GRUPPO TELLERINI Modello di Organizzazione e di gestione ex Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 PROCEDURE Marzo 2010
SOMMARIO 1 PROTOCOLLO A1: PROCEDURA PER ACQUISIZIONE, GESTIONE E DESTINAZIONE DI CONTRIBUTI PUBBLICI...4 1.1 SCOPO... 4 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 4 1.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 4 1.4 MODALITÀ OPERATIVE... 4 2 PROTOCOLLO A2: GESTIONE DEI RAPPORTI CON ENTI PUBBLICI ED AUTORITA IN OCCASIONE DI VERIFICHE, CONTROLLI E ACCERTAMENTI E NELLA GESTIONE DEI CONTENZIOSI GIUDIZIALI E STRAGIUDIZIALI...6 2.1 SCOPO... 6 2.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 6 2.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 6 2.4 MODALITÀ OPERATIVE... 6 3 PROTOCOLLO A3: GESTIONE DEI FORNITORI E DEGLI APPROVVIGIONAMENTI (EXTRA PRODOTTI CHIMICI,IMBALLI E TRASPORTI)...8 3.1 SCOPO... 8 3.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 8 3.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 8 3.4 MODALITÀ OPERATIVE... 8 4 PROTOCOLLO A4: PROCEDURA ASSUNZIONE PERSONALE DIPENDENTE...10 4.1 SCOPO... 10 4.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 10 4.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 10 4.4 MODALITÀ OPERATIVE... 11 4.4.1 Assunzioni di personale non dirigente... 11 4.4.2 Assunzione di dirigenti e/o passaggio alla qualifica di dirigente... 11 5 PROTOCOLLO A5: PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE FATTURE ATTIVE CLIENTI/INCASSI...12 5.1 SCOPO... 12 5.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 12 5.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 12 5.4 MODALITÀ OPERATIVE... 13 6 PROTOCOLLO A6: PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE FATTURE FORNITORI14 6.1 SCOPO... 14 6.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 14 6.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 14 6.4 MODALITÀ OPERATIVE... 14 7 PROTOCOLLO A7: PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI DI CASSA...17 7.1 SCOPO... 17 7.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 17 7.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 17 7.4 MODALITÀ OPERATIVE... 17 8 PROTOCOLLO A8: PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI RIMBORSI SPESE...19 8.1 SCOPO... 19 Marzo 2010 ii
8.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 19 8.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 19 8.4 MODALITÀ OPERATIVE... 19 9 PROTOCOLLO A9: GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE...22 9.1 SCOPO... 22 9.2 CAMPO DI APPLICAZIONE... 22 9.3 RESPONSABILITÀ E FUNZIONI... 22 9.4 MODALITÀ OPERATIVE... 22 Marzo 2010 iii
1 PROTOCOLLO A1: PROCEDURA PER ACQUISIZIONE, GESTIONE E DESTINAZIONE DI CONTRIBUTI PUBBLICI 1.1 Scopo La presente procedura descrive le modalità di acquisizione, gestione e destinazione di contributi pubblici. 1.2 Campo di applicazione La presente procedura si applica nell ambito di progetti che prevedono l utilizzo di contributi pubblici sotto qualunque forma (a fondo perduto, in conto capitale, ecc). 1.3 Responsabilità e funzioni Consiglio di Amministrazione: decide la necessità di realizzare un investimento (impianti, attrezzature, servizi). Amministratore Delegato: incarica un responsabile tecnico del progetto; controfirma i documenti di richiesta di liquidazione del contributo. Direttore Amministrativo e Responsabile tecnico del progetto: redigono l istruttoria di richiesta dei contributi; firmano i documenti di richiesta di liquidazione del contributo; trasmettono la documentazione all Organismo di Vigilanza. 1.4 Modalità operative L Amministratore Delegato incarica per iscritto un Responsabile Tecnico del Progetto. Il Responsabile Tecnico del Progetto e il Direttore Amministrativo redigono, ognuno per le proprie competenze, l istruttoria della richiesta del contributo pubblico. Marzo 2010 4
