Guida alla Convenzione Fotocopiatrici 12 fascia alta - lotto 2 -
1. Premessa...3 2. Oggetto della Convenzione...4 2.1 Durata e quantitativi della Convenzione...4 2.2 Prodotti...4 2.2.1 Configurazione Copiatrice...5 2.2.2 Configurazione Multifunzione...6 2.3 Servizi...7 2.3.1 Consegna, installazione, collaudo e disinstallazione...7 2.3.2 Affiancamento agli utenti...11 2.3.3 Assistenza e manutenzione...11 2.3.4 Fornitura materiale di consumo e ritiro e smaltimento materiali di risulta 12 2.3.5 Ritiro e smaltimento apparecchiature usate...13 2.3.6 Richiesta del Nulla Osta di Segretezza (N.O.S.)...14 2.4 Servizio opzionale di Gestione da remoto...14 3. Modalità della fornitura...15 3.1 Requisiti di conformità...15 3.2 Verifiche ispettive...16 4. Corrispettivi...16 4.1 Corrispettivi...16 4.2 Penali...18 5. Fatturazione e pagamenti...20 6. Come ordinare...22 6.1 Registrazione...22 6.2 Ordinativo di fornitura...22 7. Riferimenti del fornitore...24 7.1 Call Center...24 7.2 Referenti del fornitore...26
1. Premessa La presente Guida ha l obiettivo di illustrare la Convenzione per la fornitura in noleggio di fotocopiatrici digitali di fascia alta e dei servizi connessi ed opzionali per le Pubbliche Amministrazioni Fotocopiatrici 12, stipulata tra la Consip S.p.A., per conto del, e il RTI X.i.RE.S S.r.l. (in qualità di mandataria) e XEROX S.p.A.(in qualità di mandante) (di seguito Fornitore) quale aggiudicatario del Lotto 2 della procedura di gara. Il sistema delle Convenzioni è regolato, in particolare, dall art. 26 l. 23 dicembre 1999 n. 488 s.m.i., dall art. 58 l. 23 dicembre 2000 n. 388, dal D.M. 24 febbraio 2000 e dal D.M. 2 maggio 2001. La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 12 (dodici) mesi ed è prorogabile fino ad ulteriori 6 (sei) mesi. Inoltre, i singoli contratti di noleggio hanno una durata complessiva di 48 (quarantotto) mesi. La presente guida non intende sostituire né integrare la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti, pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte delle Amministrazioni contraenti nei confronti del Fornitore e/o di Consip. Gli ordinativi di fornitura dovranno essere inviati direttamente al Fornitore, secondo quanto esposto nel paragrafo 6, previa registrazione on line, qualora non avvenuta in precedenza, al sistema degli Acquisti in Rete. Si rammenta che ogni obbligazione derivante dall invio dell ordinativo di fornitura (dal rispetto dei livelli di servizio all eventuale applicazione delle penali) è fra l Amministrazione ed il Fornitore e che il Fornitore è il solo responsabile dell adempimento contrattuale. La presente guida unitamente a tutta la documentazione relativa alla Convenzione è disponibile sul sito internet http://www.acquistinretepa.it, nella sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni. Per qualsiasi informazione sulla Convenzione (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di inoltro e compilazione degli ordinativi, ecc.) e per il supporto alla navigazione del sito
http://www.acquistinretepa.it è attivo il servizio di Call Center degli Acquisti in Rete della P.A. al numero verde 800-906227. 2. Oggetto della Convenzione 2.1 Durata e quantitativi della Convenzione La Convenzione in oggetto ha durata contrattuale di 12 mesi, decorrenti dalla sua data di attivazione. La predetta durata potrà essere prorogata fino ad ulteriori 6 (sei) mesi. I singoli contratti di noleggio, che saranno stipulati dalle Amministrazioni sulla base della Convenzione, avranno una durata pari a n. 48 (quarantotto) mesi, a decorrere dalla data di positiva installazione dell apparecchiatura. Il quantitativo massimo assicurato della Convenzione è di 3.500 (tremilacinquecento) fotocopiatrici digitali in bianco e nero, disponibili nelle configurazioni Copiatrice e Multifunzione (comprensiva di stampante e scanner).nel caso in cui, prima del decorso del termine di durata della Convenzione, anche prorogato, sia esaurito il quantitativo massimo suddetto, al Fornitore potrà essere richiesto, alle stesse condizioni e corrispettivi, di incrementare il su indicato quantitativo massimo da fornire fino a concorrenza dei due quinti. Nel canone trimestrale di noleggio ciascuna apparecchiatura si intendono compresi, oltre ai servizi connessi, i materiali di consumo necessari per la produzione trimestrale di copie selezionata (produttività bassa=21.000 copie, media=42.000 copie e alta=73.500 copie). 2.2 Prodotti Ogni apparecchiatura, indipendentemente dalla configurazione ordinata, viene fornita e messa in opera con una dotazione iniziale di materiale di consumo tale da garantire un autonomia di copie, a seconda della produttività trimestrale di copie selezionata (produttività bassa=21.000 copie, media=42.000 copie e alta=73.500 copie). Le apparecchiature possono essere ordinate nelle seguenti configurazioni:
Copiatrice XEROX Workcentre 5665V_FLN Configurazioni previste Multifunzione (comprensiva di stampante e scanner) XEROX Workcentre 5665V_FLC L apparecchiatura può essere corredata, se richiesto dall Amministrazione, del servizio opzionale di Gestione da remoto, previsto solo per la configurazione Multifunzione. 2.2.1 Configurazione Copiatrice Caratteristica Valore minimo XEROX WORKCENTRE 5665V_FLN Valori offerti Anno di introduzione in Italia 2004 o successivo 2007 Tipologia Con supporto da terra (carrello) o consolle Con supporto da terra (carrello) Lastra di esposizione Fissa Fissa Velocità di copiatura in A4 60 Copie/minuto 65 Copie/minuto Velocità di prima copia in A4 <= 6,5 sec 2,7 sec Volumi trimestrali consigliati 105.000 250.000 Tecnologia di stampa/copia Laser/LED Laser RAM installata (funzione Copy) 128 MB 768 MB Hard Disk >= 20 GB 80 GB Assorbimento <= 2,0 Kw 1,5 Kw Risoluzione in copiatura 600 x 600 dpi 600 X 600 dpi Scala di grigi 256 256 Copie multiple >= 999 9.999 Contacopie SI SI Zoom 25-400 % 25-400% Riduzioni/ingrandimenti prefissati 5 6 Regolazione contrasto Automatico-Manuale Automatico-Manuale Bypass Alimentatore automatico originali (capacità/formato max) Fronte-retro automatico dell originale Fronte-retro automatico della copia 50 fogli (80g/mq) SI >= 50 Fogli SI 100 fogli (60-210 g/mq) SI; 100 fogli Numero cassetti forniti (in linea) 4 4 SI Totale carta alimentata da >= 4.000 Fogli 4.700 Fogli complessivi SI SI
cassetti Fascicolazione elettronica SI SI Fascicolazione e pinzatura SI SI Formato originali Max A3 Max A3 Formato copie Max A3 Max A3 Formati carta alimentati da cassetti dall A5 all A3 dall A5 all A3 Grammatura carta 64-80 gr/mq 60-216 gr/mq Lucidi SI SI Utilizzo carta riciclata SI SI 2.2.2 Configurazione Multifunzione Caratteristica Valore minimo XEROX WORKCENTRE 5665V_FLC Valori offerti Anno di introduzione in Italia 2004 o successivo 2007 Tipologia Con supporto da terra (carrello) o consolle Con supporto da terra (carrello) Lastra di esposizione Fissa Fissa Velocità di copiatura in A4 60 Copie/minuto 65 Copie/minuto Velocità di prima copia in A4 <= 6,5 sec 2,7 sec Volumi trimestrali consigliati 105.000 250.000 ecnologia di stampa/copia Laser/LED Laser RAM installata (funzione Copy) 128 MB 768 MB Hard Disk >= 20 GB 80 GB Assorbimento <= 2,0 Kw 1,55 Kw Risoluzione in copiatura 600 x 600 dpi 600 X 600 dpi Scala di grigi 256 256 Copie multiple >= 999 9.999 Contacopie SI SI Zoom 25-400 % 25-400% Riduzioni/ingrandimenti prefissati 5 6 Regolazione contrasto Automatico-Manuale Automatico-Manuale Bypass Alimentatore automatico originali (capacità/formato max) Fronte-retro automatico dell originale 50 fogli (80g/mq) SI >= 50 Fogli SI 100 fogli (60-210 g/mq) SI; 100 fogli SI
Fronte-retro automatico della copia SI SI Numero cassetti forniti (in linea) 4 4 Totale carta alimentata da cassetti >= 4.000 Fogli 4.700 Fogli complessivi Fascicolazione elettronica SI SI Fascicolazione e pinzatura SI SI Formato originali Max A3 Max A3 Formato copie Max A3 Max A3 Formati carta alimentati da cassetti dall A5 all A3 dall A5 all A3 Grammatura carta 64-80 gr/mq 60-216 gr/mq Lucidi SI SI Utilizzo carta riciclata SI SI Caratteristica Stampante Valore minimo Valori offerti Emulazione PCL5e e/o PCL6 PCL5e e PCL6, PostScript 3 Sistema operativo supportato Windows 95/98 e ME, Windows NT 4.0, Windows 2000 P e XP e Vista Windows 95/98 e ME, Windows NT 4.0, Windows 2000 P e XP e Vista Risoluzione 600 x 600 dpi Fino a 1200 x 1200 dpi Caratteristica Scanner Valore minimo Valori offerti Colori/bn B/N B/N Formato max carta A3 A3 Risoluzione scansione 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi Scala dei grigi 256 256 Scan to mail/folder SI SI 2.3 Servizi 2.3.1 Consegna, installazione, collaudo e disinstallazione L attività di consegna, installazione e collaudo si intende comprensiva di ogni onere e spesa, ivi compresi a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo i servizi elencati di seguito: Imballaggio; Trasporto; Facchinaggio; Consegna al piano ; Posa in opera;
Installazione; Messa in esercizio e verifica di funzionalità; Rimozione e asporto dell imballaggio. La consegna e l installazione delle Apparecchiature viene effettuata a cura e spese del Fornitore nei luoghi e nei locali indicati dall Amministrazione nel relativo Ordinativo di fornitura. L esecuzione degli Ordinativi di fornitura per il noleggio può avvenire anche mediante consegne ed installazioni ripartite. La consegna e l installazione (anche ripartite) delle apparecchiature e la loro messa in funzione avvengono nei seguenti termini: - per ordinativi di fornitura fino a 15 Apparecchiature, entro e non oltre 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla Data Ordine ; - per ordinativi di fornitura da 16 fino a 30 Apparecchiature, entro e non oltre 60 (sessanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla Data Ordine ; - per ordinativi di fornitura superiori a 31 Apparecchiature, entro e non oltre 90 (novanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla Data Ordine. Per gli ordinativi di fornitura pervenuti entro i primi 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dalla data di attivazione della Convenzione, i termini dei tempi di installazione potranno essere variati dal fornitore, subendo una proroga non superiore a 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi. Il fornitore dovrà rispettare i termini indicati fino al raggiungimento del numero massimo di installazioni pianificate al mese pari a: 550 installazioni. Le installazioni eccedenti tale quantitativo massimo potranno essere posticipate ai mesi successivi, sempre rispettando la sequenza di arrivo degli ordinativi, fino al rientro nel limite di pianificazione di cui sopra. Il numero massimo pianificato di installazioni potrà essere ridotto nel primo mese di attivazione della convenzione a: 200 installazioni.
