Dematerializzazione documentale negli Enti pubblici Le novità normative, l innovazione l tecnologica e le soluzioni gestionali per la digitalizzazione della PA GIORNATA DI FORMAZIONE Lunedi 7 marzo 2011, ore 9.00-13.00 / ORE 14.30-17.30 Sala Teatro Leone - CASTELLEONE - VIA GARIBALDI 27 Agenda della giornata Parte I L amministrazione pubblica digitale Il nuovo CAD La dematerializzazione sostitutiva La conservazione sostitutiva Il responsabile della conservazione Parte II La conservazione digitale Le strategie di conservazione digitale La scelta dei formati elettronici Conclusioni
L amministrazione pubblica digitale Convergenza tecnologica sul digitale La digitalizzazione delle comunicazioni, dei documenti, dei processi e dei servizi in genere, è il fenomeno che più di ogni altro caratterizza la società contemporanea. La crescita annua del numero di messaggi di posta elettronica scambiati è dell ordine del 30 40%. Inoltre, sempre più spesso si parla di IP Telephony, VoIP, DTT, IP-TV.
La spinta dei governi In questo scenario, il legislatore nazionale e quello europeo hanno emanato un complesso molto articolato di norme volte a sostenere la transizione dal documento cartaceo al documento informatico La PA deve dare attuazione ad un complesso di norme che la indirizza decisamente verso la dematerializzazione dell azione amministrativa, I progetti di digitalizzazione dei documenti e dematerializzazione dei procedimenti amministrativi assumono grande rilevanza in quanto promettono forti riduzioni di costi e aumenti significativi di competitività ed efficienza delle organizzazioni, sia pubbliche che private. Codice dell amministrazione digitale Il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell amministrazione digitale), entrato in vigore il 1 gennaio 2006 e modificato con D. Lgs. 4 aprile 2006, n. 159 e con il D.Lgs. 235-2010, riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali: [art. 3, c. 1]: il diritto di richiedere ed ottenere l'uso delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e con i gestori di pubblici servizi statali. [art. 4, c. 2]: ogni atto e documento può essere trasmesso alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione [art. 47]: Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.
I costi e le inefficenze nella gestione del documento cartaceo in Italia Acquisizione documenti Stampa/ Produzione documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro all anno Distribuzione documenti Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento Archiviazione documenti 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, 2006 Gli strumenti Gli strumenti tecnologici non mancano: la firma digitale permette di produrre documenti informatici con forza giuridica equivalente a quelli cartacei sottoscritti con firma autografa. la posta elettronica certificata consente la trasmissione di documenti informatici con garanzia di riservatezza e integrità, certezza della provenienza, certezza della data di spedizione e di consegna. la carta d identità elettronica e la carta nazionale dei servizi permettono di eseguire i processi di autenticazione informatica necessari per la erogazione on line dei servizi delle pubbliche amministrazioni. i sistemi di protocollo informatico e di gestione informatica dei documenti possono essere impiegati per la formazione degli archivi digitali e la gestione dei flussi documentali elettronici. il sistema pubblico di connettività (SPC) consentirà alle amministrazioni di sviluppare, condividere, integrare e diffondere il loro patrimonio informativo. l albo pretorio on-line consente di assolvere all obbligo di pubblicazione degli atti e provvedimenti amministrativi direttamente sui propri siti istituzionali e senza produzione alcuna di carta
La fatturazione elettronica Il d. lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, emanato in attuazione della direttiva 2001/115/CE volta a semplificare ed armonizzare le modalità di fatturazione in materia di IVA, e il decreto del MEF 23 gennaio 2004, concernente le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto, hanno introdotto la fattura elettronica in sostituzione di quella cartacea e regolamentato l archiviazione su base informatica dei documenti di rilevanza fiscale e tributaria La fatturazione elettronica verso la PA L art. 1, c. 209-214, della L. n. 244/2007, ha stabilito che l emissione, la trasmissione, l archiviazione e la conservazione delle fatture emesse nei rapporti con le Amministrazioni dello Stato e con gli enti pubblici nazionali, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica. Dopo la pubblicazione del regolamento del MEF, atteso ormai da mesi, le Pubbliche Amministrazioni non potranno più accettare né pagare fatture emesse su supporto cartaceo.
