COMUNE di CAVEZZO (Provincia di Modena) REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DELLE SALE COMUNALI CAPO I NORME COMUNI ART. 1 OGGETTO E PRINCIPI Il presente regolamento disciplina la concessione delle sale comunali. Possono essere concesse in uso a quanti ne facciano richiesta, secondo le modalità stabilite negli articoli successivi, le seguenti Sale Comunali: Salette della Biblioteca comunale Sala del Consiglio comunale Sala culturale Ermes Saltini di Villa Giardino Sala Centro di Uccivello Sala Grande della Palazzina Polivalente; Piazzetta del Municipio; Saletta posta nel seminterrato del municipio. L utilizzo delle suddette sale è prioritariamente riservato ad incontri, riunioni, manifestazioni organizzati promossi o patrocinati dal Comune, di carattere istituzionale, sociale, culturale, scientifico, artistico e sportivo. Inoltre le sale possono essere concesse per altri fini, anche di natura commerciale, compatibili con le caratteristiche delle stesse e senza compromissione del decoro dell immagine dell ente. Salvo quanto previsto per la tutela della sicurezza e per la custodia e utilizzo degli ambienti, il presente regolamento non si applica alle iniziative promosse direttamente dal Comune, anche se realizzate in collaborazione con soggetti terzi. In tal caso l utilizzo delle sale è prioritariamente assegnato a tali iniziative. ART. 2 PROCEDURE La concessione delle sale può avere carattere: - precario: quando si esaurisce in un solo o pochi eventi, fino ad un massimo di cinque; - continuativo: di norma, quando la sala viene utilizzata per attività periodiche continuative superiori a cinque eventi. Agli usi precari si applicano le procedure di autorizzazione di cui agli art. 2 e seguenti mentre per gli usi a carattere continuativo l amministrazione e l utente sottoscrivano apposito atto convenzionale, con al quale vengono regolati anche gli aspetti tariffari. ART. 3 RESPONSABILITA DEL PROCEDIMENTO Sulla base degli indirizzi della Giunta Comunale, il rilascio delle autorizzazioni per utilizzi precari è di competenza del Responsabile del servizio socio-culturale, che può delegarne la competenza per rendere più semplice e funzionale il procedimento. Il responsabile individuato istruisce le richieste, rilascia la concessione e cura il sistema di calendarizzazione. La concessione avviene - di norma - entro 3 giorni dalla richiesta, con provvedimento scritto che può essere comunicato al richiedente anche in via breve (telefonicamente), ma la cui efficacia discende dall accettazione della concessione e dei relativi vincoli.
ART. 4 PRIORITA L uso delle suddette Sale Comunali è concesso prioritariamente ad Enti, Associazioni, Organizzazioni culturali, sportive, ricreative, assistenziali, politiche e sindacali: esaurite tale richieste le sale possono essere concesse, con tariffe differenziate a privati anche per finalità di tipo commerciale. Sono esentati dal pagamento del canone i gruppi consiliari per eventi anche aperti al pubblico senza riflessi commerciali. Alle iniziative elettorali si applica la normativa di settore. E altresì esentata dal pagamento del canone, la Sala Consiliare in caso di celebrazioni di matrimoni. ART. 5 ISTANZA E RILASCIO DELLA CONCESSIONE La domanda di concessione a titolo precario deve contenere i seguenti dati: denominazione dell ente, organizzazione, associazione, richiedente; nominativo della persona fisica che agisce per conto dell ente e che assume ogni responsabilità in merito all utilizzo della sala e relativi recapiti, compreso obbligatoriamente un recapito di telefonia cellulare; l immobile richiesto; la data, l ora e la durata per la quale è richiesto l uso della sala; la finalità e le attività previste; gli estremi della polizza assicurativa