Concessionaria Ufficiale di Vendita ed Assistenza Mercedes-Benz Veicoli Commerciali, Industriali e Unimog Codice Etico Con questo Codice Etico abbiamo affidato ai nostri valori il compito di ridurre, anche per il futuro, le nostre incertezze, di orientare i nostri comportamenti, ma anche di offrire delle risposte a tutte le persone che hanno rapporti, a vario titolo, con la nostra azienda. Il Codice Etico rappresenta un occasione non solo per formalizzare eccellenze già da tempo consolidate, ma anche per definire una guida, una bussola che orienti i comportamenti futuri di noi tutti nella complessità interna ed esterna. Approvato dal Consiglio di Amministrazione il 29/09/2017
Indice Premessa 1. Introduzione 1.1 Che cos è l «Etica»? 1.2 L Etica aziendale 1.3 Il Codice Etico 1.4 Lo «stile» Piolanti Truck 1.5 Condivisione del Codice Etico 2. Il nostro impegno 3. Valori 3.1 Onestà e trasparenza 3.2 Responsabilità sociale 3.3 Centralità della persona-diversità e Inclusione (D&I) 3.4 Tutela del lavoro 3.5 Salvaguardia dell ambiente e benessere degli animali 3.6 Rispetto di leggi, codici e regolamenti vigenti 4. Norme e standard di comportamento 4.1 Rapporti con gli Stakeholder 4.2 Marketing e Comunicazione 4.3 Informazione e rendicontazione 4.4 Controllo interno 4.5 Corruzione e concussione 4.6 Diligenza e correttezza nella gestione dei contratti 5. Indicazione delle modalità di attuazione e controllo
5.1 Ambito di applicazione del Codice Etico 5.2 Istituzione dell Organismo preposto al monitoraggio 5.3 Segnalazione delle violazioni del Codice Etico 5.4 Comunicazione e diffusione del Codice Etico 6. Appendice di dettaglio ai fini del D.Lgs. 231/2001 6.1 Tutela del Capitale Sociale, dei Creditori e del Mercato 6.2 Pubblica Amministrazione 6.3 Conflitto d interessi 6.4 Omaggi, regalie e altre forme di benefici
Premessa Piolanti Truck è un'azienda di successo affermata, dinamica e innovativa del settore automotive che sa cogliere le opportunità presenti sul mercato e proporle ai propri clienti, per soddisfare pienamente ogni richiesta di utilizzo e personalizzazione. Piolanti Truck è una concessionaria autorizzata Mercedes-Benz, specializzata nella vendita e nell assistenza dei veicoli commerciali (Vans) e industriali (Truck), sia nuovi che usati. La divisione Piolanti Truck nasce nel 2009, ma Piolanti è una famiglia che vanta oltre 40 anni di esperienza consolidata nel settore della vendita e dell'assistenza di veicoli industriali e commerciali. Grazie alla determinazione e all'entusiasmo tipici di chi rincorre un sogno, si è imposta sul mercato di riferimento come una realtà completa: Piolanti Truck è capace di offrire servizi e prodotti di qualità a ogni cliente. Asseconda e soddisfa ogni richiesta che possa incrementarne il business. Onestà, trasparenza, innovazione, responsabilità sociale e ambientale sono i valori, frutto di una forte e riconosciuta identità culturale, in cui Piolanti si identifica. Questa identità, nata dallo stile imprenditoriale dei fondatori, si è man mano rafforzata in più di 40 anni di tradizioni, esperienze e comportamenti, divenendo una delle risorse fondamentali dell Azienda. Oggi, la crescita del business fa sì che Piolanti Truck si trovi a operare in una molteplicità di contesti in continua e rapida evoluzione. Per via della complessità di questo scenario, è importante che Piolanti Truck ribadisca con forza la propria cultura, definendo con chiarezza l insieme dei valori in cui l Azienda si riconosce e che condivide, unitamente alle responsabilità che essa si assume sia verso l interno che verso l esterno. Strumento fondamentale, nell ambito di tale processo di divulgazione e chiarimento dei princìpi aziendali, è il presente «Codice Etico». 1.1 Che cos è l «Etica»? 1 - Introduzione L «Etica» esprime l insieme di norme di condotta sia pubblica sia privata seguite da una persona o da un gruppo di persone. È una parola usata in moltissimi contesti, e indica una riflessione su regole e princìpi da seguire nella vita pratica. Il raggio d azione dell etica, quindi, pur rinviando a un universo astratto (fatto di princìpi e valori), è tutt altro che teorico: riguarda il quotidiano e si traduce in norme di comportamento. Usando le parole del filosofo Immanuel Kant, si può definire «etico» il comportamento di colui che opera, guidato non da timori di punizione o speranze di ricompensa opportunistici, ma dalla propria ragione «in modo di trattare l umanità, così nella sua persona come in quella di ogni altro, sempre insieme come un fine, mai semplicemente come un mezzo per raggiungere un fine». 1.2 L Etica aziendale
