Capitolo 1 Per iniziare sommario Installazione di Office 2003 Attivazione di Office 2003 Configurazione e personalizzazione Cartella predefinita per il salvataggio dei documenti Impostazione stampante predefinita Apertura, stampa, salvataggio e chiusura di documenti
Anteprima Verifiche prima dell installazione pag. 4 Prima di installare Office 2003 è preferibile controllare la configurazione del computer. Verificare di quanta RAM si dispone (ne servono almeno 128 MB). Verificare il processore del PC (almeno un Pentium III). Verificare lo spazio disponibile su disco (ideale da 0,5 a 1 GB per installazioni complete). Installazione e attivazione di Office 2003 pagg. 4-10 Ricordare che possono effettuare l installazione solo gli amministratori di sistema, cioè coloro che sono autorizzati a effettuare installazioni. 1 Accettare il contratto di licenza ( EULA ) e fare clic sul pulsante Avanti. 2 Scegliere una modalità di installazione (Tipica o Completa). 3 Confermare la scelta sulla finestra successiva e attendere il messaggio che indica la conclusione delle operazioni. Al primo avvio di Office 2003 verrà visualizzato un messaggio che segnala la richiesta di attivazione del prodotto. Questa viene effettuata tramite Internet, oppure attraverso un numero verde telefonico. Installare una stampante pagg. 15-18 1 Scegliere la voce Start Stampanti e fax e fare clic sul link Aggiungi stampante. 2 Premere Avanti nella finestra Installazione guidata stampante per iniziare la procedura. 3 Selezionare l opzione Stampante locale e premere Avanti. 4 Specificare la porta su cui è collegata la stampante e premere Avanti.
5 Scegliere il produttore della stampante nella casella di elenco Produttori e quindi fare clic sul modello di stampante nella casella di elenco Stampanti. Premere Avanti. 6 Digitare nella casella il nome della stampante in fase di installazione. 7 Specificare se si vuole stampare la pagina di prova e premere Avanti. 8 Fare clic sul pulsante Fine per avviare l installazione dei driver della stampante nel sistema. Stampa di documenti pagg. 21-23 Premere il pulsante Stampa sulla barra degli strumenti per stampare subito il documento. Usare il comando File Stampa per agire sulle opzioni della stampante dalla finestra Stampa. Operazioni sui documenti pagg. 18-27 Per aprire un documento compiere le operazioni seguenti. 1 Nel Riquadro attività iniziali dell applicazione aperta scegliere un file precedentemente aperto dall elenco Apri. 2 Se il documento non appare nel riquadro Apri fare clic sul collegamento Altro. 3 Utilizzare la finestra di dialogo Apri per localizzare il documento da aprire. Per salvare un documento compiere le operazioni seguenti. Premere il pulsante Salva sulla barra degli strumenti. Scegliere il comando File Salva. Per chiudere un documento compiere le operazioni seguenti. Fare clic sul pulsante di chiusura della finestra del documento. Scegliere il comando File Chiudi.
Prima di lavorare con qualunque prodotto occorre installarlo; ovviamente, Office 2003 non fa eccezione alla regola. Parte finale del processo di installazione non è solo la registrazione secondo le nuove regole introdotte da Microsoft, ma anche la configurazione del prodotto e dell ambiente in modo da rendere agevoli le operazioni. In questo capitolo saranno illustrate le fasi di installazione e configurazione del pacchetto; verranno inoltre descritte alcune operazioni comuni quali l avvio delle applicazioni, l apertura e il salvataggio dei vari tipi di documento. Installazione e attivazione La nuova versione della suite di Microsoft Office può essere installata solo sulle versioni più recenti dei sistemi operativi Microsoft, quindi se non avete almeno Windows 2000 o Windows XP non provate neppure. Il fatto è che le diverse funzionalità di Office 2003 sono ormai progettate per essere utilizzate su sistemi più nuovi e stabili e, di conseguenza, i sistemi precedenti (fino a Windows ME per intenderci) non vengono più presi in considerazione. Tra le altre caratteristiche del sistema da verificare è importante controllare di quanta RAM si dispone (ne servono almeno 128 MB), del processore del PC (almeno un Pentium III) e dello spazio disponibile su disco (ideale da mezzo giga a un giga per installazioni complete). Se la configurazione del vostro sistema è tale da consentire l installazione di Office 2003, potete valutare quale sia la versione di Office 2003 più indicata per le vostre necessità e passare quindi all acquisto. Nella Tabella 1.1 potete trovare l elenco delle versioni di Office 2003, con l elenco dei pacchetti contenuti. Installazione di Office 2003 La prima cosa che risulta evidente nel momento in cui aprite la vostra nuova scatola di Office 2003 è che c è un solo CD (o due, secondo la versione che avete acquistato). Rispetto alle versioni precedenti, che avevano un numero di CD decisamente superiore, il materiale aggiuntivo viene reso disponibile sul sito Microsoft, nella sezione Download di Office 2003.
