DOCUMENTI CIBER 1
Edizioni Nuova Cultura, Roma 2004.
Coordinamento Interuniversitario Basi dati & Editoria in Rete IL CIBER SI APRE AL FUTURO un vademecum per l oggi e per il domani a cura di Paola Gargiulo e Giovanna Terranova
Indice Prefazione... 5 Parte I Organizzazione del CIBER Che cosa è il CIBER... 7 Regolamento... 9 Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo... 21 Fatti, date e cifre... 31 CIBERnetiquette... 37 Help Desk... 43 Glossario dei termini più comunemente usati nei contratti... 45 Parte II La comunicazione scientifica «open access» Elisabetta Tamburini: Verso l Open Access... 55 Allegato 1: Gli Atenei Italiani per l Open Access. Saluto introduttivo, prof. Vincenzo Milanesi... 63 Allegato 2: Convegni sull Open Access in Italia, Antonella De Robbio... 71 Allegato 3: Realizzazioni di Open Access in Italia, Elisabetta Tamburini... 73
Allegato 4: I costi dell informazione, Antonella De Robbio... 75 Antonella De Robbio: Auto-archiviazione per la ricerca e la didattica. Problemi aperti e sviluppi futuri... 85 Paola Gargiulo: SPARC e l editoria scientifica... 123 Susanna Mornati: Istanze «open» nella comunicazione scientifica: open archives... 135 Ugo Contino: PLEIADI : un portale per la ricerca su più archivi... 149 Antonella De Robbio: Proprietà intellettuale nel circuito dell informazione scientifica «open»... 165 Appendice Dichiarazione di Berlino... 191 Dichiarazione di Messina... 195 Create Change... 199 Glossario delle organizzazioni internazionali e dei termini più comunemente usati negli Open Archives... 207
Prefazione Volevamo chiamare questo libretto «la Bibbia del CIBER», per rimarcare, per i credenti nel CIBER, la sua autorevolezza. Poi abbiamo deciso che non sarebbe stato opportuno, perché le Bibbie, a parte qualche divergenza esegetica, sono immutabili nel tempo. Questo scritto si presenta invece come un periodico mutevole (annuale, biennale, dipende da noi), perché vuole definire il CIBER in una sua fase concreta, quella del novembre 2004. Il CIBER, per come lo abbiamo fondato, deve essere una struttura in continua evoluzione, perché aspira ad adattarsi ad un ambiente magmatico e tempestoso, dove si confrontano, e talora si combattono, passato e futuro, dinosauri e cloni, pergamene digitalizzate e informazioni virtuali, bibliotecari e docenti, e-mail e convenzioni protocollate, Rettori attenti ed Atenei assenti, editori aperti e cooperanti ed editori scopertamente briganti. Per ognuna di queste situazioni, nella loro contraddittorietà, dobbiamo via via identificare domande, anche quando non espresse, che nascono dall ambiente scientifico e culturale dell Italia del centro-sud ed elaborare risposte adatte a funzionare nell immediato ed ad anticipare il futuro. Scusateci se è poco. Anche i più giovani fra noi si sono formati sulla carta e su questa abbiamo voluto stamparlo, come a essere certi che possa servire, nella sua piccola dimensione e maneggevolezza, con
6 IL CIBER SI APRE AL FUTURO maggiore agilità di un computer in rete, ma anche che, se scartabellato di frequente, si deteriori presto e ci imponga, nel tempo breve, di non sederci sulla cosa scritta ieri e ci spinga a cambiarci continuamente nelle scelte e negli scritti. Talvolta questa fredda memoria elettronica, non ostante giochiamo con i computer da molti anni, ancora ci spaventa. «Vademecum» va con noi, è un utile compagno di viaggio, per le lande che percorriamo ora. Da almeno due anni la lieta brigata itinerante del CIBER si è fatta più numerosa e sono cresciuti la nostra stima reciproca e gli interessi in comune. Il prossimo Vademecum nascerà dall incontro con i nuovi percorsi delle biblioteche digitali e conterrà i nostri nuovi regolamenti e gli strumenti riadattati, assieme alle analisi aggiornate e ai progetti in fieri. Sarà scritto da altri partecipanti e più numerosi. Cominciamo a pensarci fin da oggi. Antonio Fantoni