Quando la riflessione sull etica si sposta dall agire individuale a un più ampio ambito organizzativo e di business, il concetto di responsabilità e consapevolezza individuale si lega inevitabilmente a quello di «Responsabilità Sociale d Impresa» o «Cittadinanza d Impresa». Per Piolanti Truck la Responsabilità Sociale d Impresa si configura come la capacità di integrare le proprie attività di business con il rispetto e la tutela degli interessi di tutti i partner e di tutti gli individui con cui si relaziona, con la salvaguardia delle risorse ambientali e la loro conservazione per le generazioni future. In altre parole l azione di Piolanti Truck è volta a perseguire il proprio business considerando il rispetto dovuto a tutti gli esseri viventi e il valore delle cose inanimate, come fine del proprio agire e non come mezzo per raggiungere il profitto. 1.3 Il Codice Etico In ambito di business, l assenza di una considerazione etica del proprio agire potrebbe portare a comportamenti «potenzialmente opportunistici», dettati dall errata convinzione di stare facendo il bene dell Azienda. Perciò appare evidente il valore di un Codice Etico volto a ribadire che in nessun modo la convinzione di agire a vantaggio dell Azienda può giustificare l adozione di comportamenti in contrasto con princìpi e valori condivisi. Il documento che segue non serve ad accrescere il grado di conformità alla legge o la reputazione di Piolanti Truck, perché responsabilità legale, osservanza delle leggi e correttezza sono una condizione imprescindibile per l esistere stesso dell Azienda, e non possono quindi essere considerati obiettivi di un Codice Etico. Obiettivo primario del Codice Etico è rendere comuni e diffusi i valori in cui l Azienda si riconosce, a tutti i livelli, facendo sì che chiunque, ogniqualvolta è chiamato a prendere una decisione, si ricordi con chiarezza che a essere in gioco non sono soltanto gli interessi, i diritti e i doveri propri, ma anche quelli degli altri. In altre parole si deve essere consapevoli che il benessere e il rispetto di tutti, devono essere sempre ed esplicitamente presi in considerazione in ogni fase dell agire quotidiano. 1.4 Lo «stile» Piolanti Truck Lo stile è un modo di comportarsi che «implica tante piccole cose». Oggi mettere insieme tutte queste «piccole cose» è necessario sia per chiarire al meglio la via di Piolanti Truck verso il futuro, sia per assumere la consapevolezza che, in un sistema industriale e commerciale più responsabile e maturo, occorre competere con integrità. Tutto ciò significa fare bene e con dignità il proprio mestiere, avere rispetto delle regole, ma, anche e soprattutto, ispirarsi a princìpi e valori condivisi, che si richiamano al consenso e non all obbedienza. La condivisione e l applicazione dei princìpi raccolti in questo documento portano a definire lo «stile» Piolanti Truck. 1.5 Condivisione del Codice Etico Questo documento vuole essere, quindi, un incentivo razionale per cercare di capire non solo cosa sia giusto fare, ma anche il «perché» sia necessario farlo. L obiettivo primario è quello di far sì che sia introdotta anche una valutazione etica, sia nel decidere i propri comportamenti sia nel valutare quelli degli altri, unendo in questo modo la sfera morale a quella manageriale, le responsabilità individuali a quelle dell Azienda e la sfera personale a quella organizzativa: ossia tradurre il ragionamento in una concreta azione etica. Questo documento deve essere un «contratto morale» sottoscritto da tutti gli Esponenti Aziendali (1), dai collaboratori esterni e dai fornitori del Gruppo. Deve diventare un vincolo morale personale. Non rafforzerà direttamente la posizione competitiva, ma lo farà indirettamente se permetterà a tutti di adottare una visione etica e una cultura condivisa.