Il Fornitore dovrà assegnare all ordinativo di fornitura divenuto irrevocabile un numero progressivo e sarà tenuto, entro il giorno lavorativo successivo, e quindi entro 2 (due) giorni lavorativi successivi alla ricezione dell Ordinativo di Fornitura, a darne conferma all Amministrazione tramite comunicazione via fax, riportando sul documento di conferma il numero progressivo assegnato all ordinativo di fornitura, la data di registrazione e esplicitare i termini di consegna e, se del caso, la motivazione della variazione rispetto ai tempi standard. Le apparecchiature vengono rese funzionanti e consegnate unitamente al cavo di collegamento e di ogni altro requisito (hardware e software) necessario per il funzionamento, alla manualistica tecnica d uso in lingua italiana nonché alla dotazione iniziale di materiale di consumo. Per ogni installazione viene redatto un apposito verbale, sottoscritto da un incaricato dell Amministrazione e da un incaricato del Fornitore, nel quale sono registrati la data ordine, la data di installazione, il numero dell Ordinativo di Fornitura, il numero dell installazione, il numero di Apparecchiature ordinate nell Ordinativo di Fornitura nonché l attestazione dell avvenuta attività di affiancamento agli utenti o della rinuncia ad essa da parte dell Amministrazione. In caso di collaudo positivo, la data del verbale di verifica costituisce la data di positiva installazione. Il collaudo viene effettuato sulla totalità delle Apparecchiature oggetto dell Ordinativo di Fornitura, salvo il caso in cui l Amministrazione non si riservi la verifica a campione. Il collaudo è inteso quale controllo di: conformità delle Apparecchiature fornite con le caratteristiche dichiarate in sede di Offerta Tecnica ed Economica, di funzionalità rispetto a quanto previsto, oltre che nell Offerta Tecnica ed Economica, nella documentazione tecnica e manualistica d uso. Per l installazione della Apparecchiatura in configurazione "Copiatrice" la procedura è la seguente: collegamento del cavo di alimentazione della apparecchiatura alla rete elettrica; effettuazione di una prova di copia da originale.
Per l installazione in rete della Apparecchiatura in configurazione "Multifunzione" la procedura è la seguente: collegamento del cavo di alimentazione della apparecchiatura alla rete elettrica; collegamento alla rete dati (indirizzo fornito dall'amministrazione); effettuazione di una prova di copia da originale effettuazione di una prova di stampa da personal computer collegato in rete; Effettuazione di una prova di scanner; L' Amministrazione ordinante, per l installazione della Apparecchiatura in configurazione "Multifunzione", dovrà fornire le informazioni sotto elencate e dare la disponibilità dell'amministratore di rete. Tipo di rete; Sistema operativo del server o del client; IP Address; Subnet Mask; Gateway; Dominio. Il Fornitore provvederà a ritirare le Apparecchiature, a sue spese, entro e non oltre 30 (trenta) giorni naturali e consecutivi dallo scadere del periodo di noleggio o dalla risoluzione e/o recesso dal contratto. A tal fine, sarà onere del Fornitore porre in essere le attività necessarie quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, quelle relative al ritiro al piano, imballaggio, asporto, trasporto, facchinaggio. Contestualmente al ritiro delle Apparecchiature verrà effettuata la lettura del contatore delle copie totali effettuate, per la fatturazione delle eventuali Copie eccedenti. Previo accordo tra l'amministrazione e il Fornitore potrà essere effettuato il conguaglio delle copie eccedenti effettuate dalle apparecchiature appartenenti ad uno stesso ordine. In caso di ordini centralizzati con fatturazioni differenziate il conguaglio sarà effettuato tra le macchine appartenenti alla stessa fattura. Pertanto il calcolo delle copie eccedenti sarà effettuato sull'ammontare totale delle copie effettuate da tutte le macchine appartenenti allo stesso ordine/fattura. Nel caso in cui il numero delle Copie ecceda del 100% i quantitativi, su proposta del Fornitore e previo consenso dell'amministrazione, potranno essere concordate modalità di fatturazione del
corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti con cadenza minimo annuale dalla data d installazione della Apparecchiatura. 2.3.2 Affiancamento agli utenti Al fine di semplificare l uso delle Apparecchiature, il Fornitore deve organizzare al momento dell installazione un attività di affiancamento agli utenti volta a chiarire i seguenti punti: - uso della Apparecchiatura in ogni sua funzione; - gestione operativa quotidiana (caricamento carta, sostituzione toner, verifica del livello di consumo del toner, ecc ); - procedure per la risoluzione degli inconvenienti più frequenti (inceppamento carta, ecc ); - modalità di comunicazione (per esempio orari e numeri di telefono) con il personale competente per eventuali richieste di intervento, manutenzione e assistenza tecnica, fornitura materiali di consumo e per ogni altro tipo di esigenza connessa con i servizi inclusi nel canone di noleggio. Il servizio dovrà essere svolto per tutto il tempo necessario ad assicurare al personale dell Amministrazione, in maniera esaustiva e puntuale, l apprendimento di quanto sopra dettagliatamente descritto. Ogni Amministrazione potrà designare uno o più incaricati che, al momento dell installazione, partecipino alla suddetta attività. Per l attestazione dell avvenuta attività o della rinuncia ad essa da parte dell Amministrazione farà fede il verbale di consegna. 2.3.3 Assistenza e manutenzione Ad ogni richiesta ricevuta, relativa alla richiesta di intervento per malfunzionamento della Apparecchiatura, il Fornitore dovrà assegnare un numero progressivo identificativo della richiesta. Tale identificativo, unitamente alla data e all ora di registrazione, dovrà essere comunicato al richiedente contestualmente alla chiamata (ovvero, in caso di richiesta a mezzo fax, immediatamente dopo la ricezione della richiesta medesima). I termini di erogazione dei servizi decorreranno dalla registrazione della richiesta.