Nella redazione dell istruttoria è fatto divieto, come riportato anche nel Codice Etico, di fornire dati falsi e/o insufficienti relativi all Azienda (parametri, fatturato, numero di dipendenti, ecc) al fine di trarne un vantaggio per l ottenimento del contributo. Sia nel caso in cui l erogazione del contributo sia prevista in un unica soluzione al completamento dell investimento, sia nel caso di erogazioni a stato di avanzamento lavori, il Responsabile tecnico e il Direttore Amministrativo firmano i documenti di richiesta di liquidazione del contributo e li sottopongono anche alla firma del Presidente e/o dell Amministratore Delegato. Il Direttore Amministrativo deve, all atto della richiesta dei contributi, trasmettere all Organismo di Vigilanza tutta la documentazione relativa all istruttoria svolta; nel caso di ottenimento dei contributi deve anche trasmettere l attestato di avvenuta liquidazione. L Organismo di Vigilanza ha pieni poteri di ispezione e controllo del presente processo. Marzo 2010 5
2 PROTOCOLLO A2: GESTIONE DEI RAPPORTI CON ENTI PUBBLICI ED AUTORITA IN OCCASIONE DI VERIFICHE, CONTROLLI E ACCERTAMENTI E NELLA GESTIONE DEI CONTENZIOSI GIUDIZIALI E STRAGIUDIZIALI 2.1 Scopo La presente procedura descrive le modalità di gestione delle verifiche e/o delle ispezioni da parte di Autorità e/o Enti pubblici. 2.2 Campo di applicazione Verifica e/o ispezioni di natura ambientale, sicurezza nei luoghi di lavoro, fiscale, ecc, da parte di Autorità quali ad esempio, Arpa, Carabinieri, Guardia di Finanza, Ausl, Vigili Urbani, Ispettorato del Lavoro, ecc. 2.3 Responsabilità e funzioni Personale: avvisa il Presidente Amministratore Delegato (in sua assenza il Vice Presidente), il Presidente del Collegio Sindacale (in sua assenza uno dei Sindaci) e l Organismo di Vigilanza; avvisa il Responsabile della funzione interessata dalla verifica e/o dall ispezione; Responsabile di Funzione: accompagna l ispettore nello svolgimento delle attività di verifica/ispezione; redige un verbale di ispezione Presidente: informa il cda dell accaduto; relaziona l esito all OdV. 2.4 Modalità operative Il personale che dovesse incorrere in una verifica e/o ispezione da parte di un Autorità pubblica, deve tempestivamente darne comunicazione al Presidente Marzo 2010 6
Amministratore Delegato (in sua assenza il Vice Presidente), il Presidente del Collegio Sindacale (in sua assenza uno dei Sindaci) e l Organismo di Vigilanza il di cui almeno un componente ha facoltà di presenziare all attività ispettiva condotta dai pubblici funzionari. Al termine dell ispezione il Responsabile della funzione presente, qualora non venga redatto alcun verbale da parte dell autorità ispettiva, deve redigere e firmare un verbale ad uso interno. Il Presidente informa tempestivamente il Consiglio di Amministrazione dell accesso ispettivo e, in itinere, degli esiti provvisori e definitivi dello stesso. All esito, relazionerà anche direttamente all OdV, il quale provvederà a conservare la documentazione ricevuta. La gestione di contenziosi giudiziali in generale nonché di quelli stragiudiziali nei confronti di soggetti pubblici deve essere periodicamente segnalata all Organismo di Vigilanza da parte del Presidente Amministratore Delegato, il quale provvederà a relazionare anche sull attività posta in essere dai professionisti eventualmente incaricati di detta gestione. Le richieste formali epistolari di dati, informazioni e documenti inerenti l attività amministrativa ed istituzionale della Società, compresi gli avvisi di accertamento di ogni tipo, che pervengono da Enti Pubblici ed Autorità devono essere portate tempestivamente dal Presidente all attenzione dell Organismo di Vigilanza e del Consiglio di Amministrazione che delibera in merito alla replica da fornire. Marzo 2010 7
3 PROTOCOLLO A3: GESTIONE DEI FORNITORI E DEGLI APPROVVIGIONAMENTI (EXTRA PRODOTTI CHIMICI,IMBALLI E TRASPORTI) 3.1 Scopo La presente procedura descrive le modalità di: gestione degli approvvigionamenti e dei contratti d acquisto extra prodotti chimici, imballi e trasporti. 3.2 Campo di applicazione Acquisto di beni e materiali tranne prodotti chimici, attrezzature, imballi, servizi e trasporti superiori a 1000 euro. Per quanto riguarda invece la qualifica dei fornitori e gli approvvigionamenti di prodotti chimici, attrezzature, imballi, servizi e trasporti, si rimanda alla procedura aziendale denominata ordini ai fornitori in vigore. 3.3 Responsabilità e funzioni Il Responsabile di funzione: stabilisce i requisiti della fornitura effettua l indagine di mercato ove necessario redige e firma l ordine d acquisto controlla e valuta l operato del fornitore gestisce i contratti e gli ordini di acquisto Il Responsabile Amministrativo: controfirma e autorizza l ordine di acquisto 3.4 Modalità operative Gli addetti di settore collaborano all individuazione della necessità di acquisto di beni o fornitura di servizi e/o interventi presentandole al proprio responsabile di funzione, esclusivamente in caso di superamento di 1000 Euro/cad. Al di sotto di tale soglia la procedura si applica in forma ridotta e l acquisto può essere Marzo 2010 8
