Provincia di Siena Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dell Archivio e dei Flussi Documentali approvato con Deliberazione della Giunta Comunale n. del
Manuale di Gestione del Protocollo Informatico, dell Archivio e dei Flussi Documentali PREMESSA Ogni Pubblica Amministrazione, nell esercizio delle funzioni che le derivano dal suo mandato istituzionale, riceve e produce una enorme quantità di documenti, che, attualmente, sono nella quasi totalità in formato cartaceo. Con l attività di protocollazione la Pubblica Amministrazione certifica la provenienza e la data di acquisizione da parte dell Ente di un documento, identificandolo in maniera univoca attraverso l attribuzione di un numero che fa parte di una sequenza collegata ad una indicazione cronologica. In questo modo il documento entra a far parte dei processi istituzionali dell Ente, per cui la protocollazione costituisce una fase fondamentale del flusso di lavoro della Pubblica Amministrazione, sia individualmente intesa, sia considerata in rapporto con l esterno. Si tratta, pertanto, di una attività irrinunciabile e fondamentale, per cui le modalità di esecuzione di detta procedura assumono una importanza primaria nella strategia operativa della Pubblica Amministrazione, così come assumono una importanza fondamentale l individuazione di tecniche di archiviazione su supporto informatico della documentazione gestita a qualsiasi titolo dalla Pubblica Amministrazione, nonché la gestione dei flussi documentali in modalità informatizzata. L uso di supporti e tecniche informatiche per la gestione dei flussi documentali all interno della Pubblica Amministrazione è, infatti, oggetto di una intensa attività normativa sin dal 1997 con il duplice scopo di rendere maggiormente efficienti gli Enti attraverso la razionalizzazione delle procedure e la eliminazione del cartaceo e di migliorare la trasparenza dell azione amministrativa attraverso l uso di strumenti che rendono effettivo l esercizio del diritto di accesso, sancito sin dal 1990 con la Legge 241. L attuazione delle suddette normative comporta per ogni pubblica amministrazione interessata uno stravolgimento del sistema di lavoro. Il sistema di protocollo informatico, in quanto capace di attestare con valenza giuridica il momento dell ingresso e dell uscita di un documento e quindi relativo ad una fase essenziale del flusso di lavoro della Pubblica Amministrazione, va visto come un componente fondamentale del complesso tecnologico disegnato dall A.I.P.A. per l e-government. Non a caso, una precisa normativa, che si basa sul D.P.R. 445/2000 e si sviluppa attraverso vari Decreti Ministeriali e Circolari, fissa per l adozione del protocollo informatico, non solo norme tecniche, ma anche scadenze ben precise, e prevede l adozione di sistemi di 1
lavoro informatizzati per questa attività e per quelle connesse relative alla gestione dei flussi documentali e all archiviazione dei documenti, che sono destinati a stravolgere il sistema organizzativo della Pubblica Amministrazione. Questo Manuale è quindi lo strumento di lavoro che tutto l apparato dell Amministrazione Comunale, in relazione alle proprie funzioni e competenze, dovrà utilizzare per una corretta gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativi che ciascuno è tenuto a trattare. 2
Indice TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 - OGGETTO DELLA DISCIPLINA pag. 6 ART. 2 PRINCIPI E DEFINIZIONI pag. 6 ART. 3 - IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO pag. 6 TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO ART. 4 PROTOCOLLO INFORMATICO pag. 7 ART. 5 - PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI pag. 7 ART. 6 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO pag. 7 ART. 7 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO pag. 7 ART. 8 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI pag. 8 ART. 9 - SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 8 ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI pag. 8 ART. 11 - ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO pag. 8 ART. 12 FUNZIONI AUTOMATIZZATE pag. 8 ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA pag. 9 ART. 14 TENUTA DEL REGISTRO DI EMERGENZA E RIPRISTINO DELLA PROCEDURA INFORMATICA pag. 9 TITOLO III RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 15 - RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E VICARIO pag. 9 ART. 16 ABILITAZIONI ALL USO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO pag. 10 ART. 17 - AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO pag. 10 ART. 18 - OPERATORI PROTOCOLLO pag. 11 ART. 19 UTENTI SEMPLICI DEL PROTOCOLLO pag. 11 TITOLO IV - ALBO PRETORIO ART. 20 - ALBO PRETORIO pag. 12 TITOLO V - RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ART. 21 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO pag. 12 ART. 22 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO IL SERVIZIO POSTALE pag. 12 ART. 23 RICEZIONE DEI DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO pag. 12 ART. 24 - RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO APPARECCHI TELEFAX pag. 12 ART. 25 RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DI BUSTE RECANTI PARTICOLARI DICITURE pag. 13 ART. 26 LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI pag. 13 ART. 27 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 13 3