Capitolo 1 Per iniziare 5 Versione Pacchetti contenuti Per chi? Standard 2003 Word, Excel, PowerPoint Utenti senza esigenze particolari e Outlook Small business 2003 Word, Excel, PowerPoint, Piccole aziende che desiderano realizzare le Outlook, Publisher e proprie brochure, cataloghi e altri documenti Business Contact Manager per il marketing Professional 2003 Word, Excel, PowerPoint, Aziende o professionisti che lavorano con Access, Outlook, Publisher clienti o partner appartenenti ad aziende e Business Contact Manager di grandi dimensioni Iniziate quindi ad aprire la confezione e inserire il CD nell unità del vostro computer. Come nelle versioni precedenti viene avviata la procedura automatica di installazione. Vi renderete conto immediatamente di come l installazione non richieda più il riavvio del computer: al termine della procedura potrete quindi iniziare immediatamente a usare il programma. Per quanto Office 2003 sia disponibile in diverse configurazioni, la procedura di installazione richiede gli stessi passi. Ovviamente il fatto che la Professional Edition 2003, che abbiamo utilizzato noi per la stesura di questo libro, contenga una serie di applicazioni in più rispetto alle altre, si riflette sulla quantità di componenti disponibili in fase di installazione. Selezionando la modalità di installazione Personalizzata, ad esempio, è possibile decidere che un componente risulta di vitale importanza e deve quindi essere installato su disco fisso, localmente, in modo da disporne sempre, mentre un altro componente che non risulta particolarmente importante può tranquillamente essere lasciato su CD, da cui viene letto quando serve. È anche possibile decidere di rimandare l installazione di un particolare componente fino al momento in cui questo non viene richiesto. Tabella 1.1 Versioni di Office 2003. La versione Studenti e Docenti 2003 è uguale alla versione Standard 2003 per quanto riguarda il contenuto; viene semplicemente offerta a un prezzo di favore per gli studenti e per gli insegnanti. Attenzione Poiché Office 2003 opera solo su Windows 2000 o Windows XP, ricordate che per poter effettuare l installazione dovete essere riconosciuti come amministratori di sistema, dovete cioè essere autorizzati a effettuare installazioni. Potete anche decidere di creare delle cache locali dei file di installazione, in modo che se si presentasse la necessità di eseguire delle riparazioni sulla versione di Office 2003 utilizzata o se voleste aggiornarla in seguito, non avreste la necessità di disporre del CD. Durante l installazione vi verrà chiesto di specificare la product key, cioè il codice di cinque gruppi di cinque caratteri che compare nella confezione del CD e che attesta che il software è dotato di regolare licenza.
6 Microsoft Office 2003 Professionale No problem Dopo l inizio della procedura di installazione vengono eseguiti i seguenti passaggi. 1 Viene innanzitutto chiesto di specificare il codice di prodotto. Inseritelo e quindi fate clic sul pulsante Avanti. 2 Vengono chieste una serie di informazioni personali; inseritele e fate clic sul pulsante Avanti. Attenzione Le informazioni che inserite a questo punto verranno usate da Office 2003 per associarle ai documenti che creerete, per cui se invece di inserire il vostro nome e cognome scriverete gatto matto, i vostri documenti risulteranno creati dal misterioso gatto matto. Divertente, vero? Attenzione però: la vostra professionalità potrebbe uscirne malconcia se doveste spedire un importante documento all amministratore delegato della vostra azienda e questo risulterà creato da un gatto matto! 3 Vi viene chiesta l accettazione del contratto di licenza ( EULA ): finché non attiverete la casella Accetto i termini del Contratto di Licenza, non verrà attivato il pulsante Avanti da premere per proseguire. 4 Potete scegliere il tipo di installazione da effettuare (Figura 1.1). In generale è comodo utilizzare la modalità Tipica, con cui vengono installati i componenti di utilizzo più comune, tuttavia se volete avere maggiore controllo su ciò che viene copiato sul disco, oppure se avete esigenze particolari, potete scegliere tra le opzioni Personalizzata o Completa. Scegliendo l installazione tipica viene attivata la procedura in modo del tutto automatico; confermata la scelta sulla finestra seguente, è sufficiente aspettare il messaggio che indica la conclusione delle operazioni. A questo punto i file di Office vengono copiati sul vostro disco. Al termine dell installazione verrà visualizzata una finestra in cui si chiederà se collegarsi al sito Microsoft (Figura 1.2) per verificare se sono disponibili aggiornamenti per il software. Se avete una connessione aperta su Internet, il nostro consiglio è di collegarvi e verificare la presenza di aggiornamenti: di solito è sempre una buona idea controllare se il produttore ha corretto possibili problemi del software.
