APPROVVIGIONAMENTO E QUALIFICA DEI FORNITORI

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1 Pag.1 di 6 APPROVVIGIONAMENTO E QUALIFICA DEI FORNITORI 1. Scopo e campo di applicazione 2. Terminologia e abbreviazioni 3. Responsabilità 4. Modalità operative 5. Riferimenti 6. Archiviazione 7. Allegati INDICE Distribuito a (indicare nome, cognome, funzione) : Adeguamento norma RQ RQ DS ISO 9001: Prima emissione RQ RQ DS Motivo della Revisione Sigla ( ) Firma Sigla ( ) Firma Sigla Firma ( ) Rev Redazione Verifica Approvazione Data ( ) Sigla funzione

2 Pag.2 di SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura stabilisce le modalità, le prescrizioni e le responsabilità per il processo di classificazione, qualificazione e monitoraggio dei Fornitori di materiali e servizi, allo scopo di poter conseguire obiettivi ottimali in termini di qualità ed economicità del parco fornitori, nel rispetto dei requisiti contrattuali e della normativa applicabile. Vengono inoltre descritte le modalità e le responsabilità connesse alle attività relative alla conservazione ed utilizzo dei prodotti approvvigionati. 2. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONE RQ= Responsabile Qualità CAC= Commissione Acquisti e Collaudi ISTITUTO = I.I.S. J. PIAGET V.le M.F. Nobiliore 79/a DSGA = Direttore Servizi Generali e Amministrativi 3. RESPONSABILITA La responsabilità dell applicazione della procedura è di tutte le funzioni appartenenti all Istituto che sono chiamate ad applicarla ed in particolare del DSGA e del CAC. 4. MODALITÀ OPERATIVE 4.1 Approvvigionamenti subordinati all utilizzo della presente procedura La presente procedura si applica agli acquisti di materiali e servizi aventi influenza sulla qualità del prodotto fornito dall Istituto. Essi sono: consulenze; servizi di manutenzione; apparecchiature di laboratorio; software; sussidi didattici; Viaggi d istruzione. 4.2 Fornitori I fornitori di beni e/o servizi si distinguono in: a) Personale che svolge attività di prestazione professionale al di fuori del contratto di lavoro del pubblico impiego (funzioni strumentali, funzioni aggiuntive, docenze nell ambito dell attività di formazione professionale) per le cui modalità di valutazione si rimanda alla all Istruzione Operativa 01 ; b) Fornitori di beni e/o servizi (materiali, attrezzature, apparecchiature software e di laboratorio, servizi di manutenzione, ecc.) che viene valutato secondo i criteri stabiliti nella presente procedura Valutazione in ingresso dei Fornitori

3 Pag.3 di 3 3 La valutazione in ingresso dei fornitori di beni e servizi, di cui al punto 4.2b, potrà avvenire attraverso : un indagine sui dati storici, che permette di evidenziare i progressi fatti in termini qualitativi e di affidabilità; la somministrazione di questionari specifici, volti a scandagliare le loro reali capacità/possibilità/affidabilità; scelta di fornitori con Sistema qualità certificato. Una volta effettuata la valutazione in ingresso, secondo le modalità definite nella Scheda Qualifica Fornitori (ModAppr01), questi saranno inseriti nell Elenco Fornitori Qualificati dell Istituto (ModAppr02) Valutazione annua dei Fornitori La valutazione annua dei fornitori di beni e/o di servizi avverrà in base ai seguenti requisiti: qualità del prodotto; convenienza economica (anche in termini di tempi di pagamento); tempi di consegna; completezza della documentazione rispetto a quanto definito negli ordini di acquisto materiali e negli ordini di fornitura dei servizi dell Istituto. La valutazione del singolo requisito avverrà sulla base della seguente scala di valutazione compresa tra 1 e 10: 1-2 Completa insoddisfazione della condizione descritta: giudizio totalmente negativo 3-4 Insoddisfazione della condizione descritta: giudizio negativo 5-6 Giudizio appena soddisfacente 7-8 Giudizio discretamente soddisfacente 9-10 Completa soddisfazione della condizione descritta La somma dei punteggi attribuiti ad ogni parametro sarà convertita su base 100 dal foglio di calcolo costituito dalla Scheda Qualifica fornitore (Mod Appr 01). I risultati permetteranno di collocare i fornitori nelle seguenti classi: Eccellenza di Qualità (classe ): fornitori che si sono dimostrati estremamente affidabili avendo pienamente soddisfatto i requisiti stabiliti dall Istituto; Qualità (classe 71-90): fornitori affidabili, che soddisfano sufficientemente i requisiti stabiliti dall Istituto. Osservazione (classe 56-70): fornitori che, pur assicurando la fornitura di beni e servizi di qualità, non soddisfano in pieno i requisiti posti dal SGQ dell Istituto. Al fornitore sarà inviata una comunicazione formale per invitarlo a rispettare i requisiti richiesti. Nel caso in cui, ad un ulteriore valutazione, il fornitore risulti nuovamente in osservazione, si provvede a depennarlo dall Elenco dei Fornitori Qualificati. Sospeso (classe 0-55): fornitori di beni e servizi critici che non hanno soddisfatto i criteri di qualità stabiliti dall Istituto e che saranno depennati dall elenco.