effettuato direttamente anche da parte del Responsabile di funzione, ad esclusione delle attrezzature inerenti il servizio di prevenzione e protezione, che vanno scelte, attuate e verificate da Responsabile della sicurezza e dal responsabile Tecnico. Ove necessario, il responsabile di funzione esegue un indagine di mercato per verificare i prezzi e la loro congruità di mercato ed inoltrano una richiesta di preventivo al fornitore via fax o per telefono. In caso di emergenza la fornitura può essere richiesta rivolgendosi a fornitori che non siamo stati preventivamente qualificati, a condizione di effettuare accurati controlli in fase di accettazione e di tenere sotto stretta sorveglianza le attività coinvolte dal nuovo acquisto per periodi di tempo che dovranno essere stabiliti dal responsabile di funzione. L ordine d acquisto viene verificato e firmato dal Responsabile di funzione e successivamente siglato per approvazione dal Responsabile Amministrativo. In caso d urgenza il responsabile di funzione, in stretto accordo con il Responsabile Amministrativo, può emettere un ordine di acquisto anche presso un fornitore non inserito nell elenco, purché ne siano stati comunque verificati i requisiti. Marzo 2010 9
4 PROTOCOLLO A4: PROCEDURA ASSUNZIONE PERSONALE DIPENDENTE 4.1 Scopo La presente procedura descrive le modalità di assunzione del personale dipendente. 4.2 Campo di applicazione Assunzione da parte del Gruppo Tellerini di personale dipendente a tutti i livelli: dirigenti; quadri; impiegati; operai. 4.3 Responsabilità e funzioni Assemblea degli Azionisti: delibera l assunzione di dirigenti; delibera il passaggio di personale interno alla qualifica di dirigente. Amministratore Delegato: ha la delega per l assunzione di operai, impiegati e quadri; firma il contratto di assunzione. Responsabile di funzione: manifesta la necessita di assumere personale (non dirigente) per il proprio servizio/settore aziendale; esegue il colloquio assieme ad un collega della medesima funzione; valuta il candidato. Marzo 2010 10
4.4 Modalità operative 4.4.1 Assunzioni di personale non dirigente Il Responsabile di funzione manifesta l esigenza di assumere personale per il proprio settore aziendale al Presidente e/o al Consiglio di Amministrazione. Il Responsabile di funzione ricerca i curriculum vitae tramite banca dati, passaparola e/o agenzie specializzate. Il Responsabile di Funzione assieme a un collaboratore della medesima funzione, prende visione dei curriculum vitae coerenti con le necessità della funzione da ricoprire. Il Responsabile di Funzione e un collaboratore della medesima funzione procedono all esecuzione dei colloqui e, se il parere è favorevole, l Amministratore Delegato procede all assunzione del candidato. Prima dell assunzione il Medico Competente esegue idonea visita. 4.4.2 Assunzione di dirigenti e/o passaggio alla qualifica di dirigente Il Consiglio di Amministrazione convoca un Assemblea degli Azionisti che delibera in merito alla necessità di assunzione di un dirigente e/o del passaggio alla qualifica di dirigente. Se l Assemblea concorda su tale esigenza, autorizza, tramite delibera, il Consiglio di Amministrazione a selezionare un candidato e/o a formalizzare il passaggio di qualifica. Il Consiglio di Amministrazione valuta i candidati e procede all assunzione delegando, per l esecuzione della delibera, il Presidente e/o l Amministratore Delegato. L attività di selezione deve essere formalizzata in una scheda contenete almeno le generalità del candidato, la figura professionale ricercata e i soggetti che hanno eseguito il colloquio per conto dell Ente. Tale scheda deve essere firmata dai selezionatori, archiviata pressa la segreteria e inoltrata dal Responsabile di Funzione in copia all Organismo di Vigilanza. Marzo 2010 11
