Allegato A) Progetto Il laboratorio degli elfi In cosa consiste Il progetto consiste nel riciclare vecchi giocattoli che i bambini non usano più, raccogliendoli con l aiuto delle scuole materne e elementari. Ai bambini che aderiranno all iniziativa, donando almeno un loro vecchio giocattolo, verrà dato un invito per visitare la fabbrica dei regali, e in tale occasione ricevere un dono. I giocattoli donati dai bambini verranno ritirati dal comune e portati in fortezza, dove verrà realizzata all interno di uno dei bastioni la fabbrica di regali di babbo natale. Lì alcuni figuranti vestiti da Elfi impacchetteranno e doneranno i giocattoli ai bambini che sono in possesso dell invito. Oltre al dono i bambini riceveranno a loro insaputa una lezione interattiva sul significato del Natale e sulle sue origini. La lezione si terrà in una sala adiacente, dove i bambini verranno attirati ad entrare da una comparsa camuffata da qualche personaggio famoso dei cartoni animati. Ritiro dei regali Ogni scuola materna ed elementare verrà invitata a chiedere ai propri alunni di portare e donare vecchi giocattoli in buono stato che non usano più. Alle medie verrà chiesto come buona azione da svolgere nel periodo natalizio, mentre ai bambini della materna e delle elementari verrà fatto presente (ma solo nel foglio che devono leggere i genitori), che qualora decidessero di privarsi di un loro giocattolo per darlo ad altri bambini, riceveranno a loro volta un dono da Babbo Natale. Il ritiro viene fatto ad opera delle maestre, che prima informano le famiglie con il volantino in allegato Dona un gioco che non usi più, poi ritirano i giocattoli, segnando i bambini che hanno diritto al biglietto di ingresso per visitare la fabbrica di regali. Le maestre dovranno farsi carico di inventariare i giocattoli che hanno ritirato e consegnarli tutti in un unico sacco con spillata la lista dei doni contenuti. Entro il 15 novembre le scuole dovrebbero aver terminato la fase di reperimento materiali. Consegneranno quindi tali regali agli addetti comunali che controlleranno e sigilleranno i sacchi. Ad ogni bambino che ha portato almeno un giocattolo verrà consegnato un biglietto. Dal 15 al 22 novembre il comune si farà carico di recuperare tutti i regali dalle scuole, fornire loro i biglietti, e portare i regali alla fabbrica degli elfi. In tale occasione i sacchi verranno aperti e verrà ricontrollato l inventario dei giocattoli donati, poi i pacchi verranno nuovamente sigillati e riaperti uno ad uno in fase di consegna. Nota bene: Le formalità nel reperimento dei giocattoli sono fondamentali per evitare che alla fine giungano meno regali e quindi qualche bambino rimanga senza.
Il laboratorio degli Elfi Il laboratorio sarà diviso in due parti, una nascosta che funge da magazzino dove verranno stoccati i giocattoli da impacchettare, ed una visibile al pubblico che rappresenta l ultima fase di lavoro il confezionamento dei regali, dove, figuranti vestiti da Elfi, prenderanno i giocattoli che giungono dal magazzino e li impacchetteranno, impilandoli poi in due distinte liste, una per i maschi ed una per le femmine, ogni lista regali a sua volta sarà divisa per età 4-5, 6-8, 9-10 anni. Allestimento La stanza visibile ai bambini vorremmo arredarla con dei bei drappi rossi alle pareti, quadri realizzati a tema, e vari addobbi di natalizi. Vari tavoli da lavoro con sopra arnesi da lavoro e giocattoli smontati, a rappresentare la creazione dei regali, ed al centro della stanza un nastro trasportatore dal quale giungono i giocattoli che un altra comparsa prenderà dal magazzino. Per l allestimento del laboratorio chiederemo aiuto all'istituto d arte per la realizzazione di quadri, sculture per allestire la scenografia. Abbiamo bisogno dell aiuto del comune per la realizzazione del nastro trasportatore, ma nel caso dovesse costare troppo possiamo sempre usare normalissimi carrellini dove mettere i giocattoli e farli trasportare a mano dalle comparse. Servono tavoli, e attrezzi da lavoro, l ideale sarebbe che venissero forniti direttamente dal comune. Gestione del magazzino Nel magazzino i giocattoli verranno conservati all interno dei sacchi con i quali sono giunti dalle scuole, in ogni sacco