, Azienda Ospedaliera di Desio e Vimercate OSPEDALI DI: Carate Brianza, Desio, Giussano, Seregno, Vimercate "O~ 7951 DELIBERAZIONE N. 824 DEL 2 DOTT. 2014 Oggetto: lndividuazione dell' Area Organizzativa Omogenea (AOO) e nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dci flussi documentali e degli archivi e del Responsabile della conservazione.c. Affari Generali e Legali enti Contenuto del provvedimento Ai sensi della normativa vigente in materia di gestione documentale, attuazione degli adempimenti previsti con deliberazione aziendale D. 1114 del 30.12.2013 ("Adozione del Tiro/ario di classificazione e Massimario di scarto della documentazione dcii 'Azienda Ospedaliera di Desio e Vimercate"). Principali documenti istrù'ttori D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i.; D.Lgs. 30 giugno 2003, o. 196 e s.ro.i.; D.Lgs. 22 gennaio 2004 c s.m.i.; D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i.; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 "Regole tecniche in materia di sistema di, conservazione"; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 "Regole tecniche per il protocollo". Archiviazione Atti AAGG 88/2014 Il Diretto,: 1.C.Affari Generali e Legali 0~éenti S esa revista Si attesta che il dell'amministrazione. provvedimento istruito non prevede onen a canco Airettore S.c. Economico-Finanziaria f.f. Dr.ssa Silvia Trezzi Q.LLL< I:- I Pagina 1 di 6
7958.....;\.....~, / Oggetto: Individuazione dell'area Organizzativa Omogenea (ADO) e nodùoa dci Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dci flussi documentali e degli archivi e del Responsabile della conservazione IL DIRETTORE GENERALE.. VISTA la D.G.R. no IXl2835 del 23 dicembre 2011, con la quale il sottoscritto è stato nominato Direttore Generale di questa Azienda Ospedali era; PRESO ATTO che il Responsabile della Struttura proponente ha richiamato le seguenti principali disposizioni normative e regolamentari in materia di protocollo informatico, di gestione dei flussi documentali, degli archivi e di conservazione dei documenti: D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e s.ffi.i. "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa"; D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. "Codice in materia di protezione dei dati personalt'; D.Lgs. 22 gennaio 2004 e s.m.1. "Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell'art. lo della L. 6 luglio 2002, n. 137"; D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e s.m.i. "Codice dell 'amministrazione digitale"; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante "Regole tecniche in materia di sistema di consen;azione ai sensi degli aru. 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi l e 3, 44, 44-bis e 71, comma l, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005"; D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi ai sensi degli aru. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005"; RICHIAMATA la deliberazione del 30 dicembre 2013, n. 1114 con la quale, tra l'altro, si è provveduto: ad adottare, con decorrenza l gennaio 2014, il "Titolario di classificazione e Massimario di scarto della documentazione del! 'Azienda Ospedaliera di Desio e Vimercate", in attuazione a disposizioni normative e indirizzi regionali specifici, recependo il "Manuale per la gestione della documentazione sanitaria e socio sanitaria", di cui alla D.G.R. n. IXl4659/2013, nonché il "Titolario di classificazione e Massimario di scarto della documentazione del sistema Sanitario e socio-sanitario regionale lombardo", di cui alla D.G.R. n. X/325 del 27.06.2013; a stabilire una serie di attività ed obiettivi finalizzati alla razionalizzazione e unificazione dei flussi documentali e del protocollo informatico ai procedimenti amministrativi ed all'ammodernamento della pubblica amministrazione in termini di trasparenza dell'azione amministrativa, miglioramento dei servizi resi a terzi, Pagina 2 di 6 Individuazione dell'area Organì7.7.ativa Omogenea (ADO) e nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dci flussi documentali e degli archivi e del Responsabile della conservazione
