OBBLIGO DI ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA Ambito di applicazione Per quali atti scattano gli obblighi della normativa? - Tutti gli atti con cui si trasferiscono diritti reali su beni o attività economiche di valore pari o superiore a 15.000 euro; - le costituzioni di società o enti di qualsiasi importo; - gli atti societari e degli altri enti di qualsiasi importo; - in ogni altro caso in cui vi sia sospetto di riciclaggio o finanziamento del terrorismo. Identificazione del cliente Cosa devo fare se il cliente non ha un documento di identità valido? 1 / 13
Le norme proprie dell'ordinamento notarile hanno prevalenza sulla normativa antiriciclaggio: quindi mi regolerò secondo quanto previsto dalla legge notarile per raggiungere la certezza dell'identità personale e annoterò questa circostanza nel fascicolo di studio. Devo ancora identificare i funzionari di banca? Le banche e alcuni intermediari finanziari sono esentati dagli obblighi di verifica e identificazione (art. 25 d.lgs. n. 231/07). Che obblighi di identificazione ho quando interviene un procuratore? Se la procura è italiana o proviene da un paese in cui il notaio è professionista soggetto ai nostri stessi obblighi in materia di antiriciclaggio, posso fare affidamento, sotto la mia responsabilità, sull'identificazione effettuata dal notaio autenticante. Se la procura proviene da altro paese, verosimilmente dovrò identificare anche il mandante. 2 / 13
Identificazione del titolare effettivo Chi è il titolare effettivo? La persona fisica per conto della quale è realizzata un'operazione o un'attività, ovvero, nel caso di entità giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità, ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all Allegato tecnico al d.lgs. 231/07. Quali sono i criteri per identificare il titolare effettivo? Dipende dalla tipologia di cliente: Cliente-Persona fisica: per quanto riguarda le persone fisiche, l eventuale titolare effettivo è la persona fisica per conto della quale è compiuta una determinata operazione economica. 3 / 13
Occorre distinguere però due ipotesi: - se il soggetto agisce in qualità di procuratore, e quindi spendendo il nome del rappresentato, questo non va qualificato come titolare effettivo ma come cliente, secondo la definizione di cui alla lettera art. comma 2, lett. e); la stessa considerazione vale per l ipotesi di intervento in atto di società fiduciaria, che dichiaratamente agisce in nome proprio ma per conto del fiduciante-cliente, e questo è il motivo per il quale la società fiduciaria è tenuta a palesare il nominativo del fiduciante al notaio; - se il soggetto agisce invece per conto di altro soggetto (titolare effettivo), senza spenderne il nome, siamo in presenza di ipotesi (del tutto marginali nell attività notarile) - mandati senza rappresentanza, rapporti fiduciari tra privati, accordi di interposizione fittizia di persona in genere regolamentati da accordi privati non palesati al notaio; in questi casi è il soggetto che interviene in atto che ha l'obbligo ex art. 21 del d.lgs. 231/07 4 / 13
di dichiarare per iscritto al notaio chi sia il titolare effettivo ed il notaio valuterà le sue dichiarazioni. Cliente-Società: per le società la presenza del titolare effettivo sussiste nei casi in cui una persona fisica o più persone fisiche, in ultima istanza, possiedano o controllino la società stessa; intuitivamente, possono esservi dei casi in cui non sia individuabile un titolare effettivo. L art. 2 dell allegato tecnico definisce titolare effettivo chi ha il possesso o il controllo, diretto o indiretto, di una percentuale sufficiente (il 25% + 1) delle partecipazioni al capitale o dei diritti di voto, anche tramite azioni al portatore, o comunque, la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un'entità giuridica. Titolare effettivo può essere non solo una singola persona fisica ma anche più persone 5 / 13
fisiche che però devono essere tra loro legate da rapporti e relazioni tali da essere idonee a realizzare il possesso o il controllo della società (patti parasociali, vincoli contrattuali contitolarità di partecipazione, etc.). Cliente- Fondazione ed entità assimilate : l art. 2 dell allegato tecnico individua per queste fattispecie il titolare effettivo: - se i soggetti beneficiari del patrimonio sono determinati, nella persona fisica (o le persone fisiche) beneficiarie del 25% + 1 del patrimonio; - se le persone che beneficiano dell'entità giuridica non sono ancora state determinate, nell insieme delle persone fisiche facenti parte della categoria di soggetti nel cui interesse principale è istituita o agisce l'entità giuridica. Infine, anche per queste entità giuridiche diverse dalle società, ulteriore criterio di individuazione del titolare effettivo è il controllo del patrimonio (individuato nel possesso del 6 / 13
25% o più del patrimonio dell entità) Con quale sistema identifico il titolare effettivo? Con una dichiarazione responsabile del cliente, o, autonomamente, mediante la consultazione di pubblici registri ovvero con altra modalità idonea; si tratta di modalità da utilizzare cumulativamente o alternativamente, a prudente valutazione del notaio; non è necessario acquisire la copia del documento di identità del titolare effettivo, in quanto l art. 19 lettera b) d.lgs. n. 231/07, consente di fare riferimento a pubblici registri, documenti, atti, o, in ultima analisi, anche a dichiarazione del cliente. Devo identificare il titolare effettivo in ogni caso? L identificazione del titolare effettivo rientra nel più generale assolvimento dell obbligo di adeguata verifica. 7 / 13
