DIREZIONE GENERALE PROTEZIONE CIVILE, PREVENZIONE E POLIZIA LOCALE UNITÀ ORGANIZZATIVA PROTEZIONE CIVILE ALBO VOLONTARIATO (v. 2.4.0) UTENTE ORGANIZZAZIONE VOLONTARIATO Realizzato a cura di: LOMBARDIA INFORMATICA S.p.A.
Sommario INTRODUZIONE... 1 1. UTENTE ORGANIZZAZIONE VOLONTARIATO... 2 2. ACCESSO ALL APPLICAZIONE WEB ALBO VOLONTARIATO... 2 3. SBLOCCA DATI ALBO... 5 4. RICERCA VOLONTARIO... 6 4.1 DETTAGLIO VOLONTARIO... 7 4.2 MODIFICA o ELIMINA DATI VOLONTARIO... 8 5. RICERCA ORGANIZZAZIONE... 8 5.1 VISUALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI RELATIVE ALLE ORGANIZZAZIONI DI VOLONTARIATO... 9 6. INSERIMENTO SEDI LOCALI ORGANIZZAZIONE...14 6.1 MODIFICA o ELIMINA SEDI... 16 7. INSERIMENTO VOLONTARIO...16 6. CERTIFICA DATI ALBO...20 9. INSERIMENTO UTENTE...24 Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato II
INTRODUZIONE L ALBO VOLONTARIATO è una applicazione web nata per la gestione e l aggiornamento delle informazioni relative alle Organizzazioni di Volontariato della Protezione Civile, che hanno sede sul territorio della Regione Lombardia. L applicazione si rivolge, con funzionalità diverse (schema fig. 1), a tre tipologie di utenti: Utenti della Regione Lombardia Utenti delle province lombarde Organizzazioni di volontariato Figura 1 Tutte le funzionalità dall applicazione seguono le direttive previste dalla normativa vigente sul volontariato (REGOLAMENTO REGIONALE 3/2001; LEGGE REGIONALE 16/2004). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 1
1. UTENTE ORGANIZZAZIONE VOLONTARIATO L Utente della Organizzazione è un portavoce della Organizzazione di volontariato che è abilitato ad accedere all applicazione web ALBO VOLONTARIATO con il ruolo di Firmatario per l Organizzazione o di Operatore. All interno dell applicazione web, le funzionalità previste per l Utente della Organizzazione variano in funzione del ruolo ricoperto. Ruolo Firmatario: tale ruolo viene creato dall Utente della Provincia durante l inserimento della organizzazione di riferimento. Attraverso l applicazione web il Firmatario è abilitato a: Ricercare volontari afferenti alla organizzazione di sua competenza, archiviati nella banca dati sottostante l applicazione; Ricercare le organizzazioni di sua competenza; Inserire i dati sui volontari afferenti alla organizzazione di sua competenza; Certificare i dati sui volontari; Creare l accesso all applicazione per l utente con ruolo di Operatore. Ruolo Operatore: tale ruolo viene creato dal Firmatario della organizzazione. Attraverso l applicazione web l Operatore è abilitato a: Ricercare volontari afferenti alla organizzazione di sua competenza, archiviati nella banca dati sottostante l applicazione; Ricercare le organizzazioni di sua competenza; Inserire i dati sui volontari afferenti alla organizzazione di sua competenza; 2. ACCESSO ALL APPLICAZIONE WEB ALBO VOLONTARIATO Per accedere all applicazione web ALBO VOLONTARIATO è necessario: 1. digitare l indirizzo https://www.albovolontariatopc.servizirl.it; 2. cliccare sul link Accedi con CRS ( 1 ) (fig. 2.1). 1 Per un corretto utilizzo della Carta Regionale dei Servizi (CRS) si rimanda la sito www.crs.lombardia.it, accedendo alla sezione LA CRS PER IL CITTADINO. Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 2
Figura 2.1 3. Selezionare il certificato digitale associato alla CRS e premere ok (vedi fig. 2.2). Figura 2.2 4. Inserire il codice PIN associato alla CRS e premere OK (vedi fig. 2.3). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 3
Figura 2.3 5. Nella schermata Identity Provider inserire il proprio indirizzo e-mail e premere Si (vedi fig. 2.4). Attraverso l ausilio del servizio IdPC-RL ( 2 ) (Identity Provider Cittadini di Regione Lombardia) verranno verificate le credenziali dell utente in possesso della CRS valida. Figura 2.4 2 L Identity Provider del Cittadino consente la verifica delle credenziali di un utente che, in possesso di una Smart Card valida e utilizzando un web browser, richiede di accedere ai servizi on-line offerti dai vari enti regionali. In particolare quando un utente richiede l accesso ad un portale erogatore di servizi, questo lo rimanda al componente IdPC-RL per eseguire la sua autenticazione. L autenticazione sarà necessaria a consentire o meno l accesso all applicazione (Si rimanda alla documentazione E-GOV: http://www.crs.lombardia.it/cm/content.jhtml?param1_1=downloadegov). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 4
