Relazione sulla performance: progetti,attività, risultati, risorse - anno 2013 Allegati: Obiettivi divisi per area dirigenziale e portafoglio servizi AREA SEMPLIFICAZIONE E INFORMAZIONE ALLE IMPRESE OBIETTIVI 2013 SCHEDA OBIETTIVI PROGETTI OBIETTIVO (progetti a carattere speciale assegnati al dirigente) Obiettivo Indicatori Target Dati al 31/12/2013 SUAP: Consolidare la rete territoriale SUAP e promuovere l integrazione tra i diversi soggetti coinvolti (ASL, Vigili del Fuoco ), al fine di semplificare e rendere omogenee le procedure Attuazione percorso di applicazione standard minimi dei SUAP Gruppi di lavoro tra SUAP capofila e con gli enti terzi (3 riunioni per gruppo) 2 momenti formativi (in collaborazione con la cabina locale) Monitoraggio raggiungimento livelli minimi entro il 31/12/2013 (almeno 50% dei SUAP al di sopra del livello minimo ) 5 incontri gruppi di lavoro 2 momenti formativi In attesa di linee guida regionali, non attuato Integrazione attività di front office sportello protesti (obiettivo comune all Area Risorse e Patrimonio) Integrazione dell attività di sportello di gestione protesti nell ambito del Servizio Spazio Imprese (riorganizzazione delle modalità di erogazione del servizio, formazione del personale addetto per la gestione autonoma delle attività) Entro il 30.9.2013 Sportello Protesti attivo presso il Servizio Spazio Imprese dal 24/06/2013 (monitoraggio contatti a partire dal mese di settembre = 202) INFRASTRUTTURE: alimentare il dibattito sul territorio, recuperando sul tema dello sviluppo infrastrutturale un ruolo preminente e riconosciuto all ente camerale anche in ottica pluriennale Pubblicazioni, convegni, campagne stampa, progetti speciali (studi di fattibilità ecc) anche in collaborazione con altri soggetti (enti, società di gestione ecc) Due prodotti nell arco dell anno 2013 Studio su Ferrovia Bellinzona/Luino/Gallarate 2 convegni Alptransit (con Comune di Luino e CdC Svizzera in Italia) Pag. 1
PROGETTI A CARATTERE SPECIALE (progetti proposti dal Dirigente) Obiettivo Indicatori Target Dati al 31/12/2013 Individuazione e predisposizione di almeno due progetti innovativi che siano strettamente correlati a uno o più obiettivi strategici generali, originali, di forte impatto sul territorio e sostenibili. Approvazione dei progetti da parte degli organi camerali o del Segretario Generale Progetto OPEN R.I. : Realizzazione di tavoli di confronto con le categorie (notai, commercialisti, associazioni); formazione degli operatori ( open day ; seminari); sviluppo informazione online (newsletter, sito) Almeno 3 tavoli di confronto Almeno n. 3 incontri di formazione Sono stati realizzati tre tavoli con i notai, tre con i dottori commercialisti, tre con i consulenti del lavoro e uno con i comunica point Sono stai realizzati sei incontri di formazione
RISULTATI SERVIZI PRESIDIATI Obiettivo Indicatori Target Dati al 31/12/2013 Collaborazione alle attività finalizzate all adozione del piano pluriennale 2013-2017 Partecipazione al gruppo di lavoro interno per la redazione del piano pluriennale n. 2 incontri entro il 30.04.2013 In data 9 maggio 2013 il Consiglio camerale ha adottato il Programma pluriennale per il mandato 2013-2017. Il documento è strutturato in quattro aree tematiche: Internazionalizzazione, Innovazione, Occupazione e Semplificazione, riconducibili alle linee di intervento competitività delle imprese, competitività del territorio e competitività dei mercati. E stata realizzata una serie di incontri individuali con i vari referenti sulle diverse materie sulla base delle indicazioni in proposito pervenute dalle riunioni di Giunta e Consiglio. Gestione pagamenti: collaborazione con l Ufficio Contabilità e Bilancio per garantire il mantenimento di standard di tempi di pagamento Razionalizzare i processi di informazione nei confronti dell utenza e degli stakeholders Tempi pagamento 30 gg. 22,64 gg. tempo medio di pagamento delle fatture passive. Il calcolo è stato effettuato considerando la data di ricevimento della fattura e non quella di registrazione (successiva) come negli anni passati. Integrazione competenze tra i diversi sportelli attraverso l incremento del n. di operatori coinvolti nell erogazione dei singoli servizi Consolidamento del processo di integrazione attraverso un percorso di formazione/ affiancamento/azione relativo alle seguenti tematiche: 1. servizi di base laddove il percorso non è stato ultimato nel corso nel 2012 (es. carte tachigrafiche busto) ed eventuale integrazione con nuovi servizi (es. istanze cancellazione protesto) 2. servizi evoluti e servizi specialistici, con particolare riferimento alle tematiche estero e ambiente Si riepilogano i risultati raggiunti sul consolidamento del processo di integrazione: 1.Servizi di base: il percorso di integrazione dello Sportello Protesti ha portato, alla data del 24/06/2013, a formare n. 2 persone e ad attivare il relativo servizio nell ambito dello Spazio Imprese 2. Servizi evoluti e servizi specialistici : il percorso di integrazione è iniziato in data 29/07/2013 e si è focalizzato sulla formazione di n. 4 persone in materia ambientale e n. 1 persone sul servizio di reception. Sviluppo dei servizi offerti online Monitoraggio mensile richiesta agli sportelli Consolidamento rotazione/intercambiabilità operatori di front-office Il monitoraggio mensile delle richieste pervenute ha evidenziato al 31/12/2013 un numero di