ART. 28 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 14 ART. 29 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ARRIVO pag. 14 ART. 30 MODALITA E TEMPI DELLA PROTOCOLLAZIONE pag. 14 ART. 31 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E TRASMISSIONE AGLI UFFICI pag. 14 ART. 32 SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI pag. 15 ART. 33 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI pag. 15 ART. 34 - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI pag. 16 ART. 35 PROTOCOLLI URGENTI pag. 16 ART. 36 DOCUMENTI INTERNI pag. 16 ART. 37 DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE pag. 17 TITOLO VI - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 38 - CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI pag. 17 ART. 39 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE pag. 17 ART. 40 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI pag. 18 ART. 41 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI pag. 18 ART. 42 REPERTORIO DEI FASCICOLI pag. 18 ART. 43 - TENUTA DEI FASCICOLI DELL ARCHIVIO CORRENTE pag. 19 TITOLO VII - ARCHIVIO ART. 44 - DEFINIZIONE DI ARCHIVIO pag. 19 ART. 45 ARCHIVIO CORRENTE ED ARCHIVIO DI DEPOSITO pag. 19 ART. 46 VERSAMENTO DEI FASCICOLI pag. 20 ART. 47 ORGANIZZAZIONE DELL ARCHIVIO DI DEPOSITO pag. 20 ART. 48 MOVIMENTAZIONE FASCICOLI pag. 20 ART. 49 SCARTO D ARCHIVIO pag. 21 ART. 50 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO DI DEPOSITO E MASSIMARIO DI SCARTO DELL ARCHIVIO COMUNALE pag. 21 ART. 51 ARCHIVIO STORICO pag. 21 TITOLO VIII - GESTIONE SICUREZZA DEI DATI DEL PROTOCOLLO ART. 52 IL SISTEMA DI SICUREZZA INFORMATICA pag. 22 ART. 53 RESPONSABILE INFORMATICO DELLA SICUREZZA DEI DATI pag. 22 ART. 54 TRASFERIMENTO DEI DATI pag. 22 ART. 55 PROCEDURE DI SALVATAGGIO pag. 23 TITOLO IX - FIRMA DIGITALE ART. 56 - DOCUMENTI CON FIRMA DIGITALE pag. 23 TITOLO X- NORME DI CHIUSURA 4
ART. 57 PUBBLICITA DEL MANUALE pag. 23 ART. 58 RINVIO pag. 23 ART. 59 NORMA TRANSITORIA pag. 23 ALLEGATI: Allegato 1 Allegato 2 Allegato 3 Allegato 4 Allegato 5 Titolario o piano di classificazione Elenco dei documenti non soggetti a protocollazione Fac-simile registro cartaceo di emergenza Massimario di scarto per l archivio Fac-simili documentazione per tenuta dell archivio: repertorio fascicoli, elenco per versamento, richiesta consultazione o movimentazione fascicoli 5
TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 OGGETTO DELLA DISCIPLINA 1. Il presente Manuale di Gestione dei documenti è adottato ai sensi degli art.li 3 e 5 del D.P.C.M. 31.10.2000, visti il Capo IV del D.P.R. 28.12.2000 n. 445 e il D.P.C.M. 14.10.2003. Le presenti norme disciplinano, nell ambito dell ordinamento normativo vigente, la tenuta del protocollo informatico per la gestione dei documenti cartacei ed informatici all interno dell Amministrazione Comunale di Montepulciano e fissano i principi per la gestione informatizzata dei flussi documentali, nonché per una corretta conservazione ed archiviazione dei documenti stessi. ART. 2 PRINCIPI E DEFINIZIONI 1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, afferenti ad una pubblica amministrazione o comunque utilizzati per l attività amministrativa, così come previsto dall art. 1, comma 1 del D.P.R. 445/2000. 2. I documenti appartenenti ad una amministrazione pubblica sono assoggettati al regime del demanio pubblico (artt. 822, 823, e 824 del Codice Civile e artt. 2, 10, 53 e 54 del D. Lgs. 42/2004), e pertanto sono beni culturali inalienabili soggetti a vigilanza del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali (art. 18 D. Lgs. 42/2004). Il documento amministrativo cessa di essere tale e dismette tutti gli attribuiti di cui al punto precedente a seguito della procedura di scarto cui può essere sottoposto a norma dell art. 21 dello stesso D. Lgs. 3. Per protocollo si intende lo strumento mediante il quale i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico e gestionale. 4. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell effettivo ricevimento e della spedizione di un documento. 5. Il registro di protocollo, unico per tutto l Ente, si apre il 1 Gennaio e si chiude il 31 Dicembre di ogni anno. ART. 3 IL SERVIZIO DI PROTOCOLLO 1. Alla tenuta del protocollo informatico è preposta una Unità Organizzativa denominata Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, istituita con deliberazione della Giunta Comunale n. 251 del 31.12.2003.. 2. Detta U.O. è inserita nella struttura organizzativa del Comune nell ambito del Settore Affari Generali Servizi Demografici Comunicazione _ Attività Produttive dell Area 1 Area Amministrativa. 3. L U.O. svolge i compiti previsti dall art. 61, comma 3 del D.P.R. N. 445 del 28.12.2000. Detta U.O. è chiamata tra l altro a svolgere un ruolo di coordinamento e d indirizzo nei confronti delle diverse strutture dell Ente, al fine di garantire l uniformità delle attività di protocollazione, gestione dei flussi documentali ed archiviazione nell ambito della stessa Area Organizzativa Omogenea. 4. Con la stessa Deliberazione della Giunta Comunale n. 251 del 31.12.2003 è stata individuata una unica Area Organizzativa Omogenea per tutto l Ente. TITOLO II PROTOCOLLO INFORMATICO 6
ART. 4 PROTOCOLLO INFORMATICO 1. Il Protocollo Informatico è l insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dall Ente per la gestione dei documenti. 2. Il Protocollo Informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei provvedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per il miglioramento del flusso informativo e documentale interno all Ente e per favorire lo snellimento e la trasparenza dell azione amministrativa. ART 5 PROTOCOLLAZIONE CON SISTEMI INFORMATIZZATI 1. Il Comune di Montepulciano si avvale di un protocollo informatico unico, per le cui caratteristiche tecniche si fa rinvio al Manuale per l Operatore fornito dalla ditta fornitrice del software. 2. Detto protocollo informatico è integrabile con un sistema di gestione dei flussi documentali e di archiviazione ottica dei documenti e con un modulo per la firma digitale. 3. Il protocollo gestito con il sistema informatico deve in particolare: a. garantire la sicurezza e l integrità dei dati; b. garantire la corretta e puntuale registrazione dei documenti in entrata ed in uscita; c. consentire l accesso agli atti nel rispetto della Legge 241/90, e successive modificazioni ed integrazioni, e del D. Lgs. 196/2003; d. fornire informazioni statistiche sul flusso documentale dell ente; e. consentire la creazione in un archivio documentale completamente informatizzato. ART. 6 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 1. La procedura informatica assegna, in maniera automatica e in modo immodificabile, la data ed il numero progressivo di protocollo al momento della registrazione del documento. 