Autorizzando il trasferimento dei propri dati al servizio IdPC (fig. 2.5), l utente non visualizzerà più la schermata Identity Provider durante i successivi utilizzi dell applicazione. Figura 2.5 3. SBLOCCA DATI ALBO Dopo l apertura della finestra temporale da parte di Regione Lombardia, l Organizzazione risulterà ancora certificata e quindi non è ancora possibile apportare modifiche alla stessa. Per riabilitare tutte le funzioni a disposizione per la modifica dei dati dell Organizzazione e dei volontari, è necessario sbloccare i dati dalla certificazione attraverso il link Sblocca Dati Albo (fig. 2.6). Figura 2.6 Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 5
Il sistema avvisa che Sbloccando i dati dell Albo, la certificazione ottenuta nella precedente finestra temporale verrà persa e di conseguenza, dopo la modifica dei dati, sarà necessario effettuare una nuova certificazione dopo aver ultimato le modifiche (fig. 2.7) Figura 2.7 4. RICERCA VOLONTARIO Attraverso il link Ricerca Volontario, l Utente della Organizzazione ha la possibilità di visualizzare tutti i volontari afferenti alla organizzazione di volontariato di sua competenza (fig. 3.1). Figura 3.1 Ogni volontario è caratterizzato dai seguenti attributi: Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 6
Cognome Nome Codice C.U.R.V.O. Telefono Abitazione Cellulare Operatività esclusiva Foto All interno dell elenco di tutti i volontari della organizzazione, l utente può ricercare un dato volontario definendo, nella sezione Parametri di Ricerca del volontario, uno o più attributi che lo caratterizzano: Nome, Cognome, Codice C.U.R.V.O., Codice Fiscale, Foto del volontario (fig. 3.2). Figura 3.2 4.1 DETTAGLIO VOLONTARIO Cliccando sulle righe relative ai risultati di ricerca dei volontari, si accede alla visualizzazione dei dettagli del singolo volontario; in particolare è possibile visualizzare i dati anagrafici e l elenco delle organizzazioni in cui il volontario è presente. Figura 3.3 In figura 3.3 è illustrata la scheda di dettaglio relativa ai dati anagrafici del volontario. Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 7
Nella figura 3.4 è illustrata invece la scheda di dettaglio relativa all elenco delle organizzazioni in cui il volontario è presente: l organizzazione in cui il volontario risulta operativo è evidenziata in neretto. Figura 3.4 4.2 MODIFICA o ELIMINA DATI VOLONTARIO L utente della organizzazione, attraverso l applicazione web, può modificare o eliminare le informazioni di dettaglio relative ai volontariati afferenti alla organizzazione di sua competenza: 1. visualizzare l elenco dei volontari attraverso il link Ricerca Volontario o selezionare i volontari impostando uno o più parametri di ricerca (Cap. 3); 2. selezionare, attraverso l apposito radio button, il volontario di cui si desidera modificare le informazioni (fig. 3.5) e premere uno dei seguenti bottoni: Modifica dati anagrafici, Modifica competenze, Modifica datore di lavoro, Modifica sedi operative, Modifica Foto o Elimina (fig. 3.6). Figura 3.5 Figura 3.6 5. RICERCA ORGANIZZAZIONE Attraverso il link Ricerca Organizzazione, l Utente della Organizzazione ha la possibilità di visualizzare tutte le Organizzazioni di Volontariato di sua competenza (fig. 4.1). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 8
Figura 4.1 Ogni organizzazione è caratterizzato dai seguenti attributi: Denominazione; Comune nel quale si trova la sede legale dell organizzazione; Indirizzo della sede legale dell organizzazione; Primo Recapito telefonico H24; Secondo Recapito telefonico H24; Livello di operatività dell organizzazione sul territorio provinciale, dato dal rapporto fra il numero di volontari operativi e il numero totale di volontari iscritti all associazione; Organizzazione Regionale di riferimento; Certificata, che indica se i dati sui volontari e sulla organizzazione risultano certificati. 5.1 VISUALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI RELATIVE ALLE ORGANIZZAZIONI DI VOLONTARIATO L Utente della Organizzazione, attraverso l applicazione web ALBO VOLONTARIATO, può visualizzare tutte le informazioni di dettaglio relative alle organizzazioni di sua competenza: 1. visualizzare l elenco delle organizzazioni attraverso il link Ricerca Organizzazione ; 2. cliccare sul record che rappresenta l organizzazione di cui si vuole visualizzare il dettaglio delle informazioni (fig. 4.2). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 9
