ANAGRAFI A.P.R. ED A.I.R.E. La procedura consente all ufficio Anagrafe la gestione della popolazione residente (A.P.R.) e dei cittadini residenti all estero (A.I.R.E.), nel rispetto del DPR 30/05/89 n 223 sul nuovo regolamento anagrafico, della legge 27/10/88 n 470 e delle varie disposizioni per i collegamenti telematici con i vari Uffici della P.A. Il programma prevede l integrazione fra i vari moduli che compongono i Servizi Demografici (A.P.R. ed A.I.R.E., Ufficio Elettorale, Ufficio Leva, StatoCivile etc.) nonché la predisposizione a rendere disponibile il patrimonio informativo alle realtà che ne fanno richiesta. Qualora il Comune utilizzi più posti di lavoro, il programma offre la possibilità a tutti gli utenti di accedere contemporaneamente alle informazioni nella massima sicurezza. E' altresì possibile definire diversi livelli di accesso alla procedura al fine di proteggere l' utilizzo di questa da persone che non sono autorizzate. CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA Movimentazioni Anagrafiche Gli eventi anagrafici, siano iscrizioni, cancellazioni o variazioni, prospettano all operatore videate nelle quali l utente può inserire ogni eventuale dato utile alla gestione anagrafica. La procedura prevede infatti una serie di archivi collaterali all interno dei quali è possibile memorizzare diverse informazioni relative ai cittadini: carte d identità, libretti di lavoro, pensioni, vaccinazioni, permessi di soggiorno. Gli eventi di iscrizione prevedono: Immigrazione o rimpatrio Nascita Ricomparsa da irreperibilità Iscrizione per altri motivi Iscrizione all AIRE per acquisto cittadinanza Iscrizione all AIRE per trasferimento dall AIRE di altro comune Gli eventi di cancellazione comprendono: Emigrazione / espatrio Morte Irreperibilità Cancellazione per altri motivi Cancellazione dall AIRE per perdita della cittadinanza Cancellazione dall AIRE per trasferimento nell AIRE di altro comune Eventi di stato civile: Matrimonio Vedovanza Divorzio Cambi di residenza nel comune o all estero: Unione / scissione di famiglia Cambio indirizzo intera famiglia Variazioni anagrafiche: Variazione di professione, titolo di studio Variazione di cittadinanza Cambio cognome e nome, sesso, codice fiscale
Comunicazioni ed adempimenti A seguito della registrazione di un evento anagrafico, la procedura prevede la stampa in automatico di tutte le comunicazioni agli uffici interessati, verificando se l individuo in oggetto soddisfa i requisiti richiesti dalla stampa. L elenco delle stampe può essere modificato dall operatore che può altresì scegliere se eseguire le stampe contestualmente alla registrazione dell evento stesso od in un secondo momento. Le stampe a seguito di eventi anagrafici comprendono: Comunicazione ufficio tributi Comunicazione ufficio elettorale Comunicazione motorizzazione civile Comunicazione ufficio leva Comunicazione questura Comunicazione INPS Comunicazione USL Comunicazione alla direzione provinciale del tesoro Allegato all APR4 Certificazione La procedura prevede una gestione completa della certificazione (anagrafe, stato civile, elettorale, cumulative, AIRE), sia in ambito attuale che in quello storico. Il programma permette inoltre all utente la modifica delle stampe precaricate nel caso in cui si renda necessario modificarne il contenuto. La stampa degli importi è adeguata all EURO. Consultazioni La procedura consente all operatore di visualizzare in maniera rapida, le informazioni principali relative ai cittadini. Tale modalità di consultazione, impedisce altresì qualunque tipo di variazione sull archivio. Stampa schede anagrafiche La procedura prevede la stampa dei modelli AP5 ed AP6. Oltre alla stampa del modello è possibile eseguire la stampa di etichette. Statistiche ISTAT mensili ed annuali Il programma prevede l elaborazione automatica e la stampa dei modelli AP10, AP11. E inoltre possibile eseguire automaticamente la statistica annuale (POSAS) sia su supporto cartaceo che su supporto magnetico. Elenchi per ASL La procedura prevede l elaborazione automatica degli elenchi per l ASL: iscritti per nascita e immigrazione, cancellati per decesso, emigrati, cambi di indirizzo. Gestione delle tabelle ISTAT e gestione ecografia Per facilitare l attività degli operatori, la procedura prevede una serie di tabelle precaricate onde consentire una facile e rapida consultazione delle informazioni. Le tabelle contengono inoltre tutte le informazioni necessarie per gli automatismi collegati alle movimentazioni anagrafiche: calcolo automatico del codice fiscale, codice ministeriale per il collegamento con la motorizzazione civile etc.
