XBRL Bilancio & contabilità XBRL: le modalità del deposito sperimentale per i bilanci 2008 L impossibilità dell applicazione obbligatoria del nuovo «linguaggio» dei bilanci ai rendiconti relativi all esercizio chiuso il 31 dicembre 2007 ha imposto una ulteriore fase di sperimentazione: l articolo illustra le modalità per potervi partecipare. di Andrea Fradeani, Professore associato di Economia Aziendale dell Università di Macerata Premessa Il deposito dei bilanci presso il Registro delle imprese, a partire da quelli relativi all esercizio 2007, dovrebbe avvenire, a normativa vigente, attraverso file firmati digitalmente non più in formato PDF (o TIFF) bensì XBRL. Il nuovo linguaggio informatico (l acronimo sta per extensible Business Reporting Language), chiamato a codificare in formato elettronico elaborabile qualsiasi documento economico-finanziario, rappresenta difatti l unica soluzione tecnica oggi in grado d adempiere al precetto contenuto nell art. 21-bis del D.L. n. 223/2006. Abbiamo usato, fino ad ora, il modo condizionale perché - come già chiarito, in un nostro articolo (1) - la scadenza per l adozione del nuovo «linguaggio» dei bilanci, prevista per il 31 marzo 2008, non può essere di fatto rispettata per l inadempienza del legislatore secondario: non è stato ancora emanato, probabilmente anche a causa del periodo elettorale, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (da emanare di concerto con il Ministro dello sviluppo economico, sentita l Agenzia delle Entrate) chiamato a stabilire le specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile. In definitiva si attende ancora, probabilmente sarà uno dei primi provvedimenti del nuovo governo, l atto normativo che ratifichi la scelta (non esistono, infatti, valide alternative) dello standard mondiale XBRL ed indichi le tassonomie dedicate alla realtà delle società italiane. Tale provvedimento, in base alle indiscrezioni di cui disponiamo, è già pronto attende solo il via libera politico. Il ritardo delle tassonomie A ben vedere, però, la situazione d impasse in cui ci troviamo dipende - in primis - dal ritardo nello sviluppo e nella revisione delle tassonomie. XBRL è un vero e proprio linguaggio: ha una grammatica, unica a livello mondiale e definita dal consorzio internazionale XBRL (http://www.xbrl.org), e tanti possibili vocabolari, che debbono essere sviluppati a cura delle singole nazioni, quanti sono i set di principi contabili adottabili. Nel nostro paese, rimanendo a livello di bilancio individuale ed escludendo i rendiconti relativi a particolari attività (banche ed assicurazioni), possono trovare applicazione due diverse discipline: la maggior parte delle società segue le norme previste dal libro V del Codice civile, integrate dai Principi contabili emanati dall OIC; una minoranza (che possiamo identificare, semplificando, nelle quotate) impiega, invece, i principi contabili internazionali emanati dallo IASB nella versione recepita dall Unione Europea. Il nostro paese ha quindi bisogno di due distinte tassonomie - autorevoli e di elevata qualità - dedicate ai bilanci in formato civilistico ed a quelli IFRS. Il loro sviluppo ed aggiornamento è stato già affidato, dal consorzio internazionale XBRL, all Associazione italiana per lo sviluppo e la diffusione di XBRL (costituita, il 27 settembre 2006, da soci del calibro di ABI, AIAF, ANIA, Assonime, Banca d Italia, Borsa italiana, Confindustria, Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, ISVAP, OIC ed Unioncamere). L unica tassonomia ad oggi matura per un concreto impiego - frutto di due anni di sperimentazione - è quella applicabile ai bilanci civilistici (sia ordinari che in forma abbreviata) seppure limitatamente ai prospetti quantitativi di stato patrimoniale e conto economico. La codificazione della nota integrativa ed, eventualmente, degli altri allegati al bilancio (relazione sulla gestione e delibera d approvazione dello stesso) richiedono - difatti - la soluzione di problematiche non indifferenti data la loro (1) Vedi A. Fradeani «XBRL: il nuovo linguaggio della comunicazione economico-finanziaria». 9
natura qualitativa e l assenza di schemi vincolanti dettati dal legislatore. Partecipare alla sperimentazione? Perché un normale studio commerciale, magari di piccole dimensioni, dovrebbe partecipare alla fase di sperimentazione che Infocamere (con la collaborazione di tutte le 104 Camere di commercio italiane) ed Assosoftware si apprestano - secondo le anticipazioni a noi concesse - a lanciare in grande stile? Riteniamo opportuno che ogni professionista contabile provi, vista la semplicità dell operazione, a prendere confidenza con il nuovo linguaggio della comunicazione economico-finanziaria, inviando al Registro delle imprese almeno un bilancio d esercizio nel nuovo formato, ciò per poter conseguire due importanti risultati: contribuire a rodare, in primo luogo, il sistema camerale, in modo da consentire l ottimizzazione delle procedure informatiche e della tassonomia in vista dell imminente