potenziamento servizi on line esistenti Report mensili prodotti rilasciati agli sportelli (Varese + sedi periferiche) pari a 71.069. Mantenimento standard di qualità Incremento del 5% delle richieste gestite virtualmente (70%) ed evoluzione dei servizi on line anche in ottica strumenti di pagamento certificati/visure al 31/12 = 67.485 certificati/visure on line al 31/12 = 49.332 cdo al 31/12 = 18.810 cdo on line al 31/12 = 2.064 IR telematici accreditati nell anno 2013 = 55 Customer (T 4 scala da 1 a 5) La customer è risultata pari a 4,68 Strutturazione di un servizio nuove imprese Sviluppo del percorso di accompagnamento alle nuove imprese in ottica nuova organizzazione PNI Tempo (standard) ottenimento documenti per l estero (2 gg.) Tempo (standard) ottenimento delle vidimazioni (5 gg. lavorativi) Mantenuti i tempi standard per l ottenimento dei documenti estero e per le vidimazioni. Inizio di un percorso di ristrutturazione/razionalizzazione del servizio nuove imprese strutturato secondo un modello di erogazione del servizio esclusivamente su appuntamento e supportato su più livelli: - 1 livello > coinvolgimento di tutto il personale Spazio Imprese (Varese e Busto) per info di 1 livello ed implementazione strumenti di condivisione/reperimento delle informazioni (es. sito camerale) - 2 livello > coinvolgimento di 2 persone (1 su Varese e 1 su Busto) per info più approfondite su appuntamento - 3 livello > costruzione rete interna/esterna: coinvolgimento dei referenti di altri uffici/servizi e soggetti esterni (associazioni, università, consulenti, altri enti) potenzialmente coinvolti per informazioni specialistiche Il percorso di ristrutturazione/razionalizzazione del servizio nuove imprese ha portato: -1 livello > coinvolgimento personale di reception da inizio 2013-2 livello > affiancamento su Busto da inizio 2013 Accreditare all esterno il servizio (possibilmente
all interno di una rete interna/esterna di referenti) in ottica promozionale attraverso l organizzazione di un evento in tema nuova impresa/ impresa nuova Verificata con la Giunta la possibilità di accreditare il PNI attraverso un evento in tema nuove imprese ed eventuale collaborazione con soggetti esterni (Federmanager Varese). Gestione pratiche telematiche: mantenimento del tempo reale nella gestione delle pratiche telematiche inteso come riduzione al minimo dei tempi di comunicazione tra impresa ed ente camerale N. pratiche registro imprese evase in tempo reale Percentuale di errori rilevati da controllo a campione Almeno il 90% a 3% La media di evasione è 91,80%. Il dato è calcolato depurato dalle PEC. La percentuale di errore è 2,86% Mantenimento degli standard di qualità rispetto al periodo precedente Gestione picchi infra-annuali dovuti a previsioni normative e/o flussi straordinari di invii in coincidenza di determinate scadenze Risparmio di spesa e miglioramento di efficienza Gestione pratiche sospese: realizzazione PROGETTO SOSPESE ; recupero di tutte le pratiche sospese fino a novembre 2013; implementazione di un sistema che attraverso la predeterminazione di tempi e modalità di gestione eviti l accumulo di pratiche sospese Cancellazioni d ufficio: realizzazione PROGETTO CANCELLAZIONI ; razionalizzazione della procedura attraverso un adeguata programmazione delle attività Incremento volumi di pratiche assegnate agli addetti istruttori Riduzione dei costi e dei tempi di gestione dei procedimenti Riduzione tasso di sospensione e tempi medi di gestione delle pratiche registro imprese Gestione campagne cancellazioni a scadenze prestabilite almeno il 20% in più rispetto al numero assegnato da evadere settimanalmente Azzeramento delle comunicazione inviate via posta (tolleranza 5% nei soli casi di mancanza dell indirizzo elettronico del destinatario) Gestione del 100% delle pratiche con sospensioni standard in un tempo massimo di 30 giorni Nei periodi di picco viene assegnato un numero di pratiche superiore almeno del 20% rispetto all assegnazione ordinaria da evadere in tempo reale. Le comunicazioni via PEC sono state 9.351 mentre quelle non consegnate, per cui si è provveduto all invio di una RR cartacea, sono state 119. La percentuale degli invii cartacei rispetto alle PEC è inferiore al 5% del totale delle comunicazioni inviate. Nei 30 giorni è stato gestito il 90% delle pratiche con sospensioni standard. 100% istruttoria e cancellazioni programmate Cancellate il 100% delle D.I. Verificato il 100% degli elenchi delle società e spedite raccomandate.