Convenzione tra Ministero per i Beni e le Attività Culturali e Regione Toscana Allegato A per adesione a SBN del Polo Toscana 1. Premesso che in data 30 maggio 1984 tra il Ministero per i Beni e le Attività Culturali (d'ora in poi indicato come Ministero) e le Regioni è stato sottoscritto il Protocollo d'intesa per l'istituzione del Servizio bibliotecario Nazionale (d'ora in poi indicato con la sigla SBN); il Ministero ha affidato all'istituto centrale per il catalogo unico e le attività bibliografiche (d'ora in poi indicato come ICCU) il compito del coordinamento tecnico-scientifico del SBN e del suo sviluppo evolutivo, in collaborazione con le commissioni paritetiche Stato-Regioni, di cui al punto 3 del Protocollo d'intesa; la Regione Toscana (d'ora in avanti indicata come Regione) ha avviato nel 1999 il progetto Libri in rete finalizzato a promuovere lo sviluppo del servizio di prestito interbibliotecario e di document delivery tra le biblioteche di ente locale, statali ed universitarie toscane e le altre biblioteche partecipanti alle Reti documentarie territoriali; la Regione con delibera n. 13 del 8 gennaio 2001 ha provveduto alla approvazione di una Convenzione con l'istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazini bibliografiche (d'ora in avanti I.C.C.U.) per favorile l'integrazione delle reti bibliotecarie toscane nel sistema bibliotecario nazionale; - la Regione Toscana ha provveduto, con decreto dirigenziale n. 3468 del 27 giugno 2007, ad avviare la creazione di un Polo SBN cui aderiscono sei Reti documentarie territoriali (Sistema documentario area fiorentina-sdiaf, Rete biblioteche lungo l'elsa e l'arno REANET, Sistema bibliotecario Mugello, Alto Mugello e Val di Sieve, Rete documentaria della provincia di Pistoia, Sistema bibliotecario grossetano, Sistema bibliotecario provinciale pratese) e che prevede anche la realizzazione di un catalogo delle edizioni del XVI sec.; tra il Ministero per i Beni e le Attività Culturali e la Regione Toscana si conviene quanto segue: Art. 1 Il Ministero e la Regione si impegnano a concorrere allo sviluppo del SBN e della Biblioteca digitale italiana, articolati in sistemi regionali, al fine di garantire il più ampio accesso alle risorse per la conoscenza e la circolazione del patrimonio librario e documentario del paese. 1
Tale collaborazione si esplica nel quadro degli indirizzi definiti dagli organi preposti allo sviluppo del SBN. Il Ministero si impegna a: Art. 2 1 - riconoscere alla Regione la titolarità delle competenze di programmazione ai fini dell'espansione di SBN sul proprio territorio ed dell'interoperabilità delle biblioteche digitali toscane con il Portale nazionale; 2 - curare, senza oneri per la Regione e attraverso l'iccu, il coordinamento tecnico del SBN con particolare riferimento alla definizione degli aggiornamenti del software, agli indirizzi scientifici e tecnici per la formazione degli addetti al SBN, agli aggiornamenti degli standard di descrizione dei documenti e dei relativi manuali; 3 - garantire il funzionamento e lo sviluppo del sistema Indice, della rete nazionale e degli altri servizi informatici connessi alla cooperazione; 4 - adeguare le proprie strutture - in primo luogo le Biblioteche nazionali centrali e l'iccu - e la propria normativa, per quanto attiene ai servizi di prestito interbibliotecario e di riproduzione, alle esigenze della cooperazione e dei servizi di rete previsti da SBN; 5 - garantire in via continuativa il finanziamento del SBN con apposito capitolo di bilancio nello stato di previsione della spesa del Ministero; 6 - favorire la visibilità sul Portale nazionale delle risorse digitali pubblicate dagli istituti culturali toscani; Art. 3 La Regione Toscana si impegna a: 1 - definire l'organizzazione sul proprio territorio dei servizi bibliotecari in relazione a SBN, avendo come riferimento la più razionale localizzazione delle unità di servizio, la determinazione dei loro compiti con riguardo alla specificità di ciascuna, il vincolo della reciprocità per i servizi cooperativi e di rete; 2 - definire con apposite convenzioni i rapporti tra Regione Toscana e Reti documentarie territoriali che aderiscono al SBN, in considerazione del fatto che l'organizzazione del SBN è rapportata alla realtà territoriale, prescindendo dalla diversa titolarità delle biblioteche, al fine di incrementare il