Associazione Italiana Giovani Avvocati Sezione di Palermo La notifica eseguita dall avvocato tramite PEC Ai sensi della L. n 53 del 1994 e successive modifiche 2013-2015
Introduzione Con la legge 53/1994 è stata attribuita agli avvocati la facoltà di notificare in proprio gli atti giudiziari senza la necessaria intermediazione degli ufficiali giudiziari. È fatto noto che la carenza di personale degli uffici UNEP e la rigidità degli orari entro cui è possibile procedere alla notifica tradizionale causano disagi e molto spesso ci costringono a posticipare di molti giorni un attività che normalmente dovrebbe essere compiuta non appena l atto da notificare è ultimato.
Come effettuare la notifica telematica Ai sensi delle successive modifiche alla Legge 53/94 (che nativamente prevedeva la possibilità per l'avvocato di effettuare notifiche in proprio ma senza il mezzo telematico), l avvocato dal 24.05.2013 può procedere alla notifica di un atto anche a mezzo posta elettronica certificata. Tale opportunità è stata resa possibile in particolare e da ultimo, dal D.M. n. 48, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 107 del 9 maggio 2013, recante le modifiche all art. 18 delle regole tecniche del DM 44/2011 (tra l altro rinominandolo notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati ).
LE NOTIFICAZIONI IN PROPRIO DEGLI AVVOCATI 1. PREREQUISITI
Come effettuare la notifica telematica E' necessaria la sussistenza di determinati presupposti: (1) il possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) risultante da pubblici elenchi; in ogni caso la verifica del proprio indirizzo potrà essere eseguita sul Portale dei servizi telematici del Ministero della Giustizia http://pst.giustizia.it/pst/ (dopo aver effettuato il login con smartcard) o, dal 19 giugno 2013 presso il sito http://www.inipec.gov.it/cerca-pec (INI-PEC ovvero Indice nazioalne degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle Imprese e dei Professionisti. Realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il Registro Imprese e gli Ordini e Collegi Professionali. L accesso all INI-PEC è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione) Ecco alcune schermate di esempio:
E' necessaria la sussistenza di determinati presupposti: (2) il rilascio da parte del cliente della procura alle liti a norma dell'articolo 83 del codice di procedura civile; (3) la disponibilità di un indirizzo di PEC del destinatario tratto da pubblici elenchi. (4) il possesso di un dispositivo di firma digitale.
LE NOTIFICAZIONI IN PROPRIO DEGLI AVVOCATI 2. ATTI NOTIFICABILI
Quali atti possono essere notificati Atti in materia civile, amministrativa, penale e stragiudiziale salvo che l autorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente.
LE NOTIFICAZIONI IN PROPRIO DEGLI AVVOCATI 3. SOGGETTI A CUI POTER NOTIFICARE
Soggetti a cui notificare telematicamente Ai sensi dell art. 4 della Legge 53/94 come modificato dalla Legge 24.12.2012 n. 228, Legge di stabilità 2013, a partire dal 15 dicembre 2013 l avvocato potrà procedere alla notifica a mezzo posta elettronica certificata ad un numero più ampio di destinatari. L art. 16 ter della Legge 228/2012 stabilisce infatti la possibilità di notifica di atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale ai soggetti risultanti dai cosiddetti «pubblici elenchi».
Soggetti a cui notificare telematicamente Per pubblici elenchi si intendono quelli previsti da: articoli 4, 5 e 16, comma 12, del decreto legge 18/10/2012, n. 179; articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2; articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia.
Soggetti a cui notificare telematicamente Elenco di cui agli articoli 4, 5 e 16, comma 12, del decreto legge 18/10/2012, n. 179 (soggetti a cui poter notificare via PEC: Cittadini che abbiano comunicato alla pubblica amministrazione, secondo apposite modalità, un proprio indirizzo di posta elettronica certificata, quale proprio domicilio digitale. Imprese individuali di nuova iscrizione e, dal 30 giugno 2013, imprese individuali già iscritte. Pubbliche amministrazioni.
Soggetti a cui notificare telematicamente Elenco di cui all articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185: Imprese costituite in forma societaria in forza dell obbligo di comunicazione dell indirizzo PEC nella domanda di iscrizione al Registro Imprese e, per le imprese già iscritte, entro il termine di 3 anni dall entrata in vigore del decreto. Professionisti iscritti in Albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato. Pubbliche amministrazioni di cui all art. 1, c. 2, del D.Lgs. 30 marzo 2001 n. 165.