5 PROTOCOLLO A5: PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE FATTURE ATTIVE CLIENTI/INCASSI 5.1 Scopo La gestione delle fatture attive costituisce un processo delicato ed importante in quanto è direttamente collegato al conseguimento dei ricavi e ai flussi finanziari positivi della società. Deve essere quindi garantita la tempestività, la massima correttezza nei controlli da parte delle funzioni aziendali interessate. 5.2 Campo di applicazione La presente procedura regola i flussi documentali ed i controlli previsti nella gestione delle fatture attive. 5.3 Responsabilità e funzioni Direttore Amministrativo: archivia la documentazione (contratti, incarichi,convenzioni,ecc) non emessa direttamente da Tellerini Spa; consegna copia della documentazione di cui sopra alle funzioni aziendali interessate; controlla e consegna all Ufficio Contabilità Clienti i documenti relativi alla contabilità clienti; Ufficio Contabilità Clienti emette le fatture; archivia bolle e documenti di trasporto emessi nei confronti dei clienti; stampa gli estratti conto dei clienti; Ufficio Cassa/Tesoreria cura gli incassi delle fatture attive; sollecita incassi; segnala al Direttore Amministrativo ritardi di incassi; Marzo 2010 12
Segreteria archivia la documentazione (ddt,fatture,conferme di vendita,ecc) non emessa direttamente da Tellerini Spa e consegna l originale al Direttore Amministrativo. 5.4 Modalità operative Per una puntuale, corretta ed efficace gestione della fatture attive, l Amministrazione della Società, deve disporre dei seguenti documenti: 1. ordini; 2. conferme di vendita; 3. accordi di fornitura eventuali; 4. bolle e/o documenti di trasporto emessi nei confronti di Clienti; Se gli atti indicati nei precedenti punti 1,2,3,4 non fossero stati emessi direttamente dalla Tellerini S.p.A. ma ad esempio da un cliente, la segreteria deve protocollarli in ordine di ricevimento e consegnare l originale al Direttore Amministrativo che curerà la corretta archiviazione e consegnerà copia alle funzioni aziendali interessate (Responsabili dei servizi tecnici aziendali Ufficio Clienti UC etc.) Le bolle e/o documenti di trasporto emessi nei confronti di Clienti devono essere consegnati all Ufficio Clienti. Ogni mese l Ufficio Contabilità Clienti deve procedere alla stampa degli estratti conto dei clienti e attivare il sollecito incassi, segnalando al Direttore Amministrativo situazioni scadute. Marzo 2010 13
6 PROTOCOLLO A6: PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE FATTURE FORNITORI 6.1 Scopo La gestione delle fatture passive costituisce un processo delicato ed importante in quanto è direttamente collegato agli esborsi finanziari della società. Deve essere quindi garantita la tempestività e la massima correttezza nei controlli da parte delle funzioni aziendali interessate. 6.2 Campo di applicazione La presente procedura regola i flussi documentali ed i controlli previsti nella gestione delle fatture passive. 6.3 Responsabilità e funzioni Ufficio Contabilità Fornitori cataloga e archivia i documenti necessari per la fatturazione passiva; gestisce contabilmente il processo di fatturazione passiva; Ufficio Cassa/Tesoreria si occupa del processo di liquidazione delle fatture. Direttore Amministrativo e/o Amministratore Delegato dispongono il pagamento mediante il codice personale di home banking ed occasionalmente a mezzo contanti o assegni bancari. 6.4 Modalità operative Per una puntuale, corretta ed efficace gestione della fatture passive, l Ufficio Contabilità Fornitori UCF (Contabilità) deve disporre dei seguenti documenti: 1. ordini di acquisto, completi di numero di protocollo e data (quando presenti); 2. contratti di appalto, subappalto, (per forniture e/o prestazioni di servizi etc.); 3. lettere e/o contratti di incarico a professionisti; Marzo 2010 14