vi sarà i foglio stampato con la lista dei giocattoli che vi sono all'interno. Le comparse dovranno mettere nel nastro trasportatore giocattoli provenienti ogni volta da scuole diverse e classi diverse, in modo da variare sempre le liste che verranno impacchettate, e rendere minima la probabilità che un bambino vada a prendere un regalo della propria classe. I fogli dei regali passati sui nastri devono accuratamente essere conservati, per inventariare i giocattoli usciti dal magazzino. Le comparse presenti in magazzino devono comunque esser vestite da elfi, e qualora qualche bambino eludendo la blanda sorveglianza riesca ad entrare devono comunque recitare la parte. Lezione interattiva Opzione 1: Se abbiamo una forte risposta dal territorio. All interno del laboratorio i bambini verranno accolti, in gruppetti variabili da cinque a dieci da un particolare elfo e dal suo animale da compagnia che farà loro da guida spiegando loro il funzionamento della fabbrica di regali, e spiegando loro l importanza del natale, il significato di Donare e di Riciclare, il tutto mentre i bambini scelgono il loro pacco regalo. Opzione 2: Se non abbiamo forte risposta, abbiamo quindi più tempo da dedicare alla lezione.
All interno del laboratorio i bambini verranno accolti, in gruppetti variabili da cinque a dieci da un particolare elfo che spiegherà loro il funzionamento della fabbrica, cercando però di tenere lontani i bambini dalla stanza sul retro, facendo crescere in loro la voglia di scoprire cosa c è dentro. Terminata la fase di scelta dei regali, i bambini verranno attirati da rumori provenienti dall altra stanza, e finalmente si vedrà cosa contiene. In pratica la stanza della lezione non è altro che la casa della creatura fantastica che useremo per attirare i bambini alla lezione. In questo caso l elfo porterà i bambini nell altra stanza dove disturbato dalla creatura farà la sua lezione. La creatura fantastica Stiamo ancora decidendo che creatura realizzare, (facendo un indagine tra i gusti dei più piccoli), potremmo anche farne più di una, dipende dalle disponibilità economiche e dalla disponibilità di comparse, e dal costo della sua realizzazione, ad oggi i progetti più gettonati in ordine di preferenza sono: - Sdentato il drago di Dragon Trainer (di difficile realizzazione ma di certo di grande effetto scenico, sicuramente i più piccoli vorranno cavalcarlo). Recitazione: Sdentato è un drago, ma in tutto e per tutto si comporta come un gatto, non parla, fa le fusa. - Re Giulien di Madagascar (di difficile realizzazione, e difficile trovare una comparsa in gradi di recitarne la parte, ma molto divertente per i bambini, sarebbe perfetto per far sì che i bambini insegnino a lui i concetti che devono imparare). Recitazione: Lui è cocciuto e testardo, convinto che tutto gli sia dovuto in quanto re, non vuol dare i regali a nessuno, ma li vuole tutti per sè, e getta via tutto quello che per lui è vecchio, per lui un gioco preso 5 minuti prima è da considerarsi vecchio. - Oleg il pupazzo di neve del cartone animato Frozen (facile da realizzare e perfettamente in tema natalizio, ma meno conosciuto degli altri). Recitazione: Il pupazzo non sa niente del natale, ma è entusiasta di questa festa. - Shrek l orco dell omonimo cartone animato. (Facile realizzazione, e facile trovare la maschera, serve una comparsa particolarmente corpulenta per farlo). Recitazione: L orco buono che vuol rendersi utile e dare una ano a fare regali, ma la sua stazza e forza gli impediscono di fare lavori di fino, ama i bambini. Orari al pubblico Gli orari al pubblico variano in base a due fattori fondamentali, i finanziamenti per pagare le persone che devono stare a recitare la parte degli elfi, e la risposta da parte delle scuole al progetto. Di base abbiamo pensato a presenziare solo i fine settimana dalle 15:00 alle 19:00. Personale necessario Servono almeno tre persone pagate, che si assumono la responsabilità del progetto, due delle quali reciteranno la parte degli elfi che danno i regali, la terza quella che dovrà fare la lezione ai bambini. Oltre questi serve almeno 1 persona ogni 100 bambini che dovrebbe venire, come volontario per aiutare ad incartare e distribuire i regali.
