Pag. 2 di 7 MODIFICHE Rev. Approvazione Data Visto Pagine Modificate Tipo natura della modifica SCOPO Fornire indicazioni sulle modalità di gestione dei casi di lesioni dentarie o di protesi fisse/mobili conseguenti ad una prestazione medico-chrirugica o di smarrimento di protesi dentarie mobili occorse durante l attività assistenziale. Tali attività sono finalizzate a: realizzare il ristoro del danno al paziente attraverso l intervento di competenze professionali specialistiche dell Azienda U.S.L. di Modena; ridurre il numero dei sinistri relativi a danni dentari denunciati ogni anno alla Compagnia di Assicurazione che tutela l Azienda U.S.L. di Modena; ottenere un ritorno in termini di soddisfazione e di fiducia del cittadino nei confronti dell Azienda. DEFINIZIONI Danno dentario: lesione (avulsione, rottura, infrazione) di uno o più elementi dentari - lesione di protesi dentaria fissa/mobile conseguenza di una prestazione medico-chirurgica - smarrimento di protesi dentaria mobile occorsa durante l attività assistenziale. URP: Ufficio relazioni con il pubblico CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica in tutte le circostanze assistenziali in cui un professionista sanitario riscontri o un paziente segnali un danno dentario. Contenuto PREMESSA Nonostante l Azienda U.S.L di Modena abbia ormai da tempo promosso la messa in atto di attività finalizzate alla prevenzione dei danni dentari conseguenti all attività assistenziale (applicazione di
Pag. 3 di 7 dispositivi di protezione durante gli esami esofagogastroduodenoscopici, contenitori colorati per le protesi dentarie mobili, ecc.) il numero di sinistri denunciati ogni anno alla Compagnia di Assicurazione relativi a lesioni dentarie o a smarrimenti di protesi dentarie mobili, continua ad essere rilevante. Si è dunque ritenuto opportuno adottare ulteriori provvedimenti con lo scopo di rafforzare e rendere maggiormente efficaci tali attività di prevenzione. 1) DESCRIZIONE DELL APPARATO STOMATOGNATICO Ogni operatore sanitario che debba eseguire una prestazione medico-chirurgica che possa comportare il rischio di un danno dentario, prima di eseguire la prestazione è tenuto ad esaminare lo stato dell apparato stomatognatico del/la paziente, annotandone la descrizione nella documentazione sanitaria, specificando puntualmente l eventuale presenza di elementi dentari danneggiati (quanti e quali) e/o di protesi dentarie fisse oltre che la presenza di particolari condizioni anatomiche e/o patologiche che potrebbero aumentare il rischio di danno dentario durante la prestazione. 2) SEGNALAZIONE DEL DANNO Quando segnalare Nel caso in cui, in seguito all effettuazione di una prestazione medico-chirurgica (intubazione, esofagostroduodenoscopia, ecc.), si sia verificato un danno dentario; in caso di smarrimento di protesi dentaria nel corso dell attività assistenziale. Chi deve effettuare la segnalazione 1. Il medico che abbia direttamente constatato la lesione dentaria come esito e a causa della propria prestazione. 2. Il responsabile della U.O./Servizio qualora il danno (verosimilmente di lieve entità) non sia rilevato direttamente dal sanitario al momento del suo verificarsi e venga segnalato dal/la paziente o da altri, successivamente alla prestazione. 3. Il responsabile della U.O./Servizio in caso di smarrimento di protesi dentaria. 4. URP (o altro ufficio amministrativo) qualora il/la paziente comunichi in tale sede la circostanza di un danno dentario, anche nelle forma di esplicita richiesta di risarcimento danni/rimborso spese sostenute.