(1) Sono Esponenti Aziendali gli Amministratori, i Dirigenti, Funzionari e ogni altro dipendente. 2 - Il nostro impegno Attraverso «Il nostro impegno», Piolanti Truck esplicita lo scopo, il fine comune dell attività degli individui e dei gruppi che collaborano all interno dell organizzazione e che intrattengono relazioni esterne per essa. Persone Le persone sono il principale e costante punto di riferimento di tutto ciò che facciamo. Le persone che comprano i nostri prodotti e usufruiscono dei nostri servizi hanno quattro diritti basilari: il diritto alla sicurezza, il diritto di essere informate, il diritto di scegliere e il diritto di essere ascoltate. Gente Piolanti Truck La gente Piolanti Truck rappresenta la risorsa centrale per lo sviluppo e il successo dell Azienda. Piolanti Truck riconosce nella diversità delle culture e dei talenti un valore fondamentale e vuole attrarre e far crescere persone con doti di leadership, passione per i prodotti e curiosità intellettuale. Coerenza, trasparenza e rispetto debbono guidare ogni decisione e comportamento, in un contesto di fiducia reciproca e di interdipendenza. Prodotto I servizi di officina, vendita e assistenza sono al centro di ogni nostra attività e impegno quotidiano. Piolanti Truck concentrerà i suoi sforzi sull innovazione tecnologica e meccanica per fornire servizi di qualità superiore, percepiti dalle persone e dai clienti come distintivi. Ambiente Piolanti Truck è impegnata a operare nel rispetto dell ambiente e della salute delle persone, ben consapevole delle proprie responsabilità sociali ed etiche nei confronti delle comunità in cui opera o da cui trae risorse. Clienti I clienti sono i nostri partner per raggiungere il successo nel business. Dobbiamo lavorare con loro per valorizzare le categorie in cui operiamo, sempre nel pieno rispetto delle persone che acquisteranno i nostri prodotti e servizi. Concorrenti
I concorrenti sono il nostro stimolo e la positiva sfida ad essere sempre migliori. Piolanti Truck è animata da un forte e corretto spirito competitivo volto al miglioramento continuo di ciò che fa. Profitto Il profitto è un indicatore importante della salute dell impresa, ed è elemento fondamentale per la creazione di sviluppo e di benessere. 3 - Valori Piolanti è un Gruppo alla cui guida è da due generazioni la stessa famiglia, per questo ha una forte identità alla cui base è da sempre uno «stile» umano e professionale fatto di correttezza nei comportamenti, di equilibrio tra il rispetto per le persone e l interesse per l Azienda. Cambiano le pratiche e gli scenari, ma la coerenza con questi valori è e resterà il migliore biglietto da visita. Lo «stile» Piolanti, inteso come un reciproco arricchimento umano e professionale delle persone che vi lavorano, resterà immutato se tutti coloro che operano nel Gruppo continueranno a rispettare i basilari valori e princìpi di riferimento. Piolanti Truck considera come punti irrinunciabili nella definizione dei propri valori la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani dell ONU, le Convenzioni e le Raccomandazioni Internazionali del Lavoro emanate dall ILO (International Labour Organization), la Carta della Terra redatta dall Earth Council e i princìpi enunciati nel Global Compact proposto dall ONU. 3.1 Onestà e Trasparenza L onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività di Piolanti Truck, le sue iniziative, i suoi prodotti, i suoi rendiconti e le sue comunicazioni e costituisce elemento essenziale della gestione aziendale. I rapporti con gli stakeholder (2), a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, coerenza, lealtà e reciproco rispetto. Piolanti Truck dialoga in modo chiaro, trasparente, accurato e tempestivo, con i suoi stakeholder. (2) Sono stakeholder quei soggetti (intesi nel senso di individui, gruppi, organizzazioni, istituzioni) i cui interessi sono, a vario titolo, coinvolti nell attività del Gruppo. 3.2 Responsabilità sociale Piolanti Truck crede che la propria attività imprenditoriale, per potersi qualificare come eticamente responsabile, debba perseguire modelli di produzione che rispettino e salvaguardino i diritti umani, le capacità rigenerative della Terra e il benessere delle comunità, promuovendo lo sviluppo umano in modo equo e sostenibile.