L alluvione normativa AIPA - CNIPA Modifiche al DPR 445 Piano di e-government 2012 Il piano di e-government 2012 è un piano da realizzare entro il 2012, composto da 27 obiettivi, tra i quali: Scuola. Interazione digitale scuola famiglia; pagella elettronica e registro elettronico Università. Università digitale (semplificazione e digitalizzazione dell azione amministrativa; servizi on line agli studenti) Salute. Digitalizzazione del ciclo delle prescrizioni e dei certificati medici; Fascicolo sanitario elettronico Sicurezza e libertà civili. Passaporto e carta d identità elettronica Giustizia. Notificazione telematiche delle comunicazioni e degli atti processuali; certificati giudiziari on line Dematerializzazione. Casella elettronica certificata per i cittadini, le amministrazioni pubbliche, le imprese e i professionisti; fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione; pagamenti on lineverso la pubblica amministrazione; DURC on line; attuazione del codice dell amministrazione digitale; gestione documentale elettronica.
In sintesi Il quadro che si sta delineando è quello di una Pubblica Amministrazione altamente informatizzata e che dialoga con i cittadini quasi prevalentemente attraverso l utilizzo delle tecnologie digitali La comunicazione tra PA e cittadino Posta Elettronica (ordinaria) Canali di comunicazione elettronica tra P.A. e cittadino Posta Elettronica Certificata (PEC) Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino (CEC-PAC) altri sistemi di trasmissione elettronica dei messaggi che certifichino la data e l'ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e garantiscano l'integrità del contenuto delle comunicazioni trasmesse e ricevute, assicurando l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali in materia di rilascio e di uso della casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini. Introdotto dalla Legge 2/2009
Il nuovo CAD Introduzione Il vecchio Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005) è stato pubblicato cinque anni fa Il D.Lgs. n. 150 del 2009 ( Riforma Brunetta ) ha introdotto nella PA principi di meritocrazia, premialità, trasparenza e responsabilizzazione dei dirigenti. Èra necessario mettere a disposizione delle amministrazioni e dei pubblici dipendenti strumenti (soprattutto digitali) in grado di incrementare l efficienza e l efficacia dell intero sistema pubblico Nel frattempo le tecnologie informatiche si sono evolute con una tale rapidità da rendere necessaria l approvazione di un nuovo testo normativo. I cittadini e le imprese hanno cominciato a richiedere mezzi più snelli, rapidi e meno costosi per comunicare con le pubbliche amministrazioni. Il nuovo Codice dell amministrazione digitale (D.Lgs. n. 235 del 30 dicembre 2010), pubblicato il 10 gennaio 2011 ed entrato in vigore il 25 gennaio 2011, ha modificato le norme del 2005, introducendo nuovi diritti, nuovi obblighi e, soprattutto, fornendo strumenti e modalità organizzative per far rispettare gli uni e gli altri Il nuovo Codice dell amministrazione digitale stabilisce le regole per la digitalizzazione della pubblica amministrazione.
I principi guida Il Codice si basa su due principi: Effettività: si introducono misure premiali e misure sanzionatorie favorendo, da una parte, le amministrazioni virtuose anche con la possibilità di quantificare e riutilizzare i risparmi ottenuti grazie alle tecnologie digitali e sanzionando, dall altra, le amministrazioni inadempienti Risparmi: dalla razionalizzazione della propria organizzazione e dall informatizzazione dei procedimenti, le pubbliche amministrazioni ricaveranno dei risparmi che potranno utilizzare per l incentivazione del personale in essi coinvolto e per il finanziamento di progetti di innovazione I principi guida del nuovo CAD Collegamento stretto con il ciclo della performance e la valutazione del merito (art.12) L attuazione delle disposizioni del CAD è comunque rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance organizzativa e individuale dei dirigenti. Alle opportunità si accompagnano quindi sia gli incentivi, sia le sanzioni. L innovazione diventa per la prima volta materia di valutazione del personale, da cui dipendono sanzioni ed incentivi. Opportunità per le amministrazioni di capitalizzare il dividendo dell efficienza che l innovazione digitale consente (art.15) I risparmi ottenuti attraverso l innovazione tecnologica e organizzativa (reingegnerizzazione dei processi) dovranno essere effettivamente misurati e andranno in parte ad incentivare il personale interessato, secondo le norme del d.lgs. 150/09, in parte a finanziare nuova innovazione.