contro gli infortuni, quando richiesta ai sensi del successivo art. 6; l accettazione delle norme del presente regolamento. La domanda deve essere presentata, utilizzando l apposita modulistica, all Ufficio relazioni con il pubblico (URP) oppure direttamente presso l ufficio responsabile della gestione di ciascuna sala. All atto della presentazione, il funzionario addetto accerta la disponibilità dello spazio richiesto che viene prenotato e informa l interessato sull importo del canone di utilizzo. L autorizzazione e la conferma della prenotazione vengono rilasciati successivamente all esibizione della ricevuta di versamento presso la tesoreria del relativo canone. La concessione contiene le indicazioni essenziali circa l uso della sala e le principali norme di sicurezza e viene sottoscritta dal concessionario per accettazione. I responsabili valuteranno la coerenza della richiesta con l utilizzo proposto al fine di garantire l efficiente utilizzo degli spazi. ART. 6 RESPONSABILITA E COPERTURE ASSICURATIVE Il concessionario avrà cura di utilizzare gli ambienti e le eventuali attrezzature con la cura e la diligenza del buon padre di famiglia. Il concessionario assume personalmente o in nome dell ente del quale è legale rappresentante ogni responsabilità per quanto riguarda i danni causati alla struttura utilizzata e tiene libera da ogni responsabilità l amministrazione per i danni derivanti a terzi in conseguenza delle attività svolte. Tutti gli immobili comunali sono assistiti da polizza di responsabilità civile che copre i danni causati alle persone riconducibili alla qualità della struttura stessa, ma non al loro uso. Per attività di natura sportiva o motoria (corsi di ginnastica, arti marziali, ballo, ecc.) è richiesta attivazione da parte del soggetto organizzatore di una copertura assicurativa contro gli infortuni. ART. 7 MODALITA DI UTILIZZO Le sale vengono di norma concesse senza prevedere forme di custodia e vigilanza da parte di
personale del comune, pertanto il concessionario è costituito custode del bene e responsabile di ogni evento e fatto che vi abbia luogo. Al fine di garantire la sicurezza dei luoghi e delle persone, il concessionario è tenuto a dare attuazione alle seguenti indicazioni: limitare il numero di accessi in modo che non venga superato il limite massimo di presenze, compresi gli addetti a vario titolo alle attività; mantenere sgombri ed efficienti gli accessi e gli esodi di sicurezza; non intervenire in alcun modo sugli impianti e le attrezzature, con particolare riguardo alla segnaletica di sicurezza e agli impianti elettrici, salvo necessità di forza maggiore, segnalando tempestivamente al comune ogni carenza e malfunzionamento; controllare prima di ogni utilizzo l efficienza delle uscite di sicurezza e degli impianti di illuminazione di emergenza, se presenti; non utilizzare o detenere per qualunque scopo gas infiammabili e bombole di gas compressi o liquefatti; salvo la presenza dei materiali espositivi in caso di mostre, non procedere ad addobbi con festoni o materiali facilmente infiammabili, evitando in ogni caso di mascherare le lampade di sicurezza e ostruire le vie di fuga; non stendere fili elettrici volanti o sul pavimento, negli spazi riservati al pubblico; non integrare o modificare attrezzature ed arredi, senza previa autorizzazione dell ufficio tecnico che accerterà l omologazione dei beni secondo le vigenti normative di sicurezza; garantire il rispetto del divieto di fumo, di utilizzo di fiamme libere, di resistenze elettriche a vista, di giochi pirici, di detenzione di liquidi infiammabili, tossici e nocivi anche in piccole quantità; garantire l accessibilità agli estintori; non intervenire sulle pareti e le superfici di ogni genere (colorazioni, affissioni