Soggetti a cui notificare telematicamente Elenco di cui all articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82: Si tratta dell articolo che introduce il cosiddetto INI-PEC ovvero Indice nazionale degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle Imprese e dei Professionisti. Realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il Registro Imprese e gli Ordini e Collegi Professionali. Detto Registro previsto anche nel Decreto legge 179/2012 doveva essere adottato entro 6 mesi dall entrata in vigore della legge di conversione e così è stato. dal 19 giugno 2013 l'accesso all'ini-pec è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione.
LE NOTIFICAZIONI IN PROPRIO DEGLI AVVOCATI 4. E ADESSO NOTIFICHIAMO: ECCO LE VARIE FASI
Come effettuare la notifica telematica Preliminarmente è necessario predisporre l'atto o gli atti da notificare allegandoli alla PEC che invieremo. Si consiglia di inserirli in una cartella del sistema operativo del proprio computer o del proprio server, anche ai fini della conservazione, per l'ipotesi in cui sia necessario procedere a verifiche in ordine alla validità della notificazione.
sottoscriverlo digitalmente, con l'apposito software fornito assieme al dispositivo di firma Predisposizione dell'atto NOTIFICARE DOCUMENTI INFORMATICI (art. 21 C.A.D.) si tratta di atti creati direttamente in forma elettronica dall'avvocato (atto di citazione, atto di precetto etc ). Oppure, copie digitali degli atti inclusi nel fascicolo telematico ed autenticati dall'avvocato ex art. 52 D.L.90 del 24.06.2014 Per creare il nostro atto da notificare, pertanto dovremo: crearlo con il nostro elaboratore di testi (word, open office etc..) salvarlo in formato pdf-testo copiabile (non scannerizzarlo, quindi!) attraverso l'elaboratore testi (word, open office etc..) o una utilità esterna (c.d. stampante virtuale pdf scaricata da internet: ad esempio CutePDF Writer che permette tramite la funzione virtuale di stampa, di salvare un file.doc in pdf);
Predisposizione dell'atto NOTIFICARE COPIE INFORMATICHE DI ATTI ORIGINARIAMENTE FORMATI SU SUPPORTO ANALOGICO (art 22 CAD*): ovvero scansioni di documenti cartacei provenienti da terzi (ad.es. decreti ingiuntivi, sentenze etc...) Per notificare un documento cartaceo di altri occorrerà: Scannerizzarlo in un unico file.pdf immagine ; Asseverare la copia informatica (nuovo art 18 Dm 44/2011), inserendo la dichiarazione di conformità all'originale, nella relazione di notificazione; *Cosa è il CAD: decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 - Esso costituisce un corpo organico di disposizioni che presiede all'uso dell'informatica come strumento privilegiato nei rapporti tra la pubblica amministrazione italiana e i cittadini dello stato.
La firma PAdES in aggiunta a quella CAdES Ad oggi esistono due tipi di firme digitali: CAdES e Pades. CadES: l'atto firmato (il file) è trasformato da procedimento di codifica, ed assume l estensione.p7m che si aggiunge a quella originale (ad es. procura.pdf diventa procura.pdf.p7m ); PAdES: Con le nuove specifiche tecniche pubblicate il 16 Aprile 2014 in G.U. del 30.4.14, art 12-19bis) è consentita anche la firma PadES: l atto firmato (il file) resta un PDF (senza estensione.p7m) e così si consente al destinatario di aprirlo direttamente da Acrobat Reader. La verifica della firma, infatti, può essere effettuata direttamente dal programma stesso (funzione pannello firma ).
