Comune di Forlì REGOLAMENTO COMUNALE PER LA CONCESSIONE IN USO, CRITERI E MODALITA DI UTILIZZO, DELLE SEDI ESPOSITIVE
INDICE Art. 1 Finalità Pag. 3 Art. 2 Oggetto Pag. 3 Art. 3 Soggetti richiedenti Pag. 3 Art. 4 Modalità di utilizzo delle sedi espositive Pag. 4 Art. 5 Rilascio della concessione ed oneri Pag. 5 Art. 6 Revoca e rinuncia alla concessione Pag. 6 Art. 7 Canoni Pag. 6 Art. 8 Consegna sala e obblighi dei concessionari Pag. 6 Art. 9 Responsabilità del concessionario Pag. 7 Art. 10 Durata della concessione Pag. 8 Art. 11 Limiti della concessione e diritto di opzione Pag. 8 Art. 12 Pubblicità della concessione Pag. 9
Art. 1 Finalità Il presente regolamento disciplina la destinazione d uso, le modalità di concessione in uso a terzi ed i criteri di utilizzo delle sedi espositive di proprietà comunale. Le sedi espositive sono destinate ad ospitare esposizioni temporanee d arte e mostre ed eventi a carattere culturale, civico, scientifico ed educativo. Art. 2 Oggetto 1. Gli spazi espositivi, affidati alla gestione del Servizio Pinacoteca e Musei e destinati allo svolgimento di manifestazioni ed eventi che abbiano caratteristiche e finalità compatibili con l attività prevalente ed istituzionale dei locali stessi, sono i seguenti: a) Sala Albertini, piano terra; b) Palazzo Albertini, primo piano; c) Sala XC Pacifici; d) Oratorio di San Sebastiano; e) Rocca di Ravaldino (spazio interno primo e secondo piano limitatamente al periodo maggio-settembre ed al periodo novembre-gennaio); f) altre sale che si dovessero eventualmente rendere disponibili presso strutture acquisite dal Comune ed allo scopo destinate formalmente dall Amministrazione comunale. Art. 3 Soggetti richiedenti Gli spazi espositivi, di cui al precedente articolo, sono prioritariamente destinati ad ospitare manifestazioni ed eventi promossi dal Comune di Forlì, in particolare dall Assessorato Cultura.
Possono altresì richiedere l utilizzo degli spazi, purchè venga rispettata la compatibilità con le finalità di cui all art. 1 e compatibilmente alla disponibilità materiale dei locali, gli altri Servizi del Comune di Forlì limitatamente alle loro attività istituzionali, nonchè i Consigli circoscrizionali. Inoltre i seguenti soggetti pubblici e privati: associazioni e cooperative culturali, organismi associativi ed altri soggetti privati con attività non saltuaria di promozione e divulgazione culturale, istituzioni e fondazioni culturali e di ricerca, aziende. La Sala XC Pacifici sarà in particolare concessa a privati cittadini residenti, o in qualche modo legati al territorio, al fine di far conoscere le espressioni artistiche locali. Art. 4 Modalità di utilizzo delle sedi espositive 1. L accesso all uso delle sedi espositive è suddiviso in tre diverse fasce in ordine decrescente di priorità: fascia A: all Assessorato Cultura e in particolare al Servizio Pinacoteca e Musei, essendo il titolare della gestione degli spazi culturali, viene riconosciuto l uso prioritario e diretto dei locali e dei beni strumentali compresi nelle strutture. Per cui a questo Servizio non è richiesta alcuna formalità per l utilizzo degli spazi e non è tenuto al versamento di alcun nolo o rimborso spese; fascia B: gli altri Servizi del Comune di Forlì, i Consigli Circoscrizionali e gli Enti e gli Organismi culturali partecipati dal Comune di Forlì che intendono utilizzare gli spazi culturali per organizzarvi manifestazioni, promosse in proprio o con la collaborazione di terzi, devono avanzare richiesta scritta al Servizio Pinacoteca e Musei per ottenerne la concessione d uso, indicando nella domanda il programma, la durata dell iniziativa e allegando il progetto di allestimento. In questo caso la concessione è gratuita. Sono a loro carico tutte le spese relative agli allestimenti, alle pulizie, alla promozione ed organizzazione concreta dell iniziativa, al personale di guardiania, nonchè all apertura e chiusura della sede concessa con particolare riferimento all attivazione e disattivazione dei sistemi di sicurezza attiva; fascia C: gli Enti e gli Organismi pubblici e privati, gli Istituti, le Associazioni, formali ed informali e i singoli privati che intendono utilizzare i locali delle strutture gestite dal Servizio Pinacoteca e Musei per organizzarvi manifestazioni ed eventi