Gli interventi di assistenza tecnica potranno essere richiesti dall Amministrazione al Call- Center, nell ambito degli orari stabiliti precedentemente. Il Fornitore è obbligato a rimuovere i malfunzionamenti entro il termine delle 48 (quarantotto) ore solari - esclusi sabato, domenica e festivi - successive alla registrazione della richiesta, con le modalità sopra descritte per tutte le Apparecchiature installate nei capoluoghi di Provincia. Per tutte le Apparecchiature installate nel resto del territorio nazionale, il Fornitore e obbligato a rimuovere i malfunzionamenti entro il termine delle 60 (sessanta) ore solari esclusi sabato, domenica e festivi successive alla registrazione della richiesta, con le modalità sopra descritte. Nel caso in cui l entità dei lavori da eseguire non consenta di ripristinare l operatività della Apparecchiatura, entro 96 (novantasei) ore solari - esclusi sabato, domenica e festivi - successive alla richiesta, il Fornitore dovrà provvedere alla sostituzione della Apparecchiatura con caratteristiche identiche o non inferiori (e in ogni caso conforme a quanto prescritto nel presente Capitolato Tecnico) a quella in stato di fermo, fino alla rimessa in funzione di questa ultima. Per ogni intervento dovrà essere redatta una apposita nota, sottoscritta da un incaricato dell Amministrazione e da un incaricato del Fornitore, nella quale dovranno essere registrati: il numero dell ordinativo di fornitura, il numero dell installazione, il numero della richiesta, l ora ed il giorno della richiesta, il numero dell intervento, l ora ed il giorno di intervento, l ora ed il giorno dell avvenuto ripristino (o del termine intervento). 2.3.4 Fornitura materiale di consumo e ritiro e smaltimento materiali di risulta Il fornitore dovrà fornire, ad ogni richiesta dalla Amministrazione, tutti i materiali di consumo (ad esclusione della carta) necessaria per il corretto funzionamento delle Apparecchiature per tutta la durata del noleggio. Le richieste di fornitura di materiali di consumo, effettuate mediante apposito ordinativo di fornitura, dovranno essere comunque soddisfatte entro 24 (ventiquattro) ore lavorative dalla richiesta. L avvenuta consegna del materiale di consumo dovrà essere rintracciabile attraverso un apposito modulo di consegna (ad es. documento di trasporto). Il Fornitore, previo accordo con l Amministrazione richiedente, dovrà farsi carico di ogni attività connessa al ritiro, per attività di smaltimento o riciclo, dei materiali di consumo usati, inclusi i toner
ed eventuali parti di ricambio delle Apparecchiature oggetto del contratto di noleggio. A tal fine è richiesto il possesso, da parte dell esecutore del servizio, dei requisiti previsti dal D. Lgs. 5 febbraio 1997, n.22 e successive modifiche, nonché del D. Lgs. 151/2005. Le richieste di ritiro dei materiali di consumo dovranno essere comunque soddisfatte entro 40 (quaranta) ore lavorative dalla richiesta. Alla richiesta, da parte dell Amministrazione, per il ritiro dei materiali di consumo usati, dovrà corrispondere apposito documento (es. modulo di ritiro) che verrà compilato e sottoscritto contestualmente dall Amministrazione richiedente e il fornitore al momento del ritiro di suddetto materiale. 2.3.5 Ritiro e smaltimento apparecchiature usate Il servizio in esame è un servizio connesso e dovrà essere prestato dal Fornitore, se espressamente richiesto dall Amministrazione, contestualmente alla fornitura; pertanto, il suo costo è da intendersi compreso nel canone di noleggio della Apparecchiatura in configurazione base. Al fine del ritiro e smaltimento delle fotocopiatrici usate è richiesto in capo al Fornitore il possesso dei requisiti previsti dal D.Lgs. 25 luglio 2005 n. 151 e dal D.Lgs. 5 febbraio 1997, n. 22 e successive modifiche ovvero, il Fornitore dovrà dichiarare in sede di offerta di subappaltare tale servizio ad impresa in possesso dei predetti requisiti. Resta peraltro inteso che è estraneo all oggetto della stipulanda Convenzione la fase prodromica della dismissione delle apparecchiature usate, che è a carico di ciascuna singola Amministrazione (es.: verbale di fuori uso dell U.T.E., ecc.). Le Fotocopiatrici usate da ritirare e smaltire potranno essere di qualsiasi marca o modello ma equivalenti per caratteristiche di peso e dimensione alle apparecchiature oggetto dell ordinativo di fornitura. Tale obbligo del Fornitore è da intendersi nelle quantità pari al numero di apparecchiature ordinate; tuttavia, in caso di Apparecchiature non paragonabili per fascia di prodotto varrà il principio di equivalenza (ad esempio: due fotocopiatrici da 30 pagine/minuto potranno essere ritirate a fronte di un ordinativo di fornitura di una nuova apparecchiatura da 60 pagine/minuto). Il Fornitore dovrà farsi carico in via esclusiva di ogni onere o spesa inerenti la rimozione e lo smaltimento delle fotocopiatrici usate, anche se in possesso dell Amministrazione medesima prima della stipula della Convenzione.