Predisposizione della procura alle liti L'atto/atti da notificare deve/devono essere accompagnato/i dalla procura alle liti, la stessa deve essere predisposta a mente dell'art. 83, comma 3, del codice di procedura civile, il quale prevede due modalità di formazione:
Predisposizione della procura alle liti Può trattarsi di un documento informatico (un file.doc) firmato digitalmente dal cliente ( che dovrebbe essere munito di apposita chiavetta caso ad oggi molto raro, tranne che non si tratti di una azienda) Copia informatica della procura rilasciata su supporto cartaceo, firmata di pugno dal cliente ed autenticata sempre di pugno dall avvocato, scannerizzata ed ulteriormente autenticata tramite apposizione della firma digitale da parte dell avvocato (doppia firma per autentica)
Predisposizione della procura alle liti La procura, così ottenuta, potrà quindi essere allegata unitamente all'atto a cui si riferisce al messaggio PEC con il quale si effettua la notificazione, ottenendo che la medesima sia considerata come apposta in calce a tale atto, come previsto dall'art.18 DM 44/2011. È necessario segnalare l opportunità che la procura sia riferibile all atto, nel senso che la stessa non dovrà essere generica, ma dovrà prevedere richiami univoci al tipo di atto e alle parti.
Predisposizione della relata di notifica Deve essere un documento informatico (non una scannerizzazione da documento cartaceo!). In pratica un file di word esportato in pdf (tramite la funzione Salva con nome o tramite la funzione Esporta nel formato PDF di open office, sotto il menu file, o stampando con una stampante virtuale scaricata da internet: ad esempio CutePDF Writer che permette tramite la funzione virtuale di stampa, di salvare un file.doc in pdf); Deve avere un contenuto minimo essenziale (simile ad una normale relata); Potrà avere ulteriori contenuti eventuali ma obbligatori a secondo del caso specifico. Ad es.: indicazione del procedimento, l indicazione dell Ufficio, della sezione, del ruolo, il nome del Giudice se già incardinato; Dovrà esserci anche l attestazione di conformità se si notificano copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico (ossia cartacei) (vedasi dopo)
Relate di notifica ed attestazioni di conformità - Modelli Ecco dei miei modelli di relata di notifica da utilizzarsi, quanto al primo, in caso di estrazione dell'atto o provvedimento digitale dai registri di cancelleria, quanto al secondo, in caso di scannerizzazione di un atto o provvedimento cartaceo da allegarsi al messaggio di PEC. Tale formule, in assenza di precise indicazioni normative sul testo dell'attestazione di conformità, debbono essere intese come mere indicazioni di massima senza pretese di giustezza e/o completezza di alcun genere e quindi chi le utilizzerà lo farà assumendosene tutti i rischi e sotto la propria responsabilità professionale.
Da digitale a digitale RELAZIONE DI NOTIFICA TELEMATICA AI SENSI DELLA L. n. 53 del 1994 Io sottoscritto Avv.... (...), nell'interesse e quale difensore di.., in forza di procura alle liti posta in calce al ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di... ho notificato, mediante posta elettronica certificata avente indirizzo mittente..., iscritta nel Registro Generale INDirizzi Elettronici REGINDE, l'allegato ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di...ed il decreto ingiuntivo n. del Tribunale di..., nonché la citata procura alle liti (posta in calce al suddetto ricorso), il tutto alla (P.I...), corrente in.., via. n.., in persona del legale rappresentante pro tempore, mediante invio degli atti stessi al seguente indirizzo di posta elettronica certificata della predetta destinataria reperito dal seguente pubblico elenco INI-PEC: http://www.inipec.gov.it/cerca-pec. Si attesta, ad ogni effetto di Legge (art. 16bis comma 9bis del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito in legge con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221 e modificato dall articolo 52 del decreto-legge n. 90 del 24 giugno 2014 convertito in legge con modificazioni dalla L. 114/2014), che il ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di..., la procura allegata allo stesso ex art. 83 c.p.c. da considerarsi apposta in calce nonché il decreto ingiuntivo n. del Tribunale di... sono copie informatiche conformi alle rispettive copie informatiche presenti ed estratte dal fascicolo informatico di cancelleria. La presente relazione di notifica è sottoscritta digitalmente dall Avv.... del foro di...