Se dovesse esserci una forte risposta da parte della cittadinanza è necessario avere ulteriore personale ed organizzare giochi ed intrattenimenti al prato nella zona antistante la fortezza, per far passare meglio il tempo in cui i bambini devono stare in cosa in attesa di entrare. Biglietto e gestione ingressi Gli ingressi in fortezza dovrebbero essere controllati alla porta esterna, solo chi è in possesso del biglietto può entrare con un accompagnatore. Le persone dovrebbero rimanere solo il tempo necessario per visionare il laboratorio, e ricevere la lezione interattiva, poi dovrebbero lasciare l area per permettere a chi è in coda di entrare a sua volta. Ovviamente il tempo varierà in base alla cosa presente fuori, sarà cura del persona che gestisce gli ingressi spiegare ai genitori la cosa. Criticità rimaste 1 Il laboratorio va costruito, abbiamo bisogno di finanziamenti quanto prima, per la sua realizzazione, sperando nell aiuto dell'istituto d arte per creare di alcune scenografie. 2 Servono delle persone che siano disponibili a stare lì alla fabbrica a recitare la parte degli elfi come volontari, non pagati, si pensava di coinvolgere associazioni di volontariato che lavorano con i bambini. 3 I vestiti per gli elfi vanno comprati, è tardi per realizzarli, anche qui servono urgentemente finanziamenti. 4 Vanno coinvolte le scuole quanto prima, solo dopo aver visto la risposta delle scuole e la quantità di giocattoli reperiti possiamo renderci conto di quanto personale realmente serve. 5 Il personale va selezionato, tra persone che SANNO e VOGLIONO stare con i bambini, ma devono anche esser disposti a vestirsi da elfi di babbo natale. 6 Va scelto quanto prima il posto dove fare l evento e si deve trovare anche un adeguato magazzino dove stoccare i giocattoli. 7 Serve una quantità enorme di materiale per incartare i regali, l ideale è trovare subito degli sponsor che forniscano direttamente la loro carta. Valutazione Costi più precisa Vanno previste due categorie diverse di spese, le spese fisse per la creazione del progetto, che possono grandi linee esser subito quantificate: 1. Realizzazione scenografia, spesa per materiali circa 1000 euro. Comprende le Stoffe per rendere l area a tema natalizio, tovaglie per i tavoli, e tutto ciò che serve per arredare il luogo dove verrà realizzato il laboratorio 2. Acquisto o realizzazione addobbi circa 500 euro. Questa spesa può essere evitata se ci vengono forniti dal comune. 3. Acquisto vestiti da elfo di babbo natale, circa 50 euro a vestito. Ne servono almeno 10, quindi circa 500.
