PROTOCOLLO TRA I COMUNI DI BIENNO, BRENO, MALEGNO, NIARDO E PRESTINE PER L AFFIDAMENTO DEI SERVIZI INFORMATIVI ALL UNIONE DEI COMUNI DEGLI ANTICHI BORGHI DI VALLECAMONICA L anno duemilaundici, il giorno del mese di., in Breno, nella sede della Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica, sono personalmente comparsi i Signori: - nato a il, domiciliato per la carica presso la sede dell Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica, codice fiscale e partita iva, il quale interviene in rappresentanza dell ente dell Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica e dichiara di agire esclusivamente in nome, per conto e nell interesse dell ente medesimo, in esecuzione della deliberazione dell assemblea n. del../../2011, immediatamente eseguibile; domiciliato per la carica presso il Comune di Bienno, codice fiscale, il quale interviene in rappresentanza del Comune di Bienno e dichiara di agire esclusivamente in nome, per conto e nell interesse del Comune medesimo, in esecuzione della deliberazione di giunta comunale n. del, immediatamente eseguibile; domiciliato per la carica presso il Comune di Breno, codice fiscale, il quale interviene in rappresentanza del Comune di Breno e dichiara di agire esclusivamente in nome, per conto e nell interesse del Comune medesimo, in esecuzione della deliberazione di giunta comunale n. del, immediatamente eseguibile; domiciliato per la carica presso il Comune di Malegno, codice fiscale, il quale interviene in rappresentanza del Comune di Malegno e dichiara di agire esclusivamente in nome, per conto e nell interesse del Comune medesimo, in esecuzione della deliberazione di giunta comunale n. del, immediatamente eseguibile; domiciliato per la carica presso il Comune di Niardo, codice fiscale, il quale interviene in rappresentanza del Comune di Niardo e dichiara di agire esclusivamente in nome, per conto e nell interesse del Comune medesimo, in esecuzione della deliberazione di giunta comunale n. del, immediatamente eseguibile; domiciliato per la carica presso il Comune di Prestine, codice fiscale, il quale interviene in rappresentanza del Comune di Prestine e dichiara di agire esclusivamente in nome, per conto e nell interesse del Comune medesimo, in esecuzione della deliberazione di giunta comunale n. del, immediatamente eseguibile; PREMESSO che: - in data 31 dicembre 2010 i Comuni di Bienno, Breno, Malegno, Niardo e Prestine hanno costituito l ente locale denominato Unione degli Antichi Borghi di Valle Camonica per l esercizio associato di funzioni proprie dei Comuni che lo compongono; - che il D. Lgs. 18/08/2000, n.267 stabilisce, all art.30, che gli enti locali possono stipulare apposite convenzioni al fine di svolgere in modo coordinato funzioni e servizi determinati e che le convenzioni debbono stabilire i fini, la durata, le forme di consultazione degli enti contraenti, i rapporti finanziari ed i reciproci obblighi e garanzie;
- le funzioni e i servizi attribuibili da parte dei Comuni all Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica per l esercizio degli stessi in forma associata sono previste all art.2 del vigente Statuto; - che i Comuni aderenti e l Unione intendono procedere all utilizzo congiunto del proprio personale mediante l istituto del comando, per la gestione associata dei servizi, fra i quali i servizi informativi; - i Comuni di Bienno, Breno, Malegno, Niardo e Prestine hanno provveduto, come da deliberazioni sopra richiamate, all approvazione del presente protocollo; Tutto ciò premesso, si stipula e si conviene quanto segue ART.1 Oggetto I Comuni di Bienno, Breno, Malegno, Niardo e Prestine, affidano all Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica le funzioni amministrative e gestionali relative ai servizi informativi, così come meglio descritti nella scheda che si allega al pressente protocollo sub A. L espletamento di tale funzione sarà regolato dalle norme del presente protocollo, dallo Statuto dell ente e da ogni altra norma legislativa e regolamentare che disciplina e disciplinerà la materia. ART.2 Funzioni, attività e servizi conferiti Le funzioni conferite all Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica consistono nello svolgimento diretto da parte del Centro Servizi Informativi, fra l altro, delle attività seguenti: o gestione dei siti web dei singoli comuni (interloquendo direttamente con il sistema Voli) o implementazione e gestione del sito web dell Unione; o gestione dei contratti di fornitura (acquisto di dotazioni informatiche hw e sw, stipula dei contratti per i servizi di manutenzione, ecc.) o formazione del personale; o ogni altra attività che gli enti, di comune accordo, riterranno opportuno e conveniente gestire a livello associato. ART.3 Durata La durata del presente protocollo è fissata in anni 10 (dieci). I Comuni aderenti, con atto dell organo competente, alla scadenza, possono rinnovare la durata di altri 10 anni. Gli enti associati non possono recedere dal presente protocollo fatta salva la facoltà di recedere dall Unione ai sensi dell art.7 del vigente Statuto. ART.5 Quote di partecipazione Le quote di partecipazione al finanziamento del servizio sono determinate, nel rispetto dei criteri fissati dal vigente statuto, anno per anno, in sede di approvazione del bilancio di previsione, con deliberazione dell Assemblea dell Unione che dovrà tenere conto, nelle sue decisioni, dei risultati dell anno precedente e delle richieste pervenute da ogni singolo Comune. Ai Comuni associati vengono comunicati, con cadenza trimestrale, il numero delle ore di effettivo utilizzo delle unità di servizio del trimestre precedente. ART.6 Rapporti finanziari Il Servizio Finanziario dell Unione degli Antichi Borghi di Vallecamonica curerà i rapporti finanziari che intercorrono con i Comuni associati e che riguardano direttamente il funzionamento della struttura. Spetta all Unione dei Comuni degli Antichi Borghi di Vallecamonica procedere: - al riparto delle spese da addebitare ad ogni ente associato; - alla gestione del personale, alla riscossione di eventuali contributi da Enti terzi e a ogni quant altro derivante dall applicazione delle leggi in materia e dei regolamenti attuativi del presente protocollo.