Pag. 4 di 7 Come effettuare la segnalazione In caso di segnalazione contestuale alla prestazione causativa del danno dentario Il medico che ha effettuato la prestazione compila e sottoscrive il modulo di segnalazione di danno dentario (Allegato 1 - Sezione da compilarsi a cura del medico), provvedendo ad informare il/la paziente della possibilità di presa in carico della riparazione del danno dentario da parte dei professionisti odontoiatri e laboratorio odontotecnico dell Azienda U.S.L. di Modena, senza alcuna spesa a suo carico. Dopo aver adeguatamente informato il/la paziente di tale possibilità il medico si cura di far sottoscrivere al/la paziente di essere stato debitamente informato/a (Allegato 1 - Sezione riservata al/la paziente). Il/la paziente dovrà altresì dichiarare e sottoscrivere il fatto di essere disponibile a sottoporsi ad una visita odontoiatrica per una preliminare valutazione del danno dentario e per la pianificazione dei trattamenti necessari. Ad una dichiarazione affermativa seguirà l autorizzazione da parte del/la paziente ad essere contattato/a telefonicamente per l assegnazione di un primo appuntamento. Il modulo così compilato e sottoscritto dal medico segnalante e dal/la paziente viene inviato via fax alla Direzione dello Stabilimento Ospedaliero o alla Direzione di Distretto competenti e all UOC di Odontostomatologia fungendo da formale richiesta di consulenza odontoiatrica. La Direzione dello Stabilimento Ospedaliero o la Direzione di Distretto provvederanno all inoltro della segnalazione ricevuta al Servizio Interaziendale Legale e delle Assicurazioni. In caso di segnalazione interna successiva alla prestazione causativa di danno dentario o in caso di smarrimento Il medico responsabile della U.O./Servizio, a cui afferisce la prestazione causativa del danno dentario o della U.O. /Servizio in cui si sia verificato lo smarrimento della protesi mobile compila il modulo di segnalazione (Allegato 1 Sezione da compilarsi a cura del medico) provvedendo ad informare il/la paziente della possibilità di presa in carico della riparazione del danno dentario da parte dei professionisti odontoiatri e odontotecnici dell Azienda U.S.L. Dopo aver adeguatamente informato il/la paziente di tale possibilità il medico responsabile della U.O./Servizio si cura di far sottoscrivere alla persona interessata di essere stata debitamente informata (Allegato 1 - Sezione riservata al/la paziente). Il/la paziente dovrà altresì dichiarare e sottoscrivere il fatto di essere disponibile a sottoporsi ad una visita odontoiatrica per una preliminare valutazione del danno dentario e per la pianificazione dei trattamenti necessari. Ad una dichiarazione affermativa seguirà l autorizzazione da parte del/la paziente ad essere contattato/a telefonicamente per l assegnazione di un primo appuntamento. Il modulo così compilato e sottoscritto dal medico segnalante e dal/la paziente viene inviato via fax alla Direzione dello Stabilimento ospedaliero o alla Direzione di Distretto
Pag. 5 di 7 competenti e all UOC di Odontostomatologia fungendo da formale richiesta di consulenza odontoiatrica. La Direzione dello Stabilimento Ospedaliero o la Direzione di Distretto provvederanno all inoltro della segnalazione ricevuta al Servizio Interaziendale Legale e delle Assicurazioni. In caso di segnalazione del cittadino successiva alla prestazione causativa di danno dentario o in caso di smarrimento L operatore URP, all arrivo di una segnalazione di danno dentario da parte del cittadino (da cui non si evinca l esplicita richiesta di un rimborso spese per trattamenti odontoiatrici già effettuati), contatta il/la reclamante (se possibile telefonicamente, altrimenti per iscritto), informandolo/a circa la disponibilità alla presa in carico da parte dell Azienda U.S.L per la riparazione del danno dentario; nel caso di comunicazione telefonica, qualora il cittadino dichiari all operatore URP di non avere già provveduto alla riparazione del danno dentario e dichiari altresì la propria disponibilità a sottoporsi ad una visita odontoiatrica per una preliminare valutazione del danno dentario e per la pianificazione dei trattamenti necessari, l operatore URP né darà comunicazione scritta inviandola via fax alla Direzione di Stabilimento/Direzione di Distretto cui afferisce la prestazione/attività assistenziale causativa del danno dentario e all U.O.C. di Odontostomatologia; tale comunicazione, corredata da copia della segnalazione/reclamo inviato dal cittadino, dovrà riportare i dati identificativi dell utente e i recapiti telefonici a cui essere contattato, tutti i dati desumibili dalla segnalazione relativi all evento causativo del danno dentario (data, luogo, modalità, tipologia di danno), le modalità con cui l utente è stato contattato dall operatore URP, la sua