Istruzioni utilizzo modulo applicativo COB (comunicazioni on line) ISTR7509r06_COB Maggio 2014
Sistema Informativo SINTESI - C O B - Istruzioni Operative per l utilizzo dell applicativo COB
Modulo Applicativo Comunicazioni Obbligatorie (COB) Versione 6 del 08/05/2014 INDICE 1 Tipologie di utenti pag. 3 2 Accesso al sistema pag. 4 2.1 Come entrare nel sistema pag. 4 2.2 Accesso al modulo pag. 4 3 Funzionalità dell applicativo COB pag. 6 3.1 Gestione fascicolo aziende pag. 7 3.1.1 Fascicolo azienda: Ricerca pag. 7 3.1.2 Fascicolo azienda: TAB/SCHEDA pag. 8 3.1.3 Fascicolo azienda: Modifiche Dati Sedi Operative pag. 9 3.1.4 Scelta sede pag. 14 3.2 Invio delle comunicazioni di avviamento, somministrazione pag. 16 3.2.1 Inserimento di una nuova comunicazione pag. 16 3.2.2 Invio delle comunicazioni pag. 20 3.2.3 Eliminazione delle bozze pag. 21 Pagina 2 di 21
1 Tipologie utenti L applicazione prevede diverse tipologie di utenti, per le quali sono previste funzionalità diverse in base alle competenze. E comune a tutti gli utenti l obbligo di comunicare assunzioni, cessazioni, trasformazioni e proroghe dei rapporti di lavoro. Pertanto tutte le variazioni nei rapporti di lavoro da parte di qualsiasi datore di lavoro vengono trasformati in comunicazione al servizio competente. Questi utenti vengono classificati in due macro aree: aziende e altri datori di lavoro e intermediari autorizzati ed agenzie per il lavoro. AZIENDE E ALTRI DATORI DI LAVORO: Questo profilo utente è assegnato ad aziende (anche agenzie di somministrazione e intermediari autorizzati esclusivamente per la gestione dei propri dipendenti) che utilizzano l applicativo per le funzionalità di gestione delle proprie anagrafiche e di invio delle proprie Comunicazioni Obbligatorie. INTERMEDIARI AUTORIZZATI ED AGENZIE PER IL LAVORO: Questo profilo utente è assegnato alle persone che vengono designate ad utilizzare l applicativo per le funzionalità di gestione delle proprie anagrafiche e di invio delle proprie comunicazioni di somministrazione. Oltre che ai consulenti del lavoro, associazioni datoriali ed in generale agli intermediari autorizzati che hanno la possibilità di effettuare comunicazioni per tutte le sedi operative delle aziende per le quali hanno ricevuto delega, oltre che effettuare operazioni di modifiche dei dati anagrafici delle stesse. Pagina 3 di 21
2 Accesso al sistema 2.1 Come entrare nel sistema Per accedere alla home page di Sintesi, è necessario digitare l indirizzo http://sintesi.provincia.varese.it/portale oppure http://sintesi.provincia.varese.it/portale2 (fig.1) 2. 2 Accesso al modulo applicativo COB Inserire nei campi Username (login) e Password rispettivamente l identificativo dell utente e la sua password (figura 1). Pagina 4 di 21
Inserite le credenziali si ha accesso all area personale dove sono presenti gli applicativi per i quali si è autorizzati ad operare (fig.2). (fig. 2) Cliccare sulla linguetta o sulla banda arancioni fig. 2 Attenzione: I referenti di più società, possono registrarsi come descritto nel manuale di registrazione COB Pagina 5 di 21
3 Funzionalità dell applicativo COB Lo schema riassuntivo delle macrofunzionalità del modulo applicativo COB è il seguente: (fig. 3) Pagina 6 di 21
3.1 Gestione fascicolo azienda 3.1.1 Fascicolo azienda: Ricerca Il menù anagrafiche consente l accesso al fascicolo azienda. Per accedere ai fascicoli si deve attivare l opzione di ricerca (fig.4) (nel caso di studi o associazioni delegate pulire il motore di ricerca ed inserire la partita IVA del delegante) Utilizzare i campi presenti e cliccare sulla voce [cerca] (fig.4) Gli utenti delegati, (consulenti, associazioni, ecc) possono fare ricerche in banca dati e effettuare comunicazioni, sia per le proprie sedi operative sia per le sedi operative degli utenti che li hanno delegati ad operare (vedi 3.3). Pagina 7 di 21