Gli archivi forniti a corredo della procedura prevedono: Comuni d Italia Territori esteri Consolati Cittadinanze Tribunali Professioni Titoli di studio Pensioni Rapporti di parentela Stati civili Gestione delle storico anagrafico Gli eventi trattati generano uno storico per cui è possibile, per ogni soggetto presente in archivio, ricostruirne i movimenti compiuti nonché di visualizzarne la situazione ad una qualsiasi data. I benefici di questa funzionalità sono evidenti soprattutto in materia di certificazione. Le stampe Tutte le stampe previste dalla procedura possono essere eseguite in anteprima a video e mandate su carta in un secondo momento. ALTRE PROCEDURE COLLEGATE CON L'ANAGRAFE Diritti di segreteria L emissione dei certificati movimenta opportuni conteggi finalizzati alla contabilità dei diritti di segreteria. La procedura prevede la riepilogazione e la stampa di tutti i movimenti in materia di certificazione, atti notori e carte di identità. La procedura offre all utente la possibilità di una gestione suddivisa per sedi comunali e per singola postazione di lavoro. Anche in questo contesto tutte le stampe sono adeguate all EURO. Carte di identità La procedura di gestione delle carte di identità prevede la stampa di documenti e cartellini. Il programma inoltre consente la stampa degli adempimenti periodici in carico all ufficio. Tale stampa è automatica: l operatore deve solo indicare il periodo a cui fare riferimento. rendiconto bimestrale rendiconto giornaliero elenco carte di identità in scadenza elenco carte di identità scadute Atti notori ed assensi Il programma prevede la gestione dell archivio degli atti precaricato, permettendo altresì all utente la modifica delle stampe nel caso in cui si renda necessario modificarne il contenuto. La stampa degli importi è adeguata all EURO.
Stampe parametriche La procedura prevede un modulo di estrazione dei nominativi sulla base di richieste impostate dall operatore. Le condizioni possono essere incrociate fra loro al fine di ottenere una casistica completa. Nella scelta dell ordinamento e del contenuto dell output l operatore ha la possibilità di indicare quali dati desidera stampare e in quale ordine. Anche il dispositivo di output può essere scelto a seconda delle circostanze (video, stampante, file). E altresì possibile indicare il formato stesso dell output (etichetta o tabulato), nonché scegliere, per i soggetti selezionati se si desidera stampare le singole generalità, o elenchi più dettagliati. Leva scolastica Selezioni divise per età, sesso. Leva militare La procedura prevede la gestione automatizzata dell iter di formazione delle liste di leva. Il programma consente: la formazione dell elenco preparatorio mediante la consultazione a automatica degli archivi anagrafici la stampa di tutta la documentazione necessaria (richiesta / estratto di nascita, certificato di morte, comunicazione iscrizione) gestione della lista di leva gestione dei ruoli matricolari Gestione dei giudici popolari La procedura prevede una gestione automatica per la tenuta degli albi dei giudici popolari per la corte d assise e per la corte d assise d appello.