I Comuni associati si obbligano a versare, su richiesta dell Unione, la quota annua a carico degli stessi, che riguarda l attività della struttura, ripartita trimestralmente e da versarsi entro il 1 mese di ogni trimestre. Si provvederà al versamento del quarto trimestre, previa verifica a consuntivo della somma annuale effettivamente a carico di ogni Comune, salvo conguaglio all inizio dell anno successivo. ART.7 Garanzie In caso di ritardato pagamento delle quote prefissate fino a 30 giorni dalla data stabilita, saranno addebitati gli interessi passivi come previsto dalla normativa vigente. Decorsi ulteriori 30 giorni senza che sia intervenuto il pagamento del rateo il Servizio Finanziario dell Unione potrà disporre alla riscossione coatta ai sensi di legge. ART.8 Personale Il Servizio in oggetto, per il suo funzionamento, si avvale di personale comandato dai singoli comuni aderenti all Unione. Dal 01/01/2012 il servizio potrà essere svolto con proprio personale dipendente dell Unione. ART.9 Modifiche Il presente protocollo può essere modificato in ogni tempo con l assenso di tutti gli enti sottoscrittori. Art.10 Registrazione Il presente protocollo sarà assoggettato a registrazione solo in caso d uso. ART.11 Disposizioni finali Ogni rapporto inteso a disciplinare lo scioglimento del servizio non compreso nel presente protocollo verrà previamente concordato tra gli organi rappresentativi dei Comuni associati e quelli dell Unione. Sarà compito degli organi dell Unione procedere di conseguenza, ove il caso lo richieda, alle modifiche statutarie e/o regolamentari che si rendessero necessarie. ART.12 Norme applicabili Per quanto non previsto nella presente convenzione, gli enti sottoscrittori fanno rinvio al T.U.E.L. D.Lgs 18/08/2000. n.267 e s.m.i., in quanto applicabili, e a tutte le altre norme che disciplinano in materia di enti locali. Letto, confermato e sottoscritto. Per l Unione degli Antichi Borghi di Valle Camonica Per il Comune di Bienno Per il Comune di Breno Per il Comune di Malegno Per il Comune di Niardo Per il Comune di Prestine
SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI (All. A ) Descrizione del servizio Le attività previste per il servizio sistemi informativi sono le seguenti: 1. Gestione unitaria base dati comunali 2. gestione unitaria ALBO ON LINE 3. gestione unitaria SEZIONE TRASPARENZA 4. gestione dei siti internet dei comuni Per quanto concerne la gestione unitaria dei database comunali, l Unione intende avviare un progetto per la gestione unitaria tramite web dei software gestionali dei Comuni aderenti. Obiettivo è la creazione di una Server Farm/Web Farm ovvero l implementazione di una serie di server collocati in un ambiente unico, in questo caso presso la sede dell Unione dei Comuni, in modo da poterne centralizzare la gestione, la manutenzione e la sicurezza. Tramite la creazione del Server Farm sarà possibile garantire una gestione unitaria dei data base dei cinque Comuni aderenti. La realizzazione di una server farm permette di distribuire i costi di costruzione e gestione di una struttura sicura e di abbattere i costi per la connettività. La realizzazione di una server farm dal punto di vista organizzativo consente una gestione consorziata da parte dell Unione dei Comuni; in tal caso gli Enti delegano parte delle proprie competenze alla realtà associativa, la quale si assume l incarico della gestione dell intero sistema. I cinque Comuni hanno stipulato con il Centro Servizi Territoriale della Provincia di Brescia una convenzione per la gestione dei servizi di e-government. La convenzione prevede per i Comuni la possibilità di usufruire di una serie di servizi on line (firma digitale, posta elettronica certificata, acquisti congiunti delle dotazioni informatiche. Obiettivo dell Unione è quello di subentrare nelle convenzioni stipulate dai singoli Enti e quindi di assumere il ruolo di coordinatore per i cinque Enti per le attività e servizi previsti ed erogati dal CST. Per quanto riguarda la