PARTE I ORGANIZZAZIONE DEL CIBER
Che cosa è il CIBER La diffusione della cooperazione tra le biblioteche di istituzioni, sia pubbliche sia private, consente l attuazione di progetti consortili innovativi e il potenziamento dei servizi, oltre a vere e proprie economie di scala. Un aspetto importante della cooperazione è la condivisione delle costose licenze di periodici elettronici e banche dati, con gli evidenti vantaggi della crescente disponibilità di dati, della facilità della ricerca e del contenimento dei costi. Altrettanto importanti sono la promozione dei servizi, la formazione dell utente per l uso esperto delle risorse, la crescita professionale di quanti sono addetti ai servizi di biblioteca digitale. A tale scopo, nel 1999 cinque università consorziate al Caspur 1 istituirono il CIBER, il Coordinamento Interuniversitario Basi dati & Editoria in Rete per la condivisione in rete di risorse elettroniche bibliografiche e documentarie. Da allora il CIBER è progressivamente cresciuto; comprende attualmente 26 atenei del Centro-Sud e continua a favorire l adesione di università ed enti di ricerca per un ulteriore ampliamento della rete. Per raggiungere efficacemente gli obiettivi, il CIBER si occupa direttamente delle trattative con gli editori e i for- 1 Attualmente le università aderenti al CASPUR sono nove.
8 IL CIBER SI APRE AL FUTURO nitori; rappresenta le istituzioni aderenti in varie manifestazioni e commissioni nazionali e internazionali; realizza analisi di mercato e cura la documentazione correlata con le attività; cura la crescita professionale degli operatori offrendo iniziative di aggiornamento e stimolando lo scambio di esperienze e conoscenze; diffonde modelli innovativi di comunicazione scientifica e favorisce la costruzione di una comunità composta da professori, ricercatori, bibliotecari e utenti che utilizzi appieno i servizi di biblioteca digitale e open access per lo sviluppo dello studio, della didattica e della ricerca. Il CIBER si avvale del CASPUR per il supporto sistemistico nell accesso alle risorse e per quello amministrativo-finanziario nella gestione dei contratti. Il CIBER dispone di un regolamento interno, si riunisce almeno due volte l anno in primavera e in autunno. Inoltre CIBER è membro di ICOLC (International Library Consortia Coalition) e di SELL (Southern European Libraries Link).
Regolamento (Bari, 13 maggio 2004) Art. 1 - DENOMINAZIONE E SCOPI Il Coordinamento Interuniversitario Basi dati ed Editoria in Rete (CIBER) è costituito tra Università ed Enti di ricerca italiani senza fini di lucro, con lo scopo di: cooperare per la costituzione e lo sviluppo di biblioteche digitali nelle Istituzioni partecipanti facilitare l acquisizione, da terzi, di servizi bibliografici e documentari in rete; agevolare il trasferimento di informazioni e di servizi tra le Istiuzioni partecipanti; cooperare alla scelta e la definizione delle risorse da sviluppare, acquistare o affittare; identificare le tecnologie informatiche necessarie, al miglior rapporto costi/benefici; curare lo sviluppo di prodotti per la consultazione e la archiviazione dell informazione scientifica in formato elettronico; promuovere la crescita professionale del personale tecnico-bibliotecario delle Istituzioni partecipanti; richiedere alle autorità competenti, a nome delle Istituzioni partecipanti, il sostegno necessario per dare alle biblioteche digitali le risorse di cui hanno bisogno per perseguire i loro fini. Il CIBER ha sede presso i locali del CASPUR e si basa sul
