Comune di Siena SERVIZI INFORMATICI

Comune di Siena SERVIZI INFORMATICI ATTO DIRIGENZIALE N 1487 DEL29/09/2015 OGGETTO: DELEGA E AFFIDAMENTO SERVIZI PER LA GESTIONE DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI FINO AL 31.12.2017 AL GRUPPO MAGGIOLI ATTRAVERSO LA PROCEDURA ACQUISTI IN RETE P.A. - MERCATO ELETTRONICO (CIG: ZA91648F26) TIPO ATTO: Atti di Gestione Finanziaria e Amministrativa

OGGETTO: Delega e affidamento servizi per la gestione del processo di conservazione dei documenti informatici fino al 31.12.2017 al Gruppo Maggioli attraverso la procedura Acquisti in Rete P.A. - Mercato Elettronico (CIG: ZA91648F26) IL RESPONSABILE DI P.O. Premesso che: il processo di digitalizzazione e informatizzazione della Pubblica Amministrazione comporta il costante impegno della stessa per assicurare che la gestione documentale sia conforme alle mutevoli e crescenti esigenze di natura tecnico informatica; assume una particolare importanza all'interno del processo di gestione documentale l'attività di conservazione dei documenti informatici, tesa a garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche, per la loro validità a tutti gli effetti di legge; già alcune norme di settore prevedono l'esclusività del mezzo telematico quale canale di comunicazione con la Pubblica Amministrazione; Richiamata la deliberazione GC del 17/09/2015 n. 324 con la quale: si approva l'attivazione del processo di conservazione dei documenti informatici ai sensi del D.Lgs 82/2005 e s.m.i.; si nomina il dottor Guido Collodel, Posizione Organizzativa dei Servizi Informatici del Comune di Siena, responsabile del sistema di conservazione dei documenti informatici, ai sensi della suddetta normativa dandogli mandato per attivare il processo di conservazione sostitutiva nonché di provvedere ai successivi e necessari adempimenti; Visti:

il D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82, così come modificato dal D.Lgs 235/2010, Codice dell'amministrazione digitale (Cad) e in particolare gli artt. 2, c.1, e 44; il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44- bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; il D.P.C.M. 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23- ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; il D.L. 24 giugno 2014 n.90 convertito, con modificazioni, dalla Legge 11 agosto 2014, n. 114. - Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici giudiziari ; la deliberazione n. 39 del 12/02/2015 con la quale la Giunta Comunale approvava il Piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni ai sensi dell'art. 24, comma 3 bis, del decreto legge 24 giugno 2014 n.90; la deliberazione GC n. 26/2014, modificata con deliberazione GC 71/2015, che prevede l'assegnazione dei Servizi Informatici all'interno della Direzione Risorse nelle cui linee funzionali rientra il processo di conservazione sostitutiva; Dato atto che: ai sensi del richiamato art. 44, c. 1 ter, del Cad Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonchè dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche ; per la sua complessità organizzativa e tecnologica, sarebbe particolarmente costoso e inefficiente organizzare internamente all'ente in maniera autonoma il processo di conservazione dei documenti informatici;