I provvedimenti in pillole Diritto all uso delle tecnologie verso amministrazioni e gestori di servizi pubblici (art.3) Non sarà più possibile per un amministrazione pubblica o per un gestore di pubblico servizio obbligare i cittadini a recarsi agli sportelli per presentare documenti cartacei, per firmare fisicamente domande o istanze, per fornire chiarimenti. Per tutto questo deve essere sempre e dovunque disponibile un canale digitale sicuro (nella maggior parte dei casi costituito dalla PEC Posta Elettronica Certificata), certificato e con piena validità giuridica che permetta di dialogare con la PA dal proprio computer. Il nuovo codice correla l effettiva disponibilità degli strumenti necessari alla valutazione dei dirigenti e delle organizzazioni. I cittadini e le imprese hanno diritto di usare le tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi amministrazione pubblica o gestore di pubblico servizio. I provvedimenti in pillole Firme elettroniche (artt. 1, comma 1, lett. q-bis, e 28, comma 3-bis) Istanze alle pubbliche amministrazioni: vengono limitati i casi in cui è richiesta la sottoscrizione mediante firma digitale e si prevede l utilizzo di strumenti di firma più semplici, senza pregiudizio di sicurezza e attendibilità Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata, con cui è possibile sottoscrivere un documento informatico con piena validità legale. Si liberalizza il mercato delle firme digitali, prevedendo che le informazioni relative al titolare e ai limiti d'uso siano contenute in un separato certificato elettronico e rese disponibili anche in rete.
I provvedimenti in pillole Pagamenti elettronici (art. 5) Già il CAD del 2005 imponeva alle amministrazioni di consentire i pagamenti ad esse spettanti con le tecnologie digitali, ma non diceva come. Il nuovo CAD introduce alcuni strumenti (carte di credito, di debito o prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico disponibile) per consentire alle Pubbliche Amministrazioni di riscuotere i pagamenti. Inoltre, permette loro di avvalersi di soggetti anche privati per la riscossione. I provvedimenti in pillole Comunicazioni tra imprese e amministrazioni (art.5 bis) La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione (ICT). Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi Il digitale diventa la regola nei rapporti tra imprese ed amministrazioni e il cartaceo l eccezione.
I provvedimenti in pillole Posta elettronica certificata (artt. 6 e 65) La PEC diventa il mezzo più veloce, sicuro e valido per comunicare con le PA. I cittadini possono utilizzare la PEC non solo come canale di comunicazione ma anche come strumento di identificazione, che può evitare, nella maggior parte dei casi l'uso della firma digitale. Le istanze possono essere trasmesse da tutte le caselle di posta elettronica certificata rilasciate previa identificazione del titolare. Tramite PEC potranno essere effettuate anche le diffide necessarie per avviare una class action. La PEC diventa, per tutte le imprese e i professionisti, che per legge devono esserne dotati e per i cittadini che lo desiderano, il mezzo più veloce, sicuro e valido per comunicare con le amministrazioni pubbliche. I provvedimenti in pillole Validità dei documenti indipendente dal supporto (artt. 20-23 quater) La dematerializzazione, riguarda sia la produzione di documenti digitali nativi, sia la digitalizzazione di quelli che sono stati prodotti in forma analogica (su carta). Per entrambi i procedimenti mancavano certezze di validità Il nuovo CAD fornisce indicazioni sulla validità delle copie informatiche di documenti con riferimento preciso circa le diverse possibilità (copia digitale del documento cartaceo, duplicazione digitale, ecc.), lasciando poi alle successive norme tecniche il compito di specificare le modalità. Per sancire la conformità delle copie cartacee di documenti digitali, il nuovo CAD introduce un semplice sistema di contrassegno generato elettronicamente (c.d. glifo) e stampato direttamente dal cittadino dal proprio computer La validità dei documenti è indipendente dal supporto