numero di biblioteche inserite in tali reti documentarie e la qualità dei servizi da esse resi alla cooperazione, secondo le linee programmatiche definite in ambito regionale; 3 - attivare forme di consultazione tecnica tra gli uffici regionali e le Reti bibliotecarie per la migliore organizzazione delle attività catalografiche e di gestione dei servizi; 4 - aderire con il Polo Toscana1 al sistema SBN con il livello di cooperazione 4, che comprende le attività di cattura e localizzazione per possesso e gestione, creazione, correzione e allineamento secondo quanto previsto dal nuovo protocollo SBN; 5 - favorire l'incremento qualitativo del catalogo collettivo SBN, tramite l inserimento dei dati catalografici relativi al patrimonio delle biblioteche partecipanti, e garantire la circolazione dei documenti in originale o in copia tramite prestito interbibliotecario; 6 - garantire l'adozione, da parte delle biblioteche partecipanti al Polo SBN, di tutti gli standard previsti dal progetto e cooperare con l ICCU per la definizione di ulteriori standard di catalogazione; 7 - provvedere alla formazione e all'aggiornamento degli addetti a SBN secondo gli indirizzi scientifici e tecnici forniti dall'iccu; 8 - promuovere l adeguamento dell attività propria, e delle biblioteche facenti parte delle reti documentarie operanti sul proprio territorio, alle esigenze della cooperazione e dei servizi di rete previsti da SBN, per quanto attiene ai servizi di prestito interbibliotecario e di riproduzione ; 9 - provvedere al reperimento dei finanziamenti relativi all'attivazione del Polo SBN Toscana 1 nell'ambito delle disponibilità finanziarie dei singoli bilanci di esercizio; 10 - collaborare con l'iccu alla realizzazione della interoperabilità tra l'anagrafe delle biblioteche e il Sistema regionale di monitoraggio delle biblioteche; 11 - favorire il riversamento nell'indice SBN dei record bibliografici prodotti in Toscana relativi alle edizioni del XVI secolo e ai fondi storici di particolare rilievo; 12 - coordinare e favorire il processo di integrazione in SBN delle altre reti documentarie toscane; 2
13 - promuovere, attraverso l'infrastruttura di cooperazione applicativa di Regione Toscana (CART), la pubblicazione sul Portale nazionale delle risorse digitali bibliografiche e culturali toscane. Le attività relative alla fase operativa di costituzione del Polo SBN Toscana1 sono descritte nel Piano di lavoro per l'ingresso delle reti bibliotecarie territoriali toscane in SBN allegato 1 e parte integrante della presente convenzione. Art. 4 La convenzione ha la durata di 3 (tre) anni dalla data della sua stipula. Alla scadenza, essa potrà essere rinnovata per uguale periodo previo atto espresso delle parti. Essa è passibile di revisione in qualsiasi momento, previo accordo tra le parti. Per quanto non espressamente previsto dalla presente convenzione si rinvia ad altri atti eventualmente sottoscritti dalle parti e alla normativa vigente. Il Ministero per i Beni e le Attività culturali Il Direttore Generale per i beni librari e gli istituti culturali La Regione Toscana Il Direttore Generale per le politiche formative, beni e attività culturali. 3
Allegato 1 Piano di lavoro per l'ingresso delle Reti bibliotecarie territoriali toscane in SBN In Toscana sono presenti attualmente 5 poli SBN (Biblioteca nazionale centrale di Firenze, Università di Firenze, Biblioteca Universitaria di Pisa, Biblioteca Statale di Lucca e Biblioteca Labronica di Livorno). Negli ultimi anni la Regione Toscana ha operato per favorire l'ingresso in SBN di tutte le attuali reti bibliotecarie territoriali, sia per consentire un ampio accesso ai servizi offerti da SBN, sia per rendere visibili nell'indice SBN i patrimoni di interesse storico e specialistico presenti in Toscana. L'apertura di SBN ai prodotti commerciali ha ora reso concretamente possibile programmare l'ingresso delle Reti bibliotecarie territoriali in SBN attraverso gli applicativi scelti dalle stesse Reti. Il processo di avvio della cooperazione della Toscana con SBN ha visto realizzarsi diversi interventi volti da un lato a promuovere concretamente la cooperazione tra le biblioteche toscane e dall'altro a valorizzare i fondi storici in esse presenti. Per il primo aspetto la Regione ha fortemente incentivato l'aggregazione delle biblioteche pubbliche in Reti provinciali, la creazione