4. bolle e/o documenti di trasporto; Gli uffici e/o funzioni aziendali competenti devono consegnare/trasmettere nei tempi previsti all Ufficio Contabilità Fornitori (UCF) i documenti di cui sopra e in particolare: accordi quadro e/o listini, devono essere trasmessi entro 10 giorni dalla loro stipula/ricevimento e da qualsiasi successivo aggiornamento; ordini di acquisto, contratti, lettere di incarico (quando essi si formano/esistono); bolle di accompagnamento/documenti di trasporto, in originale e contenenti i visti per presa in consegna e conformità della merce (quando essi si formano/esistono); L Ufficio acquisti di Syntel riceve i documenti di trasporto dalla Logistica, ne controllo la quantità ed eventuali riserve con l ordine emesso, registra il movimento di magazzino a sistema ed inoltra il documento di trasporto verificato all Ufficio Contabilità Fornitori che riverifica le fatture. L Ufficio Contabilità Fornitori ha il compito della gestione contabile delle fatture passive e in particolare: raccogliere giornalmente le fatture; effettuare i controlli di quantità - prezzo IVA - quadratura del documento e carico del magazzino se prodotti chimici; effettuare il controllo dei termini e delle condizioni di pagamento pattuite; numerare e registrare la fattura in contabilità generale; le fatture che necessitano di un controllo di merito e devono essere attribuite alla commessa e/o centro di costo di competenza, devono essere consegnate in originale ai vari tecnici responsabili per l effettuazione dei dovuti controlli, con l indicazione della commessa di riferimento e apposizione del visto di accettazione; ricercare le bolle di accompagnamento e/o i documenti di trasporto da allegare alla relativa fattura; la fattura non deve essere liquidata fino all arrivo di documentazione rettificativa e/o di nuova fattura corretta (si deve annotare/segnalare il blocco del pagamento); Marzo 2010 15
le fatture in originale regolarmente controllate e registrate, corredate della relativa documentazione, devono essere archiviate negli appositi contenitori in ordine progressivo di numerazione. L Ufficio Cassa/Tesoreria si occupa della liquidazione delle fatture passive e in particolare: le fatture saranno liquidate solo se, dalla fase dei controlli indicati nei punti precedenti, risulteranno corrette e rispondenti alla documentazione in possesso dell azienda e alle procedure sopradescritte; la liquidazione della fattura avviene con le seguenti forme di pagamento: o ricevuta bancaria, o bonifico bancario; o occasionalmente contanti o assegni. deve essere stampato un elenco dettagliato (distinta) delle fatture in pagamento, suddiviso per forma di pagamento (RIBA BB) e data di scadenza; prima di dare la disposizione definitiva di pagamento a mezzo home banking, la distinta di cui al precedente punto precedente, contenente il visto dell ufficio cassa, deve essere sottoposta al Direttore Amministrativo e/o all Amministratore Delegato; l addetto ufficio cassa effettua il pagamento con codice home banking; il pagamento delle fatture per cassa sono consentite solo per importi non superiori a Euro 1.000,00 (tranne note spese e compensi amministratori) sempre a fronte di fattura vistata dal responsabile e corredata dai documenti di cui sopra. Marzo 2010 16
7 PROTOCOLLO A7: PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE OPERAZIONI DI CASSA 7.1 Scopo La procedura regola i flussi documentali ed i controlli previsti nella gestione delle operazioni di cassa. 7.2 Campo di applicazione Per CASSA devono transitare soltanto operazioni di importo limitato per l acquisizione di beni e servizi di piccola entità. La gestione della CASSA costituisce un processo delicato in quanto è direttamente collegato agli esborsi finanziari della società. Deve essere quindi garantita la massima correttezza nei controlli da parte delle funzioni aziendali interessate, prima di procedere all esborso di somme in contanti. 7.3 Responsabilità e funzioni Direttore Amministrativo Autorizza uscite di cassa superiori a 1.000 euro Conserva i report contenenti le operazioni di cassa effettuate Ufficio contabilità Registra le somme entrate e uscite dalla cassa Versa le somme incassate nei conti correnti della società Consegna settimanalmente un report al Direttore Amministrativo con le operazioni di cassa effettuate 7.4 Modalità operative Entrate di Cassa Marzo 2010 17