devono presentare domanda scritta al Sindaco del Comune di Forlì almeno tre mesi prima dell iniziativa. Risposta in merito verrà data entro 60 giorni dalla ricezione della domanda. I soggetti di cui sopra, ad esclusione dei singoli privati, che realizzano iniziative senza fini di lucro e di interesse sociale dovranno corrispondere un canone d uso pari al 50% di cui alla tabella costi allegato A. I singoli privati dovranno corrispondere per intero il canone indicato nell allegato A. La richiesta, presentata dal legale rappresentante, deve contenere le generalità ed il recapito del richiedente con il relativo codice fiscale o partita IVA, nonchè illustrare le finalità, il programma, la durata dell iniziativa per la quale si chiede l uso della sede e contenere il progetto di allestimento. Art. 5 Rilascio della concessione ed oneri 1. L autorizzazione all uso delle sedi espositive è rilasciata dal Dirigente del Servizio Pinacoteca e Musei, responsabile del procedimento. 2. Le domande pervenute successivamente al termine indicato all art. 4 potranno essere prese in considerazione solo qualora vi sia disponibilità della sala richiesta e compatibilmente con i tempi di allestimento. 3. In caso di più richieste per la stessa sala in un periodo non coperto dalla programmazione, la priorità verrà data in base all ordine di presentazione della domanda. 4. Qualora il richiedente rifiuti, o non accetti per qualunque motivo, per due volte, la concessione dello spazio espositivo nel periodo proposto dal Servizio Pinacoteca e Musei e rientrante in un periodo non coperto da programmazione, la domanda sarà ritenuta a tutti gli effetti archiviata. 5. L eventuale rilascio della concessione d uso sconta l applicazione dell imposta di bollo e avviene dietro il pagamento, da parte del richiedente, dell importo dovuto sulla base delle tariffe annuali stabilite dal Consiglio Comunale per l utilizzo dei locali, secondo le modalità indicate dal responsabile del procedimento. 6. Il rilascio dell autorizzazione è subordinato all esibizione della ricevuta di versamento, effettuato presso la Cassa economale, del canone d uso, almeno 8 giorni prima dell inizio della manifestazione.
7. Il mancato pagamento del canone d uso nei termini indicati dal responsabile del procedimento o comunque prima del ritiro della concessione, comporta la revoca della concessione medesima e la sanzione della sospensione per un periodo da 6 mesi ad un anno dall ottenimento di ulteriori concessioni. La sanzione è inefficace se l interessato provvede comunque al pagamento di una somma corrispondente al canone da versare a titolo di indennizzo. 8. E data facoltà alla Giunta di concedere, con provvedimento motivato, esenzioni o riduzioni del canone d uso, quando si tratti di manifestazioni di particolare rilevanza promosse dai soggetti di cui alla fascia C dell art. 4. Art. 6 Revoca e rinuncia alla concessione 1. Il responsabile del procedimento potrà negare, revocare o sospendere la concessione, ove la sala richiesta debba essere prioritariamente e direttamente utilizzata per fini istituzionali dell Ente e per altri motivi di pubblico interesse, offrendo contestualmente, se possibile, ai destinatari della stessa, eventuali soluzioni alternative che tengano conto della natura e della dimensione dell evento da ospitare nella sede richiesta. 2. In caso di revoca o sospensione dell autorizzazione L Amministrazione comunale è tenuta a restituire al concessionario il canone eventualmente versato ed è altresì sollevata da ogni obbligo di rimborsare ai richiedenti qualsiasi spesa da essi sostenuta o impegnata, ovvero di corrispondere qualsivoglia risarcimento di eventuali danni. 3. Qualora il soggetto richiedente rinunci all uso della sede assegnatagli in concessione, sarà obbligato a pagare all Amministrazione comunale una penale pari al 10% dell importo che avrebbe dovuto versare per la concessione. Art. 7 Canoni 1. Per l uso in concessione delle sedi di cui all art. 2 è richiesto il pagamento di canone corrispettivo nella misura indicata nell allegato A. Il canone è aggiornato annualmente dalla deliberazione consiliare di fissazione delle tariffe per servizi a domanda individuale e dai regolamenti specifici di ogni servizio.