~ ~ -,.~~.>! 7959 contenimento dei costi secondo dell 'azione amministrativa; criteri di economicità, efficacia e pubblicità CONSIDERATO che tra le attività individuate con la citata deliberazione n. 1114/13 risulta necessario, così come tra l'altro previsto dalle disposizioni normative soprarichiamate, ai fini di una corretta gestione elettronica documentale: individuare le aree organizzative omogenee (ADO) ed i relativi uffici di riferimento (D.P.R. n. 445/00 - art. 50, comma 4, e art. 3, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante "Regole tecniche per il protocollo ùiformatico"); istituire i servizi per la gestione digitale dei flussi documentali e degli archivi ed individuare i relativi responsabili (D.P.R. n. 445/00 - art. 61, commi 1 e 2, e art. 3 D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante "Regole tecniche per il protocollo informatico"); nominare il Responsabile della conservazione sostitutiva (Delibera CNIPA 11/2004, D.Lgs. n. 82/05 - art. 44, comma l-bis, e D.P.C.M. 3 dicembre 2013 recante "Regole tecniche in materia di conservazione"); redigere ed adottare il "Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi" (artt. 3 e 5, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 "Regole tecniche per il protocollo informatico"); RICHIAMATE, altresì, le seguenti deliberazioni che l'azienda ha precedentemente assunto in materia di gestione documentale: deliberazione n. 1944 del 23.12.2005, ad oggetto: "Adozione regolamento aziendale per la gestione della corrispondenza" con cui, nell'approvare il "Manuale della gestione documentale", considerava l'ao. di Vimercate, pur essendo formata da più PP.DO. complessi Vimercate, Desio, Sesto San Giovanni e Carate, come un'unica ADO (Area Organizzativa Omogenea) gestita da un unico protocollo informatico; deliberazione n. 1778 del 20.12.2007 con cui veniva individuato il Responsabile del procedimento di Conservazione Sostitutiva per l' A.O. di Vimercate, nella figura del Direttore della S.C. Sistemi Informativi; RITENUTA la necessità di procedere, anche alla luce del ridefinizione organizzativa aziendale a seguito delle determinazioni in ordine all'assetto organizzativo del sistema sanitario lombardo conseguente all'istituzione della provincia di Monza e Brianza ed alla ridefinizione degli ambiti territoriali delle Aziende Sanitarie Lombarde, di cui alla D.C.R.L- n. VIII/0580/2008 e L-R. n. 11/2008, alla sostituzione di tutte le precedenti disposizioni in merito; CONSIDERATO che, per assicurare una coordinata gestione dei flussi documentali ed in ragione dell'attuale organizzazione aziendale, è opportuno individuare, ai sensi della normativa citata, l'intera Azienda quale unica Area Organizzativa Omogenea (AOO); RITENUTO opportuno istituire, nell'ambito della suddetta Area Organizzativa Omogenea, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, funzionalmente individuato nella S.C. Affari Generali e Legali e facente capo al Direttore della predetta struttura complessa, tenuto altresì conto Pagina 3 di 6 Individuazione dell'area Organi:r.z.ativa Omogenea (AOO) e nomina del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo infonnatico, della gc~tione dei flussi documentali e degli archivi c del Re~ponsahile della conservazione