di OPAC collettivi di Rete ed ha poi attivato un Catalogo virtuale toscano che mediante il protocollo Z39.50 interroga gli OPAC collettivi delle 12 reti bibliotecarie territoriali e quelli delle 3 reti bibliotecarie universitarie. A questo servizio ha affiancato un efficace sistema di prestito interbibliotecario gestito mediante corriere. Nell'ambito del secondo obiettivo la Regione ha avviato diversi progetti di recupero catalografico e di messa in linea di banche dati; in particolare ha realizzato: il catalogo cumulato LAIT-Libri antichi in Toscana 1501-1885, comprendente circa 150.000 record relativi a esemplari conservati in 64 biblioteche toscane il catalogo dei manoscritti medievali conservati in Toscana e realizzando la banca dati CODEX, contenente nella versione online 2700 descrizioni di manoscritti, corredate dalla bibliografia, da circa 3.000 immagini e dalle schede di 71 sedi di conservazione. Ha inoltre promosso la catalogazione delle edizioni del XVI secolo conservate in Toscana e, nel 4
quadro del progetto Fondi UMTS per il potenziamento e lo sviluppo del SBN in Toscana, sta provvedendo alla realizzazione di una banca dati delle Cinquecentine toscane e all immissione nell Indice SBN delle relative notizie bibliografiche; 1 - Ha in corso il progetto Fondi librari conservati nelle biblioteche toscane, che ha al momento individuato circa 1.000 fondi, di cui circa 200 sono stati analiticamente descritti; 2 - ha avviato, in accordo con la Biblioteca digitale italiana, il Progetto Biblioteca digitale toscana, iniziando con la digitalizzazione e la messa in linea di periodici di interesse locale; Le Regione Toscana ha inoltre avviato dal 2003 un servizio regionale di reference online Chiedi in biblioteca cui collaborano 17 diverse biblioteche sparse per la Toscana; Con i primi anni del nuovo secolo è iniziata, sia pure lentamente, l'avvio delle catalogazione partecipata nelle Reti bibliotecarie territoriali. La diffusa adozione negli anni '80 del software ISIS ha prodotto un elevato numero di biblioteche con catalogo autonomo; solo alla fine degli anni '90 lo sviluppo di applicativi web ha reso possibile la creazione in ogni rete territoriale di un OPAC prodotto dalla cumulazione periodica dei record bibliografici delle singole strutture. Da alcuni anni in 6 reti è avvenuto il passaggio ad una modalità di catalogazione partecipata attraverso l'utilizzo del software EasyCat della ditta Nexus. A seguito della certificazione di questo applicativo al livello 4 di colloquio con l'indice SBN per libro moderno e libro antico, Titoli uniformi, Marche, Luoghi, Soggetti, Classi, le biblioteche di queste 6 reti hanno richiesto alla Regione Toscana il sostegno per il loro ingresso in SBN. La Regione Toscana ha quindi deciso di attivare un Polo SBN Toscana1 presso il proprio centro di calcolo per favorire il colloquio delle seguenti sei Reti bibliotecarie territoriali con SBN: - Sistema documentario area fiorentina - SDIAF 1 - Rete biblioteche lungo l'elsa e l'arno - REANET 2 - Sistema bibliotecario Mugello Alto Mugello e Val di Sieve 3 - Rete documentaria della provincia di Pistoia 4 - Sistema bibliotecario grossetano 5 - Sistema bibliotecario provinciale pratese 5
Del Polo SBN Toscana1 farà parte anche il Catalogo regionale Libro antico nel quale sono presenti attualmente già 12.000 record di Edizioni del XVI sec.; altri 30.000 record sono in procinto di essere inseriti con interventi di recupero catalografico delle Edizioni del XVI sec. Nel corso degli ultimi mesi tutte le Reti sopra indicate hanno provveduto a passare dall'applicativo catalografico EasyCat alla nuova versione EasyCatSBN. La Rete ReaNet ha effettuato anche una approfondita operazione di pulizia e deduplicazione dei record bibliografici, mentre la Rete del Mugello, avendo attivo sin dagli inizi degli anni '90 un centro di catalogazione, possiede un archivio bibliografico coerente e privo di duplicazioni. Poiché è intenzione della Regione Toscana favorire, attraverso l'ingresso delle Reti in SBN, un sostanziale innalzamento della qualità dei loro cataloghi assieme alla più estesa adesione ai servizi offerti dalla cooperazione, l'adesione delle Reti al Polo Toscana1 prevede la sottoscrizione, da parte delle singole Reti bibliotecarie territoriali, di una specifica Convenzione con Regione Toscana che prevede: 1 - l assunzione da parte