2. Il numero di protocollo è progressivo 3. La numerazione è rinnovata ogni anno solare. 4. A ciascun documento in arrivo od in partenza, anche se interno, va assegnato un unico ed esclusivo numero di protocollo. 5. Contestualmente, con riferimento al documento cui sono stati assegnati in maniera automatica la data ed il numero progressivo, vengono registrate, in forma non modificabile, le seguenti informazioni: a. mittente per i documenti ricevuti o destinatario per quelli inviati b. oggetto del documento c. impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne il contenuto in modo univoco, se il documento è trasmesso per via telematica e ha le caratteristiche previste dalla vigente normativa in tema di documento informatico, d. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili e. l ufficio al quale il documento è assegnato ovvero l ufficio che lo ha prodotto. 6. E altresì obbligatoria la classificazione in base al Titolario di cui all allegato 1. ART. 7 SEGNATURA DI PROTOCOLLO 1. La segnatura di protocollo è l associazione all originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso e registrate. La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. Le informazioni minime previste sono: 7
a. il progressivo di protocollo b. la data di protocollo c. l identificazione dell Amministrazione d. indici di classificazione del documento e. il codice dell ufficio a cui è stato assegnato o che ha prodotto il documento. ART. 8 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI CARTACEI 1. La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l apposizione su di esso di un timbro di protocollo sul quale vengono riportate le informazioni minime previste indicate nel precedente art. 7. ART. 9 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un unica volta, nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme a quanto stabilito dall art. 18 del DPCM 31.10.2000 e Circolare AIPA 7.5.2001 n. 28. ART. 10 INFORMAZIONI NON ALTERABILI 1. La procedura informatica non deve consentire, dopo che sia stata eseguita l operazione di protocollazione, la modifica delle informazioni inserite con riferimento a: - il numero di protocollo progressivo - la data di protocollo - mittente o destinatario - la data ed il numero di protocollo del mittente (se disponibile) - l oggetto - l impronta del documento informatico, ove esistente. 2. Sono fatti salvi i casi di modifica dei dati di cui all art. 11. ART. 11 ANNULLAMENTO DI UN PROTOCOLLO 1. In caso di errore materiale nella registrazione, tale da rendere impossibile l individuazione in un collegamento tra i dati registrati e i dati desumibili dal documento protocollato, la procedura deve consentire l annullamento delle informazioni relative al protocollo. Le registrazioni di protocollo possono essere annullate solo se la procedura è autorizzata dal Responsabile del Servizio. Le informazioni relative devono comunque rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe; tra i dati memorizzati devono essere compresi gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo. In tale caso la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto nella procedura di annullamento. ART. 12 FUNZIONI AUTOMATIZZATE 1. La procedura informatica del protocollo svolge le seguenti funzioni minime: a. registrazione dei dati b. visualizzazione e stampa delle informazioni memorizzate c. gestione modulo fascicoli d. ricerca dei documenti registrati 8
e. stampa generale o parziale del registro di protocollo f. funzioni di recupero dei protocolli manuali in caso di interruzione del sistema informatico. ART. 13 REGISTRO DI EMERGENZA 1. E previsto l uso di un registro di emergenza per lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, da utilizzare ogni volta che per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema, come stabilito dall art. 63 del D.P.R. 445/2000. 2. Il registro di emergenza deve essere conforme al modello di cui all allegato 3. 3. L uso del registro di emergenza è autorizzato dal Responsabile del Servizio che riporta sul registro stesso la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione, nonché la data e l ora del ripristino della funzionalità del sistema. 4. Quando l impossibilità si prolunghi per oltre 24 ore per cause di eccezionale gravità, il Responsabile del Servizio può autorizzare l uso del registro di emergenza per più periodi successivi di non più di una settimana, riportando sul registro gli estremi del provvedimento formale di autorizzazione. ART. 14 TENUTA DEL REGISTRO DI EMERGENZA E RIPRISTINO DELLA PROCEDURA INFORMATICA 1. La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive sessioni di utilizzazione, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea nell anno solare di riferimento. 2. Per ogni giornata di registrazione di emergenza viene riportato sul registro il numero totale delle operazioni registrate manualmente. 3. Nel momento in cui il sistema viene ripristinato, le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati. 4. Sino al completo inserimento è inibito di procedere a nuove protocollazioni. 5. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in fase di emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione fra il numero utilizzato in emergenza e quello attribuito dal sistema. TITOLO III RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E OPERATORI DI PROTOCOLLO ART. 15 RESPONSABILE DEL PROTOCOLLO E VICARIO 1. E Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi il Dirigente dell Area Amministrativa, come previsto con Deliberazione della Giunta Comunale n. 251 del 31.12.2003. 2. Il responsabile del servizio provvede a: a. individuare gli utenti e attribuire loro un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, distinguendo tra utenti abilitati alla mera consultazione dell archivio, e utenti abilitati anche all inserimento, modifica ed aggiunta di informazioni; b. disporre, in coordinamento con il responsabile informatico, di cui all art. 53 affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti ed anomalie siano ripristinate al più presto e comunque non altre 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; 9