Il servizio dovrà essere erogato entro i termini di seguito descritti: - per ordinativi di fornitura fino a 15 Apparecchiature, il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre n. 40 (quaranta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla Data Ordine ; - per ordinativi di fornitura da 16 fino a n. 30 Apparecchiature, il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre 60 (sessanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla Data Ordine ; - per ordinativi di fornitura da 31 Apparecchiature e oltre, il ritiro deve essere effettuato entro e non oltre n. 90 (novanta) giorni naturali e consecutivi a decorrere dal primo giorno del mese successivo alla Data Ordine. 2.3.6 Richiesta del Nulla Osta di Segretezza (N.O.S.) Nel caso in cui l Amministrazione, che ne abbia diritto, faccia richiesta, nell Ordinativo di Fornitura, al Fornitore, del Nulla Osta di Segretezza (NOS) per l'effettuazione delle attività previste contrattualmente, sarà impiegato dal Fornitore personale in possesso di Nulla Osta di Segretezza (NOS); qualora il Fornitore non disponesse di personale in possesso di tale certificazione, o nell'attesa del rilascio della stessa da parte delle competenti autorità, il Fornitore stesso potrà subappaltare, nei limiti stabiliti nel Disciplinare di gara, le attività richieste dalla specifica Amministrazione ad apposita ditta il cui personale possieda la certificazione NOS. 2.4 Servizio opzionale di Gestione da remoto Il Fornitore, per le apparecchiature configurate in rete, ossia per la sola configurazione Multifunzione, su richiesta dell amministrazione, dovrà organizzare una assistenza da remoto. L assistenza da remoto dovrà essere utilizzata almeno per la segnalazione guasti e per la richiesta toner. Tale sistema dovrà consentire la visualizzazione in tempo reale dello stato dei devices presenti sulla rete. Il sistema dovrà altresì garantire il pieno, continuo ed incondizionato accesso a tale sistema attraverso un meccanismo a vari livelli gerarchici con autenticazione dell utente tramite user ID e password. A richiesta dell amministrazione i dati raccolti sulle apparecchiature dovranno essere classificati in un DataBase che dovrà riportare oltre
ai dati identificativi e di ubicazione, anche quelli relativi all utilizzo delle singole apparecchiature. Di seguito, a titolo esemplificativo, vengono riportati i dati di massima che il sistema dovrebbe riportare: dati anagrafici dell apparecchiatura: il tipo di macchina, lotto di appartenenza, l amministrazione ordinante, l ubicazione, l indirizzo IP etc.; la data d installazione e la data prevista di fine locazione; l importo dei canoni mensili dovuti per la macchina e per gli accessori installati singolarmente; il contatore alla data per tipo d utilizzo (fotocopiatrice, stampante) messaggi di alert generati automaticamente dalla macchina e/o da chiamata a call center; Dovrà essere possibile organizzare le apparecchiature per gruppi e sottogruppi personalizzati al fine di estrapolare report mirati. A titolo esemplificativo e non esaustivo se ne descrivono alcuni: Censimento delle apparecchiature in rete Report sullo Status delle apparecchiature Report con la rilevazione cronologica dei Contatori Totalizzatori per ciascun Servizio offerto dall apparecchiatura. Dovrà essere possibile schedulare la raccolta dei dati cronologici per la successiva generazione di Reports. 3. Modalità della fornitura 3.1 Requisiti di conformità Tutti i prodotti offerti, oggetto della presente convenzione, dovranno osservare dei precisi requisiti di conformità come precisato di seguito. Il fornitore dovrà garantire che le Apparecchiature offerte siano: conformi alle norme previste dall ordinamento giuridico italiano; munite di uno dei marchi di certificazione riconosciuti da tutti i paesi dell Unione Europea ( regolare marcatura CE ); conformi alle normative CEI o ad altre disposizioni internazionali relative alla compatibilità elettromagnetica e alimentate direttamente con la tensione erogata attualmente in Italia; conformi allo standard EPA ENERGY STAR o equivalenti per quanto riguarda le parti elettriche; conformi alle vigenti norme legislative, regolamentari e
tecniche disciplinanti i componenti e le modalità di impiego delle Apparecchiature ai fini della sicurezza degli utilizzatori, con particolare riferimento alle disposizioni del D.P.R. n. 547/1955, del D.Lgs. n. 277/1991, del D.Lgs. n. 626/1994 e successive modificazioni. Pertanto ciascuna Apparecchiatura, al momento della consegna, dovrà essere accompagnata da una scheda tecnica di sicurezza relativa alla: o emissione di ozono; o emissione di polveri; o livello di rumore; o emissione di calore; conformi all attuale normativa vigente al fine di ridurre l uso di sostanze pericolose, ed in particolare, alla direttiva 2002/95/CE (RoHS), recepita con il D.Lgs. 151/2005. Per quanto concerne i materiali di consumo, tra cui in particolare i toner, e le Apparecchiature usate da ritirare e smaltire ( si veda par. 5.7 del presente Capitolato Tecnico), il fornitore dovrà garantire i requisiti di conformità secondo quanto previsto dalla direttiva 2002/96/CE (RAEE), recepita con il D.Lgs. 151/2005. 3.2 Verifiche ispettive La Consip S.p.A. potrà effettuare anche avvalendosi di Organismi di Ispezione accreditati secondo le norme EN 45004 apposite verifiche ispettive. Per l espletamento della suddetta attività, si farà riferimento ai livelli di servizio (SLA - Service Level Agreement) indicati nel Capitolato Tecnico. Le verifiche ispettive potranno essere effettuate sia presso le sedi del Fornitore sia presso quelle delle Pubbliche Amministrazioni che avranno effettuato ordinativi di fornitura: il Fornitore e l Amministrazione contraente dovranno, pertanto, attivarsi affinché le verifiche possano essere espletate nel migliore dei modi e senza intralcio all attività. Il costo delle verifiche ispettive è a carico del Fornitore. 4. Corrispettivi 4.1 Corrispettivi Sono di seguito riportati i canoni trimestrali (IVA esclusa) relativi al noleggio quadriennale dell Apparecchiatura e il prezzo di ciascuna
copia/stampa aggiuntiva rispetto a quelle comprese nel canone di noleggio. Configurazione Copiatrice con velocità 60 copie/minuto CONFIGURAZIONE Copiatrice 60 copie/minuto Quote Canoni Trimestrali di noleggio Produttività trimestrale copie 1 anno 2 anno 3 anno 4 anno Canone totale Bassa 21.000 417,21 375,49 337,94 304,15 5.739,14 Media 42.000 417,21 375,49 337,94 304,15 5.739,14 Alta 73.500 417,21 375,49 337,94 304,15 5.739,14 Costo copia eccedente 0,00000 Configurazione Multifunzione con velocità 60 copie/minuto CONFIGURAZIONE Multifunzione 60 copie/minuto Quote Canoni Trimestrali di noleggio Produttività trimestrale copie 1 anno 2 anno 3 anno 4 anno Canone totale Bassa 21.000 448,54 403,69 363,32 326,99 6.170,12 Media 42.000 448,54 403,69 363,32 326,99 6.170,12 Alta 73.500 448,54 403,69 363,32 326,99 6.170,12 Costo copia eccedente 0,00000