Capitolo 1 Per iniziare 7 Figura 1.1 Scelta del tipo di installazione da effettuare. Figura 1.2 Pagina del sito Microsoft dedicata agli aggiornamenti.
8 Microsoft Office 2003 Professionale No problem Facendo clic sul collegamento Esegui rilevamento automatico aggiornamenti viene effettuato un primo controllo sul software appena installato e sugli aggiornamenti disponibili. Se è la prima volta che si chiede una verifica di questo genere e se sono disponibili aggiornamenti, viene chiesto di installare Office Update Installation Engine, utilizzato per l esecuzione degli aggiornamenti. Al termine dell installazione viene attivata la finestra di gestione degli aggiornamenti, come illustrato nella Figura 1.3. Figura 1.3 Finestra di gestione degli aggiornamenti di Office 2003. Nel momento in cui abbiamo installato Office 2003 sul nostro computer (8 dicembre 2003), era già disponibile un aggiornamento per la suite: abbiamo quindi buoni motivi per credere che ne troverete anche voi quando avrete installato la vostra copia di Office 2003. Al termine dell aggiornamento potete aprire le applicazioni che volete utilizzare e, se necessario, configurarle per il vostro utilizzo, come avviene generalmente per Outlook. Attivazione di Office 2003 Al primo avvio di Office 2003 verrà visualizzato un messaggio che segnala la richiesta di attivazione del prodotto (Figura 1.4). Come avveniva per Office XP, anche Office 2003 necessita dell attivazione per poter essere utilizzato. Questo per un motivo molto semplice: Microsoft applica questo metodo per proteggersi dalla pirateria informatica. L attivazione del prodotto viene effettuata via Internet, oppure attraverso un numero verde e una semplice telefonata, e risulta di fatto molto semplice
Capitolo 1 Per iniziare 9 e rapida, dato che lo scambio di dati è piuttosto ridotto. Se dovete reinstallare il prodotto per qualunque motivo, dovrete attivarlo nuovamente: lo potrete fare per un certo numero di volte. Figura 1.4 Finestra di attivazione di Office 2003. Attenzione Ricordate sempre che l utilizzo di versioni craccate di Office è illegale! Se non avete la possibilità di spendere la cifra necessaria per acquistare una licenza legale di Microsoft Office, o ritenete che non sia il caso di spenderla per quelle poche operazioni che eseguite di solito, ricordate che non sono mai comunque giustificazioni valide per l utilizzo di una copia illegale. Molto meglio invece orientarsi verso prodotti alternativi, magari con licenza di tipo open source come OpenOffice.org, che di fatto offrono le stesse potenzialità di base di Microsoft Office a un prezzo più contenuto, se non addirittura gratuitamente. Se volete aspettare ad attivare Office 2003, non ci sono problemi: avete comunque la possibilità di usarlo per 50 volte. E ogni volta che avvierete una delle sue applicazioni vi verrà ricordato che avete ancora a disposizione n accessi prima di essere costretti ad attivarlo. Al termine dell attivazione avete la possibilità di registrare il vostro Office 2003 presso Microsoft (Figura 1.5). Attenzione Non si tratta di un doppione: attivazione e registrazione sono due procedure diverse. La prima riguarda il prodotto, la seconda l utente. La registrazione raccoglie informazioni su di voi, in modo che Microsoft vi possa inviare avvisi di vario genere, come segnalazioni su nuovi prodotti.