Figura 4.2 Le informazioni che riguardano le organizzazioni di volontariato sono suddivise nelle seguenti schede: Scheda Organizzazione Scheda Sedi Scheda Elenco volontari Scheda Rappresentante Legale Scheda Coordinatore Scheda DelegatoCCV Scheda Reports Scheda Organizzazione : Scheda che riporta i dati anagrafici della sede legale dell organizzazione selezionata (fig. 4.3). Figura 4.3 Scheda Rappresentante Legale: Attraverso questa scheda è possibile visualizzare i dati anagrafici del Rappresentante Legale della organizzazione (fig. 4.4). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 10
Figura 4.4 Scheda Coordinatore: Attraverso questa scheda è possibile visualizzare i dati anagrafici del Coordinatore (fig. 4.5). Figura 4.5 Scheda Delegato CCV: In questa scheda vengono visualizzati i dati Delegato del Comitato Coordinamento Volontariato (fig. 4.6). Figura 4.6 Scheda Sedi : Scheda che riporta l elenco delle sedi provinciali dell organizzazione selezionata, con le relative informazioni di dettaglio (fig. 4.7). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 11
Figura 4.7 Scheda Elenco Volontari : Scheda che riporta l elenco dei volontari disponibili nelle diverse sedi delle organizzazioni: 1. nel menu a tendina Seleziona una sede, selezionare una delle sedi della organizzazione per visualizzare l elenco dei volontari ad essa afferenti (fig. 4.8); 2. nell elenco dei volontari, cliccare sui singoli volontari per visualizzarne i dati anagrafici (fig. 4.8). Figura 4.8 Attraverso la scheda Elenco Volontari, per ogni volontario selezionato è inoltre possibile: risalire alle informazioni sul suo datore di lavoro, premendo Datore di lavoro (fig. 4.9). visualizzare i dati personali del volontario, premendo Ulteriori Info (fig. 4.9) visualizzare le informazioni relative alle esperienze professionali del volontario, premendo Dettagli (fig. 4.9) Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 12
Figura 4.9 Scheda Reports: In questa scheda (fig. 4.10) sono disponibili al download due tipologie di reports. Figura 4.10 Il primo report (fig. 4.11), contenente i dati dell organizzazione, è disponibile nel formato PDF; Fig. 4.11 Il secondo report (fig. 4.12), contenente l elenco dei volontari dell organizzazione, è disponibile invece nei due formati PDF ed Excel. Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 13
Fig. 4.12 6. INSERIMENTO SEDI LOCALI ORGANIZZAZIONE Per inserire informazioni relative alle sedi locali delle organizzazioni l utente deve: 1. cliccare sul link Ricerca Organizzazione (fig. 5.1); Figura 5.1 2. selezionare, attraverso l apposito radio button, l organizzazione per cui si vuole inserire i dati relativi alle sedi locali; premere Modifica Organizzazione (fig. 5.2). Figura 5.2 3. premere Aggiungi per aggiungere le sedi della Organizzazione (fig. 5.4); Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 14
Figura 5.4 4. dichiarare i dati relativi alla sede della Organizzazione e premere Ok (fig. 5.5). La dichiarazione delle Sedi Operative di una organizzazione deve essere successiva alla dichiarazione della Sede Legale. Figura 5.5 5. verificata la completezza dei dati inseriti, premere Ok (fig. 5.6). Figura 5.6 Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 15
6.1 MODIFICA o ELIMINA SEDI L Utente della Organizzazione, attraverso l applicazione web, può modificare o eliminare i dati relativi alle sedi delle organizzazioni: 1. selezionare, attraverso l apposito radio button, la sede che si desidera eliminare o modificare (fig. 5.7); Figura 5.7 2. premere Rimuovi o Modifica per eliminare o modificare la sede (figg. 5.8-5.9); Figura 5.8 Figura 5.9 7. INSERIMENTO VOLONTARIO La funzione Inserisci Volontario permette di inserire le informazioni relative ai volontari afferenti alle organizzazioni. Prima di inserire un volontario è necessario avere dichiarato una o più sedi locali relative alla organizzazione di riferimento: Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 16
1. cliccare sul link Inserimento Volontario (fig. 6.1); Figura 6.1 2. dichiarare i dati personali del volontario e premere Invia (fig. 6.2). Figura 6.2 3. Nella sezione Lingue Straniere, è possibile selezionare le lingue straniere conosciute dal volontario ed aggiungerle/rimuoverle tramite i tasti freccia.(fig. 6.3); Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 17
Figura 6.3 4. Nella sezione Specializzazioni dichiarare le specializzazioni del volontario: a. dal menu a tendina selezionare una specializzazione fra quelle possedute dall organizzazione di riferimento (vedi fig. 6.4); Figura 6.4 b. nell elenco Ulteriori Informazioni selezionare una o più competenze possedute dal volontario e preme il tasto Doppia freccia (fig. 6.5) Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 18