Servizio opzionale di Gestione da remoto CONFIGURAZIONE Multifunzione 60 copie/minuto Servizio opzionale di Gestione da remoto Quote Canoni Trimestrali di noleggio Canone totale 1 anno 2 anno 3 anno 4 anno 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Il Fornitore assume l impegno ad effettuare uno sconto dell 1% (uno per cento) da applicarsi ai prezzi unitari di cui sopra per gli Ordinativi di Fornitura inviati tramite i negozi elettronici presenti nell area dedicata alla convenzione sul portale www.acquistinrtepa.it. 4.2 Penali 1. Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile all Amministrazione Contraente, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai termini massimi stabiliti per la consegna, installazione, messa in esercizio e verifica di funzionalità delle Apparecchiature, il Fornitore è tenuto a corrispondere all Amministrazione Contraente una penale pari al 5% (cinque per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno delle Apparecchiature oggetto dell inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore non consegni, unitamente all Apparecchiatura quanto a corredo della stessa. 2. Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile all Amministrazione Contraente, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto al termine stabilito per il ritiro di fotocopiatrici usate per lo smaltimento, il Fornitore è tenuto a corrispondere all Amministrazione Contraente una penale pari all 1% (uno per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno dell Ordinativo di Fornitura oggetto dell inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. 3. Il Fornitore è tenuto a corrispondere all Amministrazione Contraente una penale pari all 1% (uno per cento) del canone trimestrale di noleggio del primo anno delle Apparecchiature
oggetto dell inadempimento o ritardo, fatto salvo il risarcimento del maggior danno: a) per ogni ora lavorativa di ritardo - intendendo per ore lavorative quelle comprese tra le 8:30 e le 17:30 di tutti i giorni, esclusi il sabato, la domenica ed i festivi - non imputabile all Amministrazione Contraente, a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai termini stabiliti per la rimozione del malfunzionamento ed il ripristino della funzionalità dell Apparecchiatura ovvero per la sostituzione delle Apparecchiature, rispetto ai termini stabiliti di cui al paragrafo 5.5.1 del Capitolato Tecnico; b) per ogni giorno lavorativo di ritardo intendendo per giorno lavorativo tutti i giorni, esclusi il sabato, la domenica ed i festivi - non imputabile all Amministrazione Contraente, a forza maggiore o caso fortuito, per la consegna del materiale di consumo, rispetto ai termini stabiliti di cui al paragrafo 5.5.2 del Capitolato Tecnico. 4. In caso di non corretta applicazione da parte del Fornitore di quanto stabilito nel Capitolato Tecnico, in materia di pianificazione mensile delle installazioni, non imputabile a Consip, a forza maggiore o caso fortuito, il Fornitore medesimo è tenuto a corrispondere alla Consip S.p.A. una penale pari ad Euro 150,00= (centocinquanta/00) per ogni unità di installazioni in meno rispetto al limite stabilito nel predetto comma, fatto salvo il risarcimento del maggior danno subito. 5. Per ogni giorno lavorativo di ritardo, non imputabile all Amministrazione Contraente o a Consip ovvero a forza maggiore o caso fortuito, rispetto ai termini stabiliti nella presente Convenzione e/o nel Capitolato Tecnico: per la trasmissione della reportistica e comunque della documentazione necessaria per il monitoraggio dei consumi e il controllo della spesa; per l attivazione ed il funzionamento del Call Center; ovvero, in ogni caso di inadempimento agli obblighi assunti dal Fornitore nei confronti di Consip, ivi incluse le inadempienze nella costituzione e operatività dei centri di assistenza, il Fornitore è tenuto a corrispondere a Consip una penale pari a Euro 100,00= (cento/00), fatto salvo il risarcimento del maggior danno subito. 6. In caso di inadempimento rilevato ad ogni verifica effettuata da Consip (o da terzi da questa autorizzati), non imputabile a forza maggiore o caso fortuito, rispetto alla percentuale (90%) stabilita per il tempo di risposta del Call Center, ovvero rispetto alla percentuale (4%) stabilita per le chiamate perdute del Call
Center, il Fornitore è tenuto a corrispondere alla Consip S.p.A. una penale pari ad Euro 500,00= (cinquecento/00), per ogni punto, o frazione, percentuale di scostamento rispetto al predetto livello di servizio atteso, fatto salvo in ogni caso il risarcimento del maggior danno. 7. Per ogni Giorno lavorativo di ritardo, non imputabile a forza maggiore o caso fortuito, rispetto al termine assunto come impegno di costituzione dei centri di assistenza di cui alla documentazione della gara in premessa, e salva l ipotesi di risoluzione per inadempimento il Fornitore è tenuto a corrispondere a Consip S.p.A. una penale pari ad Euro 250,00= (ducentocinquanta/00), fatto salvo in ogni caso il risarcimento del maggior danno. 8. Deve considerarsi ritardo anche il caso in cui il Fornitore esegua la prestazione dei servizi in oggetto in modo anche solo parzialmente difforme dalle disposizioni di cui alla presente Convenzione, all Avviso di gara, al Disciplinare di gara e agli Ordinativi di Fornitura. In tal caso le Amministrazioni applicheranno al Fornitore le suddette penali sino alla data in cui la fornitura inizierà ad essere eseguita in modo effettivamente conforme alla presente Convenzione, all Avviso di gara, al Disciplinare di gara ed agli Ordinativi di Fornitura, fatto salvo il risarcimento del maggior danno. 9. Qualora al termine di ciascun ciclo di verifiche ispettive risulti che su più del 75% degli Ordinativi di Fornitura verificati è stata riscontrata una non conformità grave, secondo quanto definito nel suddetto Capitolato Tecnico, anche su uno solo dei requisiti verificati per ciascun Ordinativo di Fornitura, il Fornitore è tenuto a corrispondere a Consip S.p.A. una penale pari allo 0,1% (zero virgola uno per cento) del valore complessivo degli Ordinativi di Fornitura per i quali è stata rilevata una non conformità grave. 5. Fatturazione e pagamenti 1. I corrispettivi dovuti al Fornitore dalle singole Amministrazioni Contraenti per le prestazioni contrattuali oggetto di ciascun Ordinativo di Fornitura sono indicati nell Offerta Economica e nel definitivo documento riepilogativo dei corrispettivi di cui all Allegato D. Tali corrispettivi comprendono: a) il canone trimestrale posticipato di noleggio di ciascuna macchina fotocopiatrice nella configurazione richiesta; b) i canone totale di noleggio relativo all intera durata dei singoli contratti attuativi pari a 48 (quarantotto) mesi dalla Data di