disponibilità ad essere preso in carico dall Azienda U.S.L. per la riparazione del danno dentario; tale comunicazione inviata all U.O.C. di Odontostomatologia, varrà come richiesta di consulenza odontoiatrica; qualora invece il cittadino non desse la propria disponibilità alla presa in carico da parte dell Azienda U.S.L, l operatore URP provvederà comunque ad inviare una copia della segnalazione del cittadino con l indicazione del rifiuto della proposta da parte dello stesso, al Servizio Interaziendale Legale e delle Assicurazioni per l apertura del sinistro. Successivamente il Servizio Attività Legali e Assicurative informa l URP referente dell apertura del sinistro. L URP predispone la comunicazione al cittadino dell avvenuto inoltro della segnalazione alla compagnia assicuratrice. Questa comunicazione è a firma del Direttore del Distretto. In caso di richiesta di risarcimento/rimborso delle spese sostenute per la riparazione del danno dentario già effettuata su iniziativa del cittadino al di fuori di questo percorso l operatore URP, provvederà a darne comunicazione al Servizio Interaziendale Legale e delle Assicurazioni per la denuncia alla Compagnia di Assicurazione e la conseguente apertura del sinistro. Successivamente il Servizio Attività Legali e Assicurative informa l URP referente, dell apertura del sinistro. L URP predispone la comunicazione al cittadino dell avvenuto
Pag. 6 di 7 inoltro della segnalazione alla compagnia assicuratrice. Questa comunicazione è a firma del Direttore del Distretto. 3) CONSULENZA ODONTOIATRICA L U.O.C. di Odontostomatologia, ricevuta la richiesta di consulenza odontoiatrica (Allegato 1 - Segnalazione di danno dentario), provvederà a contattare telefonicamente ai recapiti indicati il/la paziente danneggiato/a comunicandogli/le luogo e data della stessa. Lo specialista odontoiatra aziendale provvede ad espletare la propria consulenza atta alla valutazione del danno dentario: lo specialista avrà cura di annotare sull apposito modulo (Allegato 2 Consulenza odontoiatrica - Sezione da compilarsi a cura del medico) la tipologia di lesione rilevata ed i trattamenti necessari per emendarla. Lo specialista odontoiatra avrà altresì cura di informare adeguatamente il/la paziente relativamente ai trattamenti ritenuti necessari (tipologia, tempi, benefici attesi, eventuali rischi/complicanze, ecc) e alle modalità di presa in carico da parte dell Azienda U.S.L. Una volta adeguatamente informato il/la paziente lo specialista dovrà far sottoscrivere formalmente all interessato l accettazione o il rifiuto della presa in carico da parte dell Azienda U.S.L. di Modena (Allegato 2 - Consulenza Odontoiatrica Sezione riservata al/la paziente). Se il/la paziente accetta la proposta di trattamento, lo specialista odontoiatra provvederà a comunicare tempi e luogo di inizio trattamento, annotandoli sull apposito modulo (Allegato 2 - Consulenza Odontoiatrica), che dovrà essere trasmesso anche all URP territoriale di riferimento, nei casi in cui il cittadino abbia presentato la segnalazione di danno attraverso questo Ufficio. Tale sottoscrizione non è assolutamente equiparabile all acquisizione e alla sottoscrizione del modulo di consenso informato, che dovrà essere invece acquisito dallo specialista odontoiatra che effettuerà la prestazione, preliminarmente alla stessa secondo le modalità definite dall apposita procedura aziendale. Se il/la paziente rifiuta lo specialista provvederà a far sottoscrivere il rifiuto (Allegato 2 - Consulenza Odontoiatrica Sezione riservata al/la paziente). 4) CONCLUSIONE DEL TRATTAMENTO Al termine del trattamento odontoiatrico/odontotecnico, il professionista odontoiatra/ odontotecnico avrà cura di far leggere e sottoscrivere all interessato una dichiarazione (Allegato 3 Liberatoria di fine trattamento) in cui si attesta che il danno dentario è stato riparato e che in futuro l interessato nulla avrà da pretendere dall Azienda U.S.L. Tale modulo deve essere trasmesso al Servizio Interaziendale Legale e delle Assicurazioni, così come l informativa nel caso in cui il/la paziente rifiuti il trattamento o ne interrompa uno già in corso. Nel caso di un rifiuto, se il cittadino ha presentato la segnalazione attraverso l URP, il Servizio Interaziendale Legale e delle Assicurazioni informa l URP referente dell apertura
Pag. 7 di 7 del sinistro. L URP predispone la comunicazione al cittadino dell avvenuto inoltro della segnalazione alla compagnia assicuratrice. Questa comunicazione è a firma del Direttore del Distretto. PARAMETRI DI CONTROLLO (INDICATORI) Indicatore Responsabilità rilevazione Responsabilità valutazione N sinistri per danno dentario denunciati all Assicurazione nell anno/n sinistri denunciati nell anno precedente Ufficio Legale Ufficio Legale e U.O. Medicina Legale e Gestione del Rischio