Roma, 4 gennaio 2017 Prot. n. 005 AI SIGNORI PRESIDENTI DELLE ASSOCIAZIONI PROVINCIALI LORO SEDI FATTURAZIONE ELETTRONICA TRAMITE PIATTAFORMA FEDERFARMA QUESTA COMUNICAZIONE È DEDICATA A CHI SI AVVALE DEL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA FEDERFARMA PROMOFARMA Anche per l anno 2017 sarà possibile usufruire del servizio di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (P.A.) con la novità che consentirà di inviare e ricevere fatture elettroniche B2B (rapporti commerciali tra privati che tuttavia non è ancora obbligatoria). Il servizio mantiene la sua caratteristica di grande semplicità. Il costo complessivo per la farmacia che aderirà al servizio, per il periodo decorrente dalla data di sottoscrizione del contratto e fino al 31 dicembre 2017, è di 47,00 + IVA, nella misura del 22%, per un totale di 57,34, senza alcuna limitazione nel numero di fatture emesse. Per tutti coloro che sottoscriveranno o rinnoveranno il contratto, sarà gratuito il servizio di conservazione sostitutiva delle fatture già emesse per un periodo di 10 anni, anche qualora in futuro non si rinnoverà il contratto per l emissione di ulteriori fatture. Il contratto può essere sottoscritto o rinnovato dal 15 dicembre p.v. soltanto in modalità on line, accedendo al sito www.federfarma.it con le proprie credenziali, e sottoscrivendo il pagamento con carta di credito o PayPal. Non sono previste altre modalità di pagamento, come ad esempio il bonifico bancario. Per avere assistenza al rinnovo, contattare la Promofarma al numero 067726841. Per la sottoscrizione ed il rinnovo del Contratto, consultare la Guida operativa allegata. Cordiali saluti. IL SEGRETARIO Giuseppe Palaggi IL PRESIDENTE Osvaldo Moltedo
Fatturazione Elettronica Guida alla sottoscrizione e al rinnovo del Contratto Versione 3.0 del 01/12/2016
PREMESSA Dall anno 2017 i privati, per regolare i loro rapporti commerciali, possono decidere di utilizzare la fattura elettronica inviata tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Pertanto, anche le farmacie potranno cominciare a ricevere fatture elettroniche dal Sistema di Interscambio (SDI) qualora i loro fornitori (distributori intermedi, industrie farmaceutiche etc.) decidano di avvalersi di tale facoltà. Analogamente le farmacie stesse, per i rapporti commerciali con i privati (B2B), potranno decidere di inviare ai propri clienti le fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SDI). Per supportare queste nuove funzionalità, il servizio di fatturazione elettronica fornito da Promofarma per l anno 2017, si arricchisce della possibilità di inviare, ma soprattutto di ricevere, fatture elettroniche tramite SDI anche relativamente ai rapporti commerciali con i privati. Si fa presente che la fattura elettronica inviata tramite SDI, non ha nulla a che vedere con l eventuale invio tramite email di fatture in formato elettronico, tipo.pdf, come normalmente, in maniera diffusa e senz altro crescente, avviene tra fornitore (ad es. distributore intermedio) e farmacia. Le nuove funzionalità relative alla ricezione e all invio delle fatture elettroniche anche nei rapporti commerciali tra privati tramite SDI, saranno attive dal giorno 9 gennaio 2017. A breve, non appena tutti gli elementi tecnici saranno definitivamente chiariti, verranno rilasciate le istruzioni per usufruire anche delle nuove funzionalità che avranno le stesse caratteristiche di semplicità ed immediatezza dell attuale servizio. Restano del tutto invariate sia le funzionalità relative alle fatture da inviare alla Pubblica Amministrazione, sia le modalità di sottoscrizione del contratto e di attivazione del servizio che vengono di seguito illustrate. * * * In questa guida, vengono illustrati i passi da seguire per accedere alla sottoscrizione, oppure al rinnovo, del contratto di fatturazione elettronica, messo a disposizione da Promofarma per facilitare le farmacie nella trasmissione e nella ricezione delle fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione e ai rapporti commerciali tra privati (fatture B2B). Il contratto può essere sottoscritto o rinnovato soltanto in modalità on line e con pagamento con carta di credito o PayPal. Si segnala che alcune Associazioni hanno deciso di provvedere al pagamento del canone del servizio relativo all anno 2017 in maniera centralizzata per tutte le farmacie associate. Per tali farmacie, che hanno già ricevuto specifica comunicazione dall Associazione di appartenenza, la funzione di pagamento risulterà pertanto inibita; tuttavia, anche queste farmacie dovranno comunque procedere alla sottoscrizione del contratto secondo le modalità indicate nel presente documento. 2
Di seguito si elencano le fasi della procedura da seguire per le nuove adesioni oppure per il rinnovo dei contratti già sottoscritti e che scadranno il 31 dicembre p.v.. 1. Accedere all area riservata del sito www.federfarma.it, inserendo le proprie credenziali. Se non si fosse registrati, effettuare la registrazione cliccando sull apposito pulsante presente in home page, avendo cura di selezionare il profilo riservato ai titolari di farmacia aderenti a Federfarma; Schermate n. 1 e n. 2 3
2. Dopo l accesso all area riservata del sito, cliccare sul pulsante Sottoscrivi/Rinnova nel banner dal titolo Servizio fattura elettronica di Promofarma ; Schermata n. 3 3. Selezionando il pulsante Sottoscrivi/Rinnova, si accede alla pagina introduttiva del servizio, con una breve descrizione delle condizioni e del servizio offerto; Schermata n. 4 4
