IL DENARO IN AZIENDA averne di più di quanto serve... ma quanto ne serve?
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Il denaro in azienda: averne di più di quanto serve...ma quanto ne serve? Mai come oggi l espressione tenere i conti in ordine è stata tanto in voga. Fino a qualche anno fa tuttavia la funzione amministrativa (AFC) era una sorta di cenerentola delle funzioni aziendali. La regina incontrastata infatti per decenni è stata la produzione, le aziende specialmente in Italia (ma non solo) hanno prosperato in un contesto economico dove il prodotto bastava e avanzava. Fare i conti era una necessità postuma per capire come era andato l anno e successivamente per adempiere agli obblighi fiscali e legali imposti dalle normative vigenti. Fino al 2008 devo dire che il ruolo del direttore finanziario qui in azienda era considerato meno di niente, ma nel 2009 le cose sono cambiate. Prima era tutto prodotto e noi eravamo quelli che facevano i consuntivi dato che tenere sotto controllo i costi, le disponibilità e i crediti era quasi superfluo. Poi nel giro qualche mese le cose sono cambiate, è cambiato il nostro amministratore delegato e la prima cosa che ha fatto è stata la nomina di un direttore finanziario dato che fino a qual momento l ufficio composto da una ventina di persone e che curava l amministrazione ne era sprovvisto. Diciamo che il focus della direzione e della proprietà è passato dal prodotto alla finanza con un attenzione agli aspetti economici che prima non erano prioritari. 5
Questa testimonianza raccolta da un direttore amministrativo di una importante realtà produttiva italiana con filiali in tutta Europa, un fatturato di diverse decine di milioni di euro rappresenta quello che la funzione AFC ha subito e sta subendo in questi anni. CAMBIAMENTO è la parola d ordine. In un contesto economico in contrazione, post crisi dove la nuova normalità che tutte le PMI italiane e non solo devono affrontare è composto da incertezze e volatilità, avere sotto strettissimo controllo i numeri rappresenta oggi una questione di vita o di morte (imprenditoriale ovviamente). Ma in realtà più che di cambiamento occorre, forse, parlare di ritorno alle origini della funzione AFC. Infatti non dobbiamo dimenticare che il VERO ruolo che l AFC svolge all interno dell azienda è quello di generare denaro. Per l esattezza, GENERARE TUTTO IL DENARO NECESSARIO ALLA GESTIONE DEI FLUSSI DI CASSA 1. È nella capacità di generare denaro che si può misurare la produttività di chi è incaricato di seguirne le movimentazioni e che questo sia un obiettivo imprescindibile, il risultato da inseguire e da perseguire, ogni direttore amministrativo dovrebbe perfino scriverlo a caratteri cubitali su un cartellone da sistemare bene in vista proprio nell ufficio amministrazione. Una regola aurea è non farsi trovare impreparati in un mondo in cui l imprevisto è sempre in agguato. E per non farsi spiazzare occorre essere metodici. Vediamo di seguito alcune best practice raccolte dall esperienza sul campo. 6
Il denaro in azienda: averne di più di quanto serve...ma quanto ne serve? Una prima norma generale è perciò quella di avere sempre on-line la lista completa di tutti i pagamenti cui l azienda dovrà far fronte nelle settimane successive. La somma degli importi determinerà, in crudi ma categorici termini monetari, qual è il target, il risultato che l area amministrativa deve raggiungere e produrre: tutto il denaro necessario per la gestione di tali spese e anche di più. CLICCA QUI: SCOPRI LA SOLUZIONE PER TE! 7
IL PERCORSO DEL CASH-FLOW AZIENDALE IN 6 PASSI Presumiamo che in un azienda assolutamente immaginaria, ma funzionale per la simulazione esemplificativa che segue, la lista della spesa per un determinato mese abbia fornito, sommando gli importi di ogni singola voce, un totale stimato da calcolare meglio in eccesso che per difetto di 500mila euro. L obiettivo dello staff amministrativo diventerà automaticamente individuare ed azionare leve e strumenti per centrare, attraverso un percorso praticabile, quell obiettivo. 8
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Il denaro in azienda: averne di più di quanto serve...ma quanto ne serve? Questi sono i 6 passi da fare: PASSO 1 Il primo passo è verificare qual è la copertura che ci garantiscono le riba che verranno trasmesse alle banche. Formuliamo in ipotesi che il loro ammontare sia di 200mila euro. Siamo già a metà strada. PASSO 2 Il secondo passo è un esame dei crediti che giungeranno in scadenza entro il mese e che come tali diventano esigibili. Poniamo che l importo complessivo sia di 50mila euro. Si possono mettere in conto ma in questi casi è bene assicurarsi che i venditori si adoperino perché effettivamente si proceda all incasso. Pertanto li si deve contattare personalmente anziché delegare i solleciti a chi ha la responsabilità della rete commerciale. La riscossione dei quei 50 mila euro, nel nostro esempio, ci consentirà di toccare