La L. 190 Anticorruzione e le implicazioni per la Pubblica Amministrazione Milano, 12 e 13 marzo 2013 Relazione L organizzazione della prevenzione dei reati: l esempio dei Modelli ex D. Lgs. n. 231/01 delle imprese Avv. Direttore Affari Legali e Fiscali Italcementi 1
L organizzazione della prevenzione dei reati: l esempio dei modelli ex D.Lgs. 231/01 delle imprese Avv. Direttore Affari Legali e Fiscali
Argomenti di oggi Esame comparato disposizioni L. 190/2012 e L. 231/2001 in tema di organizzazione per la prevenzione dei reati Responsabile anticorruzione e organismo di vigilanza Piano prevenzione e modello organizzativo Le aree a rischio e le misure di prevenzione L enterprise risk management nelle imprese Il modello anticorruzione del Gruppo Italcementi Alcune considerazioni conclusive 1
Piano per la prevenzione (PPC) e modello organizzativo (MO) Argomenti PPC MO Durata Triennale Senza limiti Consulenti esterni No Si Responsabilità per mancata adozione Si No Contenuti: - attività a rischio Si Si - adozione e controllo decisioni in attività a rischio Si Si - obblighi informazione a Resp.le Prev. Corr./ODV Si Si - modalità gestione risorse finanziarie Non si applica Si Rispetto termini procedimenti amministrativi Si Non si applica Rapporti con clienti e fornitori Si Si Sanzioni per violazioni Si Si 2
Responsabile Prevenzione Corruzione e (RPC) e Organismo di Vigilanza (ODV) Argomenti RPC ODV Predisposizione modello Si No Rotazione dipendenti Si No Verifica efficace attuazione Si Si Aggiornamento/Modifica Si Si Individuazione personale da formare Si No* Responsabilità in caso di sentenza definitiva Si No** Esimente Si Si per ente * In realtà, pur senza espressione menzione la formazione rientra tra le azioni adottate dall ODV * * Interessante assenza meccanismi sanzionatori per ODV imprese. Potrebbe essere una misura efficace 3
Identificazione delle aree sensibili Argomenti Pubblico Privato Atti normativi Si Si Procedimenti amministrativi Si Si Attività ispettiva? Si Convenzioni (edilizie, ambientali)? Si Sponsorizzazioni? Si Conflitti di interesse Si Si Assunzione del personale/incarichi Si Si Ciclo passivo Si Si Ciclo attivo Non si applica Regalie/incarichi collaborazione Si? Contabilità e flussi finanziari Non si applica Si 4
Adozione misure prevenzione Argomenti Pubblico Privato Protocolli/procedure Si Si Individuazione red flags Si Si - Durata procedimento Si Si - Rapporti parentela e altri conflitti interesse Si Si - Consulenti con posizione predominante? Si - Anomalia in risultati attività ispettiva? Si Formazione/informazione Si Si Monitoraggio/self assessment/awareness test? Si Audit? Si Segnalazione fatti illeciti* Solo vs Superiore * Il canale gerarchico è limitativo nella raccolta delle informazioni Problema gestione segnalazioni anonime Anche canali alternativi 5
Le componenti dell Enterprise Risk Management Il Modello ERM si articola in 4 fasi e diversi sottoprocessi: Identificazione dei rischi Analisi dei processi e operations Analisi dei rischi Ranking Definizione della risk tolerance Gap analysis Mitigazione Action plan Assessment Comunicazione Reporting interno (C-suite, Audit committee) 6
L approccio al rischio nell ERM Transfer Risk is shared or transferred by a number of methods (insurance, hedging/financial instruments, contractual terms, joint ventures and strategic alliances) > We expect a focus on risk tolerances and policy definition Reduce Risk can be reduced by improving/implementing an adequate Risk Management infrastructure, in terms of processes, organization, policies & procedures, information technology, reporting & monitoring system > We expect a focus on procedures and controls improvement Accept Risk can be accepted at its existing level and continuously monitored by a proper reporting system > We expect a focus on risk thresholds definition and monitoring/ reporting system Avoid Risk can be rejected by eliminating existing exposure, prohibiting or stopping specific activities > We expect a focus on risk acceptance and policy definition 7
L antibribery compliance programme di Italcementi: il contesto Esterno Convenzioni internazionali in materia di lotta alla corruzione ed enforcement crescente Settore ed aree geografiche a rischio nelle classifche internazionali Interno Progetto «enterprise risk management» Rating di sostenibilità Global Compact ONU Assenza di policy e procedure a livello gruppo 8
OBIETTIVI L antibribery compliance programme di Italcementi: il programma ANALISI DEL PROFILO DI RISCHIO CORRUZIONE A LIVELLO DI SINGOLO PAESE IN CUI OPERA IL GRUPPO DEFINIZIONE DEL PROGRAMMA ANTI BRIBERY DI GRUPPO ANALISI DEI PRESIDI DI CONTROLLO ANTI- BRIBERY ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA MONITORAGGIO SULL EFFICACIA ED ATTUAZIONE DEL PROGRAMMA Individuazione della normativa nei Paesi in cui opera il Gruppo con riferimento alla Convenzione OCSE sulla lotta alla corruzione di pubblici ufficiali stranieri nelle operazioni economiche internazionali Individuazione delle aree di rischio e delle attività sensibili svolte dal ogni singola società del Gruppo al fine di comprendere le aree/attività maggiormente esposte al rischio di corruzione (cd aree sensibili ) Definizione e formalizzazione del Programma Anti- Bribery di Gruppo. Analisi dei presidi organizzativi e di controllo in essere nelle Società del Gruppo. Definizione delle azioni di miglioramento dell attuale sistema di controllo interno. Implementazione sia del Programma definito sia delle eventuali azioni correttive individuate Verifica dell effettiva operatività / adeguatezza del Programma anti corruzione adottato Realizzato Realizzato Realizzato Realizzato Realizzato in Italia Da realizzare In corso nel resto del Gruppo 9
