cod. az. 01193MOD12_rev4_04/08/2014 Pag. 1 di 10 Centro Direzionale Piazza Ospedale, 5 59100 - PRATO C.F. e P.IVA 01683070971 DELIBERAZIONE N. _1133_ DEL _04/12/2014_ OGGETTO: Approvazione convenzione da stipularsi con l'azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi per utilizzo piattaforma software Proposta n 1725/2014 - Editore: DU STRUTTURA PROPONENTE: Dipartimento Amministrativo - Dipartimento Amministrativo - UOC Affari Generali RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO: Dott.ssa Lucia Carlini Affissa all albo della USL dal e vi rimarrà per la durata di quindici giorni consecutivi. IL DIRETTORE U.O.C. AFFARI GENERALI Prato, E copia, composta da N.. fogli e N.. facciate, conforme all originale conservato nella raccolta ufficiale delle. della USL. Si rilascia in carta libera per uso amministrativo copia conforme IL DIRETTORE U.O.C. AFFARI GENERALI Prato, Deliberazione immediatamente eseguibile SI NO Deliberazione inviata al Collegio Sindacale il.. Deliberazione inviata alla G.R.T. il. e da questi ricevuta il.... Chiarimenti/Elementi integrativi richiesti dalla G.R.T. con decisione N. del... Controindicazioni trasmesse alla G.R.T. il.. e con nota N ricevute il.. Deliberazione non approvata dalla G.R.T. con decisione N.. del Deliberazione approvata dalla G.R.T. con decisione N..del. Deliberazione rettificata/revocata/modificata con atto N. del esecutivo dal.. Deliberazione esecutiva per decorrenza dei termini dal.. Prato, IL DIRETTORE U.O.C. AFFARI GENERALI
Pag. 2 di 10 IL DIRETTORE GENERALE Dott. Edoardo Michele Majno (nominato con D.P.G.R. Toscana n. 98 del 31/05/2013) In data....nella sede dell Azienda USL 4 Prato, alla presenza del Direttore Sanitario Dr.ssa Simona Carli e del Direttore Amministrativo Dott. Massimo Braganti; Vista /e: la L.R.T. n. 40/05 e succ. mod; le Leggi Regionali nn. 77 e 81 del 27/12/2012 la Legge Regionale nn. 77 del 24/12/2013 Premesso che: - l Azienda Ospedaliero-Universitaria Careggi (di seguito indicata UOC) ha necessità di utilizzare, in modalità service, la piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale comprensiva dei moduli agenda e refertazione, nonché dei moduli fatturazione e rendicontazione per libera professione, in quanto ne è priva; - l AUSL 4 di Prato detiene le licenze d uso di tale piattaforma software; Preso atto che: - l AUOC,con nota prot. n. 20373 del 17.06..2014, a firma del direttore Generale, (ns. protocollo prot. N. A/32818 del 18.06.14), ha richiesto di poter utilizzare, in modalità service, la piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale comprensiva dei moduli agenda e refertazione, nonché dei moduli fatturazione e rendicontazione per libera professione attualmente in uso presso l AUSL4 di Prato, in quanto ritenuta rispondente alle esigenze dell Azienda ;ciò nell ottica di una sinergia tra aziende volta: all omogenizzazione delle procedure ; alla razionalizzazione dei costi ; alla condivisione di processi e di un modello comune di organizzazione orientata alla copertura dei vari percorsi diagnostici /terapeutici all interno dell Area Vasta; - tale soluzione si presenta conveniente per l azienda USL 4 di Prato,in quanto, consente di risparmiare sulle spese di manutenzione, alle quali l AUOC si è resa disponibile a partecipare; Dato atto che: - l Azienda USL 4 di Prato si è detta disponibile, ad ospitare con nota prot.n. 54436 del 04.10.2014, a firma del direttore