della Biblioteca Centro Rete di precise responsabilità relativamente al coordinamento delle biblioteche abilitate al colloquio con Indice SBN; 2 - la partecipazione di un rappresentante della Rete al Comitato regionale SBN e la nomina di propri rappresentanti, provvisti delle competenze tecniche richieste, nei Gruppi di lavoro che saranno costituiti; 3 - la nomina in ogni Rete di un incaricato del controllo della qualità del catalogo; 4 - l impegno delle biblioteche aderenti a incrementare il catalogo collettivo SBN tramite l inserimento dei dati catalografici relativi al proprio patrimonio e a garantire la circolazione dei documenti in originale o in copia tramite prestito interbibliotecario secondo il Regolamento regionale di prestito interbibliotecario, aderendo a SBN ILL per il prestito esterno alla Toscana; 5 - la garanzia di un orario minimo di apertura per le biblioteche aderenti. In accordo con le singole Reti verranno scadenzate nel corso del 2008 le abilitazioni alle singole biblioteche, per consentire da un lato una approfondita sperimentazione dell'applicativo e dall'altro la definizione organizzativa della Rete relativamente ai livelli di abilitazione catalografica da assegnare e della qualità dei servizi offerti. 6
Parallelamente saranno avviati interventi formativi sia sulle regole catalografiche SBN per il libro moderno e per il libro antico che sulle problematiche della catalogazione partecipata. In accordo con le 6 Reti verranno successivamente programmati gli interventi di inserimento nell'indice SBN del retrospettivo, con particolare attenzione ai fondi storici e specialistici di rilevante interesse. Per l'occasione verrà creato uno specifico gruppo di lavoro, coordinato dalla Biblioteca degli Intronati di Siena, per la definizione dei criteri di catalogazione da adottare per i fondi storici e i materiali speciali. Successivamente all'avvio, da parte delle biblioteche Centro Rete, della catalogazione partecipata SBN, saranno svolti alcuni interventi formativi per l'utilizzo del modulo ILL SBN. Organizzazione La Regione Toscana gestirà il Polo Toscana 1 su propri server mediante l'applicativo DIALO- GO con funzione di Gateway per gli applicativi EasyCatSBNMarc presenti nelle 6 Reti territoriali e per il Catalogo Libro antico; ciascuna Rete aderente garantirà la funzionalità e l'aggiornamento del proprio applicativo EasyCatSBNMarc. L'applicativo DIALOGO sarà inserito nel contesto di E.Toscana, l infrastruttura di servizi per la cooperazione applicativa della Regione Toscana. Sarà costituito un Comitato regionale SBN con le modalità indicate nel nuovo protocollo in corso di definizione da parte del Comitato nazionale SBN. I dati bibliografici inseriti nell indice SBN saranno di proprietà congiunta delle biblioteche e del SBN. Tempistica Il progetto prevede l'avvio sperimentale di catalogazione su Indice SBN2 (istanza di test) delle biblioteche appartenenti alle 6 Reti secondo il seguente ordine iniziando dai primi di settembre: 1 Biblioteca delle Oblate del Comune di Firenze - Rete SDIAF 2 Biblioteca Lazzerini di Prato - capofila della Rete pratese 3 - Biblioteca Chelliana di Grosseto - capofila della Rete grossetana 7
4 Biblioteca Renato Fucini di Empoli - capofila Rete ReaNet (area empolese) 5 Centro catalografico Comunità montana del Mugello 6 Biblioteca S. Giorgio di Pistoia - capofila Rete pistoiese La fase di sperimentazione sarà trasformata in attività a regime nel momento in cui, dopo la sottoscrizione della Convenzione tra Regione e Ministero, sarà attivata la connessione con l Indice 2. E in via di definizione la costituzione del catalogo regionale del libro antico il cui primo nucleo è rappresentato dalle Cinquecentine: ad oggi la Regione ha provveduto alla raccolta di circa 40.000 record, 12.000 dei quali già riversati nella base dati costituita con l applicativo EasyCatSBN. Con le risorse UMTS il Ministero ha cofinanziato il recupero catalografico in SBN dei dati raccolti nell ambito di un preesistente progetto regionale. In accordo con l'iccu saranno determinate le modalità di riversamento delle edizioni del XVI sec. nell'indice SBN2. Presso le altre Reti bibliotecarie territoriali sono in corso studi di fattibilità per la determinazione dell'applicativo di rete da adottare. Le soluzioni saranno tutte scelte nell'ambito di prodotti dotati di certificazione SBN. 8