Trovata l azienda, accedere al dettaglio dei dati cliccando sull icona (fig. 5). (fig. 5) 3.1.2 Fascicolo azienda: TAB/SCHEDA Le informazioni [TAB/SCHEDE] contenute in un fascicolo (fig.6) possono essere visualizzate e modificate, fatto salvo per i dati riguardanti la ragione sociale, il codice fiscale azienda e il comune della sede legale. (fig. 6) Pagina 8 di 21
Per variare i dati relativi al comune della sede legale inviare una mail da portale (fig. 7) Nel caso di modifiche societarie effettuare un Vardatore [Comunicazioni_Modifiche societarie] Vedi fig. 3 e apposito manuale scaricabile dalla Home Page di Sintesi (fig.7) 3.1.3 Fascicolo azienda: Modifiche Dati Sedi Operative (fig.8) Rintracciata la sede operativa ( 3.1.1) della quale modificare i dati, cliccare sull icona in alto a destra (Ricordiamo che il sistema in automatico aprirà la sede operativa per la quale l utente ha chiesto l associazione in fase di registrazione, anche se l azienda ha più sedi operative) Pagina 9 di 21
(fig. 9) Se è necessario intervenire su più sedi operative, entrare nella Scheda [SEDI OPERATIVE],scegliere la sede operativa di riferimento e cliccare sull icona MODIFICA (fig.9) Pagina 10 di 21
(fig.10) In fase di modifica, oltre ai dati relativi al numero di telefono, fax o e_mail (etc) possono essere modificati e/o aggiornati i dati relativi a CCNL e PAT INAIL attivando gli appositi pulsanti in alto a destra Il sistema consente l inserimento di più CCNL e PAT INAIL. Per il codice Inail, inserire il codice nella prima casella e il controcodice nella seconda. ATTENZIONE: VI RICORDIAMO CHE LA VARIAZIONE DELLA SEDE OPERATIVA PUÒ ESSERE EFFETTUATA MEDIANTE L ICONA SOLO LADDOVE NON INTERVENGA LA NECESSITÀ DEL TRASFERIMENTO DEI DIPENDENTI (VEDERE CIRCOLARE 8371 DEL 21/12/2007); IN TAL CASO INFATTI, BISOGNA CREARE LA SEDE EX NOVO. Pagina 11 di 21
(fig.11) Scegliere almeno una posizione DI DEFAULT cliccando nel cerchietto apposito, SALVARE poi ritornare nella schermata di MODIFICA cliccando sulla freccia in alto a destra. e Nel caso le modifiche siano terminate RICLICCARE IN ALTO A DESTRA SULLA VOCE SALVA. Pagina 12 di 21
(12) Per modificare il codice attività ATECO è necessario attivare la scheda [SEDE LEGALE], cliccare sull icona MODIFICA e quindi sul tasto presente in alto sulla destra (fig.12) Visualizzata la maschera di ricerca dei codici Ateco (attività aziendale), cliccare sulla voce [cerca] Selezionato il proprio codice attività, cliccare sull icona Il sistema consente l inserimento di più codici attività ateco. (fig.13). (fig. 13) Pagina 13 di 21
3.1.4 Scelta sede Entrare nella sede operativa (fig. 9) e scegliere la sede operativa dalla quale deve essere effettuata la comunicazione di avviamento cliccando sul pulsante (fig. 14) (fig. 14) Nel fascicolo azienda è presente la scheda [Comunicazioni obbligatorie] (fig.15). Se si vuole procedere con una nuova comunicazione di assunzione, cessazione, trasformazione, proroga, cliccare sulla voce NUOVO posta in alto a destra.(fig.15) (fig.15) Pagina 14 di 21
E possibile effettuare una comunicazione di cessazione, trasformazione, proroga partendo dalla assunzione originaria. Per ricercarla è necessario andare nel menu di sinistra, cliccare su Comunicazioni di avviamento_elenco e inserire, nel motore di ricerca che appare, almeno uno dei campi contrassegnati con l asterisco (per esempio codice fiscale oppure numero protocollo). (fig. 16) Cliccando su cerca il sistema estrarrà la comunicazione che si attiverà mediante l icona consente l apertura dell anteprima di stampa (fig.15). che (fig.17) Sull anteprima di stampa (fig.17), sono presenti una serie di opzioni che consentono diverse operatività. Pagina 15 di 21