10 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER CASPUR per tutte le sue necessità amministrative e tecniche. Art. 2 - COMPOSIZIONE Sono membri del CIBER le Istituzioni universitarie e di ricerca sopra definite, nelle persone degli incaricati, espressamente designati per la loro competenza specifica nell ambito degli scopi indicati nell art.1 del presente regolamento. I membri si impegnano ad osservare le norme del presente regolamento, approvandone la disciplina e condividendone gli obiettivi. L Adesione al CIBER avviene tramite presentazione di semplice domanda fatta pervenire al Coordinatore o comunque presentata in Assemblea. L acquisto della qualità di Istituzione partecipante si perfeziona con la sottoscrizione della documentazione predisposta dal CIBER: il Coordinatore provvederà a darne comunicazione ai membri del CIBER. L Assemblea, verificata la sussistenza delle condizioni di ammissione, delibera a maggioranza semplice la conferma o l esclusione dal CIBER. Le Istituzioni partecipanti hanno tutte medesima parità di diritti e il dovere di impegnarsi a non acquisire o sviluppare direttamente ed autonomamente i medesimi beni e servizi quando siano in corso trattative condotte dal CIBER. A ciascuna Istituzione partecipante spetta il diritto a esercitare un solo voto nelle deliberazioni dell organo Assembleare. La qualità di Istituzione partecipante si perde per il mancato adempimento, per oltre un anno, dei doveri di
Regolamento 11 partecipazione, per gravi inadempienze agli impegni nascenti dal presente regolamento o dalle determinazioni degli organi del CIBER. L esclusione è deliberata dall Assemblea. Agli Atenei e istituzioni di ricerca partecipanti al CIBER è riconosciuto in qualunque istante diritto di recesso, fatti salvi gli impegni assunti e i diritti maturati. Art. 3 - ORGANI Sono organi del CIBER: l Assemblea dei rappresentanti delle Istituzioni partecipanti, il Coordinatore, la Giunta e il Comitato Tecnico Operativo. Art. 4 - ASSEMBLEA Sono legittimati ad intervenire in Assemblea tutti i soggetti aderenti all associazione, in persona di un proprio rappresentante. In caso di assenza del Rappresentante ufficiale dell istituzione, il membro di quell istituzione nel Consiglio Tecnico Operativo può partecipare, previo consenso esplicito del Rappresentante assente, con pieno diritto di rappresentanza. Viene esclusa qualsiasi delega a rappresentanti di altra istituzione. L Assemblea è presieduta da un Presidente di volta in volta designato dall Assemblea medesima. L Assemblea provvede a: nominare il Coordinatore del CIBER; deliberare in merito a modifiche di regolamento ed eventuale scioglimento del Coordinamento; deliberare in merito al programma di attività, alle strategie di intervento e alle linee di azione per il perseguimento degli obiettivi di cui all art. 1 del presente Regolamento;
