Novità campagna Bilanci 2015

Novità campagna Bilanci 2015 Bolzano, 22/04/2015 - Registro imprese - 1

Novità normative oltre al formato XBRL D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale integrato dal D.P.C.M. 13 novembre 2014 (G.U. 12/01/2015): regole tecniche in materia di formazione, copia, duplicazione di documenti informatici. 2

Novità normative: cosa vogliono dire? La nuova norma incide sulla definizione dei formati dei documenti informatici, prevedendo queste tipologie: copia per immagine su supporto informatico di un originale cartaceo (art. 4 D.P.C.M.) si produce mediante scannerizzazione del documento cartaceo originale firmato; originale informatico (art. 3 D.P.C.M.) si produce mediante l utilizzo di appositi software e deve essere firmato digitalmente per garantirne l immodificabilità; copia/duplicato di originale informatico (artt. 5 e 6 D.P.C.M.) è generato dall originale informatico. 3

Chi deposita il bilancio? I soggetti legittimati al deposito del bilancio al registro imprese sono: 1. legale rappresentante (amministratore/liquidatore) della società; 2. professionista incaricato, se iscritto all Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili. Deve riportare nel modello XX NOTE della pratica la seguente dizione: Il sottoscritto, iscritto all Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di al n, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445/2000, di non avere procedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dall esercizio dell attività professionale, e di essere stato incaricato dal legale rappresentante pro-tempore della società all assolvimento del presente adempimento (se sottoscrive digitalmente con la firma di ruolo rilasciata dall Ordine non è necessario indicare la frase sopra riportata); 3. soggetto non rientrante nelle fattispecie precedenti che si avvale di procura per la sottoscrizione digitale e l invio telematico degli atti al registro imprese (SOGGETTO DELEGATO). 4

Dichiarazioni di conformità del file XBRL Il bilancio XBRL sottoscritto digitalmente dal legale rappresentante della società non necessita di alcuna dichiarazione di conformità perché è un originale informatico. Il bilancio XBRL presentato dal professionista incaricato iscritto all Ordine del Dottori Commercialisti deve riportare in calce alla nota integrativa XBRL la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Il bilancio XBRL presentato dal soggetto delegato deve riportare in calce alla nota integrativa XBRL la seguente dichiarazione: Il/La sottoscritto/a, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la5 società.

Dichiarazioni di conformità degli altri allegati in formato PDF/A (verbale e relazioni) - 1 Se il deposito è effettuato dal legale rappresentante della società o da un soggetto delegato: il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente da tutti gli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea) non necessitano di alcuna dichiarazione di conformità; il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente solo dal legale rappresentante o dal soggetto delegato devono essere prodotti mediante scansione dell immagine del documento originale e necessitano della seguente dichiarazione di conformità: Il/La sottoscritto/a, nato a il dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014. N.B. Non esistono altre modalità di predisposizione dei files 6 per questi due soggetti.

Dichiarazioni di conformità degli altri allegati in formato PDF/A (verbale e relazioni) - 2 Se il deposito è effettuato dal professionista incaricato iscritto all Ordine dei Dottori Commercialisti: il verbale e le relazioni in formato PDF/A sottoscritti digitalmente dal Dottore Commercialista necessitano della seguente dichiarazione di conformità: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. Il documento presentato può essere generato come: copia di un documento originale informatico (quindi l originale in possesso del professionista può recare la firma digitale del legale rappresentante); copia informatica (file PDF/A generato da documento word) di un documento originale in possesso del professionista; copia per immagine, sempre in formato PDF/A, di un originale analogico/cartaceo che riporta le firme apposte a mano. 7

IL LEGALE RAPPRESENTANTE (AMMINISTRATORE O LIQUIDATORE) DEVE: Firmare digitalmente il bilancio XBRL (comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa) senza alcuna dichiarazione di conformità. Tutti gli altri files (verbale di assemblea, relazioni, ecc.) possono essere: allegati in formato PDF/A, senza alcuna dichiarazione di conformità, se sono stati sottoscritti digitalmente da tutti gli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea; per es.: il verbale di assemblea firmato digitalmente da presidente e segretario), oppure: allegati in formato PDF/A, dopo averli firmati digitalmente lui stesso, se sono stati prodotti mediante scansione dell immagine del documento originale. In questo caso deve essere scansionato il documento originale firmato in modo autografo (a penna!) con la seguente dichiarazione di conformità: Il/La sottoscritto/a, nato a il dichiara, consapevole delle responsabilità penali previste ex art. 76 del D.P.R. 445/2000 in caso di falsa o mendace dichiarazione resa ai sensi dell art. 47 del medesimo decreto, che il presente documento è stato prodotto mediante scansione ottica dell originale analogico e che ha effettuato con esito positivo il raffronto tra lo stesso e il documento originale ai sensi dell art. 4 del D.P.C.M. 13 novembre 2014. 8

IL PROFESSIONISTA INCARICATO (DOTTORE COMMERCIALISTA) DEVE: firmare digitalmente il bilancio XBRL (comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa) che deve riportare in calce alla nota integrativa in formato XBRL * la seguente dichiarazione: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. *nel campo di testo libero denominato "Dichiarazione di conformità" contenuto nella sezione Nota integrativa parte finale (tag XBRL "itcc-ci:dichiarazioneconformità"). Tutti gli altri file (verbale di assemblea, relazioni, ecc.) possono essere: allegati in formato PDF/A, dopo averli firmati digitalmente lui stesso con la seguente dichiarazione di conformità: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. oppure: allegati in formato PDF/A, senza alcuna dichiarazione di conformità, se sono stati sottoscritti digitalmente da tutti gli originali sottoscrittori (amministratori/sindaci/società di revisione/presidente e segretario dell assemblea; per es.: il verbale di assemblea firmato digitalmente da presidente e segretario (ipotesi residuale) 9

