Regolamento per la trattazione dei Reclami

Regolamento per la trattazione dei Reclami VERSIONE: Approvato con delibera C.d.A. del 21/12/2016

1 Regolamento per la trattazione dei Reclami SOMMARIO PREMESSA... 2 1. SCOPO DEL DOCUMENTO E NORMATIVA DI RIFERIMENTO... 3 1.1. IL PROCESSO DI GESTIONE DEI RECLAMI... 3 1.2. ORIENTAMENTI SULLA GESTIONE DEI RECLAMI IN AMBITO UE... 3 1.3. LE DISPOSIZIONI IN TEMA DI SERVIZI BANCARI E FINANZIARI... 3 1.4. LE DISPOSIZIONI IN TEMA DI SERVIZI D INVESTIMENTO... 4 1.5. LE DISPOSIZIONI IN TEMA DI INTERMEDIAZIONE ASSICURATIVA... 4 2. IL RECLAMO E LA SUA PRESENTAZIONE... 5 2.1. IL RECLAMO... 5 2.2. MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DEL RECLAMO... 5 2.3. REGISTRAZIONE DEL RECLAMO... 6 3. TRATTAZIONE E RISPOSTA AL RECLAMO... 9 3.1. FUNZIONE GESTIONE RECLAMI... 9 3.2. TRATTAZIONE DEL RECLAMO... 9 3.2.1 TRATTAZIONE DEI RECLAMI ASSICURATIVI... 9 3.3. COMUNICAZIONE AL CLIENTE IN MERITO ALL ESITO DEL RECLAMO... 10 3.4. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AD UN RECLAMO... 12 4. SISTEMI STRAGIUDIZIALI DI COMPOSIZIONE DELLE CONTROVERSIE... 13 4.1. OBBLIGO DI MEDIAZIONE OBBLIGATORIA... 13 4.2. COME RIVOLGERSI ALL ARBITRO BANCARIO FINANZIARIO... 13 4.3. ALTRI ORGANISMI... 14 4.4. ORGANISMI A CUI LA BANCA ADERISCE... 14 5. RELAZIONI, RENDICONTI E SEGNALAZIONI SUI RECLAMI... 15 5.1. RELAZIONE ANNUALE AL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE... 15 5.2. RENDICONTO DEI RECLAMI... 15 5.3. COMUNICAZIONI ALLA BANCA D ITALIA... 15 5.4. COMUNICAZIONI ALLA CONSOB... 15 5.5. COMUNICAZIONI ALL IVASS... 15 6. DIFFUSIONE E AGGIORNAMENTO... 17

Regolamento per la trattazione dei Reclami 2 PREMESSA Gestire bene lamentele e reclami della clientela, oltre a contenere rischi legali e reputazionali, fornisce alla Banca una concreta opportunità di miglioramento. Infatti, la conoscenza profonda di ciò che è veramente importante per i clienti, sviluppabile attraverso un sistema di gestione efficace delle contestazioni, permette di migliorare continuamente procedure, prodotti, comportamenti, con l obiettivo di incidere sulle cause dell insoddisfazione del cliente e sfruttare una gestione adeguata dei reclami per la fidelizzazione della clientela ed il miglioramento di prodotti e servizi offerti.