7960 \:.;.U che il Piano di Organizzazione Aziendale (P.O,A.), approvato con deliberazione n. 846 del 14.11.2012, prevede l'attività di gestione del protocollo nell'ambito delle attribuzioni assegnate alla S.c. Affari Generali; RITENUTO, altresì, necessario conformarsi alle disposizioni normative sopra richiamate, individuando, per assicurare un corretto sistema di conservazione dei documenti, nell'ambito della suddetta AOO (Area Organizzativa Omogenea), il Responsabile della conservazione dei documenti informatici ed il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; RITENUTO, infine, di attribuire le suddette responsabilità, tenuto conto delle funzioni disciplinate dal vigente Piano di Organizzazione Aziendale, ai sotto indicati Dirigenti: Responsabile della conservazione sostitutiva: Direttore della S.c. Sistemi Informativi, dotto Giovanni Delgrossi; Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: Direttore della S.C. Affari Generali e Legali, avv. Cristina Clementi; PRESO ATTO che il Responsabile della Struttura proponente ha dato atto di riservarsi, con successivo provvedimento, l'adozione del "Manuale di gestione documentale", in corso di redazione; OSSERVATO che dall'adozione del presente provvedimento non discendono oneri a carico di questa Azienda; ACQUISITI i pareri del Direttore Amministrativo e del Direttore Sanitario resi per quanto di competenza, ai sensi dell'art.3 del D.Lgs. n. 502/1992 e s.m.i.; DELIBERA Per le motivazioni in premessa indicate: l) di individuare l'intera Azienda quale unica Area Organizzativa Omogenea (AGO); 2) di istituire, nell'ambito della suddetta AOO, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, funzionalmente individuato della s.c. Affari Generali e Legali e facente capo al Responsabile della predetta struttura complessa; 3) di individuare, nell'ambito dell'aoo, i sotto indicati Responsabili per la gestione di conservazione dei documenti aziendali: Responsabile della conservazione sostitutiva: Direttore della S.C. Sistemi Informativi, dotto Giovanni Delgrossi; Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: Direttore della S.c. Affari Generali e Legali, avv. Cristina Clementi; Pagina 4 di 6 Individuazionc dclrarea Organizzativa Omogenea (AOO) e nomina dci Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali c degli archivi e dci Responsabile della conservazione
4) di precisare che gli incarichi di responsabilità attribuiti con il presente provvedimento non comportano alcuna modifica nella attuale situazione giuridica ed economica degli interessati; 5) di prendere atto che dall'adozione del presente provvedimento non discendono oneri a carico di questa Amministrazione; 6) di dare atto che la presente deliberazione, non soggetta a controllo, è immediatamente esecutiva ai sensi dell'art. 18 - comma 9 - della Legge Regionale 30 dicembre 2009, n, 33, e verrà pubblicata mediante affissione ali' Albo dell' Azienda nei modi di legge; 7) di dare atto infine che, ai sensi della Legge n. 241/1990, responsabile del procedimento è l'avv. Cristina Clementi - Direttore della S.c. Affari Generali e Legali, e che responsabile dell'istruttoria e dell'esecuzione contestuale del presente provvedimento è la sig.ra Marilena Fugacci, collaboratore amministrativo professionale, in servizio presso la medesima struttura. ================================ IL DIJil-ETTORE GENERALE (~~O~) Parere favorevole ex art. 3 Decreto Legislativo n.502/92 e integrazioni. MINISTRATIVO e la Galluzzo) Pagina 5 di 6 Individuazionc dell' Area Organizzativa Omogenea (AOO) e nomina dci Responsabile del servizio per la tenuta, dci protocollo infonnatico, della gestione dei flussi documentali c degli arçhivi e del Responsabile della conservazione
796,2 ij~, 1, DELIBERAZIONE N, 824 DEL 2 DOTT. 2014 CERTIFICATO Si certifica che la presente deliberazione DI PUBBLICAZIONE è pubblicata all'albo di questa Azienda così come previsto dall'art.32, comma 1, della Legge 69/2009, dal ""'''''',?J,.PH: "(0,14..,,,,,, ",e vi rimarrà per quindici giorni consecutivi, E' altresì pubblicata sul sito istituzionale www.aodesiovimercate.it conformemente all'art,8 del D.Ls, 33/2013, Vimercate, ".?LOU.,,201L Pagina 6 di 6 lndividuazione dejrarea Organizzativa Omogenea (ADO) e nomina dci Responsabile dci servizio per la tenuta del prol?c0.n0 infonnatico, della gestione dci flussi documentali e degli archivi e del Responsabile della conservazione sostitutiva.