Differenza tra XBRL e PDF/A Se il bilancio XBRL differisce in maniera sostanziale e non puramente formale dal documento approvato dall assemblea in quanto la tassonomia XBRL non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all art. 2423 del codice civile, devono essere depositati il prospetto contabile e/o la nota integrativa anche nel formato PDF/A ISO19005-1/2/3. 10

Differenza tra XBRL e PDF/A Se si effettua il doppio deposito XBRL e PDF/A: si deve dichiarare in calce alla nota integrativa XBRL, nel campo di testo libero dichiarazione di conformità : Il sottoscritto (nome e cognome) dichiara che lo stato patrimoniale, il conto economico e/o la nota integrativa sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all art. 2423 del codice civile ; i documenti in formato PDF/A (ISO19005-1/2/3) devono essere sottoscritti digitalmente dal firmatario e dichiarati conformi. 11

Differenza tra XBRL e PDF/A giurisprudenza Si ricorda che non è necessario il doppio deposito in caso di differenze esclusivamente formali e non sostanziali tra il documento approvato in assemblea e il bilancio in formato XBRL, poiché in tal caso non si incorre nel rischio di nullità della deliberazione assembleare ai sensi dell art. 2434- bis c.c., in analogia a quanto stabilito dalla sentenza della Corte d Appello di Torino: Non si ha nullità se la violazione è sostanzialmente irrilevante, in quanto priva di consistenza, pertanto meramente formale, di immediata percezione o di agevole correzione a seguito delle informazioni rese in assemblea (Corte d Appello, Torino, 24/08/2000). 12

Invio di bilanci a rettifica Non sono ammesse richieste di sostituzione dei files depositati al registro imprese relativamente a pratiche già evase dall ufficio. Per le pratiche già evase è possibile effettuare l invio di una nuova pratica (a rettifica), con un protocollo nuovo, come da indicazioni che seguono. Il deposito di pratiche inviate a rettifica di bilanci già evasi dall ufficio è soggetto al pagamento degli importi ordinari previsti per il deposito del bilancio: diritti di segreteria: euro 62,70.- imposta di bollo: euro 65,00.- 13

Invio di bilanci a rettifica Se il bilancio o gli allegati depositati con la prima pratica erano sbagliati, ma non cambia il risultato di esercizio, è ammesso un nuovo deposito a rettifica, precisando nel modello XX NOTE della pratica che si tratta di un deposito presentato a rettifica del precedente bilancio e specificando le parti aggiunte o variate. Se il bilancio o gli allegati depositati con la prima pratica erano sbagliati e cambia il risultato di esercizio, è ammesso il nuovo deposito allegando un nuovo verbale di approvazione del bilancio. N.B. Questa fattispecie è soggetta a sanzione se il bilancio viene depositato oltre i 30 giorni dal nuovo verbale di approvazione. 14

Verbale che distribuisce gli utili Se con il verbale di assemblea che approva il bilancio viene deliberata la distribuzione dell utile di esercizio, il verbale è soggetto a registrazione, ai sensi del D.P.R. 131/86. Pertanto, in questi casi, deve essere allegato alla pratica la copia per immagine (scansione) del verbale registrato (con le dichiarazioni di conformità previste nelle slide precedenti). In alternativa è possibile dichiarare in calce al verbale di approvazione gli estremi di registrazione o che il verbale è in corso di registrazione. 15

Schema riepilogativo dei codice tipo documento CODIFICA DOCUMENTO FORMATO B06 SP + CE + NI XBRL B00 (SP+CE+NI) SP + CE per SOCIETA ESCLUSE dal deposito dell XBRL o BILANCIO XBRL NON CONFORME PDF/A B06 SP + CE BILANCIO CONSOLIDATO XBRL NI NOTA INTEGRATIVA BILANCIO CONSOLIDATO PDF/A V01 VERBALE ASSEMBLEA PDF/A V08 VERBALE CONSIGLIO DI SORVEGLIANZA PDF/A R05 RELAZIONE SULLA GESTIONE PDF/A R06 RELAZIONE DEI SINDACI o del SINDACO UNICO PDF/A R02 REVISIONE LEGALE DEI CONTI (società di revisione legale o revisore legale dei conti) PDF/A 99 + DESCRIZIONE SITUAZIONE DEI CONTI PDF/A 99 + DESCRIZIONE RENDICONTO SULLA GESTIONE PDF/A D01 PROCURA UNIONCAMERE PDF E20 DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO PDF 16

www.camcom.bz.it/de-de/handelsregister/dienste_des_handelsregisters/bilanzen_im_xbrl- Format.html 17

http://www.camcom.bz.it/it- IT/REGISTROIMPRESE/Servizi_del_registro_imprese/Bilanci_in_formato- XBRL.html 18

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Manuali e guide sono disponibili sul ns. sito www.camcom.bz.it Telefono Callcenter (in lingua italiana) 800026645 E-Mail callcenter@bz.camcom.it Lu. Ve. Dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 17:00 21