c. garantire il buon funzionamento degli strumenti e della organizzazione delle attività di protocollazione; d. autorizzare le operazioni di annullamento del protocollo; e. autorizzare l uso del registro di emergenza f. adottare le misure necessarie per garantire la conservazione dei dati registrati provvisoriamente ed il loro trasferimento sul sistema informatico g. controllare l osservanza delle norme del presente Manuale da parte del personale addetto; h. promuovere la formazione e l aggiornamento degli operatori; i. promuovere, periodicamente opportune verifiche sulle tipologie dei documenti protocollati. 3. Il Vicario del responsabile del servizio sarà individuato con apposito provvedimento dal Responsabile stesso. 4. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi può avvalersi, per lo svolgimento di alcune delle funzioni a lui spettanti a norma di legge e attribuitegli dal presente manuale, di altri collaboratori aventi particolari professionalità, da individuare con apposito atto. ART. 16 ABILITAZIONI ALL USO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO 1. Sono considerati utenti di protocollo tutti i dipendenti comunali ai quali è data l abilitazione per la consultazione, l inserimento, la modifica e l aggiunta di informazioni per la gestione informatica del protocollo. 2. Ad ogni utente sono assegnate una login ed una password d accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni utente, identificato dalla propria login dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della propria sessione di accesso al sistema informatizzato e quindi dell eventuale corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. 3. I livelli di autorizzazione sono individuati e formalmente attribuiti dal Responsabile del Protocollo di cui all art. 15. 4. Gli utenti di protocollo, in base al loro livello di autorizzazione, possono essere: a. amministratore di protocollo; b. operatore di protocollo. c. utente semplice ART. 17 AMMINISTRATORE DEL PROTOCOLLO 1. Il Responsabile del Servizio, in quanto amministratore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: a. Immissione protocollo in entrata ed in uscita b. Annullamento e modifica di protocolli già inseriti c. Ricerca dati d. Visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa e. Gestione delle tabelle degli operatori e della relativa definizione delle abilitazioni f. Creazione e tenuta delle login e password di tutti gli operatori g. Gestione e tenuta della tabella degli indirizzi per l inoltro della corrispondenza, anche via e-mail e delle altre tabelle base del sistema informatizzato h. Stampe registro di protocollo annuale e giornaliero 2. Il Vicario, ha le stesse abilitazioni del Responsabile del Servizio, escluse quelle previste dalle lettere e) ed f), che sono strettamente connesse all organizzazione del sistema di protocollo informatico, attività di esclusiva competenza del responsabile. 10
ART. 18 OPERATORI DEL PROTOCOLLO 1. Gli operatori di protocollo possono essere: A) operatori di protocollo generale B) operatori di protocollo di area o di settore. 2. Sono operatori di protocollo generale tutti gli addetti che fanno parte del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, che saranno individuati con apposito provvedimento del Responsabile del servizio. Ad essi sono concesse le abilitazioni per: a) immissione di protocollo in entrata ed in uscita b) annullamento o modifica di protocolli già inseriti, previa autorizzazione del supervisore o del vicario c) ricerca dati d) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa e) stampe registro di protocollo annuale e giornaliera. f) gestione delle tabelle di sistema 3. Sono operatori di protocollo di area o di settore i dipendenti comunali ai quali sono concesse le seguenti abilitazioni: a) immissione protocollo in uscita b) ricerca dati c) visione di tutti i documenti archiviati e relativa stampa 4. Il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, di concerto con il direttore generale e sentiti i dirigenti, ha la facoltà di autorizzare altre aree o settori allo svolgimento dell attività di protocollo informatico per particolari motivi legati a ragioni di organizzazione dei servizi, alla riservatezza dei dati contenuti nelle comunicazioni pervenute al settore, all ubicazione territoriale rispetto alla sede centrale, all elevato numero di protocolli urgenti legati al rispetto dei termini previsti per la conclusione del procedimento amministrativo o ad altre motivazioni da valutare di volta in volta in base alle specifiche esigenze di ciascun settore dell Amministrazione Comunale. 5. Tale decentramento da un punto di vista operativo dovrà seguire la norme stabilite nel presente Manuale e sarà sottoposto al controllo del Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi. 6. Sarà utilizzata una unica numerazione di protocollo e gli operatori incaricati di questa attività dovranno essere abilitati allo svolgimento delle operazioni di cui al punto 3 da parte del Responsabile del Servizio, che dovrà anche vigilare ed effettuare controlli sulle attività svolte. ART. 19 UTENTI SEMPLICI DEL PROTOCOLLO 1. Gli utenti semplici di protocollo possono essere: A) utenti interni B) utenti esterni 2. Sono utenti di protocollo interni tutti i dipendenti comunali ai quali sono concesse le abilitazioni per a) ricerca dati del protocollo b) stampa delle informazioni relative ai dati visualizzati 3. Soni utenti di protocollo esterni persone fisiche o giuridiche che, attraverso l uso di idonee password di accesso, hanno la possibilità di consultare il protocollo informatico del Comune ed i relativi sistemi di gestione dei flussi documentali, limitatamente a procedure che le riguardano direttamente e per le quali è autorizzata la consultazione e l eventuale stampa di documentazione. 4. L accesso da parte di utenti esterni è regolato dall art. 59 del D.P.R. 445/2000. Per l uso di detta autorizzazione possono essere utilizzate tutte le forme di ricerca e consultazione 11