Dato atto inoltre che: con atto SZ n. 2739 del 8.11.2001 veniva affidato il servizio di attivazione del nuovo progetto di automazione delle procedure tecnico-amministrative connesse al Servizio Polizia Municipale, nonché l'affidamento della fornitura del sistema denominato METROPOLIS alla Ditta Maggioli Spa; con successivi atti tali procedure Maggioli sono state implementate con l integrazione software Concilia/Metropolis - Software Tradewin per la ge-stione dei mercati e fiere del Comando Polizia Municipale di Siena, con l installazione del software Concilia Sanzioni Amministrative in ambiente Web e con il programma Concilia Multe on-line; con determinazione dirigenziale n. 2087/2012 veniva approvata la fornitura di un nuovo software applicativo per la gestione unica del Protocollo Informatico e degli Atti Amministrativi del Comune di Siena, affidando tale fornitura alla ditta Maggioli Spa Divisione Informatica Via del Carpino 8, Santarcangelo di Romagna, PI 02066400405, n. iscrizione RI 06188330150; con determinazione dirigenziale n. 275 del 13/02/2014 veniva approvata la fornitura del software Concilia Organizer per la gestione dei turni e degli ordini di servizio per il Corpo di Polizia Municipale, affidando tale fornitura alla ditta Maggioli Spa - Divisione Informatica; Precisato che: soprattutto l'applicativo per la gestione unica del Protocollo Informatico e degli Atti Amministrativi del Comune di Siena rappresenta, ai fini della conservazione sostitutiva, uno snodo fondamentale gestendo: deliberazioni, determinazioni, fatture elettroniche, PEC, protocollo; la ditta Maggioli Spa offre sul Mepa i servizi per la gestione del processo di conservazione; la soluzione offerta dalla ditta Maggioli Spa integra nativamente il software IRIDE e J-IRIDE (Sicr@web - applicativo per la gestione unica del Protocollo Informatico e degli Atti Amministrativi) per il versamento automatizzato in conservazione dei documenti informatici; Ritenuto che:

l'integrazione con il software IRIDE e J-IRIDE (Sicr@web) rappresenti la soluzione più efficace, economica ed efficiente per il versamento in conservazione dei documenti informatici alla luce della situazione dei vari gestionali in uso nell'ente; sussistono quindi ragioni di natura tecnica, di cui all art. 57 del d.lgs. 163/2006, per l affidamento alla ditta Maggioli Spa della delega e dell'affidamento dei servizi per la gestione del processo di conservazione; per la complessità della fase di avvio del processo di conservazione occorra prevedere l'affidamento dei servizi fino al 31.12.2017; Precisato che la Maggioli Spa è stata accreditata a svolgere la conservazione dei documenti informatici di cui all art. 44-bis comma 1 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i e iscritta in data 27.07.2015 nell elenco dei conservatori accreditati di cui all art.1 della Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014; Considerato che: l articolo 328 del DPR n. 207/2010 prevede che le Stazioni Appaltanti possono effettuare acquisti di beni e servizi sotto soglia attraverso un confronto concorrenziale delle offerte pubblicate all interno del mercato elettronico MEPA o delle offerte ricevute sulla base di una richiesta di offerta rivolta ai fornitori abilitati; con l art. 328 del suddetto DPR 207/2010 viene razionalizzata la previgente disciplina, tenendo conto delle esperienze maturate dalle Amministrazioni locali nella realizzazione e nella gestione delle procedure di acquisto attraverso mercati elettronici, incluso il mercato elettronico della PA realizzato dal Ministero dell Economia e delle Finanze tramite CONSIP spa; Precisato che: Consip definisce con appositi bandi le tipologie di beni e servizi e le condizioni generali di fornitura, gestisce l abilitazione dei fornitori e la pubblicazione e l aggiornamento dei cataloghi. Accedendo alla Vetrina del Mercato Elettronico o navigando sul catalogo prodotti, le Amministrazioni possono verificare l offerta di beni e/o servizi e, una volta abilitate, effettuare acquisti on line, confrontando le proposte dei diversi fornitori e scegliendo quella più rispondente alle proprie esigenze; l ordine diretto di acquisto (ODA)e la richiesta di offerta (RDO) sono le due modalità di acquisto prevista dalla normativa vigente che permette di acquisire direttamente