3.3 Centralità della persona Diversità e Inclusione (D&I) In coerenza con la sua visione etica, Piolanti Truck intende sviluppare il valore di ogni persona, rispettandone l integrità fisica, culturale e morale, così come il diritto di interagire ed associarsi con altri. Piolanti Truck pone attenzione a tutti gli aspetti inerenti la vita delle persone, poiché è la vita umana ad ispirare tutte le attività della società. Piolanti Truck supporta e rispetta i diritti umani nelle sue attività e sfera d influenza, offre eguali opportunità per lo sviluppo delle sue persone e ne protegge la privacy. Piolanti Truck crede che fare la cosa giusta sia corretto per il business e che rispettare la diversità e promuovere l inclusione possa essere fonte di vantaggio competitivo, creando una forza lavoro più motivata per l adozione delle migliori decisioni, basate su una profonda comprensione delle persone che acquistano e utilizzano i prodotti e i servizi della società. Piolanti Truck non tollera alcuna forma di discriminazione o esclusione, fra l altro per quanto attiene età, cultura, etnìa, nazionalità, credo religioso, razza, opinione politica, stato civile, gravidanza, stato di reduce di guerra, genere e orientamento sessuale, identità e/o espressione di genere, informazione genetica, salute o disabilità. 3.4 Tutela del lavoro Piolanti Truck garantisce la libertà di associazione dei lavoratori e riconosce il diritto alla contrattazione collettiva. Si impegna a non usufruire, neppure indirettamente, sia del lavoro forzato e obbligatorio, sia del lavoro minorile. Rifiuta ogni discriminazione in base all età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose; ripudia ogni forma di discriminazione nelle politiche di assunzione e nella gestione delle risorse umane. Piolanti Truck si impegna a impedire ogni forma di mobbing e di sfruttamento del lavoro, sia diretto che indiretto, e a riconoscere nel merito, nelle prestazioni di lavoro e nelle potenzialità professionali i criteri determinanti per gli sviluppi retributivi e di carriera. 3.5 Salvaguardia dell ambiente e benessere degli animali L impegno di Piolanti Truck nei riguardi della Terra, è volto a salvaguardarne l abbondanza e la bellezza per le generazioni presenti e future, con l obiettivo di trasmettere loro i valori e le tradizioni che sostengono lo sviluppo a lungo termine delle comunità umane e ambientali. Piolanti Truck si impegna in ogni fase del suo agire ad applicare criteri di cautela il «Principio di Precauzione» (3) e un approccio preventivo nei riguardi dell ambiente e della sua biodiversità; a promuovere iniziative per una maggiore responsabilità ambientale aziendale; a sviluppare l impiego di mezzi e di tecnologie che non danneggino l ambiente. L impegno di Piolanti Truck a salvaguardare il pianeta ed il benessere delle generazioni presenti e future include il benessere degli animali. Per i propri prodotti e materie prime, Piolanti Truck non effettua sperimentazioni su animali. Piolanti Truck, non finanzia nè commissiona tali sperimentazioni, non vi contribuisce quale co-autore, né altrimenti le supporta in modo diretto o indiretto, salvo che tali sperimentazioni siano obbligatoriamente richieste dalle Autorità per finalità di sicurezza o di rispetto della normativa. Piolanti Truck dissuade i suoi fornitori dall uso della sperimentazione animale e sostiene fermamente l impiego di metodi alternativi alla sperimentazione animale. (3) «Principio di Precauzione» è principio in base al quale, in caso di dubbio sull innocuità per l ambiente o per la salute di un prodotto o di un metodo di produzione, la dimostrazione della non nocività deve essere a carico del produttore.
