Palermo, 21/01/2013 Direzione Regionale della Sicilia Settore Servizi e Consulenza Ufficio Gestione Tributi Agli ODCEC della Sicilia Ai Consigli Provinciali dei Consulenti del Lavoro della Sicilia e-mail Prot. 4557/C.1/2013 OGGETTO: Avvio del servizio di presentazione documenti tramite CIVIS - trasmissione documentazione a seguito di comunicazioni ex art. 36-ter del D.P.R. 600/1973. La DC SAC - Settore Servizi all Utenza, ha comunicato l avvio, a partire dal corrente mese di gennaio, del nuovo servizio di trasmissione dei documenti tramite il canale CIVIS. In fase di implementazione, al fine di consentire un graduale approccio alla nuova funzionalità da parte degli utenti e degli operatori, tale servizio sarà disponibile unicamente per la trasmissione della documentazione richiesta ai fini del controllo formale ex art. 36-ter del D.P.R. 600/1973 per il controllo delle dichiarazioni UNICO SC 2010. Per mezzo del canale CIVIS, i contribuenti, direttamente o tramite gli intermediari abilitati, potranno trasmettere in formato digitale la documentazione loro richiesta, evitando, in questo modo, le lungaggini dell accesso presso gli Uffici per la consegna o la visione della suddetta documentazione. Il contribuente o gli intermediari compileranno una form specifica che identificherà la trasmissione della documentazione attraverso il numero della comunicazione inviata per informare dell avvio del controllo e allegheranno uno o più files - in formato PDF/A o TIF/TIFF e della dimensione massima per ogni file di 5 Mbyte - contenenti le copie digitali della documentazione richiesta. Il sistema assegnerà all invio un numero di protocollo e, successivamente, produrrà una ricevuta riepilogativa dei files inviati. Il funzionario dell Agenzia delle Entrate che risulta incaricato alla lavorazione della pratica riceverà, in questa maniera, direttamente la documentazione trasmessa digitalmente dal contribuente o dall intermediario e procederà alla sua lavorazione secondo le consuete modalità. Agenzia delle Entrate Ufficio Gestione Tributi Via K. Roentgen, 3 9 0146 Palermo Tel. 091.6803435 - Fax 091.6803467 - e-mail: dr.sicilia.getr@agenziaentrate.it
In allegato alla presente viene trasmessa una breve guida sul funzionamento del servizio di presentazione dei documenti tramite il canale CIVIS. Per ogni ulteriore informazione o chiarimento ci si potrà rivolgere al funzionario Gianpaolo Amideo tel. 0916803435 e-mail: gianpaolo.amideo@agenziaentrate.it f.to IL DIRETTORE REGIONALE Dott. Antonino Gentile Firma autografa sostituita da indicazione a mezzo stampa, ai sensi dell Art. 3, comma 2, D. Lgs. N 39/93 Nota: Ai sensi dell Art. 6, comma 2, L. 412/91, se non chiesta, non seguirà trasmissione dell originale Agenzia delle Entrate Ufficio Gestione Tributi Via K. Roentgen, 3 9 0146 Palermo Tel. 091.6803435 - Fax 091.6803467 - e-mail: dr.sicilia.getr@agenziaentrate.it
Direzione Centrale Servizi ai Contribuenti LOGICA DI FUNZIONAMENTO DEL SERVIZIO DI PRESENTAZIONE DOCUMENTI TRAMITE IL CANALE CIVIS Il canale CIVIS consente di inviare telematicamente la documentazione chiesta dall'ufficio, nell ambito dal controllo formale delle dichiarazioni previsto dall'art. 36 ter del DPR n. 600/73, per verificare la correttezza e la conformità dei dati riportati in dichiarazione o per integrare la documentazione già trasmessa.e utilizzabile da tutti gli utenti Entratel e Fisconline. Il processo di ricezione della documentazione può essere così rappresentato: 1 Invio della documentazione L utente Entratel/Fisconline invia la documentazione chiesta nella comunicazione. 2 Ricezione, distribuzione e assegnazione delle documentazione Il Nuovo Sistema Documentale acquisisce tutta la documentazione, restituisce un protocollo e assegna automaticamente al funzionario addetto alla lavorazione della stessa dichiarazione (dato presente nella procedura TERnet). 3 Presa in carico e lavorazione della richiesta Il funzionario addetto prende in carico la documentazione presente sul proprio profilo del NSD. Nella schermata principale di TERnet relativa alla posizione interessata sarà evidenziata l informazione che la documentazione richiesta è stata trasmessa tramite CIVIS. Le fasi successive - analisi della documentazione, lavorazione e chiusura della lavorazione - non verranno gestite nel sistema CIVIS (che non traccerà l esito della lavorazione). Il processo seguirà l iter già in atto e definito dalla Direzione Centrale Accertamento. 1
Dettaglio delle fasi di invio e ricezione della documentazione L utente accede al servizio telematico CIVIS e seleziona la voce Presentazione documenti per controllo formale della dichiarazione. L utente può inviare la documentazione, integrare la documentazione già inviata o visualizzare le ricevute prodotte dal Nuovo Sistema Documentale (NSD). All utente viene chiesto di inserire le informazioni relative all anno di imposta e al modello di dichiarazione cui si riferisce la comunicazione, desumibili dalla stessa. 2
Solo agli intermediari delegati ad operare per conto del contribuente, è richiesto di inserire il codice fiscale del loro cliente per ciascuna delle operazioni da effettuare (invia/integrazione documentazione, visualizzazione ricevute). Il sistema riporta, se precedentemente fornite, alcune importanti informazioni quali l indirizzo email e il recapito telefonico, proponendo anche un link attraverso il quale inserirle o modificarle. Attraverso la funzione invia file sarà possibile allegare i documenti richiesti. Ogni file da inviare non può superare la dimensione massima di 5 MB, limite oltre il quale verrà scartato in automatico dal sistema. I formati ammessi sono il TIF /TIFF o il PDF/A. I documenti da trasmettere devono essere contenuti in file omogenei per tipologia di documenti da allegare (preferibilmente un solo file per tipologia). Le diverse tipologie devono corrispondere alle definizioni specificate nell elenco dei documenti richiesti nella comunicazione, ad esempio: Delega, Detrazioni, Ritenute, Crediti d Imposta, Spese Mediche e Altro (nel caso in cui il tipo di documento non rientri nelle categorie riportate). Gli intermediari che trasmettono documenti per conto dei loro assistiti, devono al primo invio, allegare un file contenente la delega sottoscritta dal delegante e la copia del documento di identità in corso di validità del delegante stesso. Il fac-simile di delega è presente nella home page. 3
Dopo aver acquisito un file, il sistema permette di inviarne altri o di concludere le operazioni. 4
Alla conclusione dell invio viene generato un numero di protocollo da parte del NSD con l indicazione della AOO che ha acquisito la documentazione. L utente può visualizzare la ricevuta dell invio effettuato, cliccando sul link Ricevute presente nel menu della pagina iniziale; in caso di integrazione della documentazione, verranno visualizzate tutte le ricevute relative agli invii effettuati in relazione alla specifica comunicazione. 5
Attraverso la funzione visualizza ricevute viene fornito il riepilogo dei documenti acquisiti dal NSD con l indicazione di eventuali motivi di scarto. In caso di scarto, l utente deve inviare nuovamente i documenti tramite CIVIS attraverso la funzionalità integrazione documentazione ovvero presentarli presso un ufficio territoriale. 6