10 Microsoft Office 2003 Professionale No problem Figura 1.5 Conclusione dell attivazione di Office 2003. Non siete obbligati a registrarvi: potete decidere a vostra discrezione se farlo o meno. Configurazione e personalizzazione del programma Per quanto la configurazione standard di Office 2003 sia già ottimale per la maggior parte dei casi e delle necessità, è sempre utile capire come modificarla per meglio adeguarla ai propri casi particolari. In generale è possibile che vogliate avere sempre sotto controllo la cartella in cui i vostri documenti vengono salvati, oppure la stampante utilizzata. In questo paragrafo vedrete come impostare la cartella di default in cui i documenti vengono salvati e come indicare una stampante predefinita da sistema operativo. Cartella predefinita per il salvataggio dei documenti Per quanto strano possa sembrare, per lavorare sui documenti non occorre sapere dove sono memorizzati; questo perché tutte le applicazioni mostrano un elenco dei documenti sui quali si è già lavorato, come potete vedere nella Figura 1.6. Tuttavia alcune operazioni che dovete effettuare sui documenti non richiedono necessariamente l utilizzo di Office: ad esempio, per salvare
Capitolo 1 Per iniziare 11 un documento su un floppy disk (o su un altra unità di memoria esterna, come un disco USB), è necessario che conosciate la posizione in cui tale documento è stato salvato. Figura 1.6 Elenco di file su cui si è lavorato nel Riquadro attività di Word. Windows 2000 e Windows XP dispongono di una cartella Documenti sul desktop, che viene utilizzata dai pacchetti di Office come cartella predefinita sia per l apertura che per il salvataggio dei documenti. Si tratta comunque di una impostazione che può essere modificata in ogni momento. Definizioni I termini directory e cartella sono sinonimi. Da un punto di vista linguistico sarebbe corretto utilizzare solo il termine cartella, ma si usa anche il termine directory in quanto introdotto ormai da tempo anche negli applicativi Microsoft, in cui si parla, ad esempio, di directory predefinite e non di cartelle predefinite. Osservate come sia più semplice accedere alla cartella Documenti dal desktop che non dal disco, in quanto viene nascosta all interno del disco, tra le cartelle che costituiscono l ambiente predisposto per ciascun utente identificato dal sistema. In altri termini, la cartella Documenti corrisponde a C:\Documents and Settings\nome_utente\Documenti nel disco; ciascun utente dispone della propria cartella Documenti, che non è condivisa con gli altri. Per
12 Microsoft Office 2003 Professionale No problem poter condividere i documenti con altri utenti è invece necessario collocarli nella cartella Documenti condivisi, che corrisponde alla cartella C:\Documents and Settings\All Users\Documenti nel disco. Tutte le applicazioni di Office 2003 propongono il salvataggio dei documenti creati in una directory di default, che è poi la stessa che viene proposta quando si deve aprire un documento utilizzando la finestra di dialogo Apri, e che coincide con la cartella Documenti del sistema. Tuttavia non è detto che tale scelta sia la migliore: ad esempio è possibile che i documenti di un utente debbano necessariamente essere salvati su un unità condivisa in rete per motivi di praticità di gestione. In questo caso sarebbe preferibile che l applicazione presenti di default all utente l unità condivisa in rete invece della cartella Documenti, riducendo la possibilità che ci si dimentichi di modificare la posizione in cui deve essere salvato il documento. È possibile modificare tale impostazione senza alcun problema a livello di applicazione, per quanto, nonostante l integrazione degli strumenti di Office sia ormai decisamente avanzata, la definizione della directory di default non avvenga mediante lo stesso procedimento. Per questo motivo vedrete come operare da Word, Excel, PowerPoint e Access separatamente. IMPOSTAZIONE DIRECTORY PREDEFINITA IN WORD Per impostare la cartella che Word proporrà quando salvate i documenti e in cui cercherà i documenti da aprire dovete effettuare i seguenti passaggi. 1 Scegliere Strumenti Opzioni e nella finestra di dialogo Opzioni scegliere la scheda Directory predefinite (Figura 1.7). 2 Fare doppio clic sulla voce Documenti contenuta nella casella di riepilogo. Verrà aperta la finestra di dialogo Modifica posizione. 3 Spostarsi nel disco fino a entrare nella cartella desiderata, oppure digitare direttamente nella casella Nome il percorso completo della cartella che verrà utilizzata come posizione di default in cui salvare i documenti. 4 Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica posizione: osservate come accanto alla voce Documenti sia stato inserito il percorso completo della directory selezionata. 5 Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni.