I provvedimenti in pillole Protocollo informatico, fascicolo elettronico e tracciabilità (artt. 40-bis e 41) Ogni comunicazione inviata tramite PEC tra le Pubbliche Amministrazioni e tra le pubbliche amministrazioni e i cittadini o le imprese è protocollata in via informatica. L'amministrazione titolare del procedimento raccoglierà gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo in un fascicolo elettronico, dotato di un apposito identificativo. Certezza nella trasmissione di istanze alla Pubblica Amministrazione I provvedimenti in pillole Conservazione digitale dei documenti (artt. 43-44 bis) Viene riordinata la disciplina delle copie dei documenti informatici e amministrativi e si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti E' prevista la gestione della conservazione dei documenti e del relativo processo da parte di un Responsabile della conservazione Ogni responsabile della conservazione dei documenti negli uffici pubblici può certificare il processo di digitalizzazione e di conservazione servendosi (se vuole) di Conservatori accreditati. La norma introduce la figura dei Conservatori accreditati, soggetti che ottengono da DigitPA il riconoscimento del possesso dei requisiti di sicurezza e affidabilità per effettuare il processo e la conservazione dei documenti informatici. Conservazione digitale dei documenti: meno carta, senza perdere né sicurezza né storia
I provvedimenti in pillole È, ovviamente, fatta salva l integrità cartacea di particolari documenti dotati di valore storico, culturale o artistico che potranno essere meglio conservati, anche perché non annegati tra milioni di faldoni. I provvedimenti in pillole Sicurezza digitale (art. 51) Il nuovo CAD contiene disposizioni importanti sia sulla continuità operativa, sia sul disaster recovery. Le Pubbliche Amministrazioni dovranno predisporre appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività. Costruire nei confronti del digitale la stessa fiducia che si ha nei confronti della carta
I provvedimenti in pillole Fruibilità del dato e open data (art. 52 e 58) Le Pubbliche Amministrazioni non possono richiedere informazioni di cui già dispongono. Per evitare che il cittadino debba fornire più volte gli stessi dati, le amministrazioni titolari di banche dati predisporranno apposite convenzioni aperte per assicurare l'accessibilità delle informazioni in proprio possesso da parte delle altre pubbliche amministrazioni, assicurando la gratuità dell accesso e la pubblicazione dei dati in formato aperto in modo che possano essere rielaborabili da terzi. Far viaggiare le informazioni e non le persone e non chiedere ai cittadini quello che le amministrazioni sanno già I provvedimenti in pillole Siti pubblici e trasparenza (art. 54) Il D.Lgs 150/09 detta stringenti principi per la trasparenza delle amministrazioni pubbliche utilizzando come principale strumento di pubblicità i siti Internet pubblici. La successiva direttiva 105 della Commissione Indipendente per la Valutazione, Integrità e Trasparenza della PA (CIVIT) elenca con precisione quali sono i dati e le notizie che ciascuna amministrazione deve inserire nel proprio sito Internet. Il nuovo CAD arricchisce il contenuto dei siti istituzionali delle amministrazioni, prevedendo che, nel caso delle amministrazioni centrali, sugli stessi siano in modo integrale anche tutti i bandi di concorso. Anche tale aspetto viene considerato ai fini della valutazione dei dirigenti La trasparenza si realizza attraverso i siti pubblici
I provvedimenti in pillole Customer satisfaction dei cittadini su Internet (artt. 54 e 63) La cosiddetta riforma Brunetta ha tra i suoi cardini l empowerment dei cittadini accrescendo le occasioni di dar loro voce possibilità di esprimere giudizi sulla soddisfazione nella fruizione dei servizi. Anche per i servizi on-line vale lo stesso principio: le amministrazioni sono tenute ad adottare strumenti idonei alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti. Dare voce ai cittadini anche sui servizi on-line I provvedimenti in pillole Moduli on line (art. 57) Le pubbliche amministrazioni hanno l obbligo di pubblicare on line l elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, nonché i moduli e i formulari stessi, validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati on-line; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari. La mancata pubblicazione è altresì rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili. Moduli e formulari sempre disponibili on-line
I provvedimenti in pillole Carta di identità elettronica e Carta nazionale dei servizi (art. 64) La Carta di identità elettronica (CIE) e la Carta nazionale dei servizi (CNS) valgono ai fini dell'identificazione elettronica. Accesso ai servizi in rete (artt. 64 e 65) Per l'accesso ai servizi erogati in rete dalle Pubbliche Amministrazioni è possibile utilizzare strumenti diversi dalla CIE e dalla CNS, previa individuazione del soggetto che ne richiede il servizio. I provvedimenti in pillole Le regole tecniche (art.58) Per molti dei provvedimenti previsti dal nuovo codice sarà necessario predisporre regole tecniche che saranno dettate da appositi decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri Per gran parte di queste l organo tecnico competente è DigitPa che istituirà tavoli di lavoro e di consultazione con tutti gli stakeholders pubblici e privati interessati, con particolare attenzione per le imprese di ICT.