3 Regolamento per la trattazione dei Reclami 1. SCOPO DEL DOCUMENTO E NORMATIVA DI RIFERIMENTO 1.1. IL PROCESSO DI GESTIONE DEI RECLAMI Il presente regolamento disciplina il processo di gestione dei reclami scritti, in termini di aspetti normativi, modalità operative, unità organizzative coinvolte e procedure da utilizzare, in ottemperanza alle disposizioni di vigilanza di seguito riportate. Il presente regolamento è disponibile sul sito internet della Banca www.bancalajatico.it e presso tutte le Filiali. Un informativa relativa alle modalità di presentazione e trattazione dei reclami (di cui ai successivi capitoli 2, 3 e 4) è disponibile sul sito internet della Banca, nell apposita sezione dedicata ai reclami. 1.2. ORIENTAMENTI SULLA GESTIONE DEI RECLAMI IN AMBITO UE La principale fonte normativa comunitaria è rappresentata dagli orientamenti sulla gestione dei reclami per il settore degli strumenti finanziari (ESMA) e per il settore bancario (ABE), avente data 27 maggio 2014. Detti orientamenti sono così articolati: 1. Politica di gestione dei reclami; 2. Funzione di gestione dei reclami; 3. Registrazione; 4. Reportistica; 5. Follow up interno della gestione dei reclami; 6. Attività di informazione; 7. Procedure per la risposta ai reclami. 1.3. LE DISPOSIZIONI IN TEMA DI SERVIZI BANCARI E FINANZIARI Le disposizioni emanate da Banca d Italia con provvedimento del 18 giugno 2009, sui sistemi di risoluzione stragiudiziale delle controversie relative ad operazioni e servizi bancari e finanziari e il titolo XI delle disposizioni di trasparenza delle operazioni e dei servizi bancari e finanziari di Banca d Italia del 29 luglio 2009 e successivi aggiornamenti pongono l accento sull importanza che gli intermediari riservino la massima cura alla funzione di gestione reclami, al fine di prevenire l insorgere di controversie e di risolvere, già nella fase preliminare, le situazioni di potenziale insoddisfazione del cliente, nell ottica di preservare

Regolamento per la trattazione dei Reclami 4 un corretto e trasparente rapporto con i clienti. Banca d Italia ha inoltre emanato la delibera n. 124/2016 del 14 marzo 2016, avente ad oggetto l organizzazione ed il funzionamento degli uffici reclami, nella quale vengono indicate le buone prassi e le criticità rilevate nell ambito delle attività di controllo sulla gestione dei reclami. 1.4. LE DISPOSIZIONI IN TEMA DI SERVIZI D INVESTIMENTO Il Regolamento Congiunto Banca d Italia e Consob in materia di organizzazione e procedure degli intermediari che prestano servizi di investimento o di gestione collettiva del risparmio del 29 ottobre 2007, indica -all articolo 17- le procedure che gli intermediari sono chiamati ad adottare per assicurare una sollecita trattazione dei reclami presentati dai clienti al dettaglio o dai potenziali clienti al dettaglio in tema di servizi d investimento. Le procedure adottate indicano le modalità e i tempi di trattazione dei reclami, preventivamente comunicate ai clienti, e prevedono la conservazione delle registrazioni degli elementi essenziali di ogni reclamo pervenuto e delle misure poste in essere per risolvere il problema sollevato. 1.5. LE DISPOSIZIONI IN TEMA DI INTERMEDIAZIONE ASSICURATIVA Il Provvedimento n. 46 del 03.05.2016 dell IVASS, recante modifiche al Regolamento ISVAP n. 24 del 19 maggio 2008 concernente la procedura di presentazione dei reclami all ISVAP e la gestione dei reclami da parte delle imprese di assicurazione, prevede che gli intermediari iscritti alla sezione D del RUI adottino una procedura di gestione dei reclami in ambito assicurativo.