Amministrativo, a rendere fruibile in modalità service la piattaforma sui propri server, anche ai fini dei relativi backup, nonché ad attivare apposito collegamento VPN determinando il rimborso dei relativi costi per le quote a carico della AUOC; - le Parti, prima di addivenire alla stipula del presente atto, hanno effettuato alcuni test sul sistema in modo da verificare il regolare funzionamento dello stesso; - a seguito delle verifiche effettuate, con e mail del 26.09.14, l AUOC ha comunicato che i test effettuati hanno dato esito positivo e, quindi, era necessario stipulare una convenzione per regolare i reciproci rapporti. - questa Azienda,con nota del 14.10.14 - Prot.n. 54436, a firma del Direttore Amministrativo provvide ad inviare una bozza di convenzione in modo chel AUOC ne riscontrasse il testo; - l AUOC con PEC del 19.11.14, ns. Prot.n. A/62994 del 20.11.14, depositata agli atti della U.O.C Affari Generali, ha provveduto a riscontrarne il testo ricevuto,fornendo parere favorevole a siglare la convenzione,così come allegata al presente atto per costituirne parte integrante e sostanziale,facendo realizzare, di fatto, l incontro delle volontà;
Pag. 3 di 10 Considerato che - è necessario adottare un atto immediatamente esecutivo stante l urgenza con cui addivenire alla stipula dell atto; Rilevata la legittimità e la congruenza dell atto con le finalità istituzionali di questo Ente, stante l istruttoria effettuata; Con la sottoscrizione del Direttore Amministrativo e del Direttore Sanitario, ciascuno per quanto di competenza, ai sensi dell art. 3 del Decreto legislativo n. 502/92 e successive modificazioni e integrazioni DELIBERA Per le motivazioni espresse in parte narrativa che s intendono integralmente richiamate: 1. di prendere atto della convenzione,da stipularsi con la AUOC, per l utilizzo da parte di quest ultima, in modalità service, della piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale comprensiva dei moduli agenda e refertazione, nonché dei moduli fatturazione e rendicontazione per libera professione, attualmente in uso presso l AUSL4 di Prato; 2. di approvare lo schema della Convenzione sopra citato, allegata al presente provvedimento, quale parte integrante e sostanziale ; 3. di dare atto che : la Collaborazione prevista tra le Parti ha validità quinquennale a partire dalla data di stipula salvo possibilità di rinnovo ex art.5 ; quale struttura referente del presente accordo è la S.C. Sistemi ed Infrastrutture Dipartimento ICT Estav Centro - Sezione aziendale; l AUOC corrisponderà all AUSL 4 di Prato la somma di 5.000,00 annue a titolo di rimborso spese. 4. di dichiarare il presente atto immediatamente esecutivo stante l urgenza con cui addivenire alla stipula dell atto; 5. di dare mandato alla struttura organizzativa proponente di fornire le opportune indicazioni operative alle strutture aziendali interessate; 6. di prevedere che eventuali piccole e non sostanziali modifiche alla Convenzione possano essere apportate in sede di sottoscrizione; 7. di trasmettere il presente atto al Collegio Sindacale ai sensi dell art. 42, comma 2, della L. R. Toscana n. 40/2005 e succ. mod. ed integrazioni e di provvedere all attivazione delle previste procedure di pubblicazione degli atti. IL DIRETTORE SANITARIO (Dr.ssa Simona Carli) IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO (Dott. Massimo Braganti) IL DIRETTORE GENERALE (Dott. Edoardo Michele Majno)
