie strutture: case famiglia, comunità mamma bambino, centri di pronta accoglienza. Le donazioni fatte presso il banchetto sono deducibili? No, secondo la Legge n. 80 del 14 maggio 2005, sono deducibili solo le donazioni effettuate tramite posta, banca, carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari. Per questo la ricevuta rilasciata al banchetto, pur assolvendo ad importanti funzioni di trasparenza, non vale ai fini della deducibilità fiscale. Come vengono utilizzati i fondi? I fondi vengono spesi all interno di progetti studiati e realizzati da professionisti. Ogni progetto prevede beneficiari specifici, per cui viene realizzato un progetto di vita personalizzato. Per realizzare questi progetti, Amici dei Bambini si avvale anche del personale di supporto, cui chiaramente vengono devoluti parte dei fondi. Ove possibile, Amici dei Bambini si impegna ad utilizzare il prezioso aiuto dei volontari. Come faccio a sapere dove vanno i miei soldi? Visitando il sito www.aibi.it o consultando il bilancio annuale per conoscere l importo dei fondi raccolti ed erogati e quali risultati sono stati ottenuti grazie ai fondi raccolti. Chi è il produttore delle tavolette di cioccolato? Caffarel è una delle aziende produttrici di cioccolato più antiche d Italia, nasce in Piemonte nel 1826. Ha inventato il primo, autentico gianduiotto, il cioccolatino che è diventato famoso in tutto il mondo. Sinonimo di qualità i prodotti Caffarel sono presenti nelle migliori pasticcerie e negozi dolciari in Italia e nel mondo. Perché proprio Caffarel? 1) È un partner serio e affidabile che condivide con noi questo progetto. 2) Crede nella nostra missione e si riconosce nei nostri valori. 3) Vuole essere al nostro fianco per un progetto di lungo periodo. 5