IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE Il sistema informativo aziendale è l insieme: Delle INFORMAZIONI contabili ed extracontabili prodotte ai vari livelli nel complessivo sistema d impresa Delle PROCEDURE, MEZZI TECNICI e STRUTTURA ORGANIZZATIVA Necessari/e per la realizzazione e trasmissione dei flussi informativi. FINALITÀ DEL SISTEMA INFORMATIVO 1) Dare ad ogni centro decisionale dell impresa le informazioni necessarie alla propria attività 2) Elaborare i dati necessari per l informazione esterna
Per l interno (obiettivo: decidere) INFORMAZIONI Per l esterno (esigenze conoscitive richieste dalla legge a favore di: a) P.A. (fisco, previdenza, libri obbligatori ambiente) denunzie periodiche b)altri operatori economici bilancio L azienda fornisce anche informazioni per obbligo contrattuale ai vari soggetti interessati: Su composizione beni e servizi offerti Su gestione di risorse di terzi (es. c/c bancario) Scambi di risultati di studi e ricerche
Acquisizione Elaborazione Comunicazione comportano costi Esigenza di razionalizzare la produzione di informazioni obiettivo: coordinamento Elementi che configurano il sistema informativo: Adempimenti di legge Tipo di attività e dimensione dell impresa Specifica organizzazione produttiva Decentramento e autonomia produttiva reparti Sensibilità della direzione verso il problema e gli strumenti necessari Ponderazione costi/benefici. L aumento della dimensione aziendale: - Consente di assorbire meglio i costi del sistema - Favorisce > apprezzamento della capacità di produrre e distribuire informazioni - Comporta + attenzione per l immagine esterna.
Integrazione del sistema informativo: - Favorita dallo sviluppo delle procedure informatiche - Consente di ricavare da un solo input più output (ad es. in contabilità). EFFICACIA ED EFFICIENZA DEL SISTEMA INFORMATIVO selettività tempestività Efficacia accettabilità delle elasticità informazioni affidabilità Efficienza quantità dell informazione in rapporto ai qualità mezzi impiegati per l elaborazione
IL PROCESSO DI RILEVAZIONE AMMINISTRATIVA Scelta dei fenomeni in relazione agli obiettivi conoscitivi Occorre evitare produzione di dati inutili o scarsamente rilevanti, doppioni, ecc. ESEMPIO: Rilevazioni di magazzino NO imprese di servizi e finanziarie SI imprese mercantili e industriali costi di prodotto aspetti approvvigionamento e gestione I fenomeni osservati vengono quantificati - A quantità fisica - A valore
Le rilevazioni possono essere: Contabili Extracontabili rilevazione integrata EDP Elementari Sistematiche Rilevazioni contabili: utilizzano il CONTO CONTO: insieme di più quantità, in misura fisica o a valore - Riguardanti un dato oggetto - Rilevate per farne conoscere la variabile e commensurabile grandezza Rilevazioni extracontabili: utilizzano tabelle/grafici/schede/fatture/bolle/mandati/ reversali
FASI DEL PROCESSO DI RILEVAZIONE AMMINISTRATIVA Scelta fenomeni di interna ed esterna gestione Rilevazione Amministrativa Quantificazione (quantità certe, stimate, astratte) Rilevazione, elaborazione, rappresentazione Interpretazione SIGNIFICATO DELLE QUANTITÀ ECONOMICHE Quantità Economiche Misurazione Interpretazione Certe oggettiva vero/falso Stimate incerta Attendibile o Astratte indeterminata non attendibile
Quantità certe: denaro in cassa o banca, valore nominale crediti o debiti, costi d acquisto, stipendi, ecc. Quantità stimate: consistenza giacenze di magazzino, valore stimato di incasso dei crediti, ecc. Quantità astratte: costi di prodotto, ammortamento fattori pluriennali, reddito.