mediante chiodi o colle resistenti); nel caso di consumo di alimenti e bevande gli stessi non possono essere preparati in loco con nessun mezzo, ma possono essere esclusivamente distribuiti e consumati. ART. 8 TARIFFE Le tariffe per l utilizzo delle sale a titolo precario, nonché le eventuali riduzioni ed esenzioni, vengono deliberate annualmente dalla Giunta comunale. Con il medesimo atto può essere previsto il deposito di una cauzione a garanzia dell adempimento degli obblighi connessi all utilizzo delle sale. Tali tariffe costituiscono inoltre riferimento indicativo e non vincolante per la determinazione del canone di utilizzo per le concessioni a carattere continuativo. Gli ev entuali oneri di pulizia sono regolati nei provvedimenti di concessione. ART. 9 MODULISTICA Il responsabile del servizio predispone la modulistica necessaria con particolare riferimento a: schema di domanda di concessione; schema di rilascio di concessione. ART. 10 REVOCA DELLA CONCESSIONE Per improvvise, impreviste ed inderogabili necessità dell'amministrazione Comunale, la concessione delle sale può essere revocata in ogni momento. In tal caso, il Comune e' sollevato da ogni obbligo di rimborsare ai richiedenti qualsiasi spesa da essi sostenuta o impegnata, ovvero di corrispondere qualsivoglia risarcimento di eventuali danni,
fatta eccezione per l'importo del canone già versato. ART. 11 DIVIETO DI CESSIONE E SUBCONCESSIONE L utilizzo della sala è limitato al concessionario per l attività dichiarata. E vietata qualsiasi forma di cessione o sub-concessione delle sale comunali. ART. 12 PERIODI ELETTORALI Nel corso delle campagne elettorali, politiche, amministrative e referendarie, le norme del presente Regolamento si applicano compatibilmente con la specifica disciplina dell uso delle sale per scopi di propaganda elettorale. CAPO II NORME RELATIVE ALLE SINGOLE SALE ART. 13 SALETTE PRESSO LA BIBLIOTECA Le salette sono destinate prioritariamente ad utilizzi associativi per iniziative a carattere culturale (corsi, prove, ecc.). Al termine dell utilizzo le salette devono essere riordinate e riportate alla condizione iniziale in modo da consentirne l utilizzo il giorno successivo. La capienza massima delle due salette è fissata indicativamente per ciascuna in 25 unità, comprensive di tutto il personale coinvolto nell evento. ART. 14 SALA ERMES SALTINI PRESSO VILLA GIARDINO La sala è destinata prioritariamente ad utilizzi associativi per iniziative a carattere culturale (corsi, prove, conferenze, ecc.) e ricreativo. Al termine dell utilizzo la sala deve essere riordinate e riportate alla condizione iniziale in modo da consentirne l utilizzo il giorno successivo; devono inoltre essere effettuate le pulizie di tutti gli spazi utilizzati, se previsto dal provvedimento di concessione. La capienza massima della sala è fissata in 99 unità, comprensive di tutto il personale coinvolto nell evento. ART. 15 SALA DEL CONSIGLIO COMUNALE La sala è destinata prioritariamente alle riunioni del Consiglio e alla celebrazioni dei matrimoni. Inoltre può essere utilizzata per altre finalità compatibili con la natura della struttura, ad esclusione di attività di carattere commerciale. Al termine dell utilizzo la sala deve essere riordinata e riportata alla condizione iniziale in modo da consentirne l utilizzo il giorno successivo. La capienza massima della sala è fissata in 99 unità, comprensive di tutto il personale coinvolto nell evento. ART. 16 SALA DI UCCIVELLO La sala, per la sua collocazione, è particolarmente adatta per iniziative che coinvolgano famiglie e minori. Al termine dell utilizzo la sala deve essere riordinata e riportata alla condizione iniziale e devono essere effettuate le pulizie di tutti gli spazi utilizzati.