I tempi di applicazione La complessa normativa prevista dal Codice richiede tempi ragionevoli per il suo recepimento, per adeguare processi e per formare il personale. La riforma entrerà in vigore quindi a scaglioni In coerenza con gli impegni assunti nel Piano di e-gov 2012 l orizzonte temporale dell intervento è il 2012 I tempi di applicazione Entro 3 mesi Le pubbliche amministrazioni utilizzeranno soltanto la posta elettronica certificata (PEC) o altre soluzioni tecnologiche per tutte le comunicazioni che richiedono una ricevuta di consegna ai soggetti che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo Entro 4 mesi Le amministrazioni individueranno un unico ufficio responsabile dell attività ICT Entro 6 mesi Le PA centrali pubblicheranno sui propri siti istituzionali i bandi di concorso e tutta una serie di informazioni sul proprio funzionamento nell ottica della total disclosure Le amministrazioni consentiranno ovunque i pagamenti ad esse spettanti per via telematica Le amministrazioni e le imprese comunicheranno tra loro esclusivamente per via telematica
I tempi di applicazione Entro 12 mesi Le pubbliche amministrazioni non potranno richiedere l uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati sui propri siti istituzionali Il cittadino fornirà una sola volta i propri dati alla pubblica amministrazione. Sarà onere delle amministrazioni (in possesso dei dati) assicurare, tramite convenzioni, l accessibilità delle informazioni alle altre amministrazioni richiedenti Saranno definite le basi di dati di interesse nazionale Saranno emanate tutte le regole tecniche previste dal CAD: le regole tecniche che consentiranno di dare piena validità alle firme elettroniche (diverse da quella digitale), alle copie cartacee e, soprattutto, alle copie digitali dei documenti informatici, dando così piena effettività al processo di dematerializzazione dei documenti della PA Saranno emanate le regole tecniche per la conservazione sostitutiva dei documenti in forma digitale dando il via agli archivi informatizzati Entro 15 mesi Le PA predisporranno appositi piani di emergenza idonei ad assicurare, in caso di eventi disastrosi, la continuità delle operazioni indispensabili a fornire i servizi e il ritorno alla normale operatività I benefici attesi utilizzo diffuso della Posta Elettronica Certificata (PEC), che produrrà un risparmio a regime di 200 milioni di euro per la riduzione delle raccomandate della Pubblica Amministrazione ai cittadini, senza contare la riduzione dei tempi e degli spazi di archiviazione. riduzione dei tempi fino all'80% per le pratiche amministrative, in particolare di quelle ancora a basso tasso di informatizzazione; riduzioni dei costi della giustizia: nei sei mesi di sperimentazione delle notificazioni telematiche relative al processo civile presso il Tribunale di Milano sono state effettuate 100.000 notifiche telematiche per un risparmio di circa 1 milione di euro; risparmio del 90% dei costi di carta e del relativo impatto ecologico (uso e smaltimento) per circa 6 milioni di euro l'anno (solo acquisto senza smaltimento); riduzione di circa 1.000.000 di pagine l'anno per l'effetto dell'avvio della dematerializzazione, con l'obiettivo al 2012 di ridurre di 3.000.000 le pagine; Eliminazione della produzione di nuova carta e quindi dell espansione degli archivi
La dematerializzazione Un po di chiarezza. Dematerializzazione Smaterializzazione Archiviazione sostitutiva Archiviazione elettronica Archiviazione digitale Conservazione sostitutiva Conservazione digitale Archiviazione ottica Archiviazione ottica sostitutiva Conservazione ottica sostitutiva
Il termine dematerializzazione Il termine dematerializzazione ha fatto la sua prima comparsa durante gli anni 80 nel settore finanziario, con particolare riferimento ai titoli di credito al fine di superarne la fisicità e consentire forme di circolazione virtuali. Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico: il termine dematerializzazione (o smaterializzazione ) viene utilizzato per identificare la progressiva perdita di consistenza fisica da parte dei documenti e degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, all atto della loro sostituzione con documenti informatici. Il termine dematerializzazione Dematerializzazione non è soltanto digitalizzazione dei documenti analogici ma anche digitalizzazione dei processi
