1. Compiti attribuiti alle Zone Telecomunicazioni. L attuale quadro normativo demanda alle Zone Telecomunicazioni compiti di gestione, in sede locale, dei servizi radiotelegrafonici, meccanografici e riprografici del Ministero dell Interno. In particolare è demandata alle Zone Telecomunicazioni la responsabilità dell organizzazione e della costante efficienza di tutti i servizi di specie, nell ambito delle proprie circoscrizioni territoriali 1. 2. Quadro normativo Tutti i compiti attribuiti, trovano basi normative in una serie di norme di legge, disposizioni interne dell Amministrazione e consuetudini che si possono riassumere come segue: Regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440: Nuove disposizioni sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità dello Stato; Regio Decreto 23 maggio 1924, n.827. Amministrazione Contabile del Patrimonio dello Stato. (Ministero del Tesoro) Regolamento tecnico-logistico e amministrativo- contabile del materiale Radiotelegrafonico, Elettronico, Meccanografico ed Accessorio R.E.M.A., emanato nell anno 1964 dall allora Direzione Generale della Pubblica Sicurezza, Divisione Servizi Tecnici; Ufficio Interforze dello Stato Maggiore della Difesa (U.Co.M.I.): Manuale per la classificazione unificata dei materiali emanato nel 1965; Circolare del Ministro dell Interno del 23 dicembre 1970, avente per oggetto: Servizi delle Telecomunicazioni del Ministero dell Interno Zone TLC ristrutturazione (all.4). D.P.R. 31 luglio 1990 n. 299: Regolamento per i lavori, le provviste ed i servizi da eseguirsi in economia da parte degli uffici centrali e periferici del Ministero dell Interno; D.P.R. 7 agosto 1992, n.417: Regolamento di contabilità e amministrazione dell Amministrazione della Pubblica Sicurezza ; D.P.R. 20 agosto 2001, n.384: Regolamento di semplificazione dei procedimenti di spese in economia ; Decreto del Ministro dell Interno 29 Aprile 2002: Regolamento per l esecuzione in economia di lavori, beni e servizi. Non pubblicato su Gazzetta Ufficiale; Serie di consuetudini sulla conduzione tecnico-logistica e amministrativocontabile, acquisite nel corso degli anni e di cui non si hanno riferimenti normativi. 3. Il magazzino REMA ed il consegnatario dei materiali Tra le norme in elenco, la circolare del Ministro dell Interno del 23 dicembre 1970, oltre ad elencare una serie di attribuzioni per le Zone Telecomunicazioni, quali studio, assistenza, collaudo, manutenzione, riparazione e modifica di Pag 1/11
impianti e apparati, prescrive che le Zone Telecomunicazioni provvedano anche alla gestione dei materiali ed al loro acquisto al commercio. Ciò ha comportato, presso ogni Zona TLC, l istituzione di un magazzino dei materiali R.E.M.A. (Radiotelegrafonici, Elettronici, Meccanografici e Accessori), cui è preposto un consegnatario, avente responsabilità sulla custodia dei materiali giacenti all interno del magazzino e, perciò, denominato consegnatario per debito di custodia. Tale consegnatario, a sua volta, affida in sub-consegna i materiali in dotazione agli enti delle varie province, a sub-consegnatari, che ne rispondono per debito di vigilanza. 4. Il carico giudiziale L insieme dei materiali, degli apparati e degli impianti fissi, mobili, e portatili, ovunque si trovino ed indipendentemente da un eventuale subconsegna, costituisce il carico giudiziale del consegnatario REMA. 5. Materiali di facile consumo I beni che hanno carattere di consumo, cioè destinati per loro stessa natura a consumarsi durante l uso, non entrano nel conto generale del patrimonio e, pertanto, non sono iscritti nei registri d inventario del consegnatario e non sono contenuti nel conto giudiziale. Pur tuttavia i consegnatari hanno obbligo di dimostrane le consistenze e i movimenti a mezzo di apposite scritture e di ottemperare alle formalità prescritte per il rendimento di conti amministrativi ai fini del riscontro contabile. Essi pertanto dovranno presentare un rendiconto annuale del facile consumo, nel quale sono riportate le consistenze iniziali, le variazioni e le rimanenze finali. Nel dettaglio, i movimenti del rendiconto sono annotati su apposito registro denominato: modello 24. Il modello 24 è una raccolta di fogli raggruppati e numerati per pagine. Ciascuna pagina è costituita da uno o più fogli e individua in maniera univoca il materiale mediante un apposito codice identificativo. Le notizie riportate su ciascuna pagina sono le seguenti: Numero della pagina; Codice del materiale; Riporto dell esercizio precedente e quantità in entrata nell esercizio corrente; Numero e data dei documenti di carico e delle relative fatture di ogni acquisto; Nome del fornitore e prezzo del materiale; Numero e data dei documenti di scarico; Denominazione di ciascun ufficio al quale il materiale è stato ceduto; Quantità ceduta; Giacenza complessiva rimanente. Pag 2/11