La capienza massima della sala è fissata in 99 unità, comprensive di tutto il personale coinvolto nell evento. ART. 17 PIAZZETTA DEL MUNICIPIO E SALETTA NEL SEMINTERRATO INTERNO DEL MUNICIPIO La piazzetta del municipio, in quanto luogo aperto non è soggetta in via generale alle prescrizioni inerenti i locali di pubblico spettacolo, che si applicano invece alle attrezzature o agli arredi utilizzati che devono risultare installati secondo le vigenti norme di sicurezza. Per la sua collocazione, la piazzetta è comunque adatta a iniziative per le quali sia previsto un afflusso di pubblico indicativamente non superiore a 120 presenze. La saletta nel seminterrato interna del municipio è riservato ad usi associativi, previa sottoscrizione di appositi protocolli di intesa. La capienza è comunque inferiore a 99 unità. ART. 18 SALA GRANDE DELLA PALAZZINA POLIVALENTE La Sala Grande della Palazzina Polivalente è l unica struttura comunale autorizzata ad ospitare pubblici spettacoli ed intrattenimenti aperti al pubblico con capienza superiore a 99 persone e fino ad un massimo di 400 206 presenze, comprensive di tutto il personale coinvolto nell evento. Oltre a quanto previsto all art. 7, per ogni utilizzo della Sala Polivalente per la quale sia prevista l apertura generalizzata al pubblico dovranno pertanto essere rispettate le prescrizioni, le limitazioni e le condizioni di esercizio specifiche per i locali di Pubblico spettacolo e precisamente: limitare il numero di accessi in modo che non venga superato il limite massimo di 400 206 persone, compresi gli addetti a vario titolo alle attività; mantenere sgombri ed efficienti gli accessi e gli esodi di sicurezza, oltre che gli spazi esterni di raccolta; mantenere in efficienza la segnaletica di sicurezza e gli impianti elettrici, segnalando tempestivamente al comune ogni carenza e malfunzionamento ed evitando qualunque intervento sui medesimi, se non per assoluta emergenza; controllare prima di ogni utilizzo l efficienza delle uscite di sicurezza e degli impianti di illuminazione di emergenza; non utilizzare o detenere per qualunque scopo gas infiammabili e bombole di gas compressi o liquefatti; non procedere ad addobbi con festoni o materiali facilmente infiammabili, evitando in ogni caso di mascherare le lampade di sicurezza e ostruire le vie di fuga; non stendere fili elettrici volanti o sul pavimento; durante le manifestazioni dovrà essere garantito un servizio di vigilanza antincendio in conformità a quanto stabilito dal d. m. 22.02.96 n. 261 con almeno due persone idonee ai sensi degli articoli 4 e 8 del medesimo; non integrare o modificare attrezzature ed arredi, senza previa autorizzazione dell ufficio tecnico che accerterà l omologazione dei beni secondo le vigenti normative di sicurezza; garantire il rispetto del divieto di fumo, di utilizzo di fiamme libere, di resistenze elettriche a vista, di giochi pirici, di detenzione di liquidi infiammabili, tossici e nocivi anche in piccole quantità; garantire il rispetto del divieto di sosta in prossimità delle uscite di sicurezza; garantire l accessibilità agli estintori; utilizzare per le esigenze sceniche, materiali fissi e mobili combustibili con classe di reazione al fuoco non superiore a quanto previsto al punto 2.2.3. del 19.08.1996, fornendo le relative certificazioni.
Tali prescrizioni si applicano in tutti i casi in cui si abbiano iniziative aperte al pubblico, anche qualora la partecipazione prevista risulti inferiore a 100 unità. L obbligo della presenza di persone idonee ai sensi degli art. 4 e 8 del d. m. 22.02.96 n. 261 non si applica per gli utilizzi a carattere privato per i quali non sia previsto l accesso generalizzato del pubblico, ma un numero predeterminato di presenti in misura certa inferiore a 100 unità, come nel caso di corsi su iscrizione, riunioni o assemblee con destinatari predefiniti, ecc. ART. 19 SALETTA POSTA NEL SEMINTERRATO DEL MUNICIPIO La saletta posta nel seminterrato del municipio è destinata ad usi associativi a carattere continuativo e condiviso che preveda anche l accesso del pubblico, in misura comunque non superiore a 99 unità. I rapporti con le singole associazioni sono regolate mediante apposite convenzioni. CAPO III NORME FINALI ART. 19 ESCLUSIONI Salvo quanto previsto per la tutela della sicurezza, il presente regolamento non si applica alle iniziative promosse direttamente dall Amministrazione comunale, anche se realizzate in collaborazione con soggetti terzi. In tal caso l utilizzo delle sale è prioritariamente assegnato alle iniziative del Comune. ART. 20 DIFFUSIONE Del presente regolamento viene data informazione al pubblico e in particolare alle associazioni e agli enti utilizzatori delle sale e degli spazi pubblici. ART. 21 ENTRATA IN VIGORE Il presente regolamento entra in vigore con l esecutività della deliberazione consiliare che ne ha disposto l approvazione.