Capitolo 1 Per iniziare 13 Figura 1.7 Finestra di impostazione della directory predefinita di Word. IMPOSTAZIONE DIRECTORY PREDEFINITA IN EXCEL La procedura di impostazione della directory predefinita per Excel è simile alla procedura descritta per Word. 1 Scegliete il comando Strumenti Opzioni e nella finestra di dialogo Opzioni scegliete la scheda Generale (Figura 1.8). 2 Nella casella di testo Posizione file predefinito digitare il percorso completo della directory che verrà utilizzata come default da Excel per salvare i fogli di lavoro. 3 Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni. IMPOSTAZIONE DIRECTORY PREDEFINITA IN POWERPOINT Anche la procedura di impostazione della directory predefinita per PowerPoint è simile alla procedura descritta per Word. 1 Scegliete il comando Strumenti Opzioni e nella finestra di dialogo Opzioni scegliete la scheda Salva (Figura 1.9). 2 Nella casella di testo Posizione predefinita digitate il percorso completo della directory che verrà utilizzata come default da PowerPoint per salvare le presentazioni. 3 Fate clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni.
14 Microsoft Office 2003 Professionale No problem Figura 1.8 Finestra di impostazione della directory predefinita di Excel. Figura 1.9 Finestra di impostazione della directory predefinita di PowerPoint. IMPOSTAZIONE DIRECTORY PREDEFINITA IN ACCESS Come nei casi precedenti, anche Access utilizza una directory predefinita che viene proposta nel momento in cui chiedete di salvare il database che state per realizzare, directory che può essere modificata attraverso una procedura non molto diversa da quelle che avete esaminato fino a questo momento.
Capitolo 1 Per iniziare 15 1 Scegliete il comando Strumenti Opzioni e nella finestra di dialogo Opzioni scegliete la scheda Generale (Figura 1.10). 2 Nella casella di testo Cartella database predefinita digitate il percorso completo della directory che verrà utilizzata come default da Access per salvare i database. 3 Fate clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni. Figura 1.10 Finestra di impostazione della directory predefinita di Access. Attenzione La voce Opzioni del menu Strumenti non risulta attiva finché non viene aperto o creato un database. Impostazione della stampante predefinita Anche se avete installato Office 2003 su un computer con un sistema operativo nuovo di zecca e non avete ancora configurato stampanti, scoprirete che all atto dell installazione Office ha generato una stampante denominata Microsoft Office Document Image Writer (Figura 1.11). Di conseguenza nessuna applicazione avrà alcun problema di impostazione delle pagine o di anteprima di stampa. Tuttavia può essere utile disporre di una stampante uguale a quella che utilizzate abitualmente, ad esempio la stampante laser del vostro ufficio, in modo che l impostazione dei documenti su cui lavorate in ufficio non cambi nel momento in cui li modificate sul vostro PC di casa.
16 Microsoft Office 2003 Professionale No problem Figura 1.11 La stampante installata da Office 2003. Per installare una stampante scegliete la voce Start Stampanti e fax e fate clic sul link Aggiungi stampante. Windows attiva una procedura guidata per l installazione, in cui vengono richieste le informazioni necessarie alla definizione della stampante desiderata. La procedura di installazione di una stampante, eventualmente fittizia, è molto semplice. 1 Premete Avanti nella finestra di dialogo Installazione guidata stampante per iniziare la procedura. 2 Selezionate l opzione Stampante locale e premete Avanti. Se la vostra stampante è collegata direttamente al PC sulla porta USB, potete attivare la casella di controllo Rileva e installa stampante Plug and Play automaticamente. 3 Se non avete attivato la casella di riconoscimento automatico della stampante USB, dovete specificare la porta su cui è collegata la stampante (ad esempio LPT1, che viene proposta come consigliata). Premete Avanti per proseguire. 4 A questo punto dovete scegliere il produttore della stampante da installare; fate clic sul suo nome nella casella di elenco Produttori e quindi fate clic sul modello di stampante nella casella di elenco Stampanti. Premete Avanti.