sul MEPA beni e servizi con le caratteristiche e le condizioni contrattuali indicate a monte dei singoli bandi; tali modalità di acquisto, per le sue peculiarità, è più adatta ad acquisti frazionati ed esigenze specifiche offrendo alle Pubbliche Amministrazioni i seguenti vantaggi: risparmi di tempo sul processo di acquisizione di beni e servizi sotto soglia, trasparenza e tracciabilità dell intero processo d acquisto, ampliamento delle possibilità di scelta per le Amministrazioni, che possono confrontare prodotti offerti da fornitori presenti su tutto il territorio nazionale, soddisfazione di esigenze anche specifiche delle Amministrazioni, grazie a un ampia e profonda gamma di prodotti disponibili e la possibilità di emettere richieste di offerta; Ritenuto di procedere nel Mepa attraverso la procedura denominata Richiesta Di Offerta (RDO) che è stata pertanto inviata alla ditta Maggioli Spa; Precisato che: nella compilazione della RDO, n. 948565 con scadenza 29.9.2015, è stato inserita una proposta contrattuale per la definizione delle condizioni generali per la delega e l'affidamento dei servizi per la gestione del processo di conservazione; la ditta Maggioli Spa ha fornito correttamente la documentazione richiesta; entro i termini indicati la ditta medesima ha rimesso apposita offerta economica per la delega e l'affidamento dei servizi per la gestione del processo di conservazione fino al 31.12.2017, secondo le specifiche individuate, per un importo di 15.000,00 oltre Iva al 22% pari a 3.300,00 e così per complessivi 18.300,00; l'importo totale si compone secondo le voci individuate nei documenti facenti parte della RDO; Ritenuto quindi di procedere alla delega e all'affidamento dei servizi per la gestione del processo di conservazione fino al 31.12.2017, alla ditta Maggioli Spa; Acquisito il visto di regolarità contabile ai sensi dell art. 151 D.lgs. n. 267/2000 Visti: - Il Regolamento di contabilità del Comune di Siena approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 228 del 24.6.2008;

- Il Regolamento per l ordinamento degli uffici e dei servizi, approvato con deliberazione della Giunta comunale n. 1760/97; - Il D.lgs.n. 267/2000 Testo unico delle leggi sull Ordinamento degli Enti Locali ; - Visto il d. lgs. 163/2006 e in particolare gli artt. n. 57 e n. 125, comma 11; D E T E R M I N A 1. di delegare, per i motivi in premessa esposti, la conservazione dei documenti informatici al Gruppo Maggioli Spa Divisione Informatica Via del Carpino 8, Santarcangelo di Romagna; 2. di approvare l'affidamento dei servizi per la gestione del processo di conservazione fino al 31.12.2017, per un importo di 15.000,00 oltre Iva al 22% pari a 3.300,00 e così per complessivi 18.300,00; 3. di affidare alla ditta Maggioli Spa Divisione Informatica Via del Carpino 8, Santarcangelo di Romagna, PI 02066400405, n. iscrizione RI 06188330150, attraverso il mercato elettronico della PA realizzato dal Ministero dell Economia e delle Finanze tramite CONSIP spa, a seguito dello svolgimento della procedura RDO n. 948565, la fornitura dei servizi per la gestione del processo di conservazione fino al 31.12.2017, per un importo di 15.000,00 oltre Iva al 22% pari a 3.300,00 e così per complessivi 18.300,00 alle condizioni indicate nella documentazione facente parte della RDO; 4. di dare atto che la spesa conseguente il presente provvedimento e nel limite dell impegno, verrà liquidata, nei termini di cui al punto 2) con provvedimento del Dirigente o Responsabile di Posizione Organizzativa, su presentazione di fattura vistata per regolarità dal competente ufficio e subordinatamente alla verifica della regolarità del DURC; 5. di impegnare la spesa di 18.300,00 Iva al 22% compresa nel modo che segue: 5.856,00 al cap. 2900/114 del Bilancio 2015; 8.174,00 al cap. 2900/114 del Bilancio 2016; 4.270,00 al cap. 2900/114 del Bilancio 2017;

di inviare la presente determinazione ai Dirigenti della Direzione Finanziaria per i relativi adempimenti di competenza. Il Responsabile di P.O. COLLODEL GUIDO / ArubaPEC S.p.A.