E pertanto necessario, secondo un approccio basato sul rischio, quando vi siano evidenze dell'esistenza di titolari effettivi diversi dalle parti (ad es. assegni diretti a terzi non partecipanti all'atto), in presenza di fattori di anomalia, ovvero in presenza di società o altri enti assimilati, acquisire dati e informazioni sull eventuale esistenza di un titolare effettivo. In ogni caso a norma dell'art. 21 del d.lgs. 231/07 è il cliente che ha l'obbligo di fornire, ai fini dell'identificazione del titolare effettivo, per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate delle quali siano a conoscenza. Come devo comportarmi nel caso in cui non raggiunga la certezza sull esistenza o sull identificazione del titolare effettivo? L obbligo di verificare se vi sia o meno un titolare effettivo, e di identificarlo, rientra nel più ampio obbligo di adeguata verifica. Il non essere riusciti a completare l adeguata verifica comporta: 8 / 13
- da un lato, l obbligo di astensione, che tuttavia, nell ambito dell attività notarile, viene generalmente superato dall obbligo di ricevere l atto (art. 23, 3 comma); - dall altro lato, la valutazione se effettuare la segnalazione di operazione sospetta (art.23, 1 comma); In questi casi ci si trova già in presenza di un elemento che giustificherebbe la segnalazione e quindi si deve valutare con attenzione se tutti gli altri elementi oggettivi e soggettivi della operazione possano portare a escludere il sospetto e il conseguente l obbligo di segnalazione. Sino a che livello devo risalire per identificare il titolare effettivo? Sino a individuare una o più persone fisiche riconducibili al concetto di titolare effettivo. Società fiduciarie 9 / 13
Posso chiedere alla società fiduciaria di rivelare il nominativo del soggetto per conto del quale opera? Sì, in quanto le fiduciarie sono attualmente soggette agli obblighi di identificazione e verifica, a differenza delle banche e di altri intermediari finanziari (v. art. 25, 1 comma d.lgs. n. 231/07), e devono palesare il nominativo del fiduciante in tutti i casi in cui il notaio lo ritenga necessario ai fini della complessiva valutazione dell operazione. Sono escluse solo quelle fiduciarie che abbiano le caratteristiche e l iscrizione come SIM. Si ricorda che il d.lgs. 13 agosto 2010 n. 141 ha previsto che le società fiduciarie che svolgono attività di custodia ed amministrazione ai sensi della legge 23 novembre 1939, n. 1966 vengano iscritte in una sezione speciale dell albo previsto dall articolo 106 del Testo Unico Bancario e vengano sottoposte alla vigilanza della Banca d Italia (oggi la vigilanza compete al Ministero dell Industria). 10 / 13
Le società fiduciarie iscritte in questa sezione speciale sono ricomprese, ai fini della normativa antiriciclaggio, nel 1 comma dell art. 11 del d.lgs. 231 del 2007 e rientrano, di conseguenza tra gli intermediari finanziari che, a norma dell art. 25 del medesimo d.lgs. 231/07, non sono soggetti agli obblighi di adeguata verifica. La norma, tuttavia, non è operativa sino a quando saranno emanati i decreti di attuazione previsti dall art. 29 del medesimo d.lgs. 141 (tra i quali quelli concernenti l istituzione del nuovo Albo). L art. 27 comma 1 bis del d.lgs. 141 del 2010 (come modificato dal d.lgs. 14 dicembre 2010 n. 218) prevede espressamente che Fino all'iscrizione nell'albo o negli elenchi previsti dai titoli III e IV del presente decreto ai soggetti iscritti negli elenchi di cui all'articolo 10, commi 1 e 2, e all'articolo 26, comma 1, continuano ad applicarsi le disposizioni del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, vigenti alla data del 4 settembre 2010. 11 / 13
Come devo comportarmi per garantire al mandante della fiduciaria l'anonimato? E' necessario custodire nel fascicolo la documentazione relativa con modalità che ne assicurino il più possibile la riservatezza (ad es. in busta chiusa e sigillata a cura diretta del notaio). La società fiduciaria può rifiutarsi di rivelare il nominativo del soggetto per conto di cui opera, e, in questo caso, cosa devo fare? No. L art. 21 del d.lgs. 231/07 impone al cliente l obbligo di fornire indicazioni sul fiduciante, disponendo I clienti forniscono, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni necessarie e aggiornate per consentire ai soggetti destinatari del presente decreto di adempiere agli obblighi di adeguata verifica della clientela. Ai fini dell'identificazione del titolare effettivo, i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le informazioni 12 / 13
necessarie e aggiornate delle quali siano a conoscenza ; l art. 55 del d.lgs. 231/07 commina una sanzione penale in caso di violazione delle disposizioni contenute nel Titolo II, Capo I, tra le quali è incluso l obbligo di fornire le indicazioni sul titolare effettivo. Peraltro, l eventuale rifiuto alla richiesta del notaio potrebbe essere considerato un indice, da valutare insieme alle altre circostanze dell'operazione, ai fini di una segnalazione di operazione sospetta. 13 / 13