ELETTORALE CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA La procedura prevede la gestione integrata ed automatizzata dell attività legata alla tenuta ed all aggiornamento delle liste elettorali, nel rispetto delle disposizioni previste dal D.P.R. 20/03/1967 n 223, aggiornato con il decreto dell 8 settembre 2000 n 299, e successive modifiche, riguardante l istituzione della tessera elettorale. E inoltre prevista la possibilità di gestire i verbali elettorali adeguati alla soppressione della commissione comunale e all istituzione della nuova figura dell ufficiale elettorale sulla base della legge del 24/11/2000 n 340, e della circolare MIACSE n.176/01 e n.178/01. Il programma consente la gestione automatica del trasferimento della variazioni anagrafiche e di stato civile sugli iscritti nelle liste elettorali, consentendo altresì interventi manuali da parte dell operatore in occasione delle revisioni. La procedura di stampa elabora gli elenchi da allegarsi agli atti deliberativi comprensivi di verbali, allegati, frontespizi. Revisioni elettorali Variazioni qualitative alle liste Revisione semestrale Revisione dinamica Revisione dinamica straordinaria Le revisioni del corpo elettorale, permettono di aggiungere in automatico i nuovi iscritti e di cancellare chi non risulta in possesso dei requisiti necessari, mediante le seguenti funzionalità: Estrazione automatica delle iscrizioni e delle cancellazioni anagrafiche per quanto riguarda le revisioni dinamiche o straordinarie, formazione dell elenco preparatorio per la semestrale. Gestione e stampa della documentazione necessaria Stampa degli elenchi di controllo Manutenzione degli archivi Stampa delle comunicazioni di iscrizione e cancellazione Gestione e stampa del verbale Gestione e consultazione del corpo elettorale Adempimenti per elezioni La procedura è predisposta per la gestione completa degli adempimenti necessari in fase di consultazione elettorale. Il programma prevede le seguenti stampe: elenchi e verbale per gli elettori non diciottenni elenchi per camera e senato etichette e distinta per cartoline d avviso stampa estratto delle liste sezionali stampa delle tessere elettorali e delle etichette di aggiornamento delle stesse Stampa e ricompilazione liste generali e sezionali
Stampa schede e fascicoli Revisione delle sezioni elettorali Gestione delle tessere elettorali La procedura prevede la possibilità di eseguire tutte le operazioni necessarie in fase di prima emissione e quelle da eseguire durante le nuove iscrizioni e variazioni sul corpo elettorale. Le stampe comprendono: tessere, tagliandi di aggiornamento notifiche di consegna etichette registro
STAMPA MODELLO APR/4 CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA La procedura prevede la gestione e la stampa del modello APR/4. Tale modulo è stato introdotto in tutte le pratiche di iscrizione in APR: Immigrazione/Rimpatrio Ricomparsa da irreperibilità Iscrizione per altri motivi Stampanti Per effettuare la stampa del modello APR/4 è necessario utilizzare una stampante ad aghi che permetta l utilizzo di fogli in formato A3. E inoltre possibile impostare, per ogni utente, la stampante da utilizzare per il modello APR/4: tramite questa operazione la stampa del modello APR/4 sarà indirizzata automaticamente sulla stampante prescelta. Parametri La procedura prevede di attivare o disattivare la stampa dei dati seguenti: Intestazione del Comune (Intestazione) Codice ISTAT del Comune (Sezione I) Nome del Comune (Parte finale)
TRASMISSIONE DATI ALLA MOTORIZZAZIONE CIVILE CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA La procedura prevede la gestione automatica della trasmissione dei dati alla motorizzazione civile. Il modulo prevede le seguenti funzionalità: Eseguire la comunicazione alla MTCT per ogni nominativo con Patenti o Veicoli che richiede l iscrizione o il cambio di indirizzo. Inviare periodicamente alla MCTC l elenco delle variazioni definite nel periodo considerato. La procedura consente la gestione del collegamento con la motorizzazione a seguito delle pratiche di iscrizione e di cambio di indirizzo. Durante le operazioni di inserimento dei dati, per ogni nominativo il programma permette di caricare i dati relativi PATENTI e VEICOLI. Stampe Comunicazione per ogni nominativo considerato. Elenco: ripete su carta le informazioni memorizzate su supporto magnetico. Può essere utilizzato come controllo e come allegato al dischetto da spedire alla MCTC. Lettera di accompagnamento: si allega al dischetto da spedire alla MCTC. Supporto magnetico La procedura prevede la memorizzazione su supporto magnetico delle informazioni, secondo il tracciato record fornito dalla MCTC.