5 Regolamento per la trattazione dei Reclami 2. IL RECLAMO E LA SUA PRESENTAZIONE 2.1. IL RECLAMO Il reclamo, in ambito dei servizi bancari e finanziari, è ogni atto con cui un cliente chiaramente identificabile contesta in forma scritta (ad esempio lettera, fax, e-mail) all intermediario un suo comportamento o un omissione. In ambito assicurativo per reclamo si intende: una dichiarazione di insoddisfazione scritta nei confronti di un impresa di assicurazione, di un intermediario assicurativo o di un intermediario iscritto nell elenco annesso al regolamento IVASS relativa a un contratto o a un servizio assicurativo; non sono considerati reclami le richieste di informazioni o di chiarimenti, le richieste di risarcimento danni o di esecuzione del contratto. Il reclamo è pertanto un espressione di insoddisfazione presentata da una persona fisica o giuridica riguardo alla fornitura di (i) un servizio bancario/finanziario; (ii) un servizio di investimento, (iii) un servizio assicurativo. La clientela può rivolgersi gratuitamente alla Banca per qualunque questione derivante da rapporti intrattenuti, aventi ad oggetto il modo con cui la Banca stessa ha gestito operazioni o servizi. I reclami devono contenere i seguenti elementi essenziali: a) gli estremi del ricorrente; b) i motivi del reclamo; c) la firma del cliente stesso. Non viene considerato reclamo una manifestazione di insoddisfazione orale, né una semplice segnalazione, un suggerimento, un osservazione critica, una lamentela, una richiesta di informazione/documentazione o di supporto tecnico, in qualsiasi forma manifestata dal cliente. 2.2. MODALITÀ DI PRESENTAZIONE DEL RECLAMO I reclami della clientela devono essere inviati alla Banca per iscritto, mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento, al seguente indirizzo: BANCA POPOLARE DI LAJATICO SOC.COOP.P.A. Ufficio Reclami Via Guelfo Guelfi, 2 56030 Lajatico (PI) Oppure per posta elettronica certificata all indirizzo bplajatico@pec.it, All attenzione dell Ufficio Reclami.

Regolamento per la trattazione dei Reclami 6 Per la formulazione dei reclami può essere utilizzato il modulo appositamente predisposto da questo Istituto, disponibile presso tutte le filiali o sul sito internet della Banca (http://www.bplajatico.it/parla_con_noi/reclami.php). Sono comunque validi i reclami presentati in altra forma scritta, che include, in ogni caso, la posta ordinaria, la posta elettronica e la posta elettronica certificata. 2.3. REGISTRAZIONE DEL RECLAMO La Funzione di Compliance è incaricata della tenuta, anche in modalità elettronica, di un apposito registro dei reclami dove annotare gli elementi essenziali di ogni reclamo pervenuto e le eventuali misure adottate per risolvere il problema indicato nel reclamo. Nel registro dei reclami si procede ad una specifica annotazione quando un reclamo risulti composto. Un reclamo è composto quando è stato superato il motivo della lamentela avanzata dal cliente, perché è stato sistemato o sono state date spiegazioni esaustive, ovvero si è giunti alla composizione della controversia per via giudiziaria o stragiudiziale o mediante transazione tra le parti. Nel registro reclami si annotano, sia nell ambito dell attività bancaria che di svolgimento dei servizi di investimento: 1. Protocollo attribuito al reclamo; 2. dati del cliente: - nome e cognome/denominazione; - numero identificativo del cliente (CAG) - tipo clientela (clientela privata clientela intermedia altri) 1 ; 3. dati della controversia: - tipologia del rapporto cui si riferisce la controversia 2 : - tipologia di servizio di investimento 3 e di strumento finanziario; - natura della controversia (oggetto della pretesa e motivazioni 4 ); - importo richiesto dal reclamante 5 ; - esito della controversia (accolta/respinta); - eventuali informazioni aggiuntive. 1 Adottate le tipologie previste da ABI ai fini del Monitoraggio semestrale dei Reclami. 2 Adottate le tipologie previste da ABI ai fini del Monitoraggio semestrale dei Reclami. 3 Negoziazione per conto proprio/ Esecuzione di ordini per conto terzi/gestione di portafogli/collocamento/offerta fuori sede/ Consulenza in materia di investimenti/ Ricezione e trasmissione di ordini/custodia ed Amministrazione/Intermediazione in cambi/altri servizi accessori. 4 Per quanto riguarda i reclami relativi ai prodotti bancari/finanziari, sono state adottate le motivazioni previste da ABI ai fini del Monitoraggio semestrale dei Reclami, mentre per quanto attiene allo svolgimento dei servizi di investimento, la natura della controversia può riguardare anche le motivazioni previste all interno del Manuale obblighi informativi verso la Consob Allegato II.6 Dati sui reclami ricevuti per iscritto 5 Viene indicato anche in quale fascia di importo si colloca il reclamo, ai sensi di quanto previsto nel Monitoraggio semestrale dei Reclami ABI.