3.6 Rispetto di leggi, codici e regolamenti vigenti Piolanti Truck reputa il rispetto delle normative nazionali e internazionali come condizione vincolante e imprescindibile del proprio agire. Si impegna pertanto, anche con attenta opera di prevenzione sulla consumazione di illeciti, a rispettare tali normative nonché le prassi generalmente riconosciute. Ispira inoltre le proprie decisioni e i propri comportamenti alle possibili evoluzioni del quadro normativo. 4 - Norme e standard di comportamento 4.1 Rapporti con gli stakeholder I rapporti con gli stakeholder, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di assoluta correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto. Piolanti Truck considera come propri stakeholder: azionisti e finanziatori, Esponenti Aziendali e collaboratori esterni, clienti, fornitori, concorrenti, pubblica amministrazione, acquirenti di prodotti, collettività, comunità locali, mass-media. 4.2 Marketing e Comunicazione Piolanti Truck considera gli acquirenti dei prodotti e dei servizi come veri e propri interlocutori: delle «persone» che hanno il diritto di ricevere tutte le informazioni necessarie per compiere una scelta consapevole al momento dell acquisto, e non solamente quali semplici «consumatori» di prodotto. Per il raggiungimento degli obiettivi di impresa Piolanti Truck ha quindi il dovere di: - garantire alle persone una relazione basata su fiducia e lealtà; La comunicazione di Piolanti Truck: - sarà sempre rispettosa della centralità della «persona» con tutto il suo articolato sistema di bisogni fisici, psicologici, culturali e affettivi: la logica di mercato non dovrà mai ostacolare la piena trasparenza informativa relativamente a contenuto e corretto utilizzo dei prodotti; - rifiuterà messaggi volgari, contraddittori, incerti o ambigui; - avrà sempre presente la propria responsabilità nell influenzare le scelte delle persone, facendosi garante della qualità della relazione fra impresa e persone. 4.3 Informazione e rendicontazione Tutte le attività di informazione e di dialogo con gli stakeholder devono avere caratteristiche di chiarezza, trasparenza, tempestività, completezza e coerenza, nel rispetto del diritto all informazione. Ciascun dipendente è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità sulla base di informazioni veritiere, accurate, complete e verificabili. Ogni operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. È compito di ogni dipendente far sì che la documentazione di supporto sia facilmente rintracciabile e ordinata secondo criteri logici. Nessuna scrittura contabile falsa o artificiosa può essere inserita nei registri contabili dell Azienda (o del Gruppo) per alcuna ragione. Nessun dipendente può impegnarsi in attività che determinino un tale illecito, anche se su richiesta di un superiore.
4.4 Controllo interno Piolanti Truck riconosce la massima importanza al controllo interno inteso come un processo, svolto dagli Esponenti Aziendali, finalizzato ad agevolare la realizzazione degli obiettivi aziendali, a salvaguardare le risorse, ad assicurare la conformità alle leggi ed ai regolamenti applicabili, a predisporre bilanci e dati economico-finanziari attendibili, veritieri e corretti. Per questo fine Piolanti Truck ha creato e sviluppato nel tempo un insieme di strumenti, procedure e meccanismi idonei a gestire il funzionamento ed il monitoraggio dell organizzazione. Ben consapevole che il sistema di controllo interno rappresenta un elemento che caratterizza una buona gestione dell Azienda, Piolanti Truck si impegna ad operare affinché la sensibilità del personale alla necessità del controllo possa essere accresciuta a tutti i livelli organizzativi. Allo stesso tempo, tutti gli Esponenti Aziendali devono sentirsi responsabili dell aggiornamento e gestione di un efficace sistema di controllo interno. Per questo motivo la dirigenza non deve limitarsi a partecipare al sistema di controllo nell ambito delle proprie competenze, ma deve impegnarsi a condividerne valori e strumenti con ciascun collaboratore o collega. Tutti devono sentirsi responsabili della salvaguardia dei beni dell Azienda (siano essi materiali o immateriali) e del loro corretto utilizzo. È fatto divieto di utilizzare in modo improprio o danneggiare i beni e le risorse dell Azienda e di consentire ad altri di farlo. 