COLLEGAMENTO AL SAIA CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA Il programma prevede la gestione del S.A.I.A. tramite il quale assicura la circolazione, in tutta la Pubblica Amministrazione, delle informazioni anagrafiche registrate nei Comuni. La gestione del S.A.I.A. è demandata al Centro Servizi Anagrafi, la cui realizzazione e gestione operativa è affidata ad Ancitel. Esso è costituito da una serie di PC collegati in rete locale, accessibili ai Comuni tramite connessioni che utilizzano diverse reti di telecomunicazioni, tra cui INTERNET. Il servizio di scambio dati con il CSA è accessibile attraverso il Protocollo applicativo di Comunicazione con il Centro Servizi Anagrafi (PC/CSA), che Ancitel ha realizzato e mette a disposizione di tutti i Comuni e delle aziende che realizzano software per i Comuni. Il protocollo PC/CSA è un programma che, utilizzando gli standard di collegamento fra computers presenti sul mercato, invia dati precedentemente formattati sotto forma di documenti elettronici che debbono essere riconosciuti dai programmi di gestione del CSA e da essi validati formalmente. I documenti ritenuti formalmente validi, vengono accettati dal CSA e identificati con un numero di protocollo S.A.I.A. (MMAA/NNNNNNN), che viene restituito al Comune mittente affinché abbia una ricevuta di ritorno dell avvenuta accettazione. Il documento viene poi lavorato dal CSA per renderlo omogeneo agli altri documenti affinché venga inviato all Ente di destinazione. Funzionalità gestite Nascite: I dati relativi ai neonati vengono inviati all Anagrafe Tributaria per l attribuzione del Codice Fiscale ed il conseguente invio del relativo tesserino magnetico all indirizzo indicato dal Comune. Decessi: I dati relativi ai decessi vengono comunicati all INPS, che provvede all aggiornamento dell archivio dei pensionati. Cambi di residenza: Le variazioni di residenza all interno del Comune e le iscrizioni per immigrazione dei cittadini intestatari di patenti e/o di veicoli, vengono trasmesse alla Motorizzazione Civile per l aggiornamento dei dati ed il conseguente invio delle etichette autoadesive per patente e carta di circolazione all indirizzo indicato dal Comune. Invio di tutte le variazioni all Anagrafe Tributaria e all INA, per mantenere l allineamento degli archivi. Gestione delle comunicazioni anagrafiche Estrazione variazioni da anagrafe: Il programma permette di selezionare tutte le variazioni anagrafiche definite nel periodo da considerare e conformi alla tipologia scelta. Per ogni variazione estratta, viene memorizzata nell apposito archivio una comunicazione anagrafica da spedire, a cui viene associato un protocollo interno di identificazione. E anche possibile selezionare manualmente le variazioni da inviare al S.A.I.A. Manutenzione archivio comunicazioni : La procedura prevede, tramite la manutenzione dell archivio, la possibilità di controllare le comunicazioni da spedire, consultare l esito della spedizione, ed intervenire manualmente sulle registrazioni presenti.