Sulla sinistra in alto sono selezionabili le voci per effettuare. Sul lato destro in alto sono presenti icone per effettuare comunicazioni di Annulla o Rettifica della comunicazione selezionata e la funzionalità Stampa. RETTIFICA RICORDIAMO CHE QUALORA, DOPO L INVIO DELLE COMUNICAZIONI, SI RISCONTRI L ERRATO INSERIMENTO DI DATI, E' POSSIBILE INTERVENIRE CON UNA COMUNICAZIONE DI RETTIFICA PROVVEDENDO TASSATIVAMENTE ENTRO I CINQUE GIORNI SOLARI SUCCESSIVI PER I DATI CONSIDERATI ESSENZIALI, COSI' COME PREVISTO DAL DOCUMENTO "MODELLI E REGOLE" DEL MINISTERO DEL LAVORO 3.2 Invio delle comunicazioni di avviamento, somministrazione. 3.2.1 Inserimento di una nuova comunicazione. Scegliere la sede operativa sulla quale effettuare la comunicazione (come spiegato in 3.4.1) e dal menù indicato in fig.15, scegliere la categoria di comunicazione interessata: (fig.18) E poi la tipologia di comunicazione da effettuare (fig. 19) Pagina 16 di 21
Di seguito elenchiamo le varie sezioni che compongono la comunicazione (fig.20) Datore di lavoro I campi sono già compilati e recuperati dall archivio del fascicolo azienda. Ricerca lavoratore Contiene i dati relativi al lavoratore interessato dalla comunicazione. Inserire il codice fiscale del soggetto e cliccare sulla voce cerca...(fig.21): tale funzione ha lo scopo di recuperare i dati anagrafici del lavoratore se già presente in archivio. Nel caso non sia presente in archivio è necessario inserirli manualmente. (fig.21) Contratto Riguarda l inserimento dei dati del contratto in essere. In caso di comunicazioni di trasformazione in questa sezione della comunicazione vanno già indicati i dati relativi al nuovo contratto. Rapporto di lavoro In caso di proroga/trasformazione/ nel campo INIZIO RAPPORTO indicare la DATA DI INIZIO DEL RAPPORTO ORIGINARIO MA AGGIORNARE GLI ALTRI CAMPI RISPETTO AL CONTRATTO MODIFICATO. In caso di cessazione e proroga nella DATA FINE inserire la NUOVA DATA DI CESSAZIONE O PROROGA Nel caso di comunicazione riguardante la Legge 68/99 è obbligatorio indicare al campo Legge 68 la voce ricorrente. Nel caso di tempi determinati avviati in sostituzione di persone con diritto alla conservazione del posto inserire sempre la data di fine scadenza (si ricorda che in questi casi è possibile inviare più comunicazioni di proroga qualora il lavoratore sostituito invii più certificati di prosecuzione) Pagina 17 di 21
Ogni qualvolta dobbiate accedere alle finestre di ricerca di qualifiche, titoli di studio, effettuare la ricerca tramite la scritta RICERCA PER DESCRIZIONE indicata nella figura 22. (fig. 22) Pagina 18 di 21
Informazioni aggiuntive Questa maschera visualizza contenuti diversi a seconda delle informazioni inserite nelle sezioni precedenti, in base alla tipologia di comunicazione o al tipo di contratto e rapporto di lavoro. (fig.23) Pagina 19 di 21
ATTENZIONE: - per le comunicazioni degli apprendisti, in questa sezione inserire le informazioni relative all apprendista e al tutor. - In caso di proroga inserire la nuova data di scadenza del rapporto di lavoro - in caso di trasformazione è necessario inserire la data relativa alla trasformazione, la tipologia di trasformazione (trasferimento, da tempo determinato a tempo indeterminato..) e i dati relativi al nuovo rapporto trasformato - in caso di cessazione, inserire la data di fine del rapporto e la causa di fine rapporto E possibile inserire delle note generali sulla comunicazione che serviranno al soggetto che invia come promemoria poiché NON PERVERRANNO AL MINISTERO. Per salvare i dati inseriti cliccare sulla voce Salva (in alto o in basso a destra). Questa operazione inserisce la comunicazione in stato di Bozza (fig. 24) e permette la visualizzazione dell anteprima di stampa (fig.17). (fig. 24) Le comunicazioni in stato di Bozza non hanno validità. 3.2.2 Invio delle comunicazioni Per inviare la comunicazione è necessario cliccare sull apposito tasto della bozza (fig. 25) posto nella barra in alto (fig. 25) Immediatamente dopo l invio telematico verrà attribuito un numero di protocollo ed un codice univoco di comunicazione rilasciato dal Ministero. Pagina 20 di 21
3.2.3 Eliminazione delle bozze (fig. 26) Andare nel menu a sinistra COMUNICAZIONI DI AVVIAMENTO e cliccare su ELENCO. Scegliere lo stato che si intende visualizzare [bozza], e cliccare su cerca (fig. 26) Trovata la bozza da eliminare, cliccare sull icona Pagina 21 di 21