Pag. 4 di 10 CONVENZIONE TRA L AZIENDA USL 4 DI PRATO E L AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA CAREGGI per l utilizzo, in modalità service, della piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale e delle relative infrastrutture tecnologiche T R A L AZIENDA USL n.4 di Prato ( l AUSL 4 di Prato ), C.F. e P. IVA 01683070971, con sede in Prato, P.za dell Ospedale n. 5,che agisce,per il presente atto, in persona del Direttore Generale, Dott. Edoardo Michele Majno, che interviene non per sé, ma in nome e per conto e nell esclusivo interesse dell Azienda stessa che legalmente rappresenta ad ogni effetto di legge; E L Azienda Ospedaliera Universitaria Careggi, (l AUOC),con sede legale in Firenze, CF.P.IVA..rappresent ata dal suo Direttore Generale dott.ssa Monica Calamai che interviene non per sé, ma in nome e per conto e nell esclusivo interesse dell Azienda stessa che legalmente rappresenta ad ogni effetto di legge; di seguito anche Parti/e Vista la delibera aziendale - AUSL 4 di Prato - DG n del,esecutiva a termine di legge, di approvazione del presente testo di convenzione; PREMESSO CHE L AUOC ha necessità di utilizzare, in modalità service, la piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale comprensiva dei moduli agenda e refertazione, nonché dei moduli fatturazione e rendicontazione per libera professione, in quanto ne è priva; l AUSL 4 di Prato detiene le licenze d uso di tale piattaforma software;
Pag. 5 di 10 con nota prot. n. 20373 del 17.06..2014, a firma del direttore Generale, (ns. protocollo prot. N. A/32818 del 18.06.14),l AUOC ha richiesto di poter utilizzare, in modalità service, la piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale comprensiva dei moduli agenda e refertazione, nonché dei moduli fatturazione e rendicontazione per libera professione attualmente in uso presso l Azienda USL 4 di Prato, in quanto ritenuta rispondente alle esigenze dell Azienda ;ciò nell ottica di una sinergia tra aziende volta: - all omogenizzazione delle procedure ; - alla razionalizzazione dei costi ; - alla condivisione di processi e di un modello comune di organizzazione orientata alla copertura dei vari percorsi diagnostici /terapeutici all interno dell Area Vasta tale soluzione si presenta conveniente per l azienda USL 4 di Prato,in quanto, consente di risparmiare sulle spese di manutenzione, alle quali l AUOC si è resa disponibile a partecipare ; l Azienda USL 4 di Prato si è detta disponibile, ad ospitare con nota prot.n. 54436 del 04.10.2014, a firma del direttore Amministrativo, a rendere fruibile in modalità service la piattaforma sui propri server, anche ai fini dei relativi backup, nonché ad attivare apposito collegamento VPN determinando il rimborso dei relativi costi per le quote a carico della AUOC; le Parti, prima di addivenire alla stipula del presente atto, hanno effettuato alcuni test sul sistema in modo da verificare il regolare funzionamento dello stesso; a seguito delle verifiche effettuate, con e mail del 26.09.14, l AUOC ha comunicato che i test effettuati hanno dato esito positivo e, quindi, era necessario stipulare il presente atto in modo da regolare i reciproci rapporti. Tutto quanto premesso si stipula e si conviene quanto segue: Art. 1 Parti integranti Le premesse, gli atti e i documenti richiamati ancorché non materialmente allegati, costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Atto.
