La soluzione software per Avvocati e Studi legali

La soluzione software per Avvocati e Studi legali DATI E DOCUMENTI PROTETTI Sempre. Ovunque.

La Soluzione per La realtà operativa degli Studi Legali è caratterizzata dalla produzione e dalla consultazione di ingenti volumi di documentazione trattata in modo digitale. Il fattore che denota la maggior parte di questi documenti è un altissimo livello di criticità e sensibilità dell informazione (esempi come Pratiche legali, Cause, Testimonianze, Foto, Contratti). La soluzione software EasyPROtection, basata sulla tecnologia di Boole Server, risponde alle necessità di riservatezza e di segretezza propria della professione dell Avvocato e garantisce i massimi livelli di qualità del servizio offerto ai propri Assistiti: RENDE SICURO IL VOSTRO LAVORO, nel completo rispetto della normativa vigente sulla Privacy, senza alterarne il ciclo di sviluppo e di produzione; GARANTISCE LA PROTEZIONE ASSOLUTA delle pratiche cliente e dei documenti riservati dello Studio Professionale; RENDE TEMPESTIVO E SICURO LO SCAMBIO della documentazione interna allo Studio e delle comunicazioni e trasmissione di atti con gli Assistiti; ASSICURA UN LIVELLO DI RISERVATEZZA ADEGUATO alle norme dettate dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; SI INTEGRA SENZA ALCUNA DIFFICOLTA nell infrastruttura informatica e tecnologica esistente. La cassaforte digitale dello Studio Legale, accessibile solo alle Persone ed ai Clienti autorizzati del vostro Studio, secondo le modalità stabilite dal Titolare dell Informazione. Copyright 2011-2013 Boole Server - Tutti i diritti riservati 2

Caratteristiche di EasyPROtection Le caratteristiche principali di EasyPROtection seguenti aspetti: si possono riassumere nei SICUREZZA I file sono archiviati con una chiave di cifratura a 2048 bit, lo stesso livello di protezione utilizzato in ambito militare: senza l autorizzazione alla decifratura i file risultano inutilizzabili, anche in caso di furto dei computer. Anche quando viene trasmesso via e-mail; sia la mail che i suoi allegati possono SPARIRE dopo 1 ora, 1 giorno, 1 settimana (quando volete)! GOVERNANCE E CONTROLLO Tutte le operazioni effettuate sui file protetti vengono tracciate e memorizzate in qualunque momento: l Avvocato può essere informato, tramite notifica via posta elettronica, di una nuova condivisione e sapere chi ha avuto accesso ai file, quando e quali operazioni sono state effettuate su di essi. DOCUMENTI E ARCHIVI PROTETTI Ciascun avvocato crea e personalizza in tempo reale il proprio Archivio Protetto in piena autonomia: ha la facoltà di decidere se mantenerlo riservato o condividerlo con clienti esterni e di stabilire selettivamente gli accessi a determinati documenti definendone anche le modalità (lettura, modifica, copia, stampa). TRASMISSIONE SICURA DEI DATI I file sono scambiati in modalità cifrata, all interno degli Archivi Protetti, esclusivamente tra l Avvocato designato e il suo Assistito anche tramite email e su qualunque tipo di device (ipad, iphone, Tablet Android, Notebook...). GARANZIA DI RISERVATEZZA Gli amministratori del sistema informatico infatti non sono autorizzati ad accedere al contenuto dei file protetti da Boole Server; solamente i responsabili dei dati hanno facoltà di accedere ad essi e configurare condivisioni e privilegi di accesso. Copyright 2011-2013 Boole Server - Tutti i diritti riservati 3

Caratteristiche di EasyPROtection email CIFRATE Tramite la funzionalità Mail Encryption è possibile attivare la protezione di Boole Server alle e-mail inviate e ricevute direttamente con Outlook. TEMPESTIVITA ED EFFICIENZA La funzione versioning è molto utile quando diverse persone lavorano sullo stesso documento (contratti, comunicazioni, documenti CdA). Viene creata una nuova cartella di archiviazione in cui saranno conservate e disponibili le versioni precedentemente modificate, così da avere a disposizione immediatamente l ultima versione aggiornata del documento. SEMPLICITA DI UTILIZZO Non sono richieste competenze tecniche specifiche per gestire le autorizzazioni di accesso e configurare i profili abilitati ad utilizzare il sistema : l Avvocato responsabile dei dati può modificare in tempo reale le caratteristiche del proprio Archivio Protetto in piena autonomia, senza la necessità di rivolgersi a personale specializzato. IL WATERMARK E una funzionalità per condividere il documento con una filigrana indelebile con cui contraddistinguere il contenuto dei file. Il Watermark digitale: rende manifesto a tutti gli utenti chi sia il proprietario del documento (nel caso in cui il marchio sia visibile); dimostra l'originalità di un documento non contraffatto; evita la distribuzione di copie non autorizzate; segna il percorso del documento, utilizzando un marchio differente per ogni Cliente. Applicazione di Watermark digitale Copyright 2011-2013 Boole Server - Tutti i diritti riservati 4

Esempio di utilizzo Un Avvocato tramite EasyPROtection crea l Archivio Protetto riservato al Cliente A secondo le specifiche esigenze dello stesso. Trasferisce all interno dell Archivio i file o i documenti digitalizzati di proprio interesse (Cause, contratti ) con un semplice Copia/Incolla. Rende accessibile l Archivio solo al proprio Assistito e alle persone autorizzate, consentendo loro di scambiare in tempo reale qualsiasi tipo di file in tutta sicurezza, anche via e-mail. Ogni volta che un Cliente salverà un nuovo file nel suo Archivio o effettuerà operazioni su file precedentemente condivisi, l Avvocato di riferimento riceverà una notifica via mail. Il Cliente A può visionare i documenti anche quando si trova fuori ufficio in tutta sicurezza: il documento NON ESCE dallo studio dell Avvocato e, senza specifica autorizazione, non è possibile COPIARLO, SALVARLO sul pc, STAMPARLO o FOTOGRAFARLO a video anche quando viene trasmesso via email. In questo modo viene garantita la sicurezza anche nel caso di furto o perdita del pc o del device mobile. Avvocato Milano ARCHIVIO PROTETTO Cliente A Roma Copyright 2011-2013 Boole Server - Tutti i diritti riservati 5

Un caso pratico Un Avvocato, durante un udienza in tribunale (oppure mentre è nell ufficio del suo Assistito) ha necessità di consultare alcuni documenti riservati, quali foto e testimonianze, custoditi nel suo studio professionale. Grazie alla soluzione EasyPROtection l avvocato può consultare le testimonianze del caso e mostrare le foto in aula in quel preciso istante, accedendo all Archivio Protetto del suo Studio in assoluta sicurezza. I documenti infatti non possono essere stampati, copiati o fotografati a video ma sono visibili solo in quel preciso istante. (logico che se lo Studio lo abilita l Avvocato può stampare il documento in tribunale). I documenti sensibili sono custoditi nella cassaforte digitale dello studio legale : anche in caso di furto o smarrimento del proprio notebook, l avvocato non incorre nel pericolo che altri possano appropriarsi dei documenti riservati consultati in aula. include: Licenza Server SMB Advanced Watermark File Versioning Mail Encryption N 20 licenze User N 5 licenze Guest Supporto e mantenimento per un anno Copyright 2011-2013 Boole Server - Tutti i diritti riservati 6