4 Pag.4 di 4 4 I fornitori saranno valutati annualmente dall Ufficio Tecnico attraverso la Scheda di Qualifica dei fornitori (Mod Appr 01). Annualmente viene aggiornato l Elenco dei Fornitori Qualificati (ModAppr 02) che viene consultato per gli acquisti di importo inferiore ai Euro. 4.3 Procedura d acquisto Per acquisti di importo inferiore ai 2000 euro, l Istituto consulta l Elenco Fornitori Qualificati. Per acquisti di importo superiore ai 2000 euro, in attuazione del Decreto Interministeriale n. 44 del 04/02/2001Sezione IV, l Istituto procede alla comparazione ed alla scelta del preventivo più idoneo. Successivamente un assistente amministrativo, a ciò incaricato, unitamente al DS nella sua qualità di Presidente della GE, redige il buono d ordine che invia alla ditta scelta per la fornitura. La ditta invia, insieme alla merce ordinata, la fattura. La Commissione Acquisti e Collaudi verifica la funzionalità, l integrità e la corrispondenza del bene ordinato; inserisce il bene in inventario. La fattura viene quindi liquidata dal DSGA ed allegata al mandato di pagamento da consegnare all istituto cassiere. Nel caso in cui la merce consegnata non dovesse rispondere ai parametri di cui sopra, la CAC provvederà a riconsegnarla al mittente. Per la scelta dei fornitori di lavoro intellettuale di cui al punto 6.2, la Direzione consulta l Albo dei Consulenti e formalizza la fornitura del servizio attraverso una Lettera di incarico per il personale dipendente o di un contratto di prestazione d opera secondo la normativa vigente. 4.4 Conservazione del prodotto approvvigionato I locali adibiti alla conservazione dei prodotti approvvigionati sono i magazzini. Il magazzino contiene il materiale per le attività di pulizia ed è il luogo fisico di transito del materiale prima di essere collocato nelle aule, negli uffici o nei laboratori; inoltre contiene materiale in attesa di essere radiato e smaltito, materiale tossico nocivo (es. circuiti stampati ecc.) e materiale esausto proveniente da stampanti e fotocopiatrici. I responsabili di laboratorio, nominati dal DS, curano l inventario dell area di cui sono responsabili, e fanno richiesta di radiazione dei beni dell inventario per ogni oggetto che nel corso dell anno scolastico, è stato rubato, è stato reso inservibile all uso o per cui una riparazione è troppo costosa. Il DSGA e i responsabili di laboratorio verificano l opportunità della radiazione. Il DS emette quindi un provvedimento di radiazione dei beni dal registro di inventario. Il materiale radiato può essere venduto all asta, donato ad associazioni no-profit o smaltito. All interno dei laboratori sono individuati luoghi fisici per la gestione del materiale di consumo opportunamente conservato. 4.5 Gestione del magazzino All arrivo dei materiali, l assistente amministrativo preposto verifica la conformità degli stessi attraverso il confronto con il documento di acquisto. Per i beni durevoli il DS nomina la Commissione Acquisti e Collaudo che compila il foglio di Collaudo, che documenta la rispondenza del prodotto ai requisiti richiesti. Successivamente il DSGA, su ordine del DS provvede ad emettere il pagamento.

5 Pag.5 di 5 5 Il materiale richiesto dai referenti di progetto e/o dai responsabili di laboratorio viene distribuito all assistente amministrativo preposto, previa firma per ricevuta e ne registra la consegna su apposito registro. Il materiale approvvigionato come scorta rimane nel magazzino e al momento dell utilizzo l interessato formula la richiesta. Nel caso di materiale inventariabile viene indicato anche il numero di inventario con la possibilità di rintracciare lo stesso attraverso l assegnazione di un luogo fisico di destinazione. La conservazione di tutti i beni avviene conformemente a quanto stabilito dalle istruzioni d uso e dalle schede di sicurezza. La revisione di tutti i registri avviene annualmente, e comunque rispettando i limiti di legge. 5. RIFERIMENTI RIS-01 Formazione e Qualificazione UNI EN ISO 9000: 2005 Sistemi di Gestione per la Qualità Fondamenti e terminologia UNI EN ISO 9001: 2008 Sistemi di Gestione per la Qualità Requisiti UNI EN ISO 9004: 2000 Sistemi di Gestione per la Qualità Linee guida per il miglioramento delle prestazioni Manuale della Qualità I.C.S. J. Piaget 6. ARCHIVIAZIONE Tutta la documentazione è reperibile presso l ufficio del DSGA 7. ALLEGATI ModAppr01 ModAppr02 Scheda Qualifica fornitori Elenco fornitori qualificati