Figura 6.5 5. Dichiarare le informazioni sul Datore di Lavoro del volontario e premere Invia (fig. 6.6); Figura 6.6 6. Nel menu a tendina Sede, selezionare la sede nella quale opera il volontario (fig. 6.7) e dichiarare se è un volontario con operatività esclusiva (fig. 6.8). Premere Avanti per continuare. Figura 6.7 Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 19
Figura 6.8 7. Caricare la foto del volontario : a. premere Sfoglia per ricercare la foto in formato digitale da allegare. Il File da allegare deve avere le seguenti caratteristiche: formato.jpg, dimensioni comprese fra 50 e 150 KB. b. premere Carica foto per eseguire l upload del file (fig. 6.9). Figura 6.9 6. CERTIFICA DATI ALBO La funzione di certificazione dei dati della Organizzazione e dei suoi volontari è prevista solo per l utente abilitato ad accedere all applicazione web con il Ruolo di Firmatario e relativamente a quelle organizzazioni che presentano almeno tre volontari operativi registrati nell applicazione. Una volta certificata l Organizzazione non sarà più possibile modificare o inserire nuove informazioni sui Volontari e sulla Organizzazione stessa. Per certificare i dati l utente con il Ruolo di Firmatario per l Organizzazione deve: 1. cliccare sul link Certifica dati albo (fig. 7.1); Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 20
Figura 7.1 2. attraverso il pulsante Clicca qui per scaricare il rapporto (fig. 7.2), scaricare il file in formato.pdf che riporta i dati sui Volontari della Organizzazione; Figura 7.2 3. specificare la denominazione della Organizzazione per scaricare il report relativo ai dati della Organizzazione stessa. Tale denominazione è composta dall unione dei campi Sigla, Prima parte e Seconda parte. La denominazione della Organizzazione verrà stampata sul tesserino magnetico del volontario ed è quindi vincolata a numero massimo di caratteri ( Sigla + Prima parte = 25 caratteri; Seconda parte = 25 caratteri). Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 21
Figura 7.3 4. Mediante l uso della CRS, firmare digitalmente i file dei report Per firmare un documento occorre aprire il programma di gestione della firma digitale CRS Manager precedentemente installato e comparirà la seguente maschera. Selezionando la funzione Firma un documento si aprirà la seguente maschera. Selezionando la funzione Sfoglia si aprirà una maschera per la scelta del documento da firmare. Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 22
Impostare la casella Cerca in: Selezionare il Documento da firmare così che il nome del file venga evidenziato nell apposita casella. Selezionare la funzione Apri Una volta selezionato il documento da firmare è possibile iniziare la procedura di firma elettronica inserendo nel lettore di smart-card la CRS del soggetto che intende firmare il documento e selezionando la funzione Firma. Il sistema richiede quindi l inserimento del PIN (il codice segreto di identificazione della carta CRS) Premendo OK dopo aver inserito il codice PIN, il sistema apre la funzione Salva il documento firmato proponendo il nome del file identico a quello selezionato aggiungendo l estensione.p7m che identifica un file firmato con la carta CRS della Regione Lombardia. Occorre quindi selezionare nella casella Salva in: la cartella nella quale salvare il documento firmato Selezionando la funzione Salva il sistema evidenzierà un messaggio di conferma della creazione del documento firmato. Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 23
5. Eseguire l upload dei file appena firmati (con estensione.pdf.p7m) nella sezione Carica i rapporti firmati (fig. 7.3). Figura 7.3 9. INSERIMENTO UTENTE Attraverso l applicazione web, l Utente della Organizzazione che ricopre il Ruolo di Firmatario può abilitare nuovi utenti ad accedere all applicazione stessa con il ruolo di Operatore: 1. cliccare sul link Inserimento Utente (fig. 8.1); Figura 8.1 2. dichiarare Nome, Cognome, indirizzi e-mail e Codice Fiscale dell utente per il quale si desidera creare l accesso alla applicazione; 3. verificare il Ruolo da associare all utente e l organizzazione di riferimento; 4. premere Salva Modifiche per concludere l operazione (fig.8.2) Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 24
Figura 8.2 Manuale Albo Volontariato Utente Organizzazione Volontariato 25