Inoltro comunicazioni: La procedura seleziona tutte le comunicazioni da spedire, le trasforma nel formato richiesto dal S.A.I.A., e le invia tramite il protocollo di comunicazione PC/CSA. Appena conclusa la trasmissione, legge le risposte e memorizza l esito dell operazione per ogni comunicazione inviata. Gestione delle comunicazioni rifiutate: E possibile ripetere la trasmissione delle comunicazioni rifiutate, dopo aver corretto gli errori che hanno determinato il rifiuto da parte del S.A.I.A. Il programma fornisce inoltre alcune funzioni che permettono di facilitare la verifica e la soluzione degli errori nelle comunicazioni. Gestione delle comunicazioni da annullare: Nel caso si renda necessario annullare una comunicazione già inviata e accettata, è possibile comunicare al S.A.I.A. che tale comunicazione è da ritenersi annullata. Gestione delle stampe Tramite la funzione delle stampe, è possibile ottenere vari elenchi delle comunicazioni anagrafiche presenti in archivio, con l indicazione dello stato e degli estremi di riferimento di ognuna. Manutenzione di archivi e tabelle Il programma contiene varie tabelle all interno delle quali è possibile memorizzare tutta una serie di informazioni inerenti le spedizioni effettuate, i protocolli, i tipi di spedizione previsti, i tipi di record che è possibile inviare o ricevere con il corrispondente tracciato, l elenco dei codici che definiscono il tipo di risposta fornito dal CSA, i destinatari delle comunicazioni attualmente gestiti dal SAIA.
POPOLAMENTO DELL INA Il modulo di popolamento iniziale dell Indice Nazionale delle Anagrafi (INA) fa riferimento alla Circolare MIACEL n. 3 (2001) ed al relativo allegato tecnico. L obiettivo che si pone la procedura è quello di effettuare l inserimento nell INA dei dati anagrafici e dei codici fiscali dei cittadini residenti nel Comune. L archivio così predisposto deve essere tenuto costantemente aggiornato dal Comune, comunicando le variazioni anagrafiche tramite il S.A.I.A. L inserimento dei dati nell INA e il loro costante aggiornamento costituiscono un requisito fondamentale per i Comuni che intendono partecipare alla sperimentazione della Carta d Identità elettronica. POPOLAMENTO INIZIALE DELL INA Le operazioni previste dall allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 (2001) sono le seguenti: Il Comune deve inviare tramite il S.A.I.A. un archivio contenente le stesse informazioni presenti negli archivi che l Agenzia delle Entrate restituisce al Comune stesso, nell ambito del processo di validazione dei codici fiscali. Il S.A.I.A. restituisce al Comune un archivio contenente i risultati della spedizione, che dovrà essere acquisito ed interpretato al fine di verificare l esito dell operazione. Una volta terminata l acquisizione dei dati, il sistema S.A.I.A. comunica tali risultati al Ministero dell Interno tramite e-mail. I soggetti che in un primo momento non sono stati accettati, possono essere inviati nuovamente dopo aver risolto le eventuali anomalie che hanno determinato l errore. L interscambio delle informazioni avviene tramite il S.A.I.A. COMUNICAZIONE DELLE VARIAZIONI Contestualmente alla fase iniziale di caricamento dei dati nell INA, i Comuni devono attivare la comunicazione delle variazioni anagrafiche avvenute successivamente alla fornitura iniziale, allo scopo di mantenere costante l allineamento degli archivi. Per variazioni anagrafiche si intendono: nascite, trasferimenti di residenza (anche all interno del Comune) e decessi. La comunicazione di tali variazioni avviene tramite il S.A.I.A. Estrazione dei nominativi La procedura prevede un elaborazione che permette diverse tipologie di selezione: In occasione del primo invio dei dati, la procedura considera esclusivamente i soggetti APR inviati all Agenzia delle Entrate; di questi seleziona solo quelli validati. Per ogni nominativo estratto, le informazioni richieste per il caricamento dell INA vengono lette dall archivio che contiene i dati restituiti dall Agenzia delle Entrate e memorizzate in un apposito archivio di supporto. Nei successivi invii, la procedura considera esclusivamente i soggetti che durante il precedente invio non sono stati accettati dal S.A.I.A. e che sono stati confermati per essere rispediti. Per ogni nominativo estratto, le informazioni richieste vengono lette dall archivio che contiene i dati precedentemente inviati all INA e memorizzate in un apposito archivio di supporto. Manutenzione archivio Tramite la manutenzione dell archivio di supporto è possibile consultare i nominativi che verranno inviati all INA, verificare ed eventualmente modificare i dati anagrafici prima della spedizione.