gestione dei siti internet comunali, l Unione e i cinque comuni aderenti al progetto si sono si affidati al Consorzio BIM ed alla rete civica della Valle Camonica (Voli) per la realizzazione, l aggiornamento e la manutenzione dei siti internet. L Unione intende quindi attivare un progetto finalizzato alla gestione documentale che ha tra l altro l obiettivo di dotare i Comuni di uno strumento dedicato alla conservazione nel tempo dei documenti originali informatici prodotti dagli Enti (Dematerializzazione) che consenta l'invio dei documenti, la ricerca e l'esibizione a norma dei documenti conservati. Le attività che si intendono mettere in atto sono: A) Utilizzo del sistema di conservazione implementato dal CIT: - Adeguamento infrastruttura di rete (disponibilità di IP statici) - Acquisizione servizio di conservazione sostitutiva - Acquisizione spazio per la conservazione - Integrazione dei software in utilizzo presso i Comuni con il sistema di conservazione (Sviluppo e/o personalizzazioni di applicazioni basate su tecnologie e standard aperti per consentire l interoperabilità di software e dati in uso ai comuni); B) Attività di consulenza e/o formazione per l'adozione delle corrette procedure di dematerializzazione dei documenti prodotti in ambito APOL, procedimenti SUAP e Servizi on-line BresciaGov (adozione/adeguamento del manuale di gestione PI) E prevista l abilitazione e la configurazione del sistema di conservazione ad uso dei Comuni previa formalizzazione dei seguenti punti: - comunicazione della denominazione del Comune ed i recapiti del Referente comunale per informazioni e contatti; - indicazione del software utilizzato per il Protocollo informatico e gestione documentale;
- comunicazione dell Indirizzo IP fisso che il Comune utilizzerà per accedere tramite internet al portale di ricerca Postecom; - Redazione dell'atto di affido, con il quale il legale rappresentante del Comune delega a Postecom le attività di Conservazione a Norma. Il sistema di Conservazione, perciò, accoglie ogni tipologia di documenti amministrativi inclusa nel Piano di classificazione e conservazione in uso presso i Comuni aderenti. Mediante il set di metadati è possibile indicare, inoltre, per ogni documento conservato, Tipologia e Tempi di conservazione previsti. Per poter realizzare lo scenario del flusso automatico è necessario provvedere alle opportune modifiche dei sw comunali perché supportino le procedure definite e codificate nell ambito del progetto BresciaGov. I vantaggi di questa azione consistono: - Automazione dei flussi (con conseguente sgravio delle operazioni connesse da parte degli operatori, con conseguente risparmio di tempo e qualità del dato trattato) - Estensione del processo, oltre che al servizio Conservazione, alla gestione automatizzata dell alimentazione del proprio Albo Pretorio realizzato dal CIT, alla gestione dei servizi online (basati su CRS) erogati dal CIT; - Realizzazione di componenti tecnologiche lato-comuni, riutilizzabili per altri enti territoriali. Sono previste attività di formazione e di supporto all utilizzo del Servizio di Conservazione, di supporto alle sw-house per la predisposizione alle componenti tecnologiche lato-comuni. Inoltre sono previste azioni formative-orientative di consolidamento del servizio di Conservazione, sotto forma di seminari e di interazione on-line (attraverso piattaforma di e learning), tendenti a meterre a fuoco le problematiche relative alla inter-relazione tra gestione dei documenti e processo organizzativo interno agli enti. Particolarmente significativo sarà prendere in considerazione il confronto su: - Regolamenti comunali (in particolare il tema del Manuale di gestione del Protocollo informatico - Linee Guida ad uso dei Comuni per quanto attiene ai formati per la conservazione a norma (PDF/A) e ai requisiti del documento amministrativo; Verrà fornito il supporto per l attivazione della pratica autorizzativa presso la Soprintendenza Archivistica per la Regione Lombardia.