quota 250 mila. PASSO 3 Il terzo passo è un controllo degli insoluti che ci si è trascinati dietro nel mese precedente, intervenendo laddove è possibile per rimuovere problematiche che si sono frapposte. Supponiamo che ci si imbatta in una somma di 75 mila euro che potrebbero essere recuperati se soltanto si invia il tecnico delle assistenze in Giappone a gestire una serie di contestazioni. Non è affare del responsabile amministrativo? Mai chiamarsi fuori. Vista anche la cifra che è in ballo, un corretto atteggiamento è far presente la cosa al titolare e con la sua approvazione prospettare al direttore di produzione l opportunità di una trasferta in Estremo Oriente. Se diventa ragionevole prevedere in entrata anche quei 75 mila euro, ne mancano ora altrettanti per inquadrare l obiettivo. 11
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Il denaro in azienda: averne di più di quanto serve...ma quanto ne serve? PASSO 4 Il quarto passo è un monitoraggio presso il reparto produzione per accertarsi se vi sono consegne che potrebbero essere effettuate e fatturate in tempo utile. Poniamo di riscontrare che possano essere soddisfatti ordini per un importo di 50 mila euro. Porterebbero il computo del denaro generabile a solo 25 mila euro dal plafond che ci si è impegnati a raggiungere. Per far sì che la previsione non risulti troppo aleatoria, è importante verificare nell arco del mese, in sintonia col direttore di produzione, lo stato d avanzamento dei lavori e il rispetto della tempistica stabilita. PASSO 5 Il quinto passo è un coinvolgimento del direttore vendite per studiare come, attuando magari un accorta politica di incentivazioni e di sconti, si possano strappare degli acconti all ordine. Trattandosi di un ramo in cui gli accordi non sempre vanno a buon fine, meglio dimensionare l operazione pianificando 50 mila euro di incassi (che più o meno è la giusta taratura per poter contare su quei 25 mila in entrata che mancherebbero all appello). PASSO 6 L ultima spiaggia. Può succedere che, gratta gratta, i fatidici 400 mila euro si siano rivelati una soglia irraggiungibile o che qua e là si sia peccato un po troppo d ottimismo. È decisamente il caso allora di interpellare gli istituti di credito chiedendo un estensione dei fidi o quantomeno che venga concesso uno sforamento temporaneo. E sono tipi di richieste che vanno inoltrate il più possibile in anticipo piuttosto che quando l acqua è ormai arrivata alla gola. 13
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Il denaro in azienda: averne di più di quanto serve...ma quanto ne serve? L espressione massima dell utilizzo di best practice di tesoreria da parte dell AFC così come suggerito in questo breve report si ha con una attività di: pianificazione che consente di anticipare i fabbisogni e ottimizzare quindi le decisioni. Una recente indagine di Risk & Business Consulting ha evidenziato come a livello di sistemi informativi utilizzati all interno dell area AFC sia ancora elevato e diffuso l utilizzo di fogli elettronici per le attività di tesoreria invece di sistemi software specifici. Questo stato di cose determina molti problemi che non permettono il corretto svolgimento dei compiti dell AFC, problemi che possono essere riassunti nell impossibilità di prendere decisioni corrette basate su dati di fatto. Il ritardo nell aggiornamento dei dati porta l AFC a prendere al contrario decisioni basate su opinioni ed esperienza e porta altresì la Direzione Aziendale, di cui l AFC è oggi il più importante consigliere, a fare altrettanto. Il risultato è l aumento dei rischi che l azienda si assume navigando a vista nel mare tempestoso e pericoloso di questo mondo economico globalizzato, incerto e imprevedibile con un grado si commettere errori di valutazione molto alto. Solo la conoscenza dei dati e in tempo reale può minimizzare questi rischi e di conseguenza minimizzare gli errori. 15
Come avvengono gli errori? Tutti fanno errori, solo che alcuni ne traggono insegnamenti, altri invece li ripetono. Esistono 3 diversi tipi di errori: 1. Errore puro: si ha quando si rileva una misura sbagliata 2. Errore da distrazione/dimenticanza: si verifica quando ci si dimentica di compiere qualche passaggio durante un operazione 3. Errore da lacuna: si ha facendo in modo sbagliato una misurazione di per se giusta L utilizzo nella funzione AFC di adeguati strumenti software permette di minimizzare tutti e 3 i tipi di errore e in alcuni casi di annullarli. 16
Il denaro in azienda: averne di più di quanto serve...ma quanto ne serve? Ne vale la pena secondo te? Un grande aiuto e supporto a tutto questo è quindi rappresentato dall avere i dati economici e finanziari disponibili in tempo reale, condivisibili e corretti. Un grande aiuto lo può dare l adozione di un software di gestione della tesoreria come DOC FINANCE, puoi scoprire di più cliccando il link qui sotto CLICCA QUI: SCOPRI LA SOLUZIONE PER TE! www.sedocfinance.net/docfinance-demo 17