Da analogico (cartaceo) a digitale RELAZIONE DI NOTIFICA TELEMATICA AI SENSI DELLA L. n. 53 del 1994 Io sottoscritto Avv.... (...), nell'interesse e quale difensore di.., in forza di procura alle liti posta in calce al ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di... ho notificato, mediante posta elettronica certificata avente indirizzo mittente..., iscritta nel Registro Generale INDirizzi Elettronici REGINDE, l'allegato ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di...ed il decreto ingiuntivo n. del Tribunale di..., nonché la citata procura alle liti (posta in calce al suddetto ricorso), il tutto alla (P.I...), corrente in.., via. n.., in persona del legale rappresentante pro tempore, mediante invio degli atti stessi al seguente indirizzo di posta elettronica certificata della predetta destinataria reperito dal seguente pubblico elenco INI-PEC: http://www.inipec.gov.it/cerca-pec. Si attesta, ad ogni effetto di Legge (art. 3 bis, commi 2 e 5, L. n. 53/1994 e art. 18, co. 4, DM n. 44/2011) la conformità agli originali cartacei dai quali sono estratti: del ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di..., della procura allegata allo stesso ex art. 83 c.p.c. da considerarsi apposta in calce nonché del decreto ingiuntivo n. del Tribunale di... La presente relazione di notifica è sottoscritta digitalmente dall Avv.... del foro di...
Da digitale ad analogico (cartaceo) ATTESTAZIONE DI CONFORMITA Si attesta, ad ogni effetto di Legge (art. 16bis comma 9bis del D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito in legge con modificazioni dalla L. 17 dicembre 2012, n. 221 e modificato dall articolo 52 del decreto-legge n. 90 del 24 giugno 2014 convertito in legge con modificazioni dalla L. 114/2014), che il ricorso per decreto ingiuntivo iscritto al n R.G. del Tribunale di..., la procura allegata allo stesso ex art. 83 c.p.c. da considerarsi apposta in calce nonché il decreto ingiuntivo n. del Tribunale di... sono copie analogiche conformi alle rispettive copie informatiche presenti ed estratte dal fascicolo informatico di cancelleria. Avv. Appare necessario evidenziare che l'avvocato che certifica la conformità all'originale è un pubblico ufficiale a tutti gli effetti, con quanto ne consegue anche in termini di responsabilità penali e disciplinari. Ovviamente per il caso di contestazione della validità della notificazione si potrà comunque procedere a tutte le verifiche necessarie utilizzando i files riferibili al messaggio di PEC inviato, alla ricevuta di accettazione ed alla ricevuta di avvenuta consegna.
LA RELATA, COMPOSTA COME SOPRA, DEVE ESSERE SOTTOSCRITTA DIGITALMENTE ED ALLEGATA AL MESSAGGIO DI NOTIFICA
L ATTO CHE L AVVOCATO DEVE NOTIFICARE: Ecco due esempi tipici di atti da notificare (atto di citazione e sentenza): notifica di atto introduttivo (ad es. citazione) e notifica di una sentenza. Nel caso di ATTO DI CITAZIONE sarà necessario allegare: a) l atto firmato digitalmente dall avvocato (creato precedentemente con word e direttamente trasformato in file PDF) (sul punto cfr. nota 1 in calce). b) la procura alle liti, rilasciata all avvocato su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine, ai sensi e per gli effetti dell art. 18 n. 5 del DM 44/2011 così come modificato dal DM 48/2013. L avvocato, in siffatta ipotesi, redige tramite software (word, open office ecc.) la procura alle liti, la stampa, la fa sottoscrivere al cliente, la sottoscrive egli stesso, scansiona successivamente il documento così formato estraendone copia informatica per immagine (PDF) e, prima di allegarla al messaggio PEC, la sottoscrive con firma digitale. c) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto).
Nel caso l atto da notificare sia una SENTENZA consistente in un documento informatico (pdf) sarà necessario allegare: a) la sentenza (documento informatico) b) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto). nel caso l atto da notificare sia una SENTENZA non consistente in un documento informatico l avvocato dovrà: a) estrarre copia informatica per immagine (leggasi: scansionare e ottenere un file PDF) della sentenza formata su supporto analogico (leggasi: cartaceo) e compiere l asseverazione prevista dall art. 22, comma 2, del codice dell amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all originale nella relazione di notificazione a norma dell articolo 3 bis, comma 5 della L. 53/94 e del comma 4 dell art. 18 DM 44/2011. b) la relata di notificazione (per la quale rimando a quanto indicato al precedente punto).