offerte dal sistema di gestione. 5. L Amministrazione Comunale determina, nel rispetto delle disposizioni sulla tutela della riservatezza dei dati personali, i criteri tecnici dell impiego del sistema informatico per la visualizzazione e la stampa dei documenti, anche per via telematica. 6. Nel caso di accesso attraverso il sistema informatico, si applicano le misure di sicurezza del caso mediante identificazione della firma elettronica qualificata, come disposto dal D.P.R. n. 137/2003. TITOLO IV ALBO PRETORIO ART. 20 ALBO PRETORIO 7. Anche la registrazione dei documenti da affiggere all Albo Pretorio viene svolta attraverso la procedura informatizzata del protocollo. Si tratta di una funzione di esclusiva competenza del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi. 8. Ad ogni documento viene attribuito, oltre al numero di protocollo, il numero di registrazione annuale all Albo Pretorio. TITOLO V RICEZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ART. 21 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 1. I documenti su supporto cartaceo possono pervenire all Amministrazione attraverso: - il servizio postale - la consegna diretta effettuata a mano - gli apparecchi telefax - la posta elettronica ART. 22 RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO IL SERVIZIO POSTALE 1. I documenti che transitano attraverso il servizio postale vengono ritirati dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi del Comune di Montepulciano, che provvede all apertura ed alla protocollazione in arrivo. ART. 23 RICEZIONE DEI DOCUMENTI CONSEGNATI A MANO 1. La consegna diretta della corrispondenza effettuata a mano deve avvenire negli orari di apertura al pubblico presso l ufficio preposto al ricevimento 2. Quando il documento cartaceo venga consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, gli operatori che effettuano la protocollazione sono tenuti a provvedere in tale senso. 3. La ricevuta può essere stampata dal sistema informatico di gestione del protocollo oppure può anche consistere nella copia fotostatica della prima pagina del documento da protocollare sulla quale vengono apposti il timbro dell Amministrazione, la data d arrivo e la firma dell operatore. 12
ART. 24 RICEZIONE DEI DOCUMENTI ATTRAVERSO APPARECCHI TELEFAX 1. I documenti che pervengono a mezzo di apparecchi telefax vengono protocollati; se il documento perviene ad un apparecchio telefax diverso da quello istituzionale dell Ente collocato presso il Servizio, viene protocollato solo se ciò è espressamente richiesto dall ufficio o servizio che lo ha ricevuto. 2. Qualora, successivamente, pervengano all Amministrazione gli originali cartacei dei medesimi documenti, ad essi sono attribuiti, quando possibile, lo stesso numero di protocollo e la stessa data attribuiti ai rispettivi fax. ART. 25 RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DI BUSTE RECANTI PARTICOLARI DICITURE 1. La corrispondenza recante sulla busta la dicitura riservata o personale non viene aperta e viene consegnata direttamente al destinatario, il quale, dopo averla aperta, valuterà l opportunità della eventuale protocollazione e provvederà a richiederla al Servizio. 2. La corrispondenza recante le diciture offerta, gara di appalto e similari non viene aperta e viene protocollata in arrivo con l apposizione del numero e della data di ricezione direttamente sulla busta chiusa. Sarà cura dell ufficio o settore competente trascrivere sulla documentazione contenuta all interno il numero e la data di protocollo, se ritenuto opportuno. 3. Solo se espressamente richiesto da chi provvede alla consegna diretta a mano della corrispondenza di cui al precedente punto o ritenuto opportuno dal ricevente, sulla busta chiusa, oltre al numero ed alla data di protocollo, può essere apposta anche l ora in cui avviene la consegna. ART. 26 LETTERE ANONIME E DOCUMENTI NON FIRMATI 1. I documenti non firmati e le lettere anonime pervenute per la protocollazione in arrivo vengono registrati e segnati con la dicitura ANON. 2. Dopo la registrazione sono assegnati e fatti pervenire all ufficio o settore competente. ART. 27 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale: protocollo@comune.montepulciano.si.it. 2. I documenti informatici che pervengono direttamente ai singoli uffici e servizi sono da questi valutati e, se soggetti a registrazione di protocollo, sono immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell Ente oppure rinviati al mittente con indicazione dell indirizzo ufficiale a cui devono essere inoltrati. 3. I documenti informatici pervenuti alla casella istituzionale di posta elettronica di cui al punto 1 sono soggetti a riconoscimento e registrazione in base alle disposizioni di cui al D.P.R. 137/2003, vengono protocollati in ingresso direttamente dal sistema informatico, con registrazione delle informazioni contenute nella segnatura informatica del mittente, e trasmessi, sempre per via informatica, alla casella di posta elettronica dell ufficio assegnatario. 4. La posta elettronica ordinaria che non ha le caratteristiche previste dalla normativa vigente ed in particolare dal suddetto D.P.R. 137/2003 per essere considerata documento informatico, può essere stampata su cartaceo dall ufficio o servizio che la riceve e questo può chiederne, sotto sua responsabilità, la protocollazione, qualora sia certo dell origine del documento. Nel caso in cui successivamente pervenga l originale della comunicazione in oggetto, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo, quando possibile. 13