positiva installazione di ciascuna macchina fotocopiatrice nella configurazione richiesta; c) il canone trimestrale posticipato aggiuntivo di ciascun servizio opzionale; d) eventuale corrispettivo relativo al numero di Copie eccedenti il quantitativo minimo stabilito, come meglio specificato nel Capitolato Tecnico e nel Disciplinare di Gara. 2. In caso di risoluzione dell Ordinativo di Fornitura per inadempimento e/o disservizio del Fornitore, fermo restando l applicazione delle penali ed il risarcimento dell ulteriore danno, i canoni non ancora maturati non saranno dovuti dall Amministrazione Contraente al Fornitore. 3. Tutti i predetti corrispettivi sono dovuti dalle Amministrazioni Contraenti a decorrere dalla Data di positiva installazione. 4. Tutti i corrispettivi di cui al precedente comma 1 sono ridotti dell 1% (uno per cento) per quanto oggetto di Ordinativi di Fornitura inviati a mezzo telematico tramite il sito di Consip S.p.A.. 5. I predetti corrispettivi saranno corrisposti dalle Amministrazioni Contraenti secondo la normativa vigente in materia di Contabilità delle Amministrazioni Contraenti e, comunque, a n. 60 (sessanta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, e della eventuale documentazione di cui all art. 9 delle Condizioni Generali, e accreditati, a spese dell Amministrazione Contraente, sul conto corrente n. 6152427171/70, intestato a Xerox Italia Rental Services S.r.l., presso Banca Intesa S.p.A., Agenzia n.9 di Milano, A.B.I. 03069, C.A.B. 09465, CIN Q, IBAN IT63Q0306909465615242717170. 6. I corrispettivi dovuti al Fornitore sono oggetto di revisione ai sensi dell art. 115 del D. Lgs. n. 163/2006 sulla base di un istruttoria condotta in considerazione dei dati di cui all art. 7, comma 4, lett. c) del D. Lgs. n. 163/2006 o, in mancanza, in ragione dell indice ISTAT dei pressi al consumo. 7. Resta espressamente inteso che in nessun caso il Fornitore potrà sospendere la fornitura e la prestazione dei servizi e, comunque, delle attività previste nella Convenzione e nei singoli Ordinativi di Fornitura, ad eccezione di ritardo nel pagamento dei corrispettivi dovuti, nel qual caso il Fornitore potrà sospendere le prestazioni contrattuali relative all Ordinativo di Fornitura per il quale l Amministrazione Contraente si è resa inadempiente ovvero di nuovi Ordinativi di Fornitura emessi dalla medesima Amministrazione. Qualora il Fornitore si rendesse inadempiente agli obblighi del
presente comma, l Ordinativo di Fornitura e/o la Convenzione si potranno risolvere di diritto mediante semplice e unilaterale dichiarazione da comunicarsi con lettera raccomandata a.r., rispettivamente dalle Amministrazioni Contraenti e dalla Consip S.p.A. 6. Come ordinare 6.1 Registrazione Per effettuare gli ordinativi, è necessario che gli utenti delle Amministrazioni richiedano la registrazione on line al sistema degli Acquisti in Rete della P.A. inviando l apposito modulo di registrazione. La registrazione permette ai soggetti, autorizzati ad impegnare capitoli di spesa per conto delle Amministrazioni, di identificarsi come utenti del servizio. A seguito della registrazione è possibile, una volta effettuata l autenticazione, acquistare tramite tutte le Convenzioni stipulate nell ambito degli Acquisti in Rete e usufruire dei servizi a valore aggiunto. Per effettuare la registrazione è necessario selezionare Registrati sul portale www.acquistinretepa.it e seguire la procedura indicata. 6.2 Ordinativo di fornitura Dal punto di vista operativo esistono due modalità differenti per effettuare un ordinativo: la prima tramite fax o posta ordinaria e la seconda attraverso internet. 1. Nel caso di ordine via fax (da inviare al numero di fax indicato al paragrafo 7.1) o posta ordinaria, una volta collegati al portale www.acquistinretepa.it, si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line). Dopo aver effettuato il login, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni>Fotocopiatrici 12, si accede al download del modulo d ordine, precompilato automaticamente dal sistema con i dati anagrafici del Punto Ordinante. Il modulo d ordine così scaricato e compilato a cura del PO nella sezione di dettaglio (quantità, tipologia bene/servizio ordinato, modalità di consegna etc ) potrà essere inviato via fax al fornitore.
Gli Ordinativi di Fornitura devono necessariamente essere conformi al fac-simile disponibile sul sito. In caso di presenza di errori nell ordinativo (ad es. errata imputazione/calcolo del costo complessivo), il Fornitore invia una comunicazione all Amministrazione che ha emesso l Ordinativo medesimo al numero di fax ivi specificato. L Amministrazione, apportate le modifiche necessarie, provvede al rinvio dell Ordinativo al Fornitore. 2. Nel caso di ordine on-line, una volta collegati al portale www.acquistinretepa.it, si effettua il login, inserendo il nome utente e la password nell apposito box (rilasciate a seguito della registrazione on-line), e, navigando la sezione Convenzioni>Vetrina delle Convenzioni>Fotocopiatrici 12, si accede al relativo Negozio. Dal Negozio si visualizza il catalogo contenente l elenco dei prodotti in Convenzione, l immagine, i relativi costi e tutti i termini contrattuali. In tale pagina è possibile scegliere il tipo e la quantità dei prodotti da ordinare con relativo costo globale e inviare un ordinativo in formato elettronico al Fornitore. Nel caso di invio dell Ordinativo di Fornitura on-line, il modulo deve essere comunque stampato su carta intestata, protocollato, firmato ed archiviato dall Amministrazione. Sia per la modalità di trasmissione dell ordine via fax sia on-line, non è necessario far seguire l originale dell ordinativo per posta ordinaria: è sufficiente archiviare il documento debitamente firmato e protocollato (come riportato nel D. Lgs. N. 39 del 12/2/93). Qualora le Amministrazioni ordinanti abbiano necessità che alcuni prodotti siano consegnati in luoghi diversi, devono darne evidenza nell Ordinativo, indicando tipologia e quantitativi dei prodotti da consegnare nonché luogo di consegna, soggetto responsabile della consegna e recapito telefonico di quest ultimo. Dal momento dell invio dell ordinativo l Amministrazione ordinante può, nel termine di 24 ore, annullarlo (ad eccezione degli ordinativi inviati via posta); scaduto tale termine, l ordine diventa irrevocabile e il Fornitore è tenuto a darvi seguito nei termini previsti dalla Convenzione.