12 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER decidere sull ammissione e sull esclusione degli associati. L Assemblea si riunisce in via ordinaria almeno due volte all anno ed è convocata dal Coordinatore. Ai lavori dell Assemblea partecipano i componenti del Comitato Tecnico Operativo. Sono altresì parte integrante dell Assemblea il Direttore del Caspur e il Segretario del CIBER. Art. 5 - FUNZIONAMENTO DELL ASSEMBLEA. L Assemblea è validamente costituita quando é presente, in prima convocazione, la metà più uno dei Rappresentanti delle Istituzioni associate e, in seconda convocazione qualunque sia il numero di Rappresentanti presenti. L Assemblea è convocata dal Coordinatore, con avviso spedito per posta ordinaria o fax o posta elettronica, almeno cinque giorni prima di quello fissato per la riunione e con l indicazione degli argomenti posti all ordine del giorno. L Assemblea straordinaria può essere convocata su richiesta di almeno un terzo dei Rappresentanti delle Istituzioni associate. L Assemblea delibera a maggioranza relativa dei presenti. Per quanto riguarda l approvazione di argomenti già discussi in Assemblea, il Coordinatore può attivare una procedura trasparente di voto tramite posta elettronica. Art. 6 - COORDINATORE Il Coordinatore è designato dall Assemblea ed è scelto tra i membri del medesimo. Il Coordinatore:
Regolamento 13 rappresenta il CIBER di fronte a terzi; convoca le riunioni dell Assemblea; redige il verbale delle riunioni dell Assemblea e lo fa pervenire ai Rappresentanti delle Istituzioni associate; cura l esecuzione delle decisioni dell Assemblea. Il Coordinatore può proporre all Assemblea la nomina di una Giunta, composta al massimo da quattro membri scelti tra i Rappresentanti delle Istituzioni associate. Il mandato del Coordinatore ha durata biennale e non può essere rinnovato per più di una volta consecutiva. Art. 7 - GIUNTA La Giunta viene designata dall Assemblea su proposta del Coordinatore. È composta al massimo da quattro membri, il cui mandato coincide con quello del Coordinatore. La Giunta: coadiuva il Coordinatore nell esecuzione delle decisioni dell Assemblea. Art. 8 - SEGRETARIO Il Segretario viene designato dal Coordinatore tra i componenti del Comitato Tecnico Operativo. Il Segretario: presiede il Comitato Tecnico Operativo e ne organizza e coordina, anche per via telematica, i lavori; si adopera affinché siano diffuse alle Istituzioni partecipanti le informazioni necessarie per eventuali nuove iniziative; si occupa delle trattative di acquisto a nome del CIBER, coadiuvato da una Commissione nominata a tale scopo e da consulenti possibilmente scelti tra gli esperti legali ed economici delle Istituzioni partecipanti.
14 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER Art. 9 - COMITATO TECNICO OPERATIVO Per le sue attività il CIBER si avvale di un Comitato Tecnico Operativo, formato dai referenti tecnici esperti in biblioteconomia e risorse elettroniche delle Istituzioni partecipanti e presieduto dal Segretario. Il Comitato tecnico Operativo: raccoglie e organizza le informazioni utili e necessarie relative alle strutture bibliotecarie centrali e periferiche delle Istituzioni partecipanti; cura le decisioni tecniche e svolge il lavoro necessario per la corretta gestione delle iniziative e dei contratti proposti dall Assemblea; cura l elaborazione e l analisi delle statistiche di utilizzo; predispone tutte le informazioni necessarie alle iniziative. Ai lavori del Comitato Tecnico Operativo è invitato il Coordinatore. Art. 10 - COMMISSIONI E GRUPPI DI LAVORO L Assemblea promuove direttamente la formazione di Gruppi di lavoro che raccolgano tutte le biblioteche tematiche con il compito di suggerire e valutare le risorse e le modalità di fruizione di interesse per la disciplina. Le Commissioni di lavoro sono proposte dal coordinatore su criteri e con compiti deliberati dall Assemblea e ad essa rispondono. Art. 11 - ATTIVITÀ Il CIBER promuove e svolge attività di studio e di ricerca connesse con i propri scopi.