7 Regolamento per la trattazione dei Reclami 4. Informazioni relative ad un eventuale esposto pervenuto da Banca d Italia/CONSOB o altre Authorities relativamente al reclamo, oppure ad un tentativo di conciliazione/mediazione/risoluzione stragiudiziale della controversia 5. data di arrivo e data di risposta al cliente. Il "registro reclami" - tenuto in formato elettronico - deve essere idoneo ad accogliere i dati essenziali del reclamo, al fine di espletare gli obblighi di informativa interna (Consiglio di Amministrazione e Collegio Sindacale) ed esterna (Conciliatore Bancario, ABF, Banca d Italia, IVASS ). Il registro reclami prevede una sezione separata relativa all evidenza dei reclami nell ambito della attività di intermediazione assicurativa svolta dalla banca, così come indicato nell allegato 1 al Regolamento ISVAP 24/2008 (Allegato 1) Nel registro dovranno essere annotate le seguenti informazioni: Anagrafica reclamo: 1. Codice reclamo; 2. Codice trattabilità reclamo; 3. Data ricevimento; 4. Tipologia di prodotto; 5. Area aziendale; Anagrafica proponente (soggetto che presenta il reclamo nell interesse proprio o altrui): 1. Nome e Cognome / Ragione sociale; 2. Indirizzo; 3. Tipologia (diretto interessato, associazione consumatori /soggetti portatori di interessi collettivi, legale, consulente, altro); 4. Area geografica; Anagrafica reclamante (soggetto nel cui interesse viene presentato il reclamo): 1. Nome e Cognome / Ragione sociale; 2. Indirizzo; 3. Tipologia (contraente, assicurato, danneggiato, beneficiario, associazione consumatori /soggetti portatori di interessi collettivi, altro); 4. Area geografica; Esito reclamo: 1. Data evasione; 2. Esito; 3. Eventuale intervento dell Autorità giudiziaria; 4. Valore economico; 5. Tempo di evasione.

Regolamento per la trattazione dei Reclami 8 Dati relativi all eventuale trasmissione all impresa assicurativa o ad altri istituti finanziari, qualora il reclamo ricevuto non rientri nella competenza dell intermediario.

9 Regolamento per la trattazione dei Reclami 3. TRATTAZIONE E RISPOSTA AL RECLAMO 3.1. FUNZIONE GESTIONE RECLAMI La gestione dei reclami è assegnata alla Funzione Gestione Reclami. Responsabile dei reclami per la è: Responsabile Funzione Compliance Telefono: 0587/640511 Fax: 0587/640540 Indirizzo mail: compliance@bplajatico.it Sostituto del responsabile è: Responsabile Funzione Ispettorato Telefono: 0587/640511 Fax: 0587/640540 Indirizzo mail: compliance@bplajatico.it L unità organizzativa Gestione Reclami è indipendente ed autonoma rispetto alle funzioni della Banca preposte alla commercializzazione dei servizi; i recapiti (indirizzo, numero di telefono, e-mail) relativi all Ufficio Reclami sono stati comunicati all Associazione Conciliatore Bancario Finanziario e alla Banca d Italia. Su richiesta potranno essere comunicati all IVASS. 3.2. TRATTAZIONE DEL RECLAMO Il Responsabile della Funzione Gestione Reclami, al ricevimento di un reclamo, interessa le strutture commerciali che intrattengono il rapporto con il cliente, chiedendo loro contributi per la comprensione della controversia e per la fase di istruttoria del reclamo. Oltre alle funzioni commerciali, a seconda dell oggetto del reclamo, vengono interessate anche eventuali altre strutture aziendali, che possono fornire il loro contributo nel reperimento della documentazione necessaria per la risoluzione della controversia. Una volta ricevuta ed analizzata le documentazione, il Responsabile della Funzione Gestione Reclami provvede ad evadere tempestivamente le richieste pervenute e comunque non oltre: - 30 giorni per contestazioni relative a operazioni e servizi bancari (es. conti correnti, mutui, prestiti personali, ecc.) e in materia di bonifici transfrontalieri ; - 90 giorni se il reclamo riguarda un prodotto/servizio di investimento (es. strumenti finanziari); - 15 giorni se il reclamo verte in materia di privacy (es. cancellazione banche dati); - 45 giorni per reclami aventi ad oggetto prodotti assicurativi. 3.2.1 TRATTAZIONE DEI RECLAMI ASSICURATIVI

