Documenti informatici, efficacia probatoria, identità digitale e crimini informatici Guido Scorza gscorza@guidoscorza.it www.guidoscorza.it
Se dopo oltre dieci anni di firme e documenti informatici siamo qui
La circolare 3 settembre 2010 è stata trasmessa a decine e decine di amministrazioni pubbliche su supporto cartaceo, sottoscritta in blu con un meraviglioso autografo ministeriale e, come se non bastasse, siglata, dallo stesso Ministro dell innovazione, su tutte le pagine
Se dopo oltre dieci anni di firme e documenti informatici siamo qui evidentemente c è (almeno) un problema Si è pensato più al come che al perché
[Documento] + [informatico] sostantivo e aggettivo
Cominciamo dal documento DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. (art. 1, comma 1, lett. A, D.P.R. 28-12-2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa)
L etimologia:
Il contratto con gli italiani Documento scritto, XIV secolo a.c., Gerusalemme Cibo avariato sequestrato dai NAS Acqua minerale da sottoporre ad esame chimico
Art. 1 Codice Amministrazione digitale. p) documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;
I documenti informatici
[Firma] + [elettronica] sostantivo e aggettivo
La firma autografa
Art. 1 CAD q) firma elettronica: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica; [q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico, che consentono l identificazione del firmatario del documento, che garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, e che sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;] [r) firma elettronica qualificata: la firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;] s) firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;
La firma elettronica
ART. 24 (Firma digitale) 1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o associata. La firma autografa si riferisce in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento cui è apposta. 3. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso. Per la firma autografa deve adoperarsi una penna, un foglio di carta ed il braccio del suo titolare e soprattutto non scade
ART. 28 (Certificati qualificati) 1. I certificati qualificati devono contenere almeno le seguenti informazioni: (omissis) f) indicazione del termine iniziale e finale del periodo di validità del certificato;
ART. 28 (Certificati qualificati) (omissis) 3. Il certificato qualificato contiene, ove richiesto dal titolare o dal terzo interessato, le seguenti informazioni, se pertinenti allo scopo per il quale il certificato è richiesto: a) le qualifiche specifiche del titolare, quali l'appartenenza ad ordini o collegi professionali, l'iscrizione ad albi o il possesso di altre abilitazioni professionali, nonché poteri di rappresentanza; b) limiti d'uso del certificato, ai sensi dell'articolo 30, comma 3; c) limiti del valore degli atti unilaterali e dei contratti per i quali il certificato può essere usato, ove applicabili. 4. Il titolare, ovvero il terzo interessato se richiedente ai sensi del comma 3, comunicano tempestivamente al certificatore il modificarsi o venir meno delle circostanze oggetto delle informazioni di cui al presente articolo.
ART. 30 (Responsabilità del certificatore) 1. Il certificatore che rilascia al pubblico un certificato qualificato o che garantisce al pubblico l'affidabilità del certificato è responsabile, se non prova d'aver agito senza colpa o dolo, del danno cagionato a chi abbia fatto ragionevole affidamento: a) sull'esattezza e sulla completezza delle informazioni necessarie alla verifica della firma in esso contenute alla data del rilascio e sulla loro completezza rispetto ai requisiti fissati per i certificati qualificati; b) sulla garanzia che al momento del rilascio del certificato il firmatario detenesse i dati per la creazione della firma corrispondenti ai dati per la verifica della firma riportati o identificati nel certificato; c) sulla garanzia che i dati per la creazione e per la verifica della firma possano essere usati in modo complementare, nei casi in cui il certificatore generi entrambi;. d) sull'adempimento degli obblighi a suo carico previsti dall'articolo 32
ART. 30 (Responsabilità del certificatore) 2. Il certificatore che rilascia al pubblico un certificato qualificato è responsabile, nei confronti dei terzi che facciano affidamento sul certificato stesso, dei danni provocati per effetto della mancata o non tempestiva registrazione della revoca o non tempestiva sospensione del certificato, secondo quanto previsto dalle regole tecniche di cui all'articolo 71, salvo che provi d'aver agito senza colpa. 3. Il certificato qualificato può contenere limiti d'uso ovvero un valore limite per i negozi per i quali può essere usato il certificato stesso, purché i limiti d'uso o il valore limite siano riconoscibili da parte dei terzi e siano chiaramente evidenziati nel processo di verifica della firma secondo quanto previsto dalle regole tecniche di cui all'articolo 71. Il certificatore non è responsabile dei danni derivanti dall'uso di un certificato qualificato che ecceda i limiti posti dallo stesso o derivanti dal superamento del valore limite.