Diversamente da quanto accade per il materiale incluso nel conto giudiziale, il materiale di consumo è identificato mediante l attribuzione di codici predeterminati dal consegnatario. Tali codici saranno pertanto differenti per ciascun magazzino rema. E auspicabile una loro unificazione. 6. Il consegnatario REMA Il consegnatario dei materiali REMA, in quanto custode non per solo debito di vigilanza, di materie di proprietà dello Stato, è un agente contabile tenuto alla resa del conto giudiziale e perciò sottoposto alla giurisdizione della Corte dei conti, ai sensi dall art. 44 del testo unico delle leggi sulla Corte dei conti. E suo compito rendicontare la gestione del magazzino, annotando gli approvvigionamenti, i prelevamenti, la giacenza e la consistenza dei materiali affidati in sub-consegna. Le modalità della rendicontazione sono orientate alla stampa annuale del conto giudiziale, nel quale egli ha l obbligo di dimostrare: a. il debito per le materie e gli oggetti esistenti all inizio dell esercizio annuale ovvero all inizio della gestione; b. gli oggetti e le materie avuti in consegna nel corso dell esercizio o della gestione; c. il credito per gli oggetti e le materie distribuite, somministrate o altrimenti date; d. gli oggetti e le materie esistenti al termine dell esercizio o della gestione. Ciascuna delle operazioni di entrata, di uscita o di trasformazione e consumazione delle materie o degli oggetti, deve essere giustificata nel conto da documenti che comprovino la regolarità delle operazioni stesse. Quanto sopra, trova fondamento nella rilevanza che ha la corretta gestione patrimoniale per tutte le amministrazioni a capitale pubblico, Stato compreso. La circolare del Ministro dell Interno 23 dicembre 1970, prescrive inoltre che la gestione dei magazzini sia tenuta con sistemi meccanografici. Tali sistemi sono stati, in effetti, adottati già a partire dai primi anni 80 e si sono via via sviluppati nel corso degli anni fino ad arrivare alle versioni attuali. 7. il conto giudiziale e le scritture per la contabilità dei materiali E obbligo del consegnatario mantenere in evidenza la gestione dei materiali di cui è responsabile mediante la tenuta dei seguenti documenti: richieste di carico.; richieste di scarico; Registro analitico riassuntivo delle consistenze, degli aumenti e delle diminuzioni, con annesso riepilogo a valore; Registro valutativo delle variazioni; Prospetto valutativo delle variazioni; Pag 3/11
Agli effetti della tenuta di tali registri, il materiale è suddiviso secondo gruppi e classi che sono indicati dai nomenclatori approvati dal Ministero dell Interno 2. Quello attualmente adottato, è il Manuale per la classificazione unificata dei materiali dello Stato Maggiore della Difesa Ufficio Interforze Codificazione Materiali (U.Co.M.I.). Esso classifica in maniera unica i materiali in dotazione alle Forze Armate ed alla Polizia di Stato. Tutti gli atti contabili connessi con il conto giudiziale devono identificare i materiali secondo le norme indicate dal manuale interforze. In altri termini, tutti gli oggetti devono essere designati secondo una precisa denominazione ed un numero di codificazione che non sono arbitrariamente attribuiti dal consegnatario ma sono indicati nel nomenclatore. Non sono consentite aggiunte, abbreviazioni o altre modificazioni 8. Dettaglio dei registri Le richieste di carico e scarico vanno compilate ogni qualvolta vi è un aumento o una diminuzione del valore patrimoniale in carico al consegnatario. Vanno pertanto compilate nei casi di aumento dei materiali per acquisto o trasferimento, di diminuzione per distribuzione o consumo, di passaggi di carico tra consegnatari, ecc. Le richieste vanno numerate con due serie