Pag. 6 di 10 Art.2 Finalità La presente convenzione mira a regolare, i reciproci rapporti tra le Parti riguardo l utilizzo, in modalità service, della piattaforma software di gestione integrata ambulatoriale comprensiva dei moduli agenda e refertazione, nonché dei moduli fatturazione e rendicontazione per libera professione, attualmente in uso presso l AUSL4 di Prato, messa a disposizione dalla stessa Azienda all AUOC. Art.3 Modalità Le Parti concordano che l AUOC utilizzi il software in oggetto, installati nelle infrastrutture server dell AUSL 4 di Prato, acquisiti dalla medesima e dotati delle relative licenze d uso, attraverso una connessione in rete sicura (a cura del competente settore S.C. Sistemi ed Infrastrutture - Dipartimento ICT Estav Centro) che ne consentirà l accesso e l utilizzo all AUOC attraverso connessione remota (RDP, WEB, Virtual desktop, etc..). Art. 4 - Condizioni economiche Le Parti convengono che per quanto espresso ai punti precedenti l AUOC corrisponda all AUSL 4 di Prato la somma di 5.000,00 annue a titolo di rimborso spese. In caso di risoluzione anticipata della collaborazione il contributo previsto verrà proporzionalmente ridotto in ragione della effettiva durata del rapporto delle attività realizzate e dei relativi costi sostenuti, così come relazionati e rendicontati dall AUSL 4 di Prato e verificati dall AUOC. L AUSL 4 di Prato emetterà fattura, a titolo di rimborso spesa, nei confronti dell AUOC, mensilmente, con pagamento a 60 giorni, dalla data di ricevimento della stessa al protocollo dell AUOC. L AUOC provvederà al pagamento delle fatture, a mezzo bonifico bancario entro 60 giorni delle data di ricevimento delle stesse secondo le modalità indicate in fattura. Art.5 - Durata Decorrenza e Rinnovo La presente convenzione è stipulata per il periodo di 5 anni (cinque) con decorrenza dalla data di sottoscrizione. Il presente atto, qualora non intervenga disdetta, potrà essere rinnovato per un eguale periodo, per ragioni di convenienza e di pubblico interesse, previo scambio di corrispondenza scritta tra le parti, da inviare a
Pag. 7 di 10 mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, o a mezzo PEC, entro e non oltre 90 giorni prima della scadenza della convenzione. Le parti, qualora concordassero di non rinnovare l accordo o se lo stesso venisse disdettato, stabiliscono di prorogare gli effetti della presente convenzione fino ad un massimo di 90 gg dalla data di scadenza prevista, in modo da permettere all AUOC, di valutare nuove soluzioni operative. L AUSL 4 di Prato si riserva la facoltà di risolvere anticipatamente ed unilateralmente il rapporto convenzionale, qualora le esigenze del servizio lo rendessero necessario, dandone comunicazione all AUOC con lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, o a mezzo PEC,osservando un termine di preavviso non inferiore a mesi tre. L AUOC potrà a sua volta sciogliere il rapporto convenzionale, per ragioni organizzative interne, dandone comunicazione all AUSL 4 di Prato,con lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, o a mezzo PEC, osservando un termine di preavviso non inferiore a mesi tre. In caso di recesso o di disdetta, l AUSL 4 di Prato ha diritto ad ottenere il pagamento delle attività fino a quel momento effettuate. Art. 6 Foro Competente Le parti convengono che in caso di controversia nell applicazione della presente convenzione è competente il Foro di Prato. Art.7 Elezione di domicilio A tutti gli effetti del presente atto, compresa la notifica degli atti esecutivi, e ai fini della competenza giudiziaria, il Rappresentante dell AUSL 4 di Prato elegge domicilio in Prato presso la sede e l AUOC presso la propria sede. Le parti, si riservano di concordare eventuali modifiche, in relazione a situazioni contingenti e temporanee. Art.8 - Comunicazioni Qualsiasi comunicazione richiesta o consentita dalle disposizioni della presente convenzione dovrà essere effettuata per iscritto e si intenderà efficacemente e validamente eseguita al ricevimento della stessa, c/o le