Aree di intervento del Programma Rapporti con la PA Attività interne a rischio corruzione Processi interni con funzione di prevenzione Interazione con pubblici ufficiali Sponsorizzazioni Procedure in materia di Transfer pricing e costi black list Ispezioni da parte di Autorità Pubbliche Donazioni HR Policies e Expatriates Rimborsi spese e servizi di ospitalità per PU Consulenze, intermediari e partnership industriali Procedure contabili e finanziarie Facilitation Payments Operazioni straordinarie e progetti internazionali Procedura segnalazione fatti illeciti Contributi politici Acquisti e vendite e corruzione privata 10
L antibribery compliance programme di Italcementi: le azioni Verifica per ogni area a rischio degli attuali presidi in termini di: Organizzazione Procedure (abbiamo individuato circa 30 processi sensibili, tra i quali abbiamo dato priorità a segnalazione fatti illeciti e acquisto consulenze) Sistemi Adozione, ove necessario, delle misure di adeguamento Sia direttamente a livello centrale (aree maggiormente a rischio e dove è possibile uniformità di comportamenti) Sia a livello locale con coordinamento del Gruppo 11
Procedura segnalazione fatti illeciti Sistema confidenziale di segnalazione di violazioni di leggi, principi etici o regolamenti aziendali commessi nell attività d impresa Tipici esempi sono: frodi interne, atti di corruzione, violazioni antitrust, illeciti finanziari o contabili, illeciti ambientali, violazioni dei diritti del lavoratore Le segnalazioni possono essere fatte sia da amministratori/dipendenti che terzi e possono riguardare, sia amministratori/dipendenti che terzi E prevista la sottoscrizione da parte del segnalante ed uno specifico trattamento delle eventuali segnalazioni in forma anonima Il Programma anticorruzione stabilisce l implementazione di procedure interne e dedicati canali confidenziali, con i seguenti obblighi: tutela dei diritti del segnalato, rispetto della riservatezza dei soggetti coinvolti protezione del segnalante in buona fede indagine trasparente e tracciabile da parte di Internal Audit Utilizzo eccezionale delle segnalazioni anonime solo in caso si sitazioni ben definite e che hanno superato una rigida verifica iniziale (tutte le altre sono irrilevanti 12
Procedura consulenze ed intermediazioni: elementi qualificanti Qualifica Etica (questionario + due diligence da parte della Direzione Richiedente) Tracciabilità del processo di selezione, valutazione e scelta Tracciabilità del processo di acquisto del servizio in SAP Pagamento fees solo attraverso bonifici bancari o altri strumenti tracciati ed in corrispondenza del processo SAP Contratto scritto obbligatorio con clausole anticorruzione Elenco comportamenti vietati e situazioni a rischio 13
I controlli sull affidamento degli incarichi e sull effettività delle prestazioni Selezione ed affidamento: A cura del fruitore o di altre funzioni aziendali? Se a cura del fruitore: tracciabilità e approvazione a cura livello N-1 e parere di altre strutture aziendali Obbligo motivazione utilizzo intermediario e tracciabilità Qualifica professionale ed etica Verifica congruità prezzo Controllo documentale: Ordine all interno del gestionale contabile o eccezione? Se eccezione, prevedere che non si pagano fatture se non vi è copia dell ordine firmato I senza ordine: casi limitati e rigorosamente regolati (doppia firma su fattura) Controllo operativo: Beni e servizi Esistenza e qualità 14
I contenuti del contratto Chiara descrizione dei tipi di servizi richiesti Diritto di rescindere anticipatamente il contratto nel caso l intermediario/consulente ponga in essere un comportamento di corruzione o violi le leggi anticorruzione, oltre a ricevere il ristoro dei danni Diritto di Italcementi a controllare e valutare, con audit, il comportamento dell intermediario/consulente nel rispetto delle leggi anticorruzione vigenti e delle presenti Regole di condotta; Divieto di cedere il contratto, tutto o in parte, a terzi senza previo consenso scritto di Italcementi; Obbligo di comunicare qualsiasi richiesta illecita di Funzionari Pubblici o terzi a scopo di corruzione 15
I contenuti del contratto Dichiarazioni e garanzie con cui l intermediario/consulente: Si impegna a non pagare tangenti, a rispettare principi etici e leggi anticorruzione Si impegna a non cedere, direttamente o indirettamente, la remunerazione, in toto o in parte, a un Funzionario Pubblico o a una parte politica, a scopo di corruzione o per influenzare illecitamente decisioni, o alla controparte con cui la società desidera concludere un affare, e in ogni caso in violazione delle leggi vigenti Si impegna a registrare la remunerazione nei propri libri in modo corretto e trasparente La remunerazione deve essere adeguata e proporzionata all oggetto dell accordo, all esperienza dell intermediario/consulente e al Paese ove i servizi saranno forniti. Attenzione a utilizzo success fees Il pagamento deve essere effettuato mediante bonifico elettronico/ bancario esclusivamente sul conto bancario dell intermediario/consulente I pagamenti solo se servizi effettivamente resi e misurabili, nel rispetto del contratto 16
Cosa manca: interazione pubblico-privato Prevale la cultura del sospetto reciproco e della compartimentazione Valutare sinergie Nella fase preventiva Condivisione red flags Incentivi a scambio informazioni su red flags White list e qualificazione etica Formazione Nella fase repressiva Incentivi a denuncia fatti illeciti scoperti Collaborazione post-denuncia 17