Dopo aver acquisito i risultati dell invio, è anche possibile controllare gli eventuali nominativi che non sono stati accettati e il codice di errore restituito dal sistema S.A.I.A. Creazione file compresso Tramite questa funzione, i dati estrapolati precedentemente vengono compressi in formato ZIP, come richiesto dalle specifiche tecniche descritte nell allegato 1 alla Circolare MIACEL n. 3 (2001). Lettura archivio Questa funzione permette di leggere i dati restituiti dal S.A.I.A. e di elaborare i risultati, memorizzandoli nell archivio di supporto in corrispondenza di ogni nominativo inviato. Stampe La procedura prevede la possibilità di eseguire la stampa delle incongruenze rilevate nella fase di elaborazione e quella inerente i dati restituiti dal sistema S.A.I.A.
ALBO SCRUTATORI E PRESIDENTI DI SEGGIO CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA Il modulo prevede la gestione automatica e la stampa completa degli albi di scrutatori e presidenti di seggio. La procedura consente di effettuare il caricamento iniziale degli albi, e la loro consultazione. Sugli archivi è altresì possibile intervenire per e apportare iscrizioni, cancellazioni e variazioni manuali. Le revisioni periodiche: La revisione dell albo permette di aggiungere i nuovi iscritti all albo e di cancellare chi non risulta in possesso dei requisiti necessari, mediante le seguenti funzionalità: Estrazione automatica delle cancellazioni anagrafiche Gestione delle domande di iscrizione Stampa degli elenchi di controllo Manutenzione degli archivi Stampa delle comunicazioni di iscrizione e cancellazione Gestione del verbale Gli adempimenti per elezioni: In fase di elezioni, la procedura permette le seguenti opzioni: Sorteggio principale Sorteggio per graduatoria Stampa degli elenchi di controllo Manutenzione degli archivi Stampa delle notifiche Gestione del verbale Cancellazione per rinuncia o altri motivi Sostituzione dei cancellati
COLLEGAMENTO CON GESTIONE STATO CIVILE Il modulo di collegamento fra i due programmi prevede la possibilità, da parte dello Stato civile, di utilizzare i dati anagrafici dei cittadini residenti nel comune per ottimizzare la stesura dell atto, rendendo l operazione più veloce e nel contempo più sicura. Allo stesso modo, durante le pratiche anagrafiche di Nascita, Morte e Matrimonio, vengono rese disponibili le informazioni provenienti dagli atti di Stato civile registrati nel comune. Il collegamento è operativo con le procedure di gestione Stato civile SI.RE. INFORMATICA versione 02.1.0 e TESI versione 5.0 e riguarda le pratiche di nascita, morte e matrimonio. Collegamento Anagrafe Stato civile Durante la stesura dell atto di stato civile, il programma permette di ricercare nell archivio anagrafico i soggetti che compaiono nell atto (genitori, sposi, testimoni, dichiaranti, etc.). Se il nominativo è presente in anagrafe, tutti i relativi dati vengono riportati nell atto, in caso contrario si possono inserire manualmente. Collegamento Stato civile Anagrafe In occasione del caricamento di una nuova pratica di Nascita, Morte o Matrimonio, il programma ricerca eventuali nuovi atti inseriti nel programma di Stato civile e li propone a video: è possibile scegliere con INVIO uno degli atti elencati, per utilizzare durante il caricamento della pratica le informazioni precedentemente inserite in fase di compilazione dell atto. Dopo la definizione della pratica, l atto viene eliminato dall elenco e non viene più riproposto. Se il movimento anagrafico non proviene da un atto di Stato civile, è sufficiente uscire dall elenco e procedere normalmente.