Quadro normativo Legge 15 marzo 1997, n.59. art. 15, comma 2: Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Quadro normativo Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42) all articolo 10, comma 2, include tra i beni oggetto della tutela del Ministero anche gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente e istituto pubblico.
Quadro normativo Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82): art.42 Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni co.1: Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71. art. 43 Riproduzione e conservazione dei documenti I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui e' prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo è effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche Obiettivi della dematerializzazione Gli obiettivi della dematerializzazione sono almeno tre, ben distinti tra loro: sostituzione dei documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi con opportune registrazioni informatiche ( digitalizzazione ) previo scarto di quelli non necessari a fini storici-culturali-legali. l eventuale distruzione degli originali l adozione di strategie per impedire (o ridurre al minimo) la creazione di nuovi documenti cartacei
Livelli di dematerializzazione La dematerializzazione può avvenire a più livelli, ciascuno dei quali presenta un diverso grado di complessità. Livello base: è rappresentato dalla digitalizzazione dei documenti analogici, che possono essere cartacei, immagini su film (pellicole mediche, microfiche, microfilm), cassette e nastri magnetici audio e video, per finalità meramente gestionali e/o di fruizione Livello intermedio: si ha quando la digitalizzazione dei documenti analogici viene eseguita non solo per finalità gestionali e di fruizione, ma anche con l obiettivo dell archiviazione sostitutiva, con l eventuale distruzione degli originali analogici Livello avanzato: si ha quando lo svolgimento dei procedimenti amministrativi avviene interamente su base informatica (GED, gestione elettronica dei documenti), quindi senza produzione di carta complessità Documenti analogici e digitali Il processo di conservazione sostitutiva varia a seconda del tipo di documento: documenti informatico (o elettronico o digitale ), documenti analogici (usualmente cartacei), Per documento analogico si intende un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come: le tracce della scrittura o della stampa sulla carta le immagini su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiche o microfilm, lastre o pellicole radiologiche, le magnetizzazioni su nastri magnetici audio o video. Per documento informatico si intende invece la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Documenti analogici I documenti analogici possono essere: documenti analogici originali documenti analogici in copia i documenti analogici originali pssono essere: documenti analogici originali unici documenti analogici originali non unici Questi ultimi sono rappresentati dai documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Un esempio tipico è la fattura Conservazione sostitutiva La conservazione sostitutiva è un processo, definito normativamente, attraverso il quale è possibile garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, sia che si tratti di un documento nativo digitale, sia che si tratti di un documento informatico ottenuto da un documento analogico (ad es. mediante scansione) Nel secondo caso, la conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. La conservazione sostitutiva di fatto legalizza il documento informatico ottenuto mediante digitalizzazione, equiparandolo a quello cartaceo.
Il processo di conservazione sostitutiva Come avviene la conservazione sostitutiva? Processo di conservazione dei documenti informatici nativi Secondo la Delibera del Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004 la conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene attraverso la loro memorizzazione (o archiviazione ), ed eventualmente anche della loro impronta, su supporti ottici o su altri supporti idonei e si completa con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.