Regolamento 15 Il CIBER svolge analisi di mercato rivolte a validare di volta in volta beni e servizi ottimali dal punto di vista del rapporto qualità-quantità-prezzo. Il CIBER negozia con terzi, su indicazione delle Istituzioni aderenti, le migliori condizioni per ottenere beni e servizi del settore, come specificato all art. 13. Le Istituzioni si impegnano liberamente, ma a priori, ad acquisire i beni o servizi proposti e validati, in un ambito massimo di spesa definito prima dell inizio della trattativa. I risultati delle analisi, degli sviluppi e dei prodotti promossi dal CIBER sono di proprietà delle Istituzioni afferenti al CIBER. L acquisizione delle risorse elettroniche deve prevedere, di norma, la fruizione permanente dei dati. Il CIBER invita tutte le Istituzioni universitarie e scientifiche italiane, purché senza fini di lucro, anche se non aderenti al CIBER, ad acquisire i servizi o i beni proposti e validati dal CIBER. La gestione finanziarie dei contratti è di norma affidata al Caspur, come specificato nei successivi artt. 12 e 13. La collocazione fisica dei dati e la gestione dei portali per l utilizzazione delle risorse elettroniche, quando la fruizione non sia prevista esclusivamente sul portale del fornitore, possono essere affidate alle risorse informatiche del Caspur, delle Istituzioni interessate o di consorzio esterno che abbia già condotto trattative di cui il CIBER possa avvantaggiarsi. Art. 12 - GESTIONE AMMINISTRATIVA DEL CIBER 12.1.- La gestione amministrativa e contabile del CIBER è univoca ed affidata unicamente al CASPUR. Il CASPUR cura che nel suo bilancio siano introdotte voci specifiche
16 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER di entrata (per i contributi delle istituzioni previste in convenzione) e di uscita. 12.2.- La voce di entrata ordinaria annua comprende per ogni istituzione una quota fissa uguale per tutti ed una quota differenziata proporzionale al valore dei contratti (non più di 3% sull ammontare), come definito nella convenzione con il CASPUR. In via straordinaria, a copertura di particolari spese per trattative onerose o per lo sviluppo di risorse elettroniche, le spese sono ripartite fra i membri CIBER che ne fruiscono, sulla base di 30% uguale per tutti e 70% in proporzione ai valori di FTE accertati dal Ministero competente. Questa ripartizione viene ridefinita annualmente in sede di delibera del bilancio preventivo CIBER amministrato dal CASPUR. 12.3.- Le spese sostenute dai membri CIBER e dal CASPUR per le attività comuni devono essere documentate e inserite nelle apposite voci di spesa nel bilancio CASPUR e vengono rimborsate dall amministrazione del CASPUR. In questo ambito sono compresi i costi vivi delle trattative (viaggi, spese telefoniche, etc). 12.4.- I rapporti economici all interno del CIBER sono improntati alla trasparenza piena dei costi e non presentano alcun ricarico che non sia giustificato da spese effettivamente sostenute. 12.5.- Nel corso dell assemblea CIBER da tenersi nell autunno di ogni anno viene decisa l ipotesi di spesa in previsione per l anno successivo, che viene comunicata al CASPUR. Sulla base di un consuntivo di spesa comunicato annualmente dal CASPUR, l Assemblea CIBER da tenersi nel corso della primavera esamina le spese affron-
Regolamento 17 tate nel corso dell anno precedente e le approva. Art. 13 - MODALITÀ OPERATIVE DELLE TRATTA- TIVE 13.1.- viene attivata una Commissione permanente Tecnico-scientifica all interno del CTO incaricata di valutare, sulla base di notizie aggiornate, la reale consistenza e competitività dei diversi data base e collezioni di riviste offerte sul mercato. 13.2.- I data base e le collezioni di riviste possedute dalle singole sedi, assieme alle loro scadenze contrattuali, sono archiviate sull Area Riservata CIBER a cura del membro CTO di ogni sede. Almeno un anno prima delle scadenze le sedi esprimono le loro intenzioni di procedere al rinnovo tramite trattativa consortile. Egualmente, su sollecitazione della Segreteria, le sedi esprimono, con lo stesso anticipo, il loro interesse per l acquisizione di nuove risorse. Queste informazioni sono rese disponibili nell area riservata CIBER. 13.3.- Per le modalità comuni di acquisizione dei fondi da parte dei servizi bibliotecari universitari, è opportuno che gli impegni alla trattativa per nuove risorse vengano assunti, con ragionevole ipotesi di fondi a disposizione, entro il mese di marzo di ogni anno ed i pagamenti al CASPUR siano previsti all inizio dello stesso anno in cui hanno inizio i contratti. Nel caso di rinnovi di risorse già esistenti, per cui sono già previsti gli impegni finanziari, viene individuata sempre nel mese di aprile il miglior periodo per l attivazione del nuovo contratto. 13.4.- Sulla base di questo censimento viene prodotto l elenco delle risorse su cui avviare il negoziato consortile