OBIETTIVI E RISULTATI SERVIZIO SISTEMI INFORMATIVI Obiettivi che intende perseguire l Unione L Unione tramite il presente progetto di gestione associata dei servizi intende: - Realizzare una Server Farm, chiamata anche Web Farm, ovvero una struttura dedicata ad ospitare i server dei singoli Comuni aderenti che per la maggior parte forniranno servizi accessibili via web agli utenti ovvero agli addetti dei vari uffici comunali. - Coordinare in modo efficace ed efficiente le richieste di aggiornamento dei siti comunali e degli albi pretori on line. - Coordinare i servizi offerti dal Centro Servizi Territoriali della Provincia di Brescia Analisi della fattibilità economica dell intervento, evidenziando i risparmi, se presenti, della gestione associata delle funzioni dei servizi rispetto alla gestione singola degli stessi L intervento risulta attuabile e sostenibile in termini economici dagli enti coinvolti nel progetto di gestione associata del servizio Sistemi Informativi. La creazione a livello centralizzato della Server Farm sulla quale risiederanno i server dei singoli Comuni consentirà un abbattimento dei costi sia di connessione che di assistenza tecnica, di impianti e di infrastruttura. Gli applicativi dei vari comuni saranno connessi tra loro. Per quanto riguarda l attività di gestione dei siti internet comunali, il ricorso ad una gestione del servizio in forma associata comporterà una riduzione dei costi per i singoli comuni in termini soprattutto di costi del personale dedicato a tali attività. La gestione dei siti sarà infatti affidata a personale qualificato a livello centralizzato e gli addetti comunali verranno sollevati da tali incombenze. Motivi che dimostrano l efficienza, efficacia ed economicità dell Unione rispetto alla gestione singola dei servizi. In termini di efficienza, con la gestione associata i Comuni potranno beneficiare dell utilizzo condiviso di risorse e dotazioni La creazione del Serve Farm consentirà agli addetti dei vari comuni di accedere al server Unico da qualsiasi postazione di lavoro consentendo sostituzioni e l interscambiabilità del personale senza alcun spostamento fisico degli stessi da una sede comunale all altra. (telelavoro). In termini di economicità, la gestione associata porta ad una riduzione dei costi in quanto la creazione e la manutenzione del Server Farm avverrà a livello sovraccomunale. La gestione centralizzata o consorziata del sistema consentirà di beneficiare di economie di scala espresse dalla condivisione delle risorse (infrastruttura tecnologica, servizi di manutenzione,..) Altra riduzione dei costi è dovuta all accentramento delle attività di manutenzione e aggiornamento dei siti comunali, in tal modo il servizio sarà garantito da personale altamente specializzato, competenze non sempre disponibili presso i singoli Enti che si trovano spesso costretti a ricorrere a costose consulenze esterne. In termini di efficacia, la server farm sarà dotata di apparecchiature e strumentazioni in grado di garantire adeguati livelli di servizio caratterizzati da massima sicurezza e assoluta affidabilità. La gestione integrata dei siti internet comunali garantirà inoltre un miglioramento qualitativo del servizio di assistenza e manutenzione e dei siti internet comunali (grafica, contenuti aggiornati, aggiornamenti di sistema). Descrizione delle modalità, dei tempi e degli strumenti per il monitoraggio e la valutazione dell andamento dell Unione Strumenti di monitoraggio del servizio: - monitoraggio delle connessioni effettuate al Serve farm - monitoraggio trimestrale del numero degli aggiornamenti pubblicati sui siti internet comunali e sul sito dell Unione dei Comuni, l obiettivo è avere siti sempre aggiornati e in linea con i requisiti di accessibilità previsti dalla Legge Stanca; - controllo del numero di accessi al sito dell Unione e dei singoli Enti tramite il contatore degli accessi;
Indicatori di risultato utilizzati per il monitoraggio dei servizi Gli indicatori di risultato utilizzabili sono i seguenti: Riduzione dei costi di gestione e manutenzione della Server Farm rispetto al costo che sosterrebbe ciascun Ente (riduzione del 10% dei costi legati ai consumi energetici e riduzione del 10% dei costi di manutenzione) Numero aggiornamenti pubblicati sui siti internet comunali (il primo anno si prevede un aggiornamento mensile dei siti internet comunali, dal secondo anno si prevede almeno un aggiornamento quindicinale dei siti internet comunali); Riduzione interventi ditta incaricata per assistenza software (tramite la server farm l Unione intende ridurre gli interventi di assistenza sui software comunali del 80% ) Incremento interventi diretti da Comune a Comune per sostituzione addetti senza necessità di spostamento (attraverso la creazione della Server farm gli addetti di un comune potranno accedere al server e operare in funzione/sostituzione di un altro addetto presso altro Ente, il tutto senza dover spostarsi fisicamente da una sede municipale all altra; il dato non è quantificabile) Riduzione necessità di ricorso ad assunzioni temporanee per sostituzioni di funzionari (attraverso la creazione della Server farm gli addetti di un comune potranno accedere al server e operare in funzione/sostituzione di un altro addetto presso altro Ente, in caso di assenza prolungata dei funzionari comunali sarà possibile la sostituzione virtuale da parte di altri addetti che accederanno al server centrale per svolgere gli adempimenti del funzionario assente)