7. Riferimenti del fornitore 7.1 Call Center Per tutte le attività connesse alla gestione del servizio di noleggio, il Fornitore mette a disposizione dell Amministrazione un apposito Call Center che funziona da centro di ricezione degli Ordinativi di Fornitura oltre che da centro per la gestione delle richieste di intervento. Sono di seguito riportati i riferimenti telefonici e fax del Call Center: Referenti del Fornitore Servizio Referente Telefono Fax e-mail Responsabile Generale del Servizio (Tecnico) Responsabile Commerciale della Convenzione Gianmario Forlani 02-50989.335 gianmario.forlani@xerox.com Andrea Gastaldi 02-50989.566 335/8270178 andrea.gastaldi@xerox.com Riferimenti Call Center Servizio Descrizione Telefono Fax e-mail SUPPORTO PREVENDITA INVIO ORDINI CALL CENTER (COMMERCIALE) CALL CENTER (ASS. TECNICA) Fornisce specifiche informazioni prevendita (NON post-vendita) sulla convenzione: prodotto, procedure, listini e scadenze Gli ordini vengono inviati via fax o via posta elettronica su casella dedicata Fornisce specificatamente informazioni post-vendita sugli ordini emessi: arrivo ordine, consegne, fatturazione A questo numero si inoltrano anche le richieste di ritiro toner esausti. Fornisce anche informazioni prevendita relative alla convenzione e relativi costi e procedure. Apertura chiamate assistenza tecnica e richiesta consumabili. 800.660.099 800.159.149 02-50989.447 tatiana.papovic@xerox.com 800.912.676 fotocopiatori12@esprinet.com 800.912.676 (Postvendita) 800.666.986 (toner esausti) barbara.bolzani@esprinet.com (solo post-vendita) Riferimenti per fatturazione Servizio Descrizione e-mail XIRES (Finanziaria) Segnalazioni relative alla fatturazione Xires.Infoconsip@xerox.com
Tutta la corrispondenza cartacea che viene inviata tramite posta a Xerox deve essere indirizzata a : Xerox S.p.A. HELP DESK CONSIP Via Medici del Vascello, 26-3A 20138 Milano ( MI ) Gli orari del Call Center per la ricezione delle richieste di assistenza e manutenzione mediante operatore sono dalle ore 8:30 alle ore 17:30 di tutti i giorni dell anno, esclusi sabato, domenica e festivi. Le richieste effettuate oltre i suddetti orari si intendono come ricevute alle ore 8:30 del giorno lavorativo successivo e, se effettuate per telefono, sono essere registrate mediante segreteria telefonica. Il numero telefonico ed il numero di fax del Call Center sono dedicati alla gestione dei seguenti servizi: richieste di chiarimento sulle modalità di ordine e di consegna; richieste relative allo stato degli Ordinativi di Fornitura in corso e delle consegne; richieste di consulenza sui servizi in Convenzione; richieste di manutenzione ed assistenza tecnica; richieste di materiali di consumo; richieste di ritiro dei materiali di risulta; ricezione e smistamento degli Ordinativi di Fornitura e delle altre richieste. Il fornitore deve garantire i seguenti livelli minimi di servizio: 1) Risposta entro 20, per l 80% delle chiamate ricevute. 2) Percentuale di chiamate perdute non superiore al 4%. Va misurato il tempo che intercorre tra l inizio della chiamata e la risposta da parte dell operatore. In caso di chiamata perduta va misurato il tempo complessivo della chiamata. La Consip si riserva di controllare i livelli di servizio utilizzando eventualmente il supporto di una Società esterna. Nel caso in cui i valori rilevati dalla Società si dovessero discostare da quelli minimi da garantire, la Consip provvederà ad assegnare opportune penali. Tali verifiche potranno essere effettuate a campione su iniziativa Consip con cadenza bimestrale durante tutto
il periodo di validità della convenzione e dei singoli contratti di noleggio. 7.2 Referenti del fornitore Al fine di agevolare l esatta esecuzione contrattuale è stato individuato un Responsabile Generale del Servizio del Fornitore, nella persona di: Sig. Gianmario Forlani Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: gianmario.forlani@xerox.com Telefono fisso: 02.50989.335 e due Responsabili provinciali del Servizio del Fornitore, nelle persone di: Sig. Fabio Sala - Responsabile Area Nord Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: fabio.sala@xerox.com Telefono fisso: 02.50.989.535 Sig. Generoso Sellitto - Responsabile Area Centro - Sud Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: generoso.sellitto@xerox.com Telefono fisso: 06.72.994.324 Sig. Andrea Gastaldi Responsabile Commerciale Recapiti: Indirizzo di posta elettronica: andrea.gastaldi@xerox.com Telefono fisso: 02.50.989.566 Mobile: 335.82.70.178 I Responsabili del Servizio svolgeranno le seguenti attività: supervisionare ed eventualmente coordinare le attività a partire dal momento di ricezione degli Ordinativi di Fornitura, alla gestione degli eventuali reclami da parte di Consip S.p.A. e/o dall Amministrazione fino al ritiro delle Apparecchiature al termine del periodo di noleggio;
monitorare l andamento dei livelli di servizio di assistenza nell arco del periodo di validità del contratto ed essere in grado di porre in atto tutte le azioni necessarie per garantire il rispetto delle prestazioni richieste.