adozione obbligatoria di XBRL; acquisire, nel contempo, quel minimo know-how necessario per non subire l innovazione, preparandosi così per tempo all abbandono dell anacronistico modus operandi fondato sui file PDF. Istruzioni per l uso Prima di iniziare ad illustrare la procedura per il deposito del vostro primo bilancio in XBRL - immaginata sia sull esperienza delle precedenti sperimentazioni che grazie ai contatti con Infocamere - dobbiamo effettuare alcune indispensabili precisazioni. Il deposito presso il Registro delle imprese, ovviamente attraverso il noto portale WebTelemaco (http://web-telemaco.infocamere.it), di un rendiconto nel nuovo formato elettronico elaborabile non sostituisce - lo ribadiamo, si tratta solo di una sperimentazione - bensì s affianca alla ben nota pratica telematica tradizionale: a quest ultima, nella sostanza, dovrà essere allegato un file (la cosiddetta «istanza»), anch esso firmato digitalmente, che raccoglie la codifica in XBRL dei dati identificativi della società e, soprattutto, i suoi stato patrimoniale e conto economico. La partecipazione è consentita, inoltre, a qualsiasi soggetto legittimato (uno degli amministratori, uno dei liquidatori nonché, nella quasi totalità dei casi, il dottore commercialista o l esperto contabile a ciò incaricato) a presentare il bilancio d esercizio individuale della società redatto, secondo la normativa civilistica, in forma ordinaria od abbreviata. Una ultima precisazione appare opportuna: l unico investimento strettamente necessario è quello in termini di tempo, peraltro riteniamo non più di un paio d ore per chi ha un minimo background di competenze informatiche, per apprendere il funzionamento dei nuovi strumenti software da impiegare. Vogliamo tranquillizzare, con ciò, il lettore: non esistono maggiori costi rispetto alla tradizionale procedura di deposito. I tools necessari I principali produttori di software gestionale hanno già rilasciato aggiornamenti, spesso gratuiti, in modo da consentire la diretta conversione - da parte dei loro moduli dedicati alla redazione del bilancio d esercizio - dei dati degli schemi di stato patrimoniale e conto economico in formato XBRL in tale ipotesi il lettore sarà agevolato per l importazione automatica dei dati, la validazione automatica del file ottenuto, e la gestione integrata della consueta pratica telematica. Esistono poi delle soluzioni alternative distribuite su Internet: ad esempio il foglio elettronico e il validatore Xbrl forniti da Infocamere, sul portale WebTelemaco. Si tratta di un foglio elettronico, disponibile sia nel formato proprietario Excel che in quello libero OpenOffice.org (in questo caso i dati devono essere immessi manualmente), che - attraverso l impiego di opportune macro - è in grado di generare il file XBRL. L altro strumento è il validatore, che può essere usato online per controllare la correttezza dei dati. La generazione del file XBRL Come è possibile tradurre un bilancio d esercizio, disponibile in formato cartaceo, in una istanza di documento XBRL? Si debbono compiere tre semplici passaggi che cercheremo d illustrare prima con un software gestionale e poi con il foglio elettronico di Infocamere. Il primo passo consisterà nello scegliere il tipo di bilancio d esercizio (immaginiamo, come prova, un rendiconto in formato ordinario) e nell inserire, cliccando sul menu «Anagrafica», i dati identificativi della società (denominazione, sede, capitale sociale, codice fiscale, CCIAA competente ). Nel software gestionale, creando il periodo di riferimen- 10 5/2008 IPSOA
to, si sceglie se si gestisce un bilancio con forma ordinaria o semplificata (vedi immagine 1). I dati anagrafici sono già presenti. Immagine 1 - Scelta del tipo di bilancio (nel gestionale) Quindi dovranno essere compilati i prospetti quantitativi di stato patrimoniale (si veda l immagine 4), comprensivo dei conti d ordine, e di conto economico. Si possono allora immediatamente cogliere gli sforzi dei creatori della tassonomia nel prevedere, dato lo schema di partenza imposto dagli artt. 2424 e 2425 del Codice civile, tutti i possibili dettagli richiesti dalla disciplina civilistica e/o dalla prassi bilancistica nazionale: pensiamo, quali esempi, sia al considerevole dettaglio delle possibili riserve che alla formalizzazione di numerosi conti d ordine (fatto, quest ultimo, davvero interessante anche nell ottica della necessaria rivalutazione di questo strumento informativo, spesso trascurato dall attuale prassi professionale). Immagine 3 - L inserimento dei dati (nel gestionale) Nel foglio elettronico di Infocamere, nella viedeata iniziale, si sceglie analogamente la tipologia di bilancio e i dati anagrafici (vedi immagine 2). Immagine 2 - Scelta del tipo di bilancio (nel foglio elettronico) Nel software gestionale i dati possono essere importati automaticamente dalla propria contabilità di studio o da un file intermedio contenente la situazione contabile (vedi immagine 3). Immagine 4 - L inserimento dei dati (nel foglio elettronico) 11