IL MESSAGGIO PEC A questo punto non ci resta che inviare la PEC e notificare il tutto: controlleremo che il mittente corrisponda al nostro indirizzo PEC se utilizziamo un client di posta elettronica multi account; inseriremo l indirizzo PEC del destinatario che abbiamo indicato nella relata; Allegheremo tutti i files firmati digitalmente (estensione.p7m) e quindi almeno un atto e la relata, eventualmente altri atti e procura; Inseriremo obbligatoriamente nell oggetto del messaggio il testo notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994 aggiungendo dopo, lo consiglierei, anche il nome delle parti e/o una breve descrizione dell atto che andiamo a notificare; Effettuati tutti i controlli di cui sopra potremo spedire il messaggio ed attendere le due ricevute di ACCETTAZIONE del messaggio (emessa dal gestore della ns PEC) e di CONSEGNA (emessa e firmata dal gestore della PEC del nostro destinatario e che deve essere di tipo completo.
Se si utilizza per l'invio il servizio Webmail del proprio gestore PEC assicurarsi che sia stata selezionata come tipo di ricevuta quella completa, richiesta per la validità della notificazione dall'art. 18 DM 44/2011; Tale verifica non è necessaria se si invia il messaggio da un programma di posta elettronica di uso comune (Outlook, Thunderbird, Mail) in quanto ad oggi non risulta che alcuno di essi sia dotato della possibilità di scelta della tipologia di ricevuta ed automaticamente viene generata una ricevuta completa ;
Come verificare se la ricevuta è completa? Per verificare se la ricevuta è completa, un sistema pratico consiste nell esaminare la ricevuta di consegna di una PEC di prova che potremo inviare: se essa conterrà in allegato il messaggio originale (il file postacert.eml) ci troveremo di fronte ad una ricevuta di consegna completa!
Il buon fine della notificazione si ha esclusivamente con il recapito nella nostra casella PEC sia della ricevuta di accettazione che della ricevuta di avvenuta consegna. In caso di problemi di ricezione della PEC al destinatario, riceveremo entro 24 ore un avviso di mancata consegna, con l'indicazione dei motivi del mancato buon fine dell'invio del messaggio. Il messaggio di avvenuta consegna quindi è la prova del perfezionamento della notifica e riporta tutte le indicazioni relative al momento esatto in cui la notifica si è perfezionata. Come già detto, alle notificazioni effettuate a mezzo di PEC non si applicano l'obbligo di annotazione delle formalità nel registro cronologico.
La conservazione della ricevuta di consegna La conservazione della ricevuta di consegna, intesa come file, è importantissima per l'uso diretto che se ne può fare, nonché per la verifica successiva della regolarità del procedimento di notifica. Pertanto: 1. Non è sufficiente lasciarla nella casella di posta in entrata del client (programma) di posta elettronica o nella webmail (cioè il sito del nostro gestore di posta elettronica certificata) 2. Bisogna assolutamente salvarla come file autonomo sul disco fisso; 3. Bisogna effettuare il backup regolare delle ricevute; 4. E meglio effettuare i backups ad intervalli regolari su CD ROM o altri supporti da conservare in luogo sicuro.
Stampare una ricevuta di consegna di una PEC, informaticamente è priva di significato perché essa perde ogni certificazione connessa alla firma digitale del gestore del servizio. Pur tuttavia, l'art 9, comma 1 bis della legge 53/1994 consente all'avvocato che ha notificato, di autenticare la copia cartacea della notifica stessa qualora non si possa procedere al deposito con modalità telematiche (ossia consegnando la ricevuta su supporto informatico o depositandola con gli strumenti del PCT) A tal fine sarà necessario stampare il messaggio di PEC di invio della notificazione, tutti gli atti allegati (atto/i notificato e relata), la ricevuta di accettazione della PEC e la ricevuta di avvenuta consegna della PEC ed autenticarne il contenuto;
Un dubbio ancora irrisolto riguarda l eventuale applicabilità alle notifiche eseguite dall Avvocato via PEC dell art. 147 c.p.c., secondo il quale le notificazioni non possono essere eseguite prima delle 7.00 e dopo le 21.00. Secondo la mia opinione, essendo la norma anzidetta un presidio di tutela del riposo e della riservatezza a fronte di eventuali accessi inopportuni (data l'ora..) dell Ufficiale Giudiziario, essa non può essere applicabile alle notifiche via PEC, discreto strumento informatico, consultabile,magari appena svegli. Ovviamente, questa è solo una mia opinione, per cui il consiglio è quello di evitare, ove possibile, l esecuzione di notifiche dopo le 21.00 e prima delle 7.00 del mattino successivo.
Grazie per l'attenzione. Applausi scroscianti con ben accetta ed eventuale standing ovation