2. In caso di allestimenti particolari che eccedano il normale utilizzo e richiedano un intervento tecnico più significativo sarà richiesta una tariffa aggiuntiva. Art. 8 Consegna sala e obblighi dei concessionari 1. Il richiedente viene ammesso all uso della sala in conformità alle prescrizioni previste nel presente regolamento e secondo le regole dell ordinaria diligenza. Conclusosi l uso della sala, questa dovrà essere rilasciata nelle medesime condizioni sussistenti al momento della consegna. 2. Il Comune si riserva comunque la facoltà di accesso alla sede durante l uso tramite proprio personale dipendente o incaricato ai soli fini di vigilare sul corretto utilizzo dell immobile. 3. I concessionari, qualora il tipo di manifestazione o evento lo richieda, sono tenuti a: a) provvedere, con mezzi e personale propri, all esecuzione dei lavori di allestimento, in accordo e sotto il controllo del personale del Servizio Pinacoteca e Musei; b) richiedere il nulla osta di agibilità della Commissione Provinciale di Vigilanza sui locali di pubblico spettacolo, ogni qualvolta sia previsto un allestimento scenografico; c) provvedere alle licenze, autorizzazioni e permessi necessari, rilasciati da uffici o autorità pubbliche, inclusa la certificazione relativa all impiego di materiali ignifughi per le scenografie e gli allestimenti; d) espletare le pratiche SIAE necessarie; e) provvedere alla stipula di polizza assicurativa relativa alle opere e ai materiali esposti; f) provvedere alle pulizie dei locali concessi in uso, che dovranno essere in ordine al momento della riconsegna delle chiavi. 4. Il Comune di Forlì è sollevato da ogni responsabilità per danni che dovessero derivare a persone e/o cose in seguito ad interventi di allestimento, arredo, ecc., apportati alla struttura.
5. L accettazione della concessione sottindente anche l accettazione incondizionata delle norme che regolano la concessione stessa e che sono specificate nel presente regolamento. Art. 9 Responsabilità del concessionario 1. Il richiedente, per il periodo di uso concesso, si assume la responsabilità della custodia della sala e risponde in solido con gli esecutori materiali per eventuali danni subiti dall immobile, compresi arredi e pertinenze. 2. Non devono essere in alcun modo danneggiati o modificati gli impianti e i sistemi esistenti, pareti, intonaci, pavimenti, infissi, serramenti, soffitti e luci. E fatto altresì divieto di affiggere chiodi, ganci, tasselli, adesivi di qualsiasi genere. Qualora vi siano esigenze espositive diverse, le modalità d intervento vanno concordate con il responsabile del servizio. 3. Non possono essere eseguiti duplicati delle chiavi della sede data in concessione e il codice del sistema di allarme deve essere secretato. Il nominativo del concessionario o altro responsabile dallo stesso indicato, verrà trasmesso all Istituto Provinciale di Vigilanza al fine di una pronta reperibilità qualora si attivino i sistemi di sicurezza. Anche l Istituto Provinciale di Vigilanza ha facoltà di accesso alla sede per effettuare i necessari controlli in relazione alla sicurezza stessa. 4. In ogni caso la sede deve essere restituita nelle medesime condizioni in cui era stata consegnata, salvo diversi accordi con il responsabile del procedimento. Art. 10 Durata della concessione 1. Il destinatario della concessione d uso può utilizzare i locali assegnati solo ed esclusivamente nel periodo concordato con il Servizio Pinacoteca e Musei e solo per svolgervi le attività e/o manifestazioni preventivamente comunicate all Ente. 2. In nessun caso il richiedente può prendere accordi diretti con il personale di custodia e/o di servizio al fine di utilizzare gli spazi in questione in date, orari e per iniziative diverse da quelle comunicate prioritariamente per iscritto. Art. 11 Limiti della concessione e diritto di opzione
1. A tutela del proprio ambito di autonomia e delle proprie esigenze operative, nel rispetto delle priorità stabilite dall art. 4, è facolta del Dirigente del Servizio Pinacoteca e Musei non accogliere richieste di utilizzo dei locali per iniziative che ricadano in date comprese nel periodo di svolgimento della propria attività, anche se presentate nei termini consentiti dal presente regolamento. 2. Gli interessati potranno, tuttavia, con un anticipo più ampio rispetto a quello stabilito per la concessione della richiesta, richiedere con apposita domanda scritta un diritto di opzione per l uso dei locali relativamente ad una o più date. L opzione non dovrà essere superiore a 6 mesi dalla data dell iniziativa e dovrà essere accompagnata dal versamento di un anticipo pari al 10% dell importo dovuto. Tale anticipo verrà restituito solo qualora l Amministrazione comunale non fosse in grado di rispettare l opzione accordata. 3. Il Servizio Pinacoteca e Musei comunicherà al richiedente l accettazione della richiesta di opzione, riservandosi nel contempo di confermare la disponibilità a concedere in uso i locali solo in un secondo tempo e comunque nel rispetto dei termini stabiliti dal presente regolamento. In ogni caso, lo stesso Servizio dovrà rilasciare regolare concessione per le sale già opzionate entro e non oltre 60 giorni dall inizio della manifestazione per la quale è stato richiesto l uso. Il diritto di opzione riguarda solo il diritto di precedenza di una richiesta rispetto ad un altra presentata successivamente per lo stesso periodo e non può essere considerato in alcun modo vincolante per l Amministrazione comunale. Art. 12 Pubblicità della concessione 1. Il sito internet comunale riporta la programmazione di utilizzo delle sale, la cui concessione è disciplinata dal presente Regolamento.