Nel foglio elettronico devono essere immessi manualmente i dati corrispondenti alle poste del bilancio. Il lettore avrà ora compreso la principale problematica di XBRL: il processo di standardizzazione, ossia il necessario impiego di un preconcordato insieme finito di voci, pone dei limiti alla libertà dei redattori. Possono essere alimentati, difatti, solo i conti previsti nella tassonomia! Se il nostro prospetto - fatto raro ma, come esempio citiamo il terzo ed il quarto comma dell art. 2423- ter, possibile - presentasse voci aggiuntive o, magari, diverse da quelle canoniche si porrebbe il problema del suo «adattamento». Questo però non sarebbe, a nostro avviso, giuridicamente ammissibile in virtù della natura inderogabile delle norme sul bilancio d esercizio appena citate. Bisognerà allora prevedere, prima che XBRL sostituisca il PDF, una soluzione in grado di codificare - magari in una categoria residuale - le eventuali altre voci impiegate non presenti negli schemi standard di cui agli artt. 2424 e 2425 del Codice civile. Veniamo, infine, al terzo ed ultimo passo: terminata la fase di inserimento dei dati è possibile generare il file contenente il bilancio d esercizio (dati identificativi della società, stato patrimoniale e conto economico) in formato XBRL. Nel caso del gestionale con un tasto «Genera» il software genera automaticamente i due file, sia quello tradizionale sia quello nel nuovo formato XBRL (vedi immagine 5). Nel caso del foglio elettronico, tornando alla pagina iniziale già presentata nel passaggio 1, cliccando sull apposito bottone, viene generato il file XBRL da gestire separatamente. L invio della pratica Ottenuto il file contenente il bilancio d esercizio codificato in formato XBRL, non importa se attraverso il proprio software gestionale o con il foglio elettronico di Infocamere, è opportuno - prima di proseguire - procedere alla validazione dello stesso, ossia verificarne l intrinseca correttezza rispetto sia alla tassonomia impiegata che alle specifiche del linguaggio elettronico elaborabile. Ciò è possibile attraverso un «Processore XBRL», nel caso del software gestionale integrato o nel caso si usino gli strumenti di Infocamere, disponibile via internet. Immagine 6 - La preventiva validazione (nel gestionale) Immagine 5 - Generazione file XBRL (nel gestionale) Il software gestionale, contemporaneamente alla generazione, applica la validazione, grazie al componente XBRL integrato (vedi immagine 6). Per chi usa il foglio elettronico è possibile invece effettuare un upload del file XBRL sul portale WebTelemaco (http://tebe.infocamere.it), per ottenere la validazione (vedi immagine 7). 12 5/2008 IPSOA
Immagine 7 - La preventiva validazione (strumento WEB) Prospettive future XBRL potrebbe sembrare una sorta di «gioco tecnologico»: abbiamo illustrato, in fin dei conti, una strumento ancora sperimentale. Tale status muterà però nel brevissimo periodo: il nuovo governo dovrà emanare, si spera prima della pausa estiva, il tanto atteso D.P.C.M. finalizzato ad ufficializzare sia le tassonomie che la tempistica dell obbligo già, perché il bilancio d esercizio «che conta» - ossia quello con valore legale - è destinato a trasformarsi, da documento cartaceo (il PDF era il suo equivalente digitale) a data base elaborabile (appunto il linguaggio XBRL). Ci congediamo dal lettore, infine, con una indiscrezione che rafforza l urgenza di prepararsi alla nuova tecnologia: l obbligatorietà dell uso di XBRL per il deposito dei bilanci d esercizio fissata, ex art. 21-bis del D.L. n. 223/2006, dal 31 marzo 2008 potrebbe essere interpretata come riferita alle società di capitali che chiudono il proprio esercizio dopo tale data. In tale ipotesi ci sarebbe ancora il tempo tecnico (e, come suggerito dalle nostre fonti, anche la volontà) d imporre l obbligo - inizialmente con riferimento ai soli prospetti quantitativi - a partire già dalla seconda parte dell anno 2008. Siamo dunque arrivati - dopo aver superato il test di validazione e, quindi, aver riscontrato l assenza di errori di codifica - alla fase conclusiva, ossia l incorporazione del rendiconto, codificato nel nuovo linguaggio della comunicazione economico-finanziaria, nella canonica pratica telematica di deposito del bilancio d esercizio già predisposta sulla base delle consuete istruzioni predisposte dalla C.C.I.A.A. territorialmente competente. Sarà necessario, in primo luogo, firmare digitalmente il file XBRL e quindi allegarlo, con codice atto 711 e codice documento 98, agli altri documenti già predisposti (il file dati Fedra, il bilancio PDF, la relazione sulla gestione ed il verbale di approvazione dell assemblea dei soci). Nel caso si usi il software gestionale questo passaggio è automatico. Il tutto potrà poi essere depositato al Registro delle imprese attraverso il servizio di upload telematico offerto dal portale WebTelemaco (la strada da preferire) ovvero su supporto digitale mediante l anacronistica consegna allo sportello o, peggio ancora, la spedizione postale. 13