4. Acquisto materiale per incartare i regali. Circa 5000 pacchi da realizzare, in media consideriamo circa 30 centesimi a pacco fra scoth, carta, e nastro. Quindi 1500 euro. Escluso materiale di cancelleria che verrà fornito dal comune 5. Spese per reperimento dei regali ed il loro immagazzinamento fino ad inizio evento. Se il comune fornisce il luogo dove tenere il tutto, e si preoccupa di effettuare i comunicati alle scuole le spese sono minime. 6. I tre che dovranno gestire il progetto, devono ricevere un rimborso spese di almeno 500 euro a testa. In pratica ho considerato, 10 giornate da 5 ore con un rimborso spese di 10 euro l ora. Quindi circa 1500 euro. Questo poi diventa la quota dell associazione. Farò difficoltà a trovare più di 3 persone, viste le cifre messe. 7. Realizzazione di 2-3 costumi per figuranti particolari, circa 200 euro l uno. 8. Ticket da dare ai bambini (non so quanto potrebbero costare, nè come potete fare per farli numerati, onde evitare che vengano duplicati, credo servano per 5000 bigliettini, almeno 100 euro. Sunto Costi Man mano che abbiamo maggiori informazioni riusciamo a preventivare meglio le spese, ad oggi sapendo all incirca il numero di pacchi da realizzare siamo intorno alle 5300 euro, rispetto al precedente abbiamo circa 600 euro in più per la realizzazione dei pacchi, e 1000 euro in meno tolte alla scenografia, ma abbiamo aggiunto il costo dei biglietti da consegnare che non avevamo preso in considerazione nel preventivo precedente. Il tutto per cercare di restare nel budget iniziale. Ovviamente non possiamo togliere altro dalla scenografia che a mio avviso, sarà quasi impossibile realizzarla con sole 1000 euro. Ovviamente se abbiamo un budget superiore riusciamo a fare qualcosa in più, se inferiore, ne risente pesantemente la scenografia, non potendo sottrarre da altre voci. Servono necessariamente dei volontari oltre al nostro personale, in quanto 5000 bambini che dovrebbero venire, senza considerare i turisti, sono veramente tanti. Sicuramente man mano che facciamo conti più precisi c è rischio che i costi aumentino, quindi servono sponsor ulteriori oltre i finanziamenti del comune, se decidete che il progetto si fa, allora iniziamo anche noi a cercarne. Tempistica Aggiornata Generica: 1. Entro il 10 novembre devono essere stanziati i fondi per l acquisto delle scenografie ed i vestiti per gli elfi di babbo natale e va fatto l ordine on line. 2. Entro il 15 novembre si deve iniziare a pubblicizzare l evento, con cartelloni, ma soprattutto usando i social network e locandine appese all'ingresso delle scuole elementari. 3. Entro il 15 novembre vanno trovate le persone che staranno fisicamente a distribuire i regali in quanto si prevede un affluenza media di 600 persona a giornata (quindi sempre in media 150 persone ogni ora). Servono una decina di persone.
Reperimento dei regali: 1. Entro il 15 novembre mandare a tutte le scuole la circolare in cui si spiega alle maestre il progetto, le quali poi provvederanno a riferire la cosa ai propri alunni, invitandoli a donare giocattoli che non usano più. 2. Entro il 20 novembre le scuole devono avere tutti i regali donati dai propri alunni. 3. Entro il 31 novembre tutti i regali domani devono essere portati al magazzino. 4. Entro il 5 dicembre i regali devono essere pronti per la consegna. Realizzazione scenografie: 5. Entro il 15 novembre mandare alle scuole la circolare alle scuole superiori di istituto d arte del progetto per cui si chiede di dare una mano. 6. Entro il 25 novembre le scuole devono rispondere e far incontrare gli alunni interessati con gli organizzatori. Ovviamente vanno coinvolte solo le 4 e 5 superiori, e vanno dati crediti a chi realizza, qualcosa per invogliarli. 7. Entro il 31 novembre la scenografia deve essere realizzata. 8. Entro il 5 dicembre si deve realizzare un video promozionale dentro la fabbrica di babbo natale con gli elfi al lavoro. Tempistica delle cose urgenti da fare ad oggi 26/09/2015 con ordine di priorità: 1. Ottenere i finanziamenti; 2. Andare a visionare il posto dove verrà fatto il progetto e studiare come organizzare l area. 3. Trovare le persone per fare gli elfi (coinvolgere ultimi anni delle magistrali, più associazioni di volontariato). 4. Coinvolgere le scuole superiori per realizzare scenografia (Ultimi anni di istituto d arte) 5. Cercare dove acquistare carta da pacchi e nastri.