Regolamento per la trattazione dei Reclami 10 Per quanto riguarda i reclami relativi all attività di intermediazione assicurativa svolta sulla base di un rapporto diretto con l impresa di assicurazione, la banca si fa carico di gestire i reclami di sua pertinenza e quelli che riguardano i comportamenti di dipendenti ed eventuali intermediari collaboratori. La Banca richiede all intermediario collaboratore (è considerato collaboratore l intermediario che collabora con quello che ha il rapporto diretto con l impresa di assicurazione) di: - fornire entro 15 giorni la documentazione pertinente all intermediario principale e ogni altra informazione ritenuta utile per la gestione del reclamo, nonché di esprimere la propria posizione rispetto alla questione oggetto del reclamo stesso; - comunicare il riscontro fornito al reclamante, indicando contestualmente eventuali misure correttive idonee a rimuovere la causa del reclamo. La Banca trasmette senza ritardo all impresa assicurativa interessata i reclami eventualmente ricevuti relativi al comportamento dell impresa, dandone contestuale notizia al reclamante. Per quanto riguarda i reclami relativi a prodotti assicurativi per il quale la banca svolge il ruolo di intermediario collaboratore, l ufficio reclami è tenuto a: - trasmettere senza ritardo il reclamo all intermediario principale, ovvero quello che ha il rapporto diretto con l impresa, dandone comunicazione al reclamante; - fornire entro 15 giorni la documentazione pertinente all intermediario principale e ogni altra informazione ritenuta utile per la gestione del reclamo, nonché esprimere la propria posizione rispetto alla questione oggetto del reclamo stesso. - effettuare l analisi dei reclami evidenziando le cause di fondo comuni alle tipologie di reclamo. All esito dell analisi, gli intermediari valutano se tali cause possano interessare anche procedure o prodotti diversi da quelli trattati nel reclamo e intervengono con l adozione di appropriate misure correttive - fornire all IVASS i dati relativi ai reclami ricevuti qualora richiesti. 3.3. COMUNICAZIONE AL CLIENTE IN MERITO ALL ESITO DEL RECLAMO Le risposte al reclamo da parte della Banca sono inviate utilizzando il medesimo strumento di trasmissione del cliente e provvedono ad illustrare quanto segue. Se il reclamo viene accolto, le iniziative che la Banca si impegna ad assumere per risolvere il problema sollevato e i tempi entro i quali le stesse verranno realizzate. Se il reclamo non viene ritenuto fondato un illustrazione chiara ed esauriente delle motivazioni del rigetto, nonché le necessarie indicazioni circa la possibilità di adire l Arbitro Bancario Finanziario o altre forme stragiudiziale delle controversie (es. Conciliatore BancarioFinanziario); Per i reclami relativi all attività di intermediazione assicurativa, nel caso di mancato o parziale accoglimento del reclamo, una chiara spiegazione della propria posizione, nonché le

11 Regolamento per la trattazione dei Reclami necessarie informazioni in merito alla possibilità, prima di interessare l Autorità giudiziaria, di rivolgersi, all IVASS o ai sistemi alternativi per la risoluzione delle controversie previsti a livello normativo o convenzionale, specificandone le modalità.

Regolamento per la trattazione dei Reclami 12 3.4. CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AD UN RECLAMO Per ogni reclamo, la Funzione Gestione Reclami predispone un apposito fascicolo con numerazione progressiva contenente tutta la relativa documentazione (reclamo, copia del risultato dell eventuale accertamento, copia della lettera di risposta e quant altro ritenuto necessario).