Le somme incassate in contanti e /o a mezzo di assegni bancari vanno registrate in contabilità all atto del loro ricevimento; Tali somme vanno tempestivamente versate nei conti correnti bancari della Società, in modo da ridurre al minimo l ammontare delle somme depositate in Cassa, onde limitare gli eventuali danni dovuti a furti e/o ad altre cause; Il contante e/o gli assegni bancari vanno custoditi nella cassaforte della Società, la cui combinazione deve essere conosciuta solo dagli addetti della contabilità. Uscite di Cassa La Cassa va utilizzata per pagamenti di importo unitario non superiore ad Euro 1.000,00; in caso di particolare urgenza e necessità, le uscite di Cassa di importo superiore, devono essere preventivamente autorizzate dal Direttore Amministrativo e/o dall Amministratore Delegato; Ogni Uscita di Cassa deve essere supportata da valida documentazione (vedasi Procedura per gestione fatture fornitori Procedura rimborsi spese ); Ogni operazione deve essere tempestivamente registrata in contabilità; Ogni fine settimana deve essere consegnato al Direttore Amministrativo un report contenente tutte le operazioni di Cassa effettuate nel periodo (modulo cartaceo e/o file via e-mail); Marzo 2010 18
8 PROTOCOLLO A8: PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI RIMBORSI SPESE 8.1 Scopo La procedura regola i flussi documentali ed i controlli previsti nella gestione dei rimborsi spese. 8.2 Campo di applicazione La gestione dei rimborsi spese al personale dipendente costituisce un processo delicato ed importante in quanto direttamente collegato ai costi ed agli esborsi finanziari della società. Deve essere quindi garantita la massima puntualità nei controlli da parte delle funzioni aziendali interessate e la corretta formalizzazione e documentazione delle spese oggetto di rimborso. Non rientra in questa procedura l indennità chilometrica casa lavoro. 8.3 Responsabilità e funzioni Dipendenti che devono essere rimborsati Compilano e sottoscrivono l apposito modulo di rimborso spese Consegnano il modulo di rimborso spese all ufficio contabilità entro il giorno dieci del mese successivo a quello di competenza; Ufficio contabilità Registra le operazioni Effettua i rimborsi 8.4 Modalità operative I rimborsi spese vanno richiesti mediante la compilazione del modulo predisposto dall azienda. (come quello riportato di seguito). Marzo 2010 19
IL MODULO PER RICHIESTA DI RIMBORSO SPESE, VALIDO SIA PER RIMBORSI CHILOMETRICI SIA PER RIMBORSO SPESE A PIE DI LISTA, DEVE ESSERE PRESENTATO ALL UFFICIO CONTABILITA ENTRO IL GIORNO DIECI DEL MESE SUCCESSIVO A QUELLO DI COMPETENZA. Rimborso chilometrico Dietro preventiva autorizzazione del Responsabile del Servizio aziendale di competenza, è consentito l uso dell auto personale del dipendente per motivi di lavoro, al di fuori del territorio comunale ove ha sede l Azienda. Il rimborso è quantificato mediante indennità chilometrica rilevabile da Tariffa ACI per il tipo di autovettura utilizzata. Rimborso spese a piè di lista I documenti giustificativi (scontrini,ricevute taxi, parcheggi,tagliandi autostradali etc.) vanno allegati al modulo di rimborso Quando possibile, richiedere fattura intestata a Tellerini S.p.A. e consegnarla tempestivamente all ufficio Contabilità. Al fornitore vanno comunicati i dati fiscali della Società necessari per l emissione della fattura Sugli scontrini e sulle ricevute va sempre indicato: Tellerini S.p.A. ed il nominativo del dipendente che sostiene la spesa Su tutti gli scontrini e/o ricevute dei taxi o altro mezzo pubblico di trasporto deve essere indicato il tragitto percorso; nelle ricevute relative ai parcheggi va indicata la targa dell autovettura Nelle ricevute per pasti va indicato se si tratta di pranzo o cena e vanno altresì individuati gli altri eventuali commensali (Esempio: cliente fornitore professionista etc.) Ai dipendenti non sono rimborsabili le spese di ristorazione sostenute nel comune dove ha sede l azienda, se non comprendono anche terzi Ogni modulo di richiesta rimborso spese va sottoscritto nell apposito spazio dal dipendente e dal responsabile del servizio aziendale competente quale autorizzazione al rimborso. Marzo 2010 20
TELLERINI SPA MODULO PER RICHIESTA RIMBORSO KM e SPESE PIE' DI LISTA NOME RICHIEDENTE TIPO AUTOVETTURA TARIFFA ACI DATA MOTIVO E DESCRIZIONE DELLA SPESA KM ALL importo VISTO AUTORIZZAZIONE TOT KM RIMBORSO KM TOTALE SPESE PAG. C/CREDITO TOT. DA RIMBORSARE Autorizzazione al rimborso Il Responsabile del Servizio Aziendale DATA FIRMA del PERCIPIENTE Marzo 2010 21