ART. 28 RILASCIO RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI 1. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell avvenuto recapito sarà assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dall Amministrazione Comunale. ART. 29 FASI DELLA PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ARRIVO 1. L apertura della corrispondenza avviene presso il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi. 2. Su tutta la corrispondenza in entrata nell Ente viene apposta dal suddetto Servizio la data di arrivo. 3. La corrispondenza non direttamente riferibile a procedure standard, viene visionata dal Direttore Generale dell Ente, anche ai fini di una corretta assegnazione all ufficio competente. 4. Il suddetto Servizio provvede poi a: - effettuare la registrazione e segnatura dei documenti in arrivo; - effettuare l assegnazione con attribuzione del codice dell ufficio a cui è stato assegnato; - effettuare la classificazione, in base al Titolario di cui all allegato 1; - acquisire tramite scanner i documenti in arrivo che non hanno le caratteristiche di documento informatico, secondo quanto previsto dalla sezione II del D.P.R. 445/2000 e dalle successive norme regolamentari. ART. 30 MODALITA E TEMPI DI PROTOCOLLAZIONE 1. La protocollazione dei documenti in arrivo (registrazione e segnatura) viene di norma eseguita entro il giorno lavorativo immediatamente successivo a quello dell arrivo. 2. L inoltro del documento all ufficio o servizio competente avviene immediatamente dopo la protocollazione e comunque, di norma, non oltre il giorno lavorativo immediatamente successivo, fatte salve alcune eccezioni dovute alla necessità di consultare il Segretario generale al fine di assegnare correttamente i documenti. 3. Qualora la quantità di documenti da protocollare sia particolarmente rilevante, nella fase di apposizione della data di arrivo sul documento, prevista dal punto 2 dell art. 19, il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi segnala agli uffici o servizi interessati la presenza di eventuali documenti che rivestono carattere di urgenza e concorda con detti uffici e servizi, sentito il Direttore Generale, le modalità di azione per garantire il rispetto dei tempi delle procedure cui i documenti fanno riferimento. 4. I documenti informatici vengono protocollati in entrata dal sistema informatico e vengono registrati attraverso la segnatura informatica del mittente; successivamente sono immessi direttamente nella casella di ricezione dell ufficio o servizio interessato. ART. 31 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI E TRASMISSIONE AGLI UFFICI 1. Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione dell ufficio dell Amministrazione cui compete la trattazione del procedimento amministrativo. 2. Di regola, tutti i documenti in arrivo vengono assegnati dall operatore di protocollo incaricato ai dirigenti o agli amministratori, secondo le competenze rilevabili dal PEG in vigore. 3. I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici di competenza. 4. Qualora detti documenti siano anche acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, la trasmissione immediata avverrà per via informatica a tutti gli interessati, mentre gli originali 14
cartacei saranno successivamente trasmessi al settore di competenza per la fascicolazione e archiviazione. 5. I dirigenti ed il direttore generale, con comunicazione scritta da inviare al Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, possono individuare le posizioni organizzative o altri dipendenti del proprio settore quali incaricati per il ricevimento della posta in arrivo e dare ulteriori istruzioni circa lo smistamento degli originali e delle copie dei documenti di propria competenza pervenuti in formato cartaceo, indicando anche l indirizzo di posta elettronica cui far pervenire quelli eventualmente acquisiti in formato immagine. Per la posta di competenza degli amministratori, le suddette disposizioni vengono comunicate dal direttore generale. 6. I documenti ricevuti per via telematica, sono trasmessi a chi di competenza attraverso la rete interna dell Amministrazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura ed assegnazione. 7. L ufficio utente riceverà la posta aprendo il programma di protocollo informatico dal quale riceverà un messaggio che indica la presenza di posta. Lo stesso per visualizzare i documenti dovrà aprire il programma e in base alle abilitazioni stabilite per i vari utenti deciderà se visualizzare semplicemente il documento, inserirlo all interno del rispettivo fascicolo, stamparlo e farne un uso cartaceo. 8. Nel caso di assegnazione errata, l ufficio che riceve il documento, se è abilitato all operazione di smistamento provvede a trasmettere l atto all ufficio competente; nel caso in cui non sia abilitato lo restituisce all ufficio che glielo ha erroneamente assegnato, il quale provvederà a modificare l assegnazione ed inoltrare il documento a chi di competenza 9. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti i passaggi memorizzando per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione con la data e l ora di esecuzione. ART. 32 SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 1. I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, dovranno essere acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. 2. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: a. acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file b. verifica della leggibilità e qualità delle immagini acquisite c. collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile d. memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. ART. 33 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 1. I documenti da trasmettere su supporto cartaceo sono spediti dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione, segnatura e classificazione del documento. 2. Nel caso di spedizione per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere o altro mezzo che richieda la compilazione di documentazione da allegare alla busta, gli uffici devono specificare le modalità di spedizione sull originale del documento e compilare la modulistica necessaria, allegandola all originale da spedire. E invece a cura del Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi la compilazione delle distinte riassuntive delle raccomandate e assicurate, da consegnare in duplice copia all Ufficio Postale. 3. La posta in partenza deve essere consegnata all Ufficio Protocollo entro le ore 11,00 dei giorni dal lunedì al venerdì, opportunamente imbustata, se protocollata in uscita a livello di area o settore. Rispettando questi tempi, il Servizio assicura la regolare partenza dei documenti cartacei in uscita nei suddetti giorni. Sono fatte salve particolari situazioni connesse a modifiche di orario da parte del servizio postale. 15