13 Regolamento per la trattazione dei Reclami 4. SISTEMI STRAGIUDIZIALI DI COMPOSIZIONE DELLE CONTROVERSIE 4.1. OBBLIGO DI MEDIAZIONE OBBLIGATORIA Il D.Lgs. n. 28/2010 ha previsto l obbligo in capo al cliente, prima di fare ricorso all autorità giudiziaria, quale condizione di procedibilità dello stesso, di esperire un tentativo di conciliazione, ricorrendo ad uno dei soggetti di seguito indicati: 1) all'arbitro Bancario Finanziario (ABF), per le controversie in materia di servizi bancari e finanziari; 2) alla Camera di Conciliazione e Arbitrato presso la Consob, per le controversie in materia di servizi d investimento (http://www.camera-consob.it), che verrà sostituita dall Arbitro per le Controversie finanziarie (ACF) 6 ; 3) all Organismo di Conciliazione Bancaria costituito dal Conciliatore Bancario Finanziario Associazione per la soluzione delle controversie bancarie, finanziarie e societarie ADR, sia per le controversie in materia di servizi bancari e finanziari, sia per le controversie in materia di servizi d investimento (Ombudsman-Giurì Bancario, che verrà sostituito dall ACF); 4) all IVASS; 5) ad uno degli altri organismi di mediazione, specializzati in materia bancaria e finanziaria, iscritti nell apposito registro tenuto dal Ministero della Giustizia. La decisione del soggetto presso il quale viene esperito il tentativo di conciliazione non pregiudica la possibilità per il cliente di ricorrere successivamente all autorità giudiziaria ordinaria. 4.2. COME RIVOLGERSI ALL ARBITRO BANCARIO FINANZIARIO Il cliente può rivolgersi all'arbitro Bancario Finanziario (ABF) nel caso di rigetto di un reclamo in materia di servizi bancari e finanziari. Per sapere come rivolgersi all ABF e l ambito della sua competenza si può consultare il sito www.arbitrobancariofinanziario.it, chiedere presso le filiali della Banca d Italia, oppure chiedere alla Banca. 6 A decorrere dalla data di avvio dell operatività dell Arbitro (09.01.17) si riterranno abrogate la delibera n. 18275 del 18 luglio 2012 e le relative disposizioni di applicazione e attuazione, concernente la Camera di conciliazione e arbitrato presso la Consob. Da tale data si riterrà inoltre non più operativo l Ombudsman.

Regolamento per la trattazione dei Reclami 14 Per maggiori indicazioni, il cliente può consultare la Guida Pratica Conoscere l'arbitro Bancario Finanziario e capire come tutelare i propri diritti (https://www.arbitrobancariofinanziario.it/rightbar/guida) disponibile presso tutte le filiali e sul sito internet della Banca. 4.3. ALTRI ORGANISMI Il Decreto Legislativo n. 130 del 6 agosto 2015, che ha modificato il titolo II-bis Risoluzione extragiudiziale delle controversie del Codice del Consumo ha previsto procedure volontarie di composizione extragiudiziale delle controversie, anche in via telematica, nell ambito delle quali l organismo ADR propone una soluzione o riunisce le parti al fine di agevolare una soluzione amichevole. La predetta procedura è attivabile se: - ha ad oggetto controversie nazionali e transfrontaliere; - è promossa da un consumatore verso un professionista (persona fisica o impresa); - entrambi i soggetti sono residenti e stabiliti nell Unione europea. 4.4. ORGANISMI A CUI LA BANCA ADERISCE La aderisce: - agli Organismi di mediazione per la trattazione degli affari in materia di consumo iscritti nella sezione speciale di cui all art. 16, commi 2 e 4, del d. lgs. n. 28/2010; - agli altri organismi ADR istituiti o iscritti presso gli elenchi tenuti e vigilati dalle autorità competenti (indicate dall art. 141-octies Cod. Cons.); - alle Procedure di conciliazione paritetica (art. 141-ter Cod. Cons.) e con specifico riferimento al settore bancario-finanziario - alle procedure, gestite dalla Banca d Italia e dalla Consob.