9 PROTOCOLLO A9: GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE 9.1 Scopo La presente procedura descrive le modalità di: entrata e uscita di risorse finanziarie. 9.2 Campo di applicazione Movimentazione in entrata e uscita di risorse finanziarie 9.3 Responsabilità e funzioni Il Responsabile di funzione: Appone firma di controllo su tutte le fatture passive; Il Responsabile Amministrativo/Finanziario: Verifica periodicamente il mastro di cassa; Effettua a campione il riscontro tra i dati contabili e le risultanze dei clienti; Supporta e gestisce le condizioni bancarie; 9.4 Modalità operative tutti i pagamenti (di ordini emessi secondo la procedura A3) devono prevedere una adeguata separazione di responsabilità tra: o Chi ordina/riceve un bene o un servizio; o Chi riceve la fattura giustificativo e lo abbina all ordine ed al ricevimento; o Chi istruisce il pagamento; o Chi autorizza pagamento, previo esame della documentazione giustificativa; Nel caso in cui l ordine, di importo superiore a 5.000, venga effettuato da chi gestisce le risorse finanziarie, l ordine deve essere preventivamente autorizzato da un membro del CdA; Marzo 2010 22
non è concesso autorizzare un pagamento non supportato da adeguata documentazione di ordine o contratto, di ricevimento, di fattura o di giustificativo; è vietato effettuare pagamenti per cassa al di sopra dell importo di Euro 1.000,00 e sempre con il supporto di adeguata documentazione; il mastro di cassa deve essere verificato periodicamente dal direttore amministrativo e dall Organismo di Vigilanza per l individuazione di eventuali movimenti anomali; nel caso di emissione di assegni il destinatario deve essere sempre indicato apponendo altresì la clausola di non trasferibile o la barratura ; tutti i pagamenti e incassi devono essere centralizzati; vi deve essere la firma di controllo su tutte le fatture passive da parte del responsabile di funzione; il direttore amministrativo deve effettuare a campione, almeno entro i termini di redazione del bilancio, il riscontro tra i dati contabili e le risultanze dei clienti o terzi (quali invio di estratti/conto e riconciliazione delle risposte pervenute). Tale riscontro deve essere verificato periodicamente dall Organismo di Vigilanza che sottoscriverà il controllo; i conti correnti bancari e le operazioni bancarie possono essere fatte solo dai soggetti autorizzati; vi deve essere un sistema di soglie autorizzative per tutte le operazioni aziendali; gli estratti conto bancari devono essere riconciliati almeno trimestralmente con risultanze contabili con rapida sistemazione delle poste in riconciliazione; la gestione tecnica delle condizioni bancarie è affidata al Direttore amministrativo di intesa con il Diretto finanziario del Gruppo; è fatto divieto di tenere risorse finanziarie non depositate sui conti correnti bancari dell impresa, ad eccezione delle piccole casse ; tutti i valori pervenuti in azienda devono essere senza indugio rilevati e versati in banca; tutte le spese di viaggio, rappresentanza, omaggi e regalie devono essere autorizzate dal soggetto attore, controfirmate dal direttore amministrativo e/o da un membro del CdA; Marzo 2010 23
per le spese di rappresentanza superiori ad Euro 1.000,00 deve essere richiesta l autorizzazione preventiva dal direttore amministrativo e/o da un membro del CdA indicando il soggetto beneficiario e la motivazione della spesa. Per i premi di fine anno ai clienti, esiste un accordo commerciale preventivo che pone obiettivi e condizioni per l erogazione del premio stesso. Ogni eventuale deroga all accordo e quindi all erogazione del premio per motivi di politica e di strategia deve essere autorizzata e firmata dal direttore amministrativo e/o da un membro del CdA, Più in generale per quanto riguarda la gestione delle risorse finanziarie si deve sempre far riferimento a quanto previsto dalle specifiche procedure aziendali relative a: Protocollo A5: Procedura per la gestione delle fatture attive clienti/incassi ; Protocollo A6: Procedura per la gestione delle fatture fornitori ; Protocollo A7: Procedura per la gestione delle operazioni di cassa ; Protocollo A8: Procedura per la gestione dei rimborsi spese. Marzo 2010 24