4. Dal pulsante Sottoscrivi o Rinnova il contratto si accede alla pagina che espone una sintesi del contratto e, in calce, un link per scaricare il contratto completo in PDF; in fondo alla pagina cliccare su Sottoscrivi il contratto ; Attenzione! Il Contratto può essere sottoscritto o rinnovato soltanto in modalità on line e con pagamento con carta di credito o PayPal. 5. Nella pagina successiva verranno proposti i dati risultanti dall iscrizione al sito www.federfarma.it E fondamentale controllare con cura che siano corretti e, in caso contrario, procedere alle necessarie correzioni. Si segnala che non è possibile correggere i seguenti dati: (a) Nome e cognome, (b) Codice Fiscale; (c) Partita IVA. Nel caso che tali dati risultassero errati, è necessario procedere ad una nuova iscrizione al sito www.federfarma.it indicando i dati corretti. Si raccomanda una particolare attenzione in merito al controllo dei dati in quanto quelli risultanti verranno indicati per l emissione della fattura; Attenzione! Si prega, inoltre, di prestare cura alla compilazione del campo relativo alla casella PEC, dato che tutte le comunicazioni verranno inviate all indirizzo indicato. Schermata n. 5 5
6. Dopo aver confermato i propri dati, cliccare Conferma e sottoscrivi il contratto, si riceverà, all indirizzo PEC indicato, una mail con oggetto Conferma Contratto Servizio Fattura Elettronica che conterrà un link da cliccare per la conferma definitiva della sottoscrizione; Esempio di PEC ricevuta con Outlook: Cliccare sulla bustina postacert.eml (Schermata n.6) per aprire il messaggio Schermata n. 6 Cliccare sul link Conferma contratto fattura elettronica (Schermata n.7) Schermata n. 7 Schermata n. 8 6
7. Selezionare il link Clicca qui nella pagina di conferma della procedura; Attenzione! Nel caso che la sessione sia nel frattempo scaduta, il sistema proporrà la pagina di login con la richiesta di inserire nuovamente le credenziali di accesso all area riservata del sito www.federfarma.it. Schermata n. 9 8. Nella schermata successiva (Schermata n.9) è possibile scaricare il contratto perfezionato cliccando su Scarica il contratto e accedere al servizio cliccando su Accedi al servizio ; 9. Per i successivi utilizzi del servizio, è necessario inserire le proprie credenziali di accesso all area riservata del sito www.federfarma.it, e cliccare sull apposito pulsante ( Accedi al servizio ) posto nel banner La fattura elettronica in farmacia oppure sul pulsante Fattura elettronica nella sezione Digitalcare Farma, come indicato dalle frecce rosse dell immagine che segue; Schermata n. 10 7
10. Per attivare il servizio, è necessario provvedere al pagamento, da effettuarsi solo on line con Carta di Credito o con PayPal; Attenzione! Non sono previste altre modalità di pagamento, come ad esempio il bonifico bancario. * * * Le farmacie per le quali l Associazione Provinciale di appartenenza ha provveduto al pagamento, ovviamente, potranno accedere direttamente al servizio e non visualizzeranno le modalità di pagamento secondo quanto indicato nelle schermate che seguono. Pertanto, per tali farmacie la procedura di rinnovo si considera conclusa. * * * 11. Per tutte le altre farmacie, al fine di rendere operativo il servizio per l anno 2017, è necessario provvedere al pagamento cliccando sul bottone a destra Acquista/rinnova ; Schermata n. 11 12. Cliccare su Paga con carta di credito oppure su paga con PayPal. Per quanto riguarda il pagamento con carta di credito, si segnala che sono utilizzabili anche carte prepagate e Postepay, mentre non vengono accettate American Express e Diners Club. Se non si dispone di una carta di credito intestata alla farmacia, ai fini fiscali può essere utilizzata una carta di credito personale e considerare l acquisto come un'uscita di cassa; la spesa potrà essere così ricondotta alla contabilità della farmacia; Pagamento con carta di credito Il pagamento del servizio avviene solo ed esclusivamente online con carta di credito. Non è possibile pagare con carte di credito American Express e Diners Club 8
Schermata n. 12 Riempire il form con i dati della propria carta di credito Schermata n. 13 Pagamento tramite PayPal Schermata n. 14 9
Il servizio PayPal prevede una duplice possibilità di pagamento: a) Tramite un proprio account, per tutti i soggetti che sono registrati o si registrano a tale servizio; b) Mediante carta di credito. Se non si possiede un account PayPal, cliccare su paga con carta (senza inserire indirizzo email e password) Schermata n. 15 Compilare il form con tutti i dati, al termine, in fondo alla pagina, selezionare l opzione No, grazie e cliccare sul tasto continua (Schermata 16). 10
Schermata n. 16 Dopo aver effettuato il pagamento, si potrà utilizzare il servizio. 13. La fattura del pagamento del servizio verrà spedita alla casella PEC indicata al momento dell iscrizione e sarà comunque sempre disponibile online, cliccando la voce Elenco Acquisti nel 11
menù utente, in alto a destra, nell applicativo di fatturazione elettronica. Nella fattura verranno riportati i dati forniti fase di iscrizione al servizio; Schermata n. 17 14. Per le specifiche di utilizzo del servizio di fatturazione, si rimanda alla Guida all utilizzo del servizio che si trova nell area riservata del sito federfarma.it cliccando sul pulsante Manuali. Schermata n. 18 12