15 Regolamento per la trattazione dei Reclami 5. RELAZIONI, RENDICONTI E SEGNALAZIONI SUI RECLAMI 5.1. RELAZIONE ANNUALE AL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE La Funzione di Compliance presenta agli organi aziendali, con periodicità annuale, una relazione sulla situazione complessiva dei reclami ricevuti, sull esito dei medesimi, sull adeguatezza delle procedure e delle soluzioni organizzative adottate. La Funzione di Compliance fornisce altresì una valutazione dei reclami pervenuti, anche alla luce degli orientamenti dell Arbitro Bancario Finanziario, contenute nelle disposizioni della Banca d'italia del 18 giugno 2009, e successive modificazioni. 5.2. RENDICONTO DEI RECLAMI La Funzione Gestione Reclami cura la pubblicazione annuale, sul sito internet della Banca, di un rendiconto sull attività di gestione dei reclami con i relativi dati. 5.3. COMUNICAZIONI ALLA BANCA D ITALIA La Banca comunica alla Banca d Italia (Servizio Tutela dei clienti e antiriciclaggio Divisione Verifiche trasparenza e correttezza) l indirizzo della struttura deputata alla gestione dei reclami (Funzione Gestione Reclami), indicando un riferimento telefonico, di fax e di posta elettronica, nonché il nominativo del responsabile. 5.4. COMUNICAZIONI ALLA CONSOB La Delibera Consob n. 17297/2010, contenente disposizioni concernenti gli obblighi di comunicazione di dati e notizie e la trasmissione di atti e documenti da parte dei soggetti vigilati, impone alla Banca di trasmettere i dati sui reclami ricevuti per iscritto nello stesso periodo temporale di riferimento della relazione della funzione di controllo di conformità alle norme. 5.5. COMUNICAZIONI ALL IVASS Annualmente i dati relativi ai reclami sui servizi assicurativi devono essere riportati in un apposito modello excel (prospetto statistico), come da Allegato 4 al Provvedimento IVASS n. 46 del 03/05/2016. A richiesta dell IVASS la Banca fornisce all Autorità:

Regolamento per la trattazione dei Reclami 16 - Le informazioni relative al numero di reclami ricevuti in ambito assicurativo, ai tempi di risposta, all oggetto e all esito del reclamo; - Le risultanze dell analisi effettuata; - L ultimo prospetto statistico disponibile redatto; - Le informazioni sulla funzione aziendale individuata per la gestione dei reclami.

17 Regolamento per la trattazione dei Reclami 6. DIFFUSIONE E AGGIORNAMENTO Il presente Regolamento è portato a conoscenza di tutti gli interessati mediante appositi interventi di comunicazione anche con l utilizzo della intranet aziendale - al fine di garantire la massima diffusione dei principi ispiratori e delle regole di condotta. È obiettivo della S.c.p.a. garantire una corretta conoscenza da parte dei Destinatari dei contenuti della normativa, oltre che degli obblighi derivanti dai medesimi. In particolare è prevista: a) una comunicazione iniziale: l adozione del presente documento e ogni successivo aggiornamento sono comunicati a tutte le risorse presenti in azienda attraverso apposita Circolare; b) un attività di formazione adeguata nei confronti del personale preposto alla gestione dei reclami; c) attività di monitoraggio e revisione periodica ad opera delle Funzioni di Compliance e Ispettorato, al fine di verificarne l'effettività, l'adeguatezza, il mantenimento nel tempo dei requisiti di efficacia e funzionalità curandone il relativo aggiornamento. La valutazione sulle necessità di aggiornamento viene effettuata nei casi di: - modifica della normativa di riferimento; - introduzione di nuovi prodotti/servizi, sviluppi e modifiche delle attività e dei processi aziendali che comportino l'insorgenza di nuove fattispecie di rischio; - rilevazioni di carenze del Regolamento.