CREAZIONE DI UNA RETE DI COMUNICAZIONE DIGITALE DGAI - U.A.M.A. Responsabili del Progetto: Dr. Francesco Lazzaro (Capo dell Ufficio IV DGAI) Seg. Leg. Giulia Mantini (Vice-Responsabile dell Unità per le Autorizzazioni di Materiali di Armamento U.A.M.A.) Centro Informatico U.A.M.A.: Tenente Colonnello Giovanni Serranò, Primo Maresciallo Roberto Formica, Maresciallo di Prima Classe Pierfrancesco Passerini (uama.ead@esteri.it) Sezione Analisi Tecnico Giuridica U.A.M.A.: Dr. Massimo Ventimiglia, Dr.ssa Chiara Favale DGAI Ufficio IV
DESCRIZIONE SINTETICA DEL PROGETTO Costruire un infrastruttura informatica di comunicazione con altre Amministrazioni e le Aziende del settore della Difesa a costo zero. Far affluire, grazie a tale infrastruttura informatica, nella Banca Dati dell UAMA il flusso complessivo delle informazioni relative ai prodotti della Difesa e consentirne l efficiente gestione. Modernizzare il sistema di monitoraggio e controllo della circolazione dei prodotti per la Difesa da e verso l estero in linea con le normative comunitarie. Introdurre strumenti autorizzativi moderni, come le licenza globali di progetto, già ampiamente utilizzate dagli altri Paesi comunitari.
SETTORI INTERESSATI Pubblica Amministrazione e il Settore industriale della Difesa. Le Amministrazioni Pubbliche già coinvolte nell attuazione del progetto sono: - Ministero degli Affari Esteri; - Agenzia delle Dogane; - Ministero della Difesa; - Ministero dell Economia e Finanze; - Agenzia Nazionale per la Sicurezza; - Agenzia Informazioni e Sicurezza Esterna. Per il settore della Difesa, tre sono le Aziende del settore già operative, ma si attende un consistente incremento del loro numero con il rilascio di altre licenze globali di progetto.
SITUAZIONE ANTECEDENTE ALLA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO Il database UAMA era alimentato dal personale in servizio che veniva distolto dall attività istituzionale di controllo. Il sistema interno di circolazione delle informazione funzionava esclusivamente con flussi cartacei che rallentavano l iter procedurale ed impedivano la tracciabilità delle informazioni relative al materiale autorizzato. Il flusso di informazioni fra le Amministrazioni avveniva attraverso trasmissioni via fax o posta ordinaria e le richieste delle aziende erano presentate a mezzo di documentazione cartacea. Le procedure autorizzative mancavano di modalità di attuazione immediatamente tracciabili. I tempi di istruttoria si prolungavano spesso oltre i limiti previsti dalla legge. Il funzionamento del sistema autorizzativo era basato sulle sole licenze individuali.
PRINCIPALI INIZIATIVE IN CUI SI E CONCRETIZZATO IL PROGETTO Costituzione di una rete di comunicazione. Sono stati utilizzati la rete esistente fra le P.A. e punti di comunicazione (server) collocati al di fuori dei sistemi interni di gestione delle Amministrazioni e delle aziende. In altri termini, sono stati occupati i cosiddetti spazi intersistemi, liberi fra i sistemi informatici chiusi delle Amministrazioni stesse. Definizione di un linguaggio informatico comune. E stata affrontata e definita la questione della comunicazione fra sistemi con linguaggi differenti. Le aziende elaborano i dati sulla base di un protocollo definito dal MAE/UAMA che provvede a tradurre ed inviare i dati alle Amministrazioni in modo che siano automaticamente leggibili ed inseriti nei loro database. La realizzazione di un sistema di circolazione dei dati. E stato creato nel Centro informatico UAMA un robot informatico che periodicamente (con maggiore frequenza la sera, quando le reti sono a riposo) raccoglie i dati e li migra nella Banca Dati dell UAMA, per poi procedere alla loro trasmissione alle altre Amministrazioni.
MIGLIORAMENTI APPORTATI DAL PROGETTO A SERVIZIO Più efficiente impiego delle risorse umane e tecnologiche a disposizione della Struttura. Drastica riduzione del flusso documentale cartaceo. Accresciuta velocità della comunicazione tra le Amministrazioni e delle procedure di autorizzazione. Possibilità di tracciare e monitorare i flussi dei materiali per tutte le tipologie di licenza.
VANTAGGI DERIVANTI DAL PROGETTO Possibilità di espansione enorme, perché non richiede adattamenti dei sistemi informatici esistenti. Assenza di costi, in quanto tutti utilizzano ciò che hanno: basta un server e l adozione del nostro protocollo, peraltro molto intuitivo. Semplicità e la velocità di realizzazione (anche cinque giorni lavorativi). Drastica riduzione dei tempi di istruttoria delle pratiche e di rilascio delle licenze di esportazione e possibilità di monitorare con elevata precisione la circolazione dei prodotti per la difesa da e verso l estero. Applicazione di strumenti autorizzativi moderni, come le licenze globali di progetto. Allineamento delle procedure agli standard comunitari.
OSTACOLI PIU SIGNIFICATIVI RISCONTRATI NELL ATTUAZIONE DEL PROGETTO Assenza di risorse finanziarie. Presenza di sistemi di gestione informatica nelle Pubbliche Amministrazioni e nelle Aziende non pienamente predisposti alla comunicazione verso l esterno, se non tramite risorse finanziarie appositamente dedicate. Presenza di un livello di informatizzazione non sempre adeguato nelle aziende. Disponibilità di mezzi informatici non totalmente adeguati all interno dell UAMA.
MODALITÀ DI COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE Il Centro Informatico dell UAMA, in collaborazione con la DGAI-Ufficio IV: ha sviluppato un sistema integrato di lavoro ( team unico ) con le Amministrazioni coinvolte per raggiungere l obiettivo primario della intercomunicabilità dei sistemi informativi; ha inoltre svolto un ruolo fondamentale nella progettazione informatica dell iniziativa, nella creazione ha creato applicazioni informatiche innovative, nella soluzione per i problemi operativi delle Amministrazioni e delle aziende coinvolte. Il tutto sfruttando le tecnologie a disposizione (ossi senza costi per il MAE). La Sezione Analisi Tecnico Giuridica dell UAMA: ha svolto l attività di sensibilizzazione, concertazione, coordinamento (e formazione poi) del personale responsabile delle altre Amministrazioni coinvolte e delle Aziende del settore della Difesa; ha svolto un ruolo essenziale nella messa punto di linguaggi e tracciati informatici per la rilevazione delle informazioni essenziali, adeguando altresì l organizzazione della gestione dei flussi lavorativi alla luce dei progressi informatici.