Capitolo 1 Per iniziare 17 5 Digitate nella casella di testo il nome della stampante in fase di installazione (ad esempio, Laser ufficio). 6 Specificate se volete stampare o meno la pagina di prova, per controllare che la stampante sia stata installata correttamente. In questo caso, scegliete NO e premete Avanti. 7 Nell ultima finestra (Figura 1.12) vengono presentate le impostazioni che avete specificato per la stampante, in modo da poterle controllare ed eventualmente tornare indietro per modificarle. Premete Fine per avviare l installazione dei driver della stampante nel sistema. Figura 1.12 Impostazioni selezionate per la stampante da installare. Se sul computer è installata una sola stampante, questa viene considerata come stampante predefinita dal sistema e verrà utilizzata da tutti i programmi. Se invece il computer è collegato a una rete aziendale in cui sono disponibili stampanti diverse, che in genere presentano differenti caratteristiche, potete configurare più stampanti e selezionare quindi la stampante maggiormente adeguata alla resa del vostro documento quando lo impaginate; ad esempio, potete usare una laser in bianco e nero per le prime versioni del documento, ma passare alla stampa su laser a colori per la versione definitiva. Se su un computer sono configurate più stampanti, l icona della stampante predefinita presenta un piccolo segno di spunta. Se volete impostare come predefinita un altra stampante, selezionatela con il pulsante destro del mouse per ottenere il menu di scelta rapida e quindi scegliete la voce Imposta
18 Microsoft Office 2003 Professionale No problem come stampante predefinita, oppure fate doppio clic sul nome della stampante per aprire la finestra relativa. Nel menu Stampante di questa finestra selezionate la voce Imposta come stampante predefinita, come illustrato nell esempio della Figura 1.13: alla chiusura della finestra vedrete che il segno di spunta si è spostato. Figura 1.13 Impostare una stampante come predefinita. Operazioni generali sui documenti Per quanto le applicazioni di Office 2003 siano diverse tra loro, ci sono operazioni che vengono sempre eseguite nello stesso modo: l apertura, la stampa, il salvataggio e la chiusura. È anche possibile proteggere i documenti, in modo che pur passandoli ad altre persone non sia loro possibile effettuare delle modifiche indesiderate: tuttavia considerando la complessità di tali azioni, soprattutto alla luce delle modifiche apportate da Microsoft in questa nuova versione di Office, abbiamo deciso di affrontarle in dettaglio nel capitolo Strumenti comuni. Apertura di documenti Come già avveniva per Office XP, il Riquadro attività di Office 2003 è il punto principale da cui vengono avviate una serie di attività, dalle più semplici come
Capitolo 1 Per iniziare 19 la creazione o l apertura di documenti, alle più complesse come la formattazione del testo o la stampa unione. Appena aperta l applicazione viene visualizzato il Riquadro attività iniziali, da cui si possono raggiungere più sottoambienti. Il primo che viene presentato nella parte inferiore del riquadro è Apri, in cui è contenuto l elenco dei file aperti precedentemente e il collegamento Altro, che permette di scegliere un documento da aprire non compreso nell elenco e che corrisponde al comando File Apri. In questo caso viene visualizzata la finestra di dialogo Apri, illustrata nella Figura 1.14. Figura 1.14 Finestra di dialogo Apri, in cui si può selezionare il documento da aprire. In questa finestra potete selezionare il nome del file che dovete aprire, ma, se questo non si trovasse immediatamente nell elenco dei documenti presentati nella finestra, sarà necessario effettuare una ricerca all interno delle cartelle del disco. A questo scopo potrete usare alcuni strumenti che si trovano nella barra dei percorsi, cioè quell insieme di pulsanti a sinistra nella finestra, che permettono di accedere rapidamente al contenuto di alcune particolari cartelle del computer: la cartella Documenti recenti, che visualizza nella finestra l elenco degli ultimi file aperti mediante l applicazione; la cartella Desktop, che visualizza il contenuto del desktop di Windows;