ARTICOLAZIONE DEL SISTEMA DELLE RILEVAZIONI AMMINISTRATIVE Nucleo centrale reddito d esercizio CO. GE. risultati di sintesi capitale di funzionamento fatti amministrativi di esterna gestione V.F. correlati ai V.E. Quantità misure accertate: sono i dati base per conoscere L evoluzione dei V.F., utile per apprezzare la situazione finanziaria e l andamento di fonti e impieghi I costi di acquisizione dei fattori e i ricavi di vendita, utili per apprezzare l andamento economico e le correlate variazioni nella struttura patrimoniale preconsuntivi
Rilevazioni di CO.GE. adempimenti civili / fiscali Correlate con - L originale dei documenti ricevuti o le copie di quelli emessi - L aggiornamento dei libri obbligatori - La predisposizione dei documenti e dichiarazioni obbligatorie annuali. La CO.GE. serve per adempiere gli obblighi di legge e per avere informazioni gestionali. A tale scopo è di rilievo anche il grado di analisi delle informazioni, ad esempio: - CREDITI/DEBITI per origine, scadenza, natura, titolo rappresentativo, ecc. - RICAVI per classi di prodotto, aree geografiche, ecc. - COSTI analizzati per natura La CO.GE. consente di apprezzare gli andamenti economico-finanziari ma non i fattori interni (composizione delle scorte, efficacia, efficienza, ecc.)
Nel cosiddetto sistema del reddito la CO.GE. rileva solo le operazioni di esterna gestione, che causano ricavi e costi. Tali scambi riflettono INDIRETTAMENTE anche l attività di interna gestione. Economicità, efficienza, rendimenti, ecc. Dati di CO.GE. integrati con - Altre rilevazioni obbligatorie - Rilevazioni elementari - Contabilità analitica - Budget. Le scritture elementari: - riguardano singoli elementi del patrimonio o del reddito - hanno un oggetto semplice ad esempio - andamento del denaro in cassa - crediti verso clienti - merci in magazzino - ecc.
PRINCIPALI SCRITTURE ELEMENTARI - Prima nota di cassa e contabilità banche (controllo giornaliero liquidità e base per registrazioni contabili complesse) - Prima nota generale o di corrispondenza - Contabilità di magazzino (variazione stock), obbligatoria fiscalmente per grandi imprese - Contabilità clienti/fornitori (partite a credito, a debito, resi, scadenzari) - Gestione ordini d acquisto e di vendita - Registrazione presenze del personale (per liquidazione retribuzioni ed esigenze conoscitive interne)
Scritture complesse: - partono dalle scritture elementari - considerano i fatti di gestione nella loro unitarietà - mirano a determinare i risultati complessivi, cioè REDDITO e CAPITALE (analisi ed interpretazione dei fatti aziendali Scritture cronologiche: - rilevano le operazioni in ordine cronologico. Tipico esempio è il libro giornale Scritture sistematiche: - rilevano i fatti secondo l oggetto al quale si riferiscono (ad es. Cassa, Crediti, Cambiali, vendite, Acquisti, ecc.) - nell ambito dello stesso oggetto anche le scritture sistematiche sono raccolte in ordine cronologico (ad es. le varie vendite sono ordinate per data) - sono accolte generalmente in schede.
CONTABILITA ANALITICHE - Contabilità dei costi di produzione (rileva la formazione dei costi di trasformazione fisica ed economica) - Contabilità analitica dei risultati economici (imputazione dei costi alle singole produzioni aziendali) - Contabilità finanziaria (analizza i movimenti finanziari per causali, oppure considera solo i flussi di CCN) Rapporto tra contabilità generale (CO.GE.) e contabilità analitica (dei costi, CO.AN.): in Italia prevale il sistema duplice: a) La CO.GE. rileva in appositi conti i costi e ricavi delle operazioni di esterna gestione; b) i dati per la CO.AN. vengono rielaborati utilizzando uno specifico sistema di conti (sistema duplice contabile) oppure con elaborazioni extracontabili come tabelle, schede, ecc. (sistema duplice misto)
Esiste tuttavia un sistema (sistema unico integrato) che deriva dal sistema patrimoniale e si propone di rilevare con un unico sistema contabile sia i fenomeni di esterna che di interna gestione BUDGET D ESERCIZIO Necessario per fronteggiare il crescente dinamismo ambientale Analisi previsionali strumento di guida e di programmazione della gestione Documenti di estrema sintesi: - Budget economico - Budget finanziario - Budget patrimoniale Analisi scostamenti: completa il processo di budget tramite il confronto tra valori previsti e valori effettivamente ottenuti (controllo di gestione) Reporting direzionale: rielaborazione periodica di dati di estrema sintesi ad uso dell alta direzione