4.5 Corruzione e concussione Piolanti Truck si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di corruzione e concussione. Non è consentito che siano versate somme di denaro, esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti all Azienda stessa. Si fa divieto di accettare doni o favori da parte di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia. Questo vale sia nel caso in cui un Esponente Aziendale persegua un interesse diverso dalla missione di impresa o si avvantaggi personalmente di opportunità d affari. 4.6 Diligenza e correttezza nella gestione dei contratti I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Per una corretta gestione dei rapporti contrattuali Piolanti Truck si impegna a non sfruttare posizioni di dominio rispetto alle proprie controparti ed a garantire una informativa ampia ed esaustiva verso tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti nelle attività previste dai contratti stipulati. 5 - Indicazione delle modalità di attuazione e controllo 5.1 Ambito di applicazione del Codice Etico Destinatari del Codice Etico sono tutti gli Esponenti Aziendali, senza alcuna eccezione, e tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano rapporti o relazioni con
Piolanti Truck ed operano per perseguirne gli obiettivi. Ogni Esponente Aziendale, collaboratore esterno, consulente, fornitore, cliente è obbligato al rispetto del presente Codice Etico e dovrà accettarlo. Piolanti Truck richiede inoltre ai principali fornitori e partner una condotta in linea con i princìpi generali del presente Codice, ritenendo questo aspetto di fondamentale importanza per perseguire un modello di produzione eticamente responsabile. Gli Esponenti Aziendali di Piolanti Truck hanno l obbligo di conoscere le norme, astenersi da comportamenti contrari ad esse, rivolgersi al superiore o all Organismo di Vigilanza preposto per chiarimenti o denunce, collaborare con le strutture deputate a verificare le violazioni e non nascondere alle controparti l esistenza di un Codice. Nei rapporti d affari, le controparti devono essere informate dell esistenza di norme di comportamento e devono rispettarle. L osservanza delle norme del Codice è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti i dipendenti ai sensi dell art. 2104 del Codice Civile Italiano (4). (4) Art. 2104: Diligenza del prestatore di lavoro. Il prestatore di lavoro deve usare la diligenza richiesta dalla natura della prestazione dovuta, dall interesse dell impresa e di quello superiore della produzione nazionale. Deve inoltre osservare le disposizioni per l esecuzione e per la disciplina del lavoro, impartite dall imprenditore e dai collaboratori di questo dai quali gerarchicamente dipende. Piolanti Truck, attraverso i suoi Esponenti Aziendali, si impegna a collaborare con ogni Autorità Pubblica, a favorire una cultura aziendale caratterizzata dalla consapevolezza di controlli esistenti e dalla mentalità orientata all esercizio del controllo. Cercherà, inoltre, di approfondire e aggiornare il Codice Etico al fine di adeguarlo all evoluzione della sensibilità civile e delle normative di rilevanza per il Codice Etico stesso. In particolare, il management è tenuto ad osservare il Codice nel proporre e realizzare i progetti, le azioni e gli investimenti della società e i componenti del Consiglio di Amministrazione, nel fissare gli obiettivi di impresa, devono ispirarsi ai princìpi del Codice. Coloro che occupano posizioni di responsabilità in Piolanti Truck (i soggetti apicali) sono infatti tenuti ad essere d esempio per i propri dipendenti, a indirizzarli all osservanza del Codice e a favorire il rispetto delle norme. Devono inoltre riferire all Organismo preposto tutte le informazioni utili circa eventuali carenze nei controlli, comportamenti sospetti ecc., e modificare i sistemi di controllo della propria funzione su indicazione dell Organismo stesso. 5.2 Istituzione dell Organismo preposto al monitoraggio Piolanti Truck si impegna a far rispettare le norme attraverso l istituzione di un Organismo di Vigilanza ( Organismo ) al quale demandare i compiti di vigilanza e monitoraggio in materia di attuazione del Codice Etico. Tale Organismo si occuperà in particolare di: - monitorare costantemente l applicazione del Codice Etico da parte dei soggetti interessati, anche attraverso l accoglimento delle eventuali segnalazioni e suggerimenti; - segnalare eventuali violazioni del Codice di significativa rilevanza; - esprimere pareri vincolanti in merito all eventuale revisione del Codice Etico o delle più rilevanti politiche e procedure aziendali, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice stesso. 5.3 Segnalazione delle violazioni del Codice Etico È compito dell Organismo di Vigilanza segnalare, ai soggetti aziendali deputati all irrogazione delle sanzioni, le violazioni commesse dagli Esponenti Aziendali o dai collaboratori esterni della società ai relativi responsabili, proponendo l adozione di adeguate misure disciplinari. È altresì suo compito segnalare