18 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER per l anno successivo, tralasciando le risorse a basso costo (p. es., meno di 1500 euro). 13.5.- Sulla base di questo elenco, vengono formate le relative Commissioni Negoziali. Queste comprendono un responsabile, molto esperto in negoziati anche consortili, e due-tre membri che lo coadiuvano, anche al fine di aumentare le competenze attraverso esperienze dirette. Come loro primo compito le Commissioni acquisiscono dagli agenti (o meglio direttamente dai produttori internazionali) i preventivi e le condizione di base della trattativa. Nel caso di più venditori implicati, anche su base europea, individuano la offerta base migliore e fissano il tetto di spesa, per riferire infine ai Delegati CIBER ed ai membri CTO 13.6.- Sulla base di queste informazioni, da acquisire entro nove mesi dalla scadenza (o dall inizio) del contratto da negoziare, le sedi danno il loro assenso finale alla trattativa, impegnandosi all acquisto negli ambiti di spesa e di condizioni di acquisto già indicate. 13.7.- Le trattative si svolgono seguendo linee guida, predisposte dal CTO separatamente per le riviste elettroniche, per le banche dati e per i software di servizio, che descrivono sequenzialmente sia gli aspetto negoziali che quelli tecnologici. 13.8.- Le linee guida comprendono anche le modalità di consultazione dei partecipanti per le decisioni negoziali e di informazioni per gli interessati. A fasi intermedie nel negoziato, necessariamente riservate, devono comunque seguire fasi di piena trasparenza non appena viene raggiunta una conclusione importante per la prosecuzione
Regolamento 19 del negoziato. 13.9.- Quando il CASPUR firma il contratto, provvede a comunicare alle sedi interessate l ammontare esatto della fattura che verrà emessa. A loro volta le sedi interessate provvedono a emettere l ordine all amministrazione del CASPUR, impegnando i fondi relativi. 13.10.- I membri CIBER si impegnano alla migliore efficacia delle trattative consortili gestite dal CIBER e a evitare di avviare iniziative negoziali in contrapposizione con quelle del CIBER. Art. 14 - RAPPORTI ESTERNI Il CIBER favorisce l adesione del maggior numero possibile di Istituzioni. Il CIBER collabora attivamente con il MIUR, con la CRUI e con gli altri Enti e Istituzioni pubbliche e private del settore, e con le loro articolazioni, in relazione ai propri scopi. Il CIBER partecipa a iniziative di raggruppamenti e organizzazioni nazionali e internazionali del settore, coerenti con i propri scopi. Il CIBER collabora con i fornitori di beni e servizi del settore in vista del miglioramento funzionale e del rapporto qualità-quantità-prezzo dei loro prodotti. Art. 15 - RISORSE UMANE Per le sue attività il CIBER può avvalersi, oltre che dei membri del Comitato tecnico operativo, di personale eventualmente messo a disposizione dalle Istituzioni partecipanti per coadiuvare il Segretario nei propri compiti.
20 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER Art. 16 - MODIFICHE DI REGOLAMENTO Il Regolamento del CIBER può essere modificato in ogni momento dall Assemblea con maggioranza semplice dei suoi membri.
Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo 1 Introduzione Questo documento intende costituire una guida per i membri del Comitato Tecnico Operativo (CTO) del CIBER nello svolgimento delle loro attività. Scopi Nel regolamento di CIBER sono definite due figure, il Segretario e il Comitato Tecnico Operativo. Quest ultimo è stato istituito per disporre di una struttura snella ed efficiente in grado di svolgere in ciascun ateneo la raccolta di dati insieme con le tutte attività a essa correlate. 2 La raccolta dei dati (lista degli abbonamenti pre- 1 Queste linee guida saranno riviste periodicamente. Sono state redatte nel giugno del 2003 e sono state modificate nell ottobre 2004. 2 Nel caso di alcuni atenei, il referente tecnico operativo coincide con il referente scientifico e/o il referente per le biblioteche.