Pag. 8 di 10 rispettive sedi dei contraenti, ovvero presso il diverso indirizzo che le Parti provvederanno a comunicarsi, successivamente alla data di formalizzazione della presente convenzione, in conformità alle precedenti disposizioni. Art. 9 Strutture Competenti L AUSL 4 Prato indica la S.C. Sistemi ed Infrastrutture Dipartimento ICT Estav Centro - Sezione aziendale, quale struttura autorizzata a ricevere tutte le comunicazioni da parte dell AUOC relative alle prestazioni oggetto della presente convenzione e responsabile in via esclusiva della gestione della stessa. L AUOC indica lo Staff della Direzione Generale, quale struttura di sua fiducia autorizzata a ricevere tutte le comunicazioni da parte dell AUSL 4 Prato relative alle prestazioni oggetto della presente convenzione. Art.10 Trattamento dei dati personali e obbligo di riservatezza Strutture Competenti La ASL4 di Prato, relativamente alla piattaforma utilizzata presso le proprie strutture, è già individuata come amministratore di sistema,ai sensi del provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 27 Novembre 2008- Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle funzioni di amministratore di sistema e s.m.i. -, in quanto soggetto che effettua la gestione e manutenzione di un sistema di elaborazione con cui vengono effettuati trattamenti di dati personali. In considerazione del fatto che i dati trattati,nella modalità service che si andrà ad attivare, sono riconducibili alla titolarità di AUOC, la AUSL4 di Prato è altresì individuata quale Responsabile (esterno) del trattamento ai sensi dell art. 29 del D.Lgs. 196/2003,e come tale è tenuta ad assicurare la riservatezza delle informazioni di cui i propri incaricati vengano a conoscenza durante l esecuzione delle prestazioni dedotte in convenzione,impegnandosi a rispettare rigorosamente tutte le norme relative all applicazione del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e ss m. i., in particolare s impegna ad assumere tutte le misure necessarie per evitare rischi di distruzione o perdita,anche accidentale,dei dati personali trattati,di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, a non effettuare
Pag. 9 di 10 operazioni di comunicazione o diffusione dei dati qualora non previste da norme di legge o di regolamento, a limitare l accesso ai dati all espletamento delle proprie mansioni e delle attività trasferite, ad informare AUOC in caso di incidente di sicurezza, a fornire in ogni momento le informazioni richieste ed a segnalare ogni questione rilevante ai fini dell applicazione della normativa in materia di protezione dei dati; s impegna in particolare a nominare per iscritto gli incaricati del trattamento, fornendo loro le necessarie istruzioni, conservandone gli estremi identificativi per ogni evenienza o richiesta da parte di AUOC. La nomina dell AUSL4 di Prato non contempla attribuzioni di responsabilità relativamente all esattezza,aggiornamento,completezza,non eccedenza dei dati trattati rispetto alle finalità del trattamento,che restano in capo ad AUOC,né relativamente all ottemperanza ad altri obblighi normativi quali prestazione dell informativa e acquisizione del consenso dell interessato,che restano anch essi,qualora previsti dalla normativa, in capo ad AUOC. Art.11 - Modifiche Il presente atto costituisce la manifestazione integrale della volontà negoziale delle parti che hanno, altresì, preso piena conoscenza di tutte le relative clausole, avendone negoziato il contenuto, e dichiarano quindi di approvare specificamente singolarmente, nonché nel loro insieme e, comunque, a pena di nullità, qualunque modifica alla presente convenzione non sarà valida e vincolante ove non risulti da atto scritto firmato dalla Parte nei confronti della quale la stessa viene invocata. Art. 12 Oneri Fiscali e Registrazione La presente convenzione consta di n. 7 pagine e viene redatta in duplice copia, una per l AUSL 4 di Prato ed una da conservare agli atti dell AUOC. La convenzione è soggetta all imposta di bollo. La spesa è a carico di entrambe le Parti contraenti ed è a suddividersi in parti uguali. L atto è soggetto a registrazione in caso d'uso e il relativo onere farà carico alla parte interessata. ART. 13 Risoluzione
Pag. 10 di 10 Le clausole previste dagli artt. 4, 6 e 7, del presente atto, sono da considerarsi essenziali, talché la violazione di anche una sola di esse, darà luogo alla risoluzione di diritto della convenzione, oltre il risarcimento del danno. Letto approvato e sottoscritto. IL DIRETTORE GENERALE AUSL 4 DI PRATO (Dr. Edoardo Michele Majno) IL DIRETTORE GENERALE AUOC (Dott.ssa Monica Calamai) IL DIRETTORE GENERALE (Dott. Edoardo Michele Majno)