4. Per situazioni ed esigenze particolari, gli uffici e servizi devono preventivamente prendere accordi con il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi. ART. 34 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 1. Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi conformi ai sistemi di posta elettronica, come stabilito dal DPCM 31.10.2000 e secondo le modalità disciplinate dalla Direttiva 27.11.2003. 2. Le modalità di composizione e scambio dei messaggi, il formato della codifica, le misure di sicurezza devono essere conformi alla Circolare AIPA 7 Maggio 2001 n. 28 e successive modificazioni ed integrazioni. 3. I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario ed abilitato alla ricezione di posta per via telematica. 4. Per la spedizione dei documenti informatici, l Amministrazione si avvale di un servizio di posta certificata offerto da un soggetto in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche. 5. L operazione di spedizione di un documenti informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di verifica della firma, registrazione, segnatura e classificazione. 6. Gli uffici che effettuano direttamente la spedizione di documenti informatici curano anche l archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno. ART. 35 PROTOCOLLI URGENTI 1. La richiesta di protocollare urgentemente un documento deve essere relativa ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario. 2. Solo in questo caso il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi si attiverà garantendo la protocollazione del documento nell arco di 4 (quattro) ore decorrenti dal momento di presentazione dell originale del documento stesso. Tale procedura verrà osservata sia per protocolli su documenti in arrivo che in partenza. Non verranno anticipati protocolli su copie in qualsiasi modo fatte pervenire al Servizio stesso. 3. Quando si presenti la necessità di protocollare o di spedire un numero consistente di documenti, dovrà esserne data comunicazione all Ufficio Protocollo con alcuni giorni di anticipo, onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione. ART. 36 DOCUMENTI INTERNI 1. I documenti interni sono quelli scambiati tra di loro dai diversi settori, servizi o unità operative afferenti ad una stessa Area Organizzativa Omogenea. 2. I documenti interni possono essere: a. documenti di carattere informativo appunti organizzativi, informazioni, memorie informali che, di norma, non sono protocollati e possono pervenire: - a mano, consegnati da un incaricato dell ufficio o settore scrivente - per posta elettronica ordinaria, utilizzando le caselle assegnate ad ogni ufficio o servizio e il sistema di conferma di ricezione del messaggio consentito dal programma gestionale normalmente utilizzato; - per via informatica, tramite l uso di una intranet che permette la condivisione di aree o cartelle della LAN comunale; - mediante scambio di documenti informatici convalidati con firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, così come previsto dal D.P.R. 137/2003. 16
b. documenti di carattere giuridico-probatorio redatti dai responsabili di procedimento nell esercizio delle funzioni assegnate e diretti a dimostrare la regolarità dell attività svolta e delle azioni amministrative portate avanti oppure dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi che sono protocollati con il sistema di protocollo informatico che è unico per l Area Organizzativa Omogenea Comune di Montepulciano, come precisato al comma 4 dell art. 3 del presente Manuale. 4. I documenti interni da protocollare sono registrati una sola volta con protocollazione in uscita dal mittente interno. Il destinatario del documento interno non deve effettuare una ulteriore protocollazione in arrivo. ART. 37 DOCUMENTI NON SOGGETTI A PROTOCOLLAZIONE 1. Le tipologie di documenti non soggetti a protocollazione sono espressamente indicate al comma 5 dell art. 53 del D.P.R. 445/2000. 2. In ossequio a quanto previsto dal comma 2, lettera g, dell art. 5 del DPCM 31.10.2000, nell allegato 2 del presente Manuale è contenuto l elenco esplicito dei documenti non soggetti a protocollazione. TITOLO VI CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ART. 38 CLASSIFICAZIONE DOCUMENTI 1. La classificazione è l attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, ricevuti, spediti e interni, protocollati e non, che serve a collegare i documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti o attività. 2. Sono soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del sistema documentario del Comune, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti o interni). 3. Al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione, attribuendo il documento ad un titolo e ad una classe, previsti nel Titolario di Classificazione. ART. 39 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE 1. Il titolario, o piano di classificazione, è un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. 2. L art. 50, comma 4, del D.P.R. 445/2000 prevede che le pubbliche amministrazioni adottino per il proprio archivio criteri omogenei di classificazione ed archiviazione. 3. A seguito di questo, sono state attivate dalle autorità competenti procedure di sperimentazione che hanno portato alla creazione di un nuovo Titolario di Classificazione che si articola su due livelli: i titoli e le classi. I titoli sono in pratica le vecchie categorie che sono passate da quindici alle attuali quattordici. Detto titolario può essere modificato per aspetti marginali, a seconda delle esigenze delle diverse amministrazioni. 4. Con l adozione del presente Manuale, l Amministrazione Comunale di Montepulciano adotta anche il nuovo Titolario di Classificazione di cui all allegato 1. 5. L aggiornamento del titolario o piano di classificazione compete al Responsabile del Servizio ed è assicurato quando se ne presenti la necessità, osservando la normativa vigente in materia formazione e conservazione degli archivi. 17