all organo dirigente le violazioni commesse dai dirigenti della Società. Piolanti Truck provvede a stabilire adeguati canali di comunicazione attraverso i quali i soggetti cointeressati possano rivolgere le proprie segnalazioni in merito all applicazione o alle violazioni del Codice. In alternativa, tutti i soggetti cointeressati possono segnalare, per iscritto e in forma anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice Etico all Organismo preposto alla vigilanza in materia di attuazione del Codice stesso, il quale: - provvede a un analisi della segnalazione, ascoltando eventualmente l autore e il responsabile della presunta violazione; - agisce in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione; - assicura la riservatezza dell identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge; - in caso di accertata violazione del Codice Etico, l Organismo stesso riporta la segnalazione e gli eventuali suggerimenti ritenuti necessari al vertice aziendale o alle funzioni interessate, secondo la gravità delle violazioni; - questi definiscono i provvedimenti da adottare secondo le normative in vigore e secondo il sistema disciplinare adottato dalla Società; ne curano l attuazione e riferiscono l esito all Organismo preposto al monitoraggio del Codice Etico. 5.4 Comunicazione e diffusione del Codice Etico Piolanti Truck si impegna a favorire e garantire adeguata conoscenza del Codice Etico divulgandolo presso i soggetti cointeressati mediante apposite ed adeguate attività di comunicazione. Affinché chiunque possa uniformare i suoi comportamenti a quelli qui descritti, Piolanti Truck assicurerà un adeguato programma di formazione e una continua sensibilizzazione dei valori e delle norme etiche contenuti nel Codice. 6 - Appendice di dettaglio ai fini del D.Lgs. 231/2001 Il richiamo che viene fatto di seguito ad articoli di legge o norme specifiche dell ordinamento giuridico italiano è conseguenza dell inserimento del Codice Etico quale elemento dell ambiente generale di controllo definito e formalmente esplicitato ai sensi del Decreto Legislativo 231/01, ai sensi del quale è anche individuato uno specifico Organismo di Vigilanza ( 5.2.). A tal riguardo Piolanti Truck è consapevole del fatto che l integrità e i valori etici sono elementi essenziali dell ambiente di controllo della propria organizzazione e che essi incidono significativamente sulla progettazione, sull amministrazione e sull operatività quotidiana del proprio business. Affinché non vi siano incertezze o fraintendimenti su ciò che Piolanti Truck richiede agli Esponenti Aziendali rispetto a tali aspetti,
il presente Codice e il modo in cui esso è inserito nella struttura di controllo dell organizzazione saranno oggetto di ricorrenti azioni di formazione e comunicazione affinché lo stesso entri sempre più a far parte di una cultura aziendale consapevole, diventando così patrimonio comune condiviso a tutti i livelli. 6.1 Tutela del Capitale Sociale, dei Creditori e del Mercato Uno degli aspetti centrali che qualificano la condotta di Piolanti Truck è costituito dal rispetto dei princìpi di comportamento intesi a garantire l integrità del capitale sociale, la tutela dei creditori e dei terzi che instaurano rapporti con la Società (Azienda o Gruppo). Tali valori sono tutelati anche da norme penali che in Italia, ai sensi del D.Lgs. 231/01, possono costituire fonte di responsabilità per Piolanti Truck ove le fattispecie di reato siano realizzate nell interesse della Società (Azienda o Gruppo) stessa (5). A tal fine è posto l espresso divieto a carico degli Esponenti Aziendali di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato previste dall art. 25 ter del D.Lgs. 231/01 e porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti che, sebbene risultino tali da non costituire di per sé fattispecie di reato rientranti tra quelle sopra considerate, possano potenzialmente diventarlo, ovvero comportamenti che possano favorire la commissione dei predetti reati. Tutti gli Esponenti Aziendali, nell ambito delle funzioni e attività svolte, sono responsabili della definizione e del corretto funzionamento del sistema di controllo e sono tenuti a comunicare in forma scritta, al superiore e all Organismo di Vigilanza, le eventuali omissioni, falsificazioni