ART. 32 (Obblighi del titolare e del certificatore) 1. Il titolare del certificato di firma è tenuto ad assicurare la custodia del dispositivo di firma e ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri; è altresì tenuto ad utilizzare personalmente il dispositivo di firma.
ART. 32 (Obblighi del titolare e del certificatore) (omissis) 3. Il certificatore che rilascia, ai sensi dell'articolo 29, certificati qualificati deve inoltre: a) provvedere con certezza alla identificazione della persona che fa richiesta della certificazione; b) rilasciare e rendere pubblico il certificato elettronico nei modi o nei casi stabiliti dalle regole tecniche di cui all'articolo 71, nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e successive modificazioni; c) specificare, nel certificato qualificato su richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo interessato, i poteri di rappresentanza o altri titoli relativi all'attività professionale o a cariche rivestite, previa verifica della documentazione presentata dal richiedente che attesta la sussistenza degli stessi; (omissis)
Non chiamiamola firma ma titolo rappresentativo dell identità digitale certificata
Dematerializzare: ma cosa significa? La dematerializzazione è un processo, disciplinato per legge, che consente la conservazione su supporto informatico di documenti, analogici o digitali, con piena efficacia a tutti gli effetti di legge
Dematerializzazione: le fonti L art. 2 comma 3 del CAD (Codice dell Amministrazione digitale) prevede espressamente la possibilità per i privati di dematerializzare i documenti ai fini della loro conservazione nel tempo L art. 21, comma 5, tuttavia, aggiunge che Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro delegato per l'innovazione e le tecnologie. In attuazione di tale disposizione, il Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 ha disciplinato nel dettaglio il procedimento da seguire per una corretta conservazione di tutti i documenti fiscalmente rilevanti.
Dematerializzazione: le fonti In materia di dematerializzazione occorre considerare anche le norme contenute nel codice civile e in particolare l art. 2215 bis recentemente novellato dal D.L. 13 maggio 2011, n. 70 Il quadro normativo è completato dalle Regole Tecniche adottate dal CNIPA (oggi DigitPA) in materia di conservazione sostitutiva e responsabile della conservazione nonché e dalle numerose circolari e risoluzioni adottate dall Agenzia delle Entrate
Dematerializzazione: alcune definizioni Documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Si distingue in documento originale e copia. Documento analogico unico: documento analogico originale di cui sia impoissibile ricostruire il contenuto attraverso il ricorso ad altre scritture e/o documenti per i quali è prevista la conservazione obbligatoria.
Dematerializzazione: alcune definizioni Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integritàdi un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Riferimento temporale: informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o piu' documenti informatici.
Dematerializzazione: alcune definizioni Evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che puo' essere elaborata da una procedura informatica. Impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash. Funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una generica sequenza di simboli binari (bit), una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresi' risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali.
La conservazione sostitutiva nel codice civile In base all art. 2214 c.c. ciascun imprenditore èobbligato a tenere il libro giornale e il libro degli inventari. Devono inoltre essere tenute e conservate tutte le scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell impresa (per esempio i libri sociali ex art. 2421 c.c.). Per tutti i libri e le altre scritture obbligatori è prevista la possibilità di formare e tenere i documenti con strumenti informatici (art. 2215 bis, comma n. 1). Tempo di conservazione: dieci anni dalla data dell ultima registrazione.
La conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti I documenti e le scritture obbligatori da un punto di vista fiscale sono quelli elencati agli artt. 14 e ss. del D.P.R. 600/1973, tra cui: libro giornale, libro degli inventari, registro iva, scritture ausiliare, scritture ausiliare di magazzino, inventario e bilancio, etc Tempo di conservazione: i documenti e le scritture obbligatori da un punto di vista fiscale devono essere conservati fino a quando non sia definito l accertamento relativo al corrispondente periodo di imposta, e quindi anche oltre il termine di dieci anni previsto ai fini civili (art. 22, D.P.R. 600/1973).
La conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti La procedura di conservazione sostitutiva si applica a tutti i documenti fiscalmente rilevanti, fatta eccezione per quelli oggetto delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza della Agenzia delle dogane (art. 2, D.M. 23 gennaio 2004). Per questi ultimi gli interessati possono comunque ricorrere al fascicolo elettronico per la conservazione dei documenti a corredo della dichiarazione doganale, seguendo la procedura prevista dalla circolare 22/D dell Agenzia delle dogane del 26 novembre 2009.
La conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti: il documento informatico 1. Ciascun documento, emesso con l apposizione di sottoscrizione elettronica e riferimento temporale per assicurare la certezza della data, oltre all autenticità e all integrità del contenuto, è memorizzato su un supporto di cui sia garantita la leggibilitànel tempo, rispettando l ordine cronologico delle registrazioni e senza soluzione di continuitàtra i documenti stessi per ciascun periodo di imposta (in altri termini posso restringere la conservazione sostitutiva a una particolare tipologia di documenti ma per quella classe tutti i documenti devono essere conservati sostitutivamente senza eccezioni). 2. I documenti informatici devono essere organizzati in un archivio informatico che consenta l estrazione di informazioni in relazione ai seguenti parametri: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data o associazioni logiche di questi ultimi.
La conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti: il documento informatico 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva si conclude con l apposizione da parte del responsabile della conservazione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale sull insieme dei documenti ovvero sull evidenza informatica contenente le impronte degli stessi (art. 3, D.M. 23 gennaio 2004). La sottoscrizione dell archivio (ovvero dell insieme dei documento o dell evidenza che li contiene) deve avvenire con cadenza quindicinale per le fatture ed almeno annuale per gli altri documenti.
La conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti: il documento analogico Si applicano le stesse regole previste per la conservazione dei documenti informatici. Particolarità degne di nota: - il processo ovviamente inizia con l acquisizione dell immagine su supporto informatico; - in caso di documento unico, alla sottoscrizione del responsabile occorre aggiungere quella di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all originale; - i documenti analogici possono essere distrutti una volta completata la procedura per la conservazione sostitutiva.
Trasmissione dell impronta Completato il processo di conservazione, occorre calcolare l impronta dell archivio mediante l applicazione di una funzione di hash al fine di trasmetterla all Agenzia delle Entrate in associazione con la marca temporale e la relativa sottoscrizione elettronica. Soggetti tenuti: il contribuente o il responsabile, se designato. Termine per l invio: entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto (art. 5, D.M. 23 gennaio 2004).
Effetti della trasmissione dell impronta La trasmissione dell impronta estende la validità dei documenti conservati fino a che permane a fini tributari l obbligo di conservazione degli stessi. L utilità dell invio dell impronta è tuttavia messa in crisi dall estensione della validità delle marche temporali da 5 anni a 20 anni. Entro detto periodo, il documento correttamente conservato sarà comunque opponibile all amministrazione finanziaria a prescindere dall invio dell impronta.
L imposta di bollo: misura dell obbligo Per i libri e i registri tenuti su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati, l imposta è dovuta nella misura di 14,62 ogni 2.500 registrazioni (art. 7, D.M. 23 gennaio 2004). Per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio (cfr. R.M. n. 161/E del 9.07.07).
Imposta di bollo: la procedura Prima di iniziare ad avvalersi del processo di conservazione sostitutiva, l interessato comunica all Agenzia delle Entrate: - il numero presuntivo di libri e documenti che verranno conservati; - l ammontare dell imposta calcolata su tale presunzione - gli estremi del versamento. Entro il mese di gennaio dell anno successivo, l interessato comunica all Agenzia: - il numero di documenti effettivamente formati e conservati; - gli estremi del versamento del conguaglio ovvero la richiesta di rimborso o compensazione.