6. Dopo ogni modifica del titolario di classificazione, il Responsabile del Servizio provvede ad informare tutti i soggetti abilitati alle operazioni di classificazione dei documenti. ART. 40 IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 1. Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. 2. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura del fascicolo che prevede la registrazione delle seguenti informazioni: a. titolo, categoria e classe del titolario di classificazione nell ambito delle quali il fascicolo si colloca; b. numero del fascicolo, generato automaticamente dal sistema informatico; c. oggetto del fascicolo; d. anno di apertura; e. ufficio utente cui è assegnata la relativa pratica. 3. E preposto all organizzazione e controllo dell attività di fascicolazione il Servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi 4. Gli uffici o servizi utenti da abilitare all operazione di fascicolazione informatica dei documenti saranno individuati con successivo atto del Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, da concordare con i dirigenti di area. ART. 41 PROCESSO DI FORMAZIONE DEI FASCICOLI 1. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente sottofascicolo, e inserto) di competenza. L operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo. 2. Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. 3. I documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo, sottofascicolo o inserto, secondo l ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla propria data. 4. Qualora un documento dia luogo all avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il responsabile del procedimento, assegnatario del documento stesso, provvederà all apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo. 5. Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento della pratica. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l ordine del repertorio, cioè nell anno di apertura. 6. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento amministrativo, il quale è tenuto pertanto all aggiornamento del repertorio dei fascicoli. ART. 42 REPERTORIO DEI FASCICOLI 1. Il repertorio dei fascicoli è un registro annuale, cioè inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre. 2. Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi: a. anno di istruzione b. classificazione completa (titolo e classe); c. numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni). d. anno di chiusura; e. oggetto del fascicolo (ed eventualmente l oggetto di sottofascicoli, inserti, etc.); f. annotazione dello status relativo all età: corrente, versamento all archivio di deposito; g. annotazione del passaggio all archivio storico o, in alternativa, l avvenuto scarto. 18
3. Altri tre elementi devono garantire la corretta gestione del fascicolo: a. data di chiusura; b. annotazione del passaggio dall archivio corrente all archivio di deposito; c. annotazione del passaggio dall archivio di deposito all archivio storico o, in alternativa l avvenuto scarto. ART. 43 TENUTA DEI FASCICOLI DELL ARCHIVIO CORRENTE 1. I fascicoli dell archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati presso gli uffici utente cui sono state assegnate le pratiche, fino al versamento nell archivio di deposito, da effettuare dopo che il responsabile del procedimento avrà provveduto alla chiusura definitiva del fascicolo stesso, previo scarto dei documenti per i quali ciò è consentito secondo il Massimario di cui all allegato 4. TITOLO VII ARCHIVIO ART. 44 DEFINIZIONE DI ARCHIVIO 1. L archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, ricevuti e prodotti da un ente per il conseguimento dei propri fini o l espletamento delle proprie funzioni e conservati per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali dell ente. 2. Gli atti sono documenti collegati tra loro con rapporto di causa effetto, devono essere ordinati ovvero strutturati e conservati in modo coerente e accessibile alla consultazione, tenuto conto del loro uso che può essere amministrativo, legale, storico. 3. L archivio di un Comune è unico 4. Funzionalmente l archivio si suddivide in tre parti: corrente, di deposito e storico: a. l archivio corrente (in formazione) comprende i documenti necessari allo svolgimento delle attività correnti b. l archivio di deposito comprende documenti relativi ad affari e procedimenti conclusi da meno di 40 anni, che possono essere riassunti in esame per ripresa del procedimento o per affinità o connessione con altri; c. l archivio storico (sezione separata) comprende documenti relativi ad affari e procedimenti conclusi da oltre 40 anni e selezionati per la conservazione permanente a fini storici e culturali, una volta effettuate le operazioni di scarto previste dall ordinamento vigente. ART. 45 ARCHIVIO CORRENTE E ARCHIVIO DI DEPOSITO 1. Come precisato all art. 43, i fascicoli dell archivio corrente sono conservati a cura dei responsabili dei procedimenti sino al momento del versamento nell archivio di deposito, che viene fatto il quinto anno dopo quello della chiusura del fascicolo. 2. L archivio di deposito è destinato a raccogliere il complesso dei documenti relativi ad affari definiti da meno di 40 anni, opportunamente organizzati e versati a cura dei responsabili dei servizi. 3. L archivio di deposito è conservato e gestito dal Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi che opera per la corretta gestione e conservazione dei documenti, controllandone lo stato di conservazione, curandone l organizzazione secondo i criteri di legge e tenendo conto delle necessità di reperimento ed operando lo scarto periodico del materiale inutile. 19