o irregolarità contabili delle quali fossero venuti a conoscenza. (5) A titolo esemplificativo si riportano alcuni tra i più significativi riferimenti legislativi sui Reati Societari:. False comunicazioni sociali (art. 2621 c.c.). False comunicazioni sociali in danno dei soci o dei creditori (art. 2622 commi 1 e 3 c.c.). Falso in prospetto (art. 2623, commi 1 e 2 c.c.). Impedito controllo (art. 2625, comma 2 c.c.). Formazione fittizia del capitale (art. 2632 c.c.). Indebita restituzione dei conferimenti (art. 2626 c.c.). Illegale ripartizione degli utili e delle riserve (art. 2627 c.c.). Illecite operazioni sulle azioni o quote della società controllante (art. 2628 c.c.). Operazioni in pregiudizio dei creditori (art. 2629 c.c.). Illecita influenza sull assemblea (art. 2636 c.c.). Aggiotaggio (art. 2637 c.c.). Ostacolo all esercizio delle funzioni delle Autorità Pubbliche di vigilanza (art. 2638, commi 1 e 2 c.c.). 6.2 Pubblica Amministrazione L assunzione di impegni con le Istituzioni Pubbliche Locali, Statali, Comunitarie e Internazionali è riservata esclusivamente alle funzioni preposte e autorizzate. Per questo motivo è opportuno che venga raccolta e conservata la documentazione che riassume le modalità attraverso le quali Piolanti Truck è entrata in contatto con le Istituzioni. Ogni rapporto con le Istituzioni Locali, Nazionali, Internazionali o Comunitarie è riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione volte a esplicitare l attività di Piolanti Truck, a rispondere a richieste informali o ad atti di sindacato ispettivo (interrogazioni, interpellanze), o comunque a rendere nota la posizione dell Azienda su temi rilevanti. È fatto assoluto divieto di:
- esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciali che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale; - offrire o in alcun modo fornire omaggi, regalie e altre forme di benefici; - sollecitare od ottenere informazioni riservate. Inoltre, è fatto divieto agli Esponenti Aziendali, ai collaboratori esterni e ai consulenti delle Società del Gruppo e ai terzi di: - falsificare e/o alterare i rendiconti al fine di ottenere un indebito vantaggio o qualsiasi altro beneficio per la Società o per il Gruppo; - falsificare e/o alterare i dati documentali al fine di ottenere il favore o l approvazione di un progetto non conforme alle normative vigenti in materia; - destinare fondi pubblici a finalità diverse da quelle per cui si sono ottenuti. 6.3 Conflitto d interessi Per garantire la massima trasparenza, Piolanti Truck e i propri dipendenti si impegnano a non trovarsi in situazioni di conflitto di interessi con dipendenti di qualsiasi Authority e loro familiari. Ciascun Esponente Aziendale che ritenga di trovarsi in una situazione di conflitto tra il proprio interesse personale, per suo conto o per conto di terzi, e gli interessi della Società, deve darne comunicazione immediata secondo l opportunità, al proprio superiore gerarchico, al Consiglio di Amministrazione e/o all Organismo di Vigilanza/Comitato Etico, restando valide le norme specifiche previste dal Codice Civile. In particolare gli Esponenti Aziendali e le altre persone o entità con possibilità oggettiva di influenzare le scelte della Società, devono evitare assolutamente di utilizzare, anche solo implicitamente, la propria posizione per influenzare decisioni a proprio favore o a favore di parenti, amici e conoscenti per fini prettamente personali di qualunque natura essi siano. 6.4 Omaggi, regalie e altre forme di benefici Gli Esponenti Aziendali di Piolanti Truck non devono accettare, neanche in occasione di festività, regali e altre utilità correlati alle loro attività professionali e che non siano di modico valore (6). Ogni Esponente Aziendale che riceva, direttamente o indirettamente, richieste o offerte di omaggi o benefici eccedenti l importo di riferimento, deve essere autorizzato dal responsabile di direzione o dal superiore diretto, se dipendente, e deve darne comunicazione all Organismo di Vigilanza. Gli Esponenti Aziendali non chiedono per sé o per gli altri, né accettano regali o altre utilità da un subordinato o da suoi parenti. Il dipendente non offre regali o altre utilità a un sovraordinato o ai suoi parenti o conviventi, salvo quelli d uso di modico valore. In ogni caso, gli Esponenti Aziendali di Piolanti Truck si astengono da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dagli eventuali codici etici delle aziende o degli enti con i quali si hanno rapporti. (6) Come valore di riferimento: 50,00 Euro.