numeriche di ordine annuale e devono identificare il materiale secondo il nomenclatore adottato. Per la loro compilazione si applicano, inoltre tutte le disposizioni dettate dal regolamento tecnico Logistico e Amministrativo contabile del materiale REMA. Il Registro analitico riassuntivo delle consistenze, degli aumenti e delle diminuzioni rappresenta l inventario del materiale al primo giorno di ogni anno finanziario, gli aumenti e le diminuzioni avvenute durante l esercizio e dimostra il carico risultante all ultimo giorno dell esercizio. L ultima pagina di tale registro contiene un riepilogo a valore dei movimenti avvenuti durante l esercizio, elencati per ordine progressivo di conto. Il Registro valutativo delle variazioni fornisce il riassunto a valore degli aumenti e delle diminuzioni, come risultano dalle richieste di carico e scarico, e indica le diverse cause che hanno determinato gli aumenti e le diminuzioni (materiali acquistati/venduti, ricevuti da/ceduti a altre amministrazioni, ricevuti da/ceduti a stessa amministrazione, sopravvenienze/dismissioni varie, prodotti di lavorazione/materiale consumato, totale aumenti/diminuzioni). Con tale registro il consegnatario provvede a quanto prescritto dall art. 77 del Regio decreto 18 novembre 1923, n. 2440. Il Prospetto valutativo delle variazioni è la sintesi di quanto contenuto nel registro valutativo delle variazioni e dimostra il debito complessivo del consegnatario alla chiusura del conto. Il complesso di tutte le predette scritture, con le quali il consegnatario dimostra e giustifica i movimenti avvenuti durante il corso della gestione ed il Pag 4/11
proprio debito alla fine dell esercizio o della gestione, costituisce il conto giudiziale. Esso è reso annualmente con la presentazione degli atti alla Corte dei Conti per il tramite del Ministero, entro i due mesi successivi alla chiusura dell esercizio cui si riferisce. Esso è soggetto anche al controllo della Ragioneria Generale dello Stato ed a quello del Ministero dell Interno. 9. Sub-consegnatari e fiduciari I sub-consegnatari ricevono i materiali destinati al funzionamento degli uffici e reparti cui appartengono, in sub-consegna. Essi devono dimostrare, in ogni momento, a chi sono affidati tali beni, devono vigilare sull uso e sulla manutenzione dei medesimi e rispondono dei danni che si verificano negli oggetti affidati. I sub-consegnatari devono rendere possibile il controllo contabile dei beni loro affidati ed, a tal fine, devono tenere aggiornate le scritture di loro competenza (partitari e raccolte dei buoni di prelevamento e versamento). I partitari riportano tutto il materiale in dotazione agli Enti d impiego. Devono essere compilati in duplice esemplare e custoditi uno presso il magazzino gestore e l atro presso l ente che impiega il materiale. I due esemplari devono essere parificati almeno una volta l anno e controfirmati dal consegnatario e da sub-consegnatario. Fiduciario è il gestore di un deposito o magazzino distaccato, di limitata importanza ed istituito per necessità temporanee. La contabilità relativa alla gestione fiduciaria non è autonoma poiché il materiale rimane in carico al consegnatario della sede, che continua a comprenderlo nelle proprie scritture. I rapporti tra consegnatario Rema e fiduciario sono regolati da apposite scritture e partitari, tenuti in duplice copia. 10. I Centri logistici di raccolta materiali e mezzi Istituiti dalla legge 1 Aprile 1981, n.121, provvedono alla gestione dei materiali acquistati dall Amministrazione della Pubblica Sicurezza, ciascuno per il settore di propria competenza. Il D.P.R. 7 agosto 1992 n.417 Regolamento di amministrazione e di contabilità dell Amministrazione della Pubblica Sicurezza, attribuisce loro i seguenti compiti: ricezione, collaudo, custodia, conservazione, riparazione e distribuzione dei materiali, recupero per la riparazione, trasformazione ed utilizzazione dei materiali non più idonei all uso, distruzione ed alienazione di quelli dichiarati fuori uso Art. 52. Tali compiti, coincidono, per quanto attiene alla competenza TLC, sostanzialmente con quelli espletati dal Magazzino Rema e dai laboratori di manutenzione esistenti presso le Zone telecomunicazioni. In particolare i magazzini REMA provvedono anche alla trasformazione, distruzione ed alienazione dei materiali dichiarati fuori uso. Pag 5/11