Obblighi di vidimazione e numerazione dei documenti tenuti con strumenti informatici In caso di tenuta dei libri, dei repertori e delle altre scritture contabili con strumenti informatici, gli obblighi di vidimazione e numerazione progressiva sono assolti mediante apposizione, almeno un volta l anno, della marca temporale e della firma digitale dell imprenditore o di un suo delegato (art. 2215 bis, comma 3). Per i libri o registri la cui tenuta è obbligatoria in base alle leggi e ai regolamenti di natura tributaria, il termine per la sottoscrizione dei documenti opera secondo le norme vigenti in materia di conservazione sostitutiva (art. 2215 bis, comma 6) e quindi entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all esercizio di competenza (D.L. 10.06.1994, n. 357, art. 7); in questo caso, è inoltre possibile delegare al responsabile della conservazione l adempimento degli obblighi di firma funzionali alla vidimazione virtuale dei documenti.
Fatture elettroniche: requisiti La fattura elettronica è la fattura oggetto di un documento informatico predisposto con modalità tali da garantire: -- l autenticità dell origine -- l integritàdel contenuto --la certezza della data Tali requisiti sono assicurati: a) dall associazione al documento di marca temporale e firma elettronica qualificata, ovvero b) mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica (art. 21, comma 3 D.P.R. 633/1972)
Fatture elettroniche: emissione La fattura elettronica si ha per emessa al momento della sua consegna o spedizione all altra parte ovvero all atto della sua trasmissione per via elettronica (art. 21, comma 1 D.P.R. 633/72)
Fatture elettroniche: trasmissione Per trasmissione elettronica si intende ogni forma di procedura informatizzata, quale ad esempio la posta elettronica, per la comunicazione del documento all altra parte. La trasmissione elettronica delle fatture presuppone tuttavia l acquisizione del previo consenso del destinatario (art. 21, comma 3, D.P.R. 472/1933).
Fatture elettroniche: trasmissione È possibile trasmettere al destinatario più fatture contemporaneamente, raccogliendole in un unico lotto; in questo caso firma e riferimento temporale andranno apposti sull intero lotto e non su ciascuna singola fattura. Nel caso di invio di più fatture in un unico lotto, è possibile inserire una sola volta le informazioni comuni (emittente, partita iva, etc ), purché le stesse risultino accessibili consultando ciascuna singola fattura (art. 21, comma 3, D.P.R. 633/1972).
Fatture elettroniche: conservazione sostitutiva Il processo di conservazione delle fatture è effettuato con cadenza almeno quindicinale (art. 3, comma 2 del D.M. 23 gennaio 2004) e si chiude con l apposizione di marca e firma da parte del responsabile. Il termine decorre dalla data della trasmissione per l emittente e da quella del ricevimento per il destinatario.
Fatture elettroniche: conservazione sostitutiva La fattura elettronica trasmessa in forma elettronica è conservata tanto dall emittente quanto dal destinatario come documento informatico in base all art. 3 del D.M. 23 gennaio 2004. 1)Se il destinatario non ha acconsentito alla trasmissione in forma elettronica ovvero la fattura elettronica è comunque trasmessa in forma cartacea, l emittente continua ad applicare l art. 3 D.M. 23 gennaio 2004; il destinatario può invece a sua scelta: a) stampare le fatture e ricorrere alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici (art. 4, D.M. 23 gennaio 2004); b) conservare le fatture in modo tradizionale e quindi in forma cartacea.
Fatture elettroniche: conservazione sostitutiva Cosa succede quando il contribuente si trova a dover conservare sia fatture elettroniche che fatture in forma cartacea? In questo caso il contribuente può scegliere di conservare in forma sostitutiva solo le fatture elettroniche, avvalendosi degli strumenti tradizionali per la conservazione delle fatture cartacee, a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta (Circolare 36/E del 2006).
Outsourcing L art. 5 della Deliberazione CNIPA n. 11/2004 prevede la possibilitàper il responsabile della conservazione di delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza o esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate. Per il professionista nominato responsabile dal contribuente la possibilità di ricorrere