22 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER senti nell ateneo per editore, lista delle banche dati bibliografiche e a testo completo presenti nell ateneo) e dei desiderata (lista degli editori, delle banche dati bibliografiche e a testo completo o di altre risorse e/o servizi digitali non attualmente presenti ma di interesse per l intero ateneo) costituiscono un punto di partenza basilare nelle trattative con gli editori/ fornitori di informazione accademicoscientifica; un informazione indispensabile per operare le scelte di adesione o meno alle trattative da parte dell ateneo; un indicatore molto utile nell elaborazione delle statistiche di uso delle riviste in abbonamento rispetto a quelle non in abbonamento. Inoltre, la raccolta dei dati permette la creazione di liste o database aggiornati sulle risorse informative elettroniche presenti nel proprio ateneo e consente quindi di migliorare la qualità dell accesso all informazione per i propri utenti. CIBER (nelle figure del suo Coordinatore, del Segretario e delle Commissioni che volta per volta condurranno le negoziazioni con i diversi editori e/o fornitori di informazione a nome degli atenei partecipanti alla trattative), dovrà disporre dei dati relativi ai posseduti reali delle varie biblioteche di ciascun ateneo prima che le trattative abbiano inizio. Il successo nella raccolta dei dati da parte dei referenti del CTO rappresenta un primo passo nella cultura della cooperazione e costituisce il punto di partenza di una più solida collaborazione che
Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo 23 CIBER promuove all interno dei singoli atenei e tra biblioteche di diverse università. CIBER auspica che al suo interno verranno a costituirsi presto gruppi di lavoro sulla valutazione delle risorse elettroniche, sulle statistiche d uso, sulla creazione di portali per disciplina, sui servizi personalizzati agli utenti, per l attivazione di progetti comuni di information literacy, ecc Funzioni e compiti del CTO Il referente per il CTO di ciascun ateneo ha il compito di svolgere le attività legate alla raccolta di dati e di informazioni relative a risorse informative cartacee ed elettroniche presenti nel proprio ateneo. Queste attività sono finalizzate alla fornitura dei dati: al segretario del CIBER che provvederà ad inoltrarli alla commissione negoziale al referente scientifico del proprio ateneo perché quest ultimo/a possa valutare l importanza, la rappresentatività e la spesa costituita dall editore/risorsa nel proprio ateneo;. Per quanto attiene all attività e ai tempi di raccolta dei dati, il referente CTO di ciascuno ateneo risponde al Segretario del CIBER. Quest ultimo ha il compito di coordinare le attività di raccolta, di fornire tutti gli strumenti e il supporto tecnico necessario per la raccolta dei dati, oltre che di stabilire le scadenze per la raccolta dei dati. (La tempistica per la raccolta dei dati viene definita nel punto relativo ad «Attività: modalità di lavoro, tem-
24 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER pistica, strumenti di lavoro»). Si fa presente che, in alcuni casi limitati, le trattative con i singoli editori richiederanno dei controlli ulteriori dei dati e che sarà pertanto compito dei referenti del CTO raccogliere queste informazioni aggiuntive nel più breve tempo possibile. Per esempio, sarà importante, in questi casi, che il referente faccia presente ai propri colleghi che si tratta di un emergenza e li inviti, pertanto, a dare la massima priorità al controllo stesso dei dati. È quindi compito del referente CTO ottenere (nei tempi e nelle modalità concordate con il Segretario di CIBER) da tutte le biblioteche del proprio ateneo informazioni relative agli abbonamenti correnti, organizzate per editore; alle banche dati bibliografiche e a testo completo presenti e «desiderate». Qualora fosse necessario, per la raccolta di questi dati, ottenere un autorizzazione dal proprio ateneo, il referente tecnico dovrà adoperarsi per ottenerla. Altri compiti del referente del CTO: apportare tutte le eventuali modifiche (aggiunte, cancellazioni) di i classi IP del proprio ateneo nell apposito database; tale compito può essere svolto anche dal referente scientifico, ma il referente del CTO dovrà esserne informato; essere aggiornato sullo stato delle negoziazioni con gli editori/fornitori di informazione e sulle condizioni del contratto, con riferimento alle atti-
Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo 25 vità di cui il referente del CTO è responsabile. Il segretario del CIBER si occuperà di tenere aggiornati i membri del CTO; svolgere un attività di supporto al proprio referente scientifico e pertanto condividere con questi le informazioni relative ai contratti firmati, per quanto attiene alle condizioni contrattuali, alle modalità d uso del servizio, al copyright, alle statistiche d uso. Per un efficiente organizzazione della raccolta dei dati, si richiede che il referente del CTO abbia una discreta familiarità con il programma EXCEL. Attività: modalità di lavoro, tempistica, strumenti di lavoro Il membro del CTO sia avvarrà regolarmente della posta elettronica come strumento principale e preferito di lavoro. Sarà suo compito definire, insieme con il referente scientifico del suo ateneo, le modalità di raccolta dei dati all interno del proprio ateneo e far rispettare le scadenze per la raccolta dei dati. Almeno una volta all anno, ma se sarà possibile anche due volte all anno, ci sarà una riunione plenaria di tutto il Comitato Tecnico Operativo della durata di almeno un giorno e mezzo. Una parte della riunione sarà dedicata all aggiornamento professionale.
26 ORGANIZZAZIONE DEL CIBER Raccolta dei dati relativi agli abbonamenti dei periodici e alle banche dati Entro la fine di maggio di ogni anno verranno inviti ai referenti del CTO le liste per i periodici e per le banche dati dell anno corrente : Periodici. Una lista in formato Excel contenente, per ciascun editore: ISSN; titolo della testata: prezzo di abbonamento (listino dell anno corrente). Ciascun ateneo dovrà aggiungere a questa lista le proprie informazioni relative a: numero di abbonamenti presenti per ciascun titolo; nome della biblioteca a cui l abbonamento si riferisce; nome del distributore attraverso il quale è stato attivato l abbonamento; l indicazione se si tratta di un abbonamento cartaceo o di un abbonamento elettronico. Saranno apprezzate informazioni ulteriori come: numero di account dato dal distributore/ editore; costo dell abbonamento; stato della fattura (pagata, non ancora pagata ecc.). Il referente tecnico dovrà raccogliere le informazioni dalle varie biblioteche e fornire il documento completato entro la fine di settembre dell anno corrente. Per un efficiente gestione dei dati raccolti, è importante che la struttura della lista Excel non sia
Linee guida per il Comitato Tecnico Operativo 27 modificata. Pertanto è importante che la lista sia restituita, corredata delle informazioni richieste, nella sua struttura originale. È importante, sia per liste dei periodici sia per quelle delle banche dati, che ciascun referente del CTO si impegni a rispettare le date di scadenze per la raccolta dei dati. Liste dei desiderata Sarà richiesto di fornire i dati relativi a editori/fornitori di informazione con i quali non si sono ancora stipulati contratti, ma con i quali potrebbero iniziare trattative nuove. La tempistica per l acquisizione di nuove risorse elettroniche è riportata nel sito di CIBER nell Area riservata sotto la voce «Scadenze». Per accedere all area riservata: <http://www.uniciber.it/areaciber/>. 3 Strumenti di lavoro: lista di discussione Per una rapida ed efficiente comunicazione tra i referenti del CTO e tra i referenti e il segretario del CTO, è stata creata una lista di discussione alla quale sono iscritti i membri del CTO, il coordinatore e il segretario di CIBER. Il nome della lista è: < CTO-lista@caspur.it > È pertanto necessario che ciascun referente del CTO : sia dotato di un indirizzo di posta elettronica per- 3 A partire dal 18 novembre 2004, il sito del Ciber avrà un nuovo indirizzo.