20 Microsoft Office 2003 Professionale No problem la cartella Documenti, che mostra il contenuto della cartella di lavoro predefinita; la cartella Risorse del computer, che visualizza le unità dischi disponibili insieme alle cartelle Documenti; la cartella Risorse di rete, che visualizza l elenco delle cartelle e dei documenti disponibili su altri PC presenti nella rete locale. Nel caso in cui il documento non si trovasse in nessuna di queste cartelle e non fosse neppure possibile raggiungerlo mediante una semplice navigazione tra cartelle, potete utilizzare la funzione di ricerca che si trova nell elenco Strumenti della finestra di dialogo. Per la precisione, la finestra di dialogo è dotata di una barra degli strumenti contenente una serie di pulsanti, descritti nella Tabella 1.2. Tabella 1.2 Barra degli strumenti della finestra di dialogo Apri. Oggetto Cerca in Su di un livello Ricerca sul Web Elimina Crea nuova cartella Visualizzazioni Strumenti Descrizione Casella di riepilogo che consente di selezionare l unità disco in cui è contenuto il documento Consente di risalire alla cartella precedente a quella attiva in questo momento Attiva Internet Explorer e vi porta sul sito The Microsoft Network, in cui potete inserire la ricerca che volete effettuare Consente di eliminare il documento selezionato Consente di creare una nuova cartella all interno del disco o della cartella selezionati Consente di scegliere il tipo di visualizzazione che deve essere applicato alle informazioni presentate nella finestra di dialogo, cioè potete scegliere se volete vedere i documenti come icone grandi, come icone piccole, come un elenco di documenti, come anteprime e così via Attiva un menu che consente di effettuare una serie di operazioni, quali la ricerca di un documento Se per qualche motivo dovete aprire il documento in modalità particolare, ad esempio in sola lettura, potete semplicemente fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri, in modo da scegliere dal menu visibile nella Figura 1.15 il tipo di apertura desiderato. Se infine il documento che dovete aprire non è nel formato standard.doc di Word,.xls di Excel,.ppt di PowerPoint o.mdb di Access, non lo vedrete nella finestra di apertura, anche se la cartella su cui siete posizionati è quella corretta. Questo avviene perché vengono presentati solo i documenti il cui tipo corrisponde a quello selezionato nella casella di riepilogo Tipo file. Per
Capitolo 1 Per iniziare 21 poter vedere e quindi aprire documenti di tipo diverso è necessario cambiare la selezione nella casella di riepilogo Tipo file, come illustrato nella Figura 1.16. Figura 1.15 Modalità di apertura del documento disponibili dal pulsante Apri. Figura 1.16 Modifica del tipo di file da aprire mediante l impostazione della casella di riepilogo Tipo file. Stampa di documenti Un decennio fa alcuni nostri professori di università sostenevano che con l aumentare della diffusione della tecnologia informatica si sarebbero diffusi sup-
22 Microsoft Office 2003 Professionale No problem porti elettronici che avrebbero fatto risparmiare carta, salvando ettari di foreste e molti soldi delle nostre tasche. Noi e altri non ne eravamo molto convinti, ma si sa, incalliti lettori come noi hanno un rapporto viscerale con le pagine cartacee di un libro e non si può immaginare come potrebbe essere la vita senza la carta. Noi stiamo ancora aspettando di vederlo... Il fatto è che la maggior diffusione dei sistemi elettronici ha in realtà aumentato la necessità di stampare: volete paragonare la facilità di lettura su un foglio stampato rispetto a quella di un video, sia pure ad altissima risoluzione? Di conseguenza sarà utile capire come effettuare le stampe dei documenti, ma anche come fare per economizzare un po la carta, visto che anche l Amazzonia finirà, prima o poi. Per stampare il documento su cui state lavorando, l operazione più semplice consiste nel premere il pulsante Stampa della barra degli strumenti. Verranno utilizzate le impostazioni attuali della stampante e il vostro documento verrà stampato letteralmente al volo. Tuttavia potete anche decidere di modificare le impostazioni, un po per verificare che il documento venga realmente inviato alla stampante corretta, un po per definire delle caratteristiche che possono migliorare l aspetto del documento e magari consentano di economizzare la carta usata. Consigli dell esperto Non vi interessa salvare l Amazzonia? Liberissimi di non farlo. Ma se avete occasione di viaggiare portando con voi i documenti stampati, provate a pensare cosa significa stamparli in fronte-retro, magari collocando due pagine affiancate per ogni facciata: di quanto peso vi potete liberare se sapete impostare correttamente le vostre stampe? Innanzitutto dovete accedere al comando di stampa utilizzando File Stampa, quindi potete iniziare a operare sulle opzioni della stampante dalla finestra Stampa. Nella Figura 1.17 viene presentata la finestra Stampa di Word: gli altri applicativi di Office dispongono di una finestra analoga, anche se di aspetto leggermente diverso. In ogni caso ciò che è disponibile nella finestra Stampa di Word è disponibile anche nelle finestre Stampa degli altri applicativi, per quanto le posizioni delle opzioni siano diverse. Le opzioni immediatamente visibili sono quelle di Word, di cui le principali sono: Pagine da stampare: si può definire un intervallo di stampa, che può corrispondere all intero documento (attivando Tutto) oppure a parti di esso, inse-