Il materiale può essere dichiarato fuori uso quando si è reso inservibile per vetustà o guasto, ovvero quando, se pur efficiente, non è più rispondente alle esigenze dell impiego cui è destinato. Il materiale dichiarato fuori uso da apposita commissione viene discaricato come tale e, fino alla sua vendita o alienazione, viene assunto in carico a peso o a volume, come materiale di disfacimento. Pag 6/11
11. ANALISI DELLE ATTIVITA DELLA ZONA L attività amministrativo-contabile di una Zona Telecomunicazioni ed in particolare del suo magazzino REMA, può essere, per comodità, suddivisa in tre distinte fasi di gestione: 1 Attività di gestione della spesa 2 Attività di gestione del materiale acquistato 3 Attività di gestione del materiale assegnato GESTIONE DELLA SPESA Esecuzione indagine di mercato Apposizione del visto di congruità Vi è disponibilità sul capitolo STOP Emissione della fattura Emissione della commessa Alla gestione del materiale acquistato Dalla gestione del materiale acquistato Liquidazione della fattura Inoltro alla Prefettura END Pag 7/11
GESTIONE DEL MATERIALE ACQUISTATO Ricezione ordine di acquisto Predisposizione atti COLLAUDO Verifica Corrispondenza Ricezione materiale STOP Approvazione della pratica STOP Il materiale è soggetto alla presa in carico? Alla gestione spesa Classificazione del materiale Attività di presa in carico END Pag 8/11
GESTIONE DEL MATERIALE ASSEGNATO Ricezione ordine di movimento Predisposizione atti Il materiale deve essere prelevato E materiale di consumo? Il materiale è fuori uso? Predisposizione atti (1) Predisposizione atti (2) Predisposizione atti (3) Predisposizione atti (4) END Pag 9/11
12. SERVIZI RICHIESTI Sulla base delle fonti normative che regolano l Amministrazione contabile dei beni in uso alla Polizia di Stato e di pertinenza della Zona Telecomunicazioni verrà descritto, in termini semplificati e riepilogativi il modus operandi dell attività tecnico-logistica e amministrativo contabile a cui il software di gestione da sviluppare dovrà fare riferimento. La sua struttura deve rispondere alle specifiche funzioni e procedure che caratterizzano l attività di un magazzino r.e.m.a.. Dette procedure, richiamate nelle normative citate dovranno contenere quegli atti di ordinaria amministrazione contabile che il responsabile Consegnatario è tenuto a svolgere e presentare in ogni sua gestione. Queste attività sono finalizzate alla redazione del Conto giudiziale che nell attività di amministrazione contabile delle Zone Telecomunicazioni ha carattere principale. Elenco voci da inserire: Voce N. Registrazioni-anno Ordini di acquisto 500 Movimenti di carico 500 Movimenti di scarico 1000 Prelevamento dei materiali 1000 Versamento dei materiali 1000 Sub-Consegna 1000 Rema3 Laboratorio 1000 Registrazione fatture 1000 Ordini di acquisto Permette l inserimento di una nuova commessa di acquisto per la successiva trattazione. Movimenti di carico Inserimento movimenti di carico per quelle apparecchiature che necessitano delle opportune scritture contabili Pag 10/11
Movimenti di scarico Inserimento movimenti di scarico per quelle apparecchiature consumate, scaricate o passate ad altro uso. Prelevamento dei materiali Permette l estrazione dei materiali dal magazzino rema e la successiva sub-consegna agli uffici destinatari. Versamento dei materiali Permette il rientro delle apparecchiature in magazzino, per il fuori uso o per il cambio assegnazione. Sub-Consegna Attività di prelevamento e versamento che consente di dare in subconsegna il materiale ai responsabili sub-consegnatari per debito di vigilanza. Rema3 Laboratorio Permette l attività di scarico del materiale per tutte le lavorazioni eseguite dai laboratori-officine della Zona Tlc. Registrazione fatture Permette la registrazione delle fatture in liquidazione per le prestazioni eseguite dalle ditte su ordinativi della Zona Tlc. 13. Osservazioni Le informazioni contenute in questo documento sono da considerarsi indicazioni di massima. Sarà responsabilità del fornitore raccogliere tutte le informazioni necessarie per una completa stesura del documento di analisi da sottoporre ad approvazione dell amministrazione cosi come specificato nel capitolato tecnico Pag 11/11