Modalità di prelievo, conservazione e conferimento dei campioni L applicazione di una corretta pratica di campionamento è essenziale per ottenere risultati affidabili nelle successive fasi analitiche. Affinché i risultati siano tecnicamente validi, vi segnaliamo che non è possibile analizzare un campione conservato alla temperatura non idonea, consegnato in quantità insufficiente, contaminato, conservato in contenitore non idoneo e privo di informazioni che ne garantiscono la provenienza. Per questo presentiamo, molto schematicamente, alcune istruzioni utili per prelevare, conservare e consegnare i campioni che volete fare analizzare. I campioni da sottoporre a prova devono essere recapitati presso l Accettazione che rappresenta l'unico punto d'ingresso dei campioni e di uscita dei rapporti di prova da consegnare all Utenza. ORARIO ACCETTAZIONE Mattina Pomeriggio Sabato Domenica e Festivi Dal Lunedi al Venerdì Dal Lunedi al Venerdì 8.30-12.30 Reperibilità per emergenze 8.30-13.00 15.0-17.00 Reperibilità per emergenze I Rapporti di Prova e le registrazioni a supporto del risultato di prova vengono conservati negli archivi dell Ente per 10 anni. Tutti i campioni sottoposti a prova vengono adeguatamente conservati sino all effettuazione delle prove richieste e, ad eccezione di quelli soggetti a normativa specifica, sono eliminati secondo le disposizioni correnti relative alla gestione dei rifiuti. Idoneità del Campione Un campione è idoneo quando non ha subito fenomeni di alterazioni dal momento del prelievo e la con segna; è mantenuto a temperature specifiche; è stato opportunamente confezionato in idoneo contenitore; è rispondente ai requisiti richiesti per le indagini cui dovrà essere sottoposto; è accompagnato da specifica richiesta completa di tutte le informazioni necessarie per l accettazione. Idoneità del Contenitore: la scelta del contenitore deve essere fatta in rapporto al tipo di campione da prelevare, allo stato fisico e in relazione alle prove richieste; sufficientemente robusto e capiente, con chiusura che impedisca la fuoriuscita e la dispersione del contenuto; integro e pulito; sterile per campioni da sottoporre ad esami batteriologici e/o virologici. 1
Idoneità del Confezionamento e Trasporto campioni: La procedura di confezionamento e trasporto dei campioni deve rispondere ai requisiti previsti nella normativa vigente : Circolare n 16 del 20 luglio 1994 Spedizione di materiali biologici o potenzialmente infetti; Min. San.: Circolare n 3 del 08/05/2003 Raccomandazioni per la sicurezza del trasporto di materiali infettivi e di campioni diagnostici; Decreto legislativo 81/2008 Testo Unico della Sicurezza -Attuazione dell'articolo 1 della legge 3 agosto 2007, n. 123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro. Sanità animale Tutti i campioni devono essere scortati da specifica richiesta nella quale, oltre a tutti i dati necessari per l accettazione e registrazione del campione, devono essere riportati i dati anamnestici. Siero Sangue - Plasma Esami sierologici Sangue non emolizzato in presenza di coagulo Siero o congelato Ricerca emoparassiti Parametri chimico-clinici e dosaggi ormonali Esame emocromocitometrico Glicemia Esami batteriologici Esami virologici Sangue addizionato di anticoagulante e conferimento entro le 72 ore Sangue non emolizzato in presenza di coagulo, conferimento entro 24 ore dal prelievo Sangue addizionato di anticoagulante (litio eparina), conferimento entro 24 ore dal prelievo Siero, o plasma da Litio eparina, Siero, o plasma da litio eparina Sangue addizionato di anticoagulante (EDTA), conferimento entro 24 ore dal prelievo Sangue, conferimento entro 3 ore dal prelievo Siero o plasma Sangue addizionato di anticoagulante, Sangue addizionato di anticoagulante, (se destinato ad indagini molecolari non impiegare eparina) o congelato 2
Organi - porzioni anatomiche Esami batteriologici In contenitore a tenuta ermetica, Esami Istologici In contenitore a tenuta ermetica, prelevato entro 12-24 ore dal decesso, In contenitore a tenuta ermetica, in soluzione di formalina tamponata (rapporto 1/10 tra campione/liquido fissante) Esami virologici In contenitore a tenuta ermetica, In contenitore a tenuta ermetica, conferimento oltre 24 ore dal prelievo Tamponi d 0rgano Esami batteriologici senza terreno di trasporto se conferiti entro 2 ore dal prelievo Esami virologici Metrite Equina Contagiosa (CEM) con terreno di trasporto se conferiti oltre 2 ore dal prelievo In contenitore sterile a tenuta ermetica con tappo a vite con terreno di trasporto per colture cellulari, oppure con soluzione fisiologica antibiotata, conferimento entro 24 ore dal prelievo In contenitore sterile a tenuta ermetica con tappo a vite con terreno di trasporto per colture cellulari, oppure con soluzione fisiologica antibiotata, conferimento oltre 24 ore dal prelievo Tampone uretrale o utero-vaginale in contenitore sterile a tenuta ermetica con tappo, con terreno di trasporto al carbone attivo (colore nero), conferimento entro 48 ore dal prelievo 3
Feci -Urine Esami batteriologici e virologici In contenitore possibilmente sterile a tenuta ermetica con tappo a vite, Esami parassitologici In contenitore possibilmente sterile a tenuta ermetica con tappo a vite, conferimento oltre le 24 ore dal prelievo In contenitore a tenuta ermetica con tappo a vite Liquidi Biologici Esami batteriologici e virologici Trichomonas bovini conferimento oltre 24 ore dal prelievo Lavaggio prepuziale in contenitore sterile a tenuta ermetica con tappo, congelato Latte Esami batteriologici refrigerato conferimento entro 48 ore dal prelievo conferimento oltre 48 ore dal prelievo Parametri qualitativi: Grasso-Proteine-Lattosio (GPL), Cellule somatiche, Carica batterica, ecc.. In specifico contenitore senza conservante,entro 24 ore dal prelievo In specifico contenitore con conservante, conferimento oltre le 24 ore dal prelievo Carcasse Esami anatomopatologici grossi animali Ove possibile contenitore o sacco a tenuta, conferimento nel più breve tempo possibile dal decesso Esami anatomopatologici piccoli animali Ove possibile contenitore o sacchi a tenuta, conferimento nel più breve tempo possibile dal decesso o congelato 4
Insetti Identificazione In contenitore a tenuta con il loro substrato, se vitali In contenitore a tenuta, in alcol etilico 70% non denaturato, se morti po) S Campioni per esame tossicologico in caso di sospetto avvelenamento: fornire adeguate informazioni riguardo la storia del caso, i sintomi, le lesioni post-mortem, il luogo (importante per l eventuale bonifica).tali campioni devono arrivare per il tramite delle Aziende sanitarie o organi di polizia. Tipo campione Modalità di conferimento Modalità di conservazione Sospette Esche Usare contenitori a chiusura ermetica con etichetta identificativa posta all esterno,entro 24 ore dal prelievo refrigerato Contenuto gastrico /vomito Organi Usare contenitori a chiusura ermetica con etichetta identificativa posta all esterno,oltre 24 ore dal prelievo Usare contenitori a chiusura ermetica con etichetta identificativa posta all esterno,entro 24 ore dal prelievo Usare contenitori a chiusura ermetica con etichetta identificativa posta all esterno,oltre 24 ore dal prelievo confezionate con un sistema a tre buste chiuse in modo da tale da evitare la fuoriuscita di liquidi biologici; entro le 24 ore confezionate con un sistema a tre buste chiuse in modo da tale da evitare la fuoriuscita di liquidi biologici; entro le 24 ore congelato refrigerato congelato refrigerato congelato Sicurezza Alimentare Tutti i campioni di alimenti destinati all alimentazione umana ed animale, ufficiali e non ufficiali, devono essere scortati da specifica richiesta nella quale, oltre alle informazioni necessarie per l accettazione e registrazione, devono riportare anche le analisi richieste e/o i dati anamnestici in caso di tossinfezioni; tali campioni devono pervenire all Istituto nel più breve tempo possibile dal prelievo. Il numero delle aliquote e delle unità campionarie per i campioni ufficiali è riportato nella specifica normativa. Per i campionamenti ufficiali eseguiti nell ambito dei Piani (PNR,PNAA,PNI) si raccomanda di seguire le indicazioni riportate nei piani stessi, rispettando sia le quantità che gli idonei contenitori. La condizione essenziale che determina l accettabilità è la temperatura di consegna del campione: Campione termicamente non condizionato refrigerato 4-8 C 5
congelato -15 C Il campione ufficiale viene segregato nei seguenti casi: Carenze nella compilazione dei verbali di prelievo; Non corrispondenza tra i dati riportati sul cartellino dei sigilli e quelli del verbale; Mancanza del verbale o impossibilità di accedere allo stesso; Numero non regolare delle aliquote del campione; Aliquote risultate manomesse alla consegna; Dubbi sulla richiesta delle prove da effettuare; Mancanza dei sigilli; Il campione viene registrato e posto in segregazione alla temperatura idonea, in attesa di chiarimenti. Il Responsabile dell Accettazione avverte l Organo prelevatore dei problemi insorti e lo informa che, trascorsi 10 giorni senza aver ricevuto le informazioni richieste, il campione verrà alienato. Il campione non ufficiale viene segregato nei seguenti casi: Carenze nella compilazione dei documenti di accompagnamento/ richiesta; Dubbi sulla richiesta delle prove da effettuare. Il campione viene registrato e posto in segregazione alla temperatura idonea, in attesa di chiarimenti. Il Responsabile dell Accettazione avverte il cliente dei problemi insorti e lo informa che, trascorsi 10 giorni senza aver ricevuto le informazioni richieste, il campione verrà alienato. Ai campioni inerenti la sicurezza Alimentare cui sono richieste analisi di tipo microbiologico (ove la temperatura potrebbe influenzare il dato analitico), l Accettazione rileva la temperatura del contenitore di trasporto con un termometro tarato posto nelle immediate vicinanze del campione stesso, se il campione viene recapitato con il contenitore munito di indicatore di temperatura tarato, si rileva il valore dal display. Ai campioni non ufficiali inerenti la sicurezza Alimentare cui sono richieste analisi di tipo microbiologico, in base al valore di temperatura rilevato, l operatore dell Accettazione, in presenza del cliente/utente, definisce l accettabilità (favorevole o sfavorevole) del campione. Qualora le condizioni indicate non siano rispettate, quindi con parere di accettabilità sfavorevole, il cliente/utente potrà scegliere di: 1. non fare eseguire l analisi. In questo caso l accettazione, finita la registrazione, emetterà un rapporto di non idoneità, prodotto dal sistema SIGLA. 2. il cliente potrà scegliere di far eseguire l analisi purché tecnicamente possibile. Nel caso di accettabilità sfavorevole la scelta del cliente dovrà essere riportata e da lui firmata nel MOD.Q.019. Qualora il campione venga consegnato da un corriere, l accettazione comunica al cliente la condizione sfavorevole e quest ultimo decide se procedere all analisi. In caso di mancata risposta entro la giornata, il campione (deperibile) viene analizzato. Si riportano di seguito indicazioni per le matrici più frequenti. Mangime Campione per Modalità di conferimento Temperatura di conservazione e di consegna AFLATOSSINE Secchi (umidità 12%) In sacchetti di carta a doppio strato o di cotone ambiente 6
in quantità di 500g Umidi o semiumidi (umidità 12%) In sacchetti in plastica in quantità di 500g Conferimento entro le 24h dal prelievo Umidi o semiumidi (umidità 12%) FARMACI/ PRINCIPI ATTIVI In sacchetti in plastica in quantità di 500g Solidi In sacchetti in plastica chiusi in quantità di 500g Liquidi In contenitori di plastica a chiusura ermetica in quantità di 500g CONTAMINANTI AMBIENTALI BATTERIOLOGICI Solidi In sacchetti in plastica chiusi in quantità di 500g Liquidi In contenitori di plastica a chiusura ermetica in quantità di 500g Solidi In sacchetti in plastica sterili chiusi in quantità di 500g Liquidi In contenitori di plastica sterili chiusi in quantità di 500g MUSCOLO/ CARNI FRESCHE Campione per Modalità di conferimento Temperatura di conservazione e di consegna RICERCA TRICHINA Diaframma >2g scrofe e verri ambiente Massetere e /o Lingua e /o Muscoli addominali >4g scrofe e verri Diaframma >2g altre categorie suini Massetere e /o Lingua e /o Muscoli addominali >2g altre categorie suini Diaframma e /o, Lingua e /o muscolo tibiale anteriore 7
ESAME BATTERIOLOGICO DISUPPORTO ALLA MACELLAZIONE >10g cinghiali Massetere e /o Lingua >10g equini Conferimento in contenitori di plastica chiusi entro 72h Cubo di carne del volume di 1 dm³ privo di fasce aponeurotiche in sacchetto di plastica sterile Conferimento entro 2h dal prelievo Cubo di carne del volume di 1 dm³ privo di fasce aponeurotiche in sacchetto di plastica sterile Conferimento entro 24h dal prelievo ambiente refrigerato Tamponi/Spugne Campione per esame batteriologico Modalità di conferimento Temperatura di conservazione e di consegna prelievo con delimitatore da utilizzare per superfici piane; l area del delimitatore espressa in cm 2, deve riportata nella scheda di prelievo. Conferimentoentro 24 ore dal prelievo tra 1 C e 4 C. prelievo senza delimitatore da utilizzare generalmente per superfici sulle quali non è possibile l uso del delimitatore. La superficie campionata dovrà essere rappresentativa dell utensile. Conferimento entro 24 ore dal prelievo tra 1 C e 4 C. Per matrici/prodotti non compresi nell elenco le accettazioni fanno riferimento alla seguente tabella: Matrice Temperatura accettabile Norma di riferimento Prodotti stabili temperatura ambiente ISO 7218 Prodotti non stabili da 1 C a 8 C ISO 7218 Prodotti surgelati e congelati 15 C ISO 7218 8
Per ulteriori informazioni ed eventuali chiarimenti segnalazioni potete contattare l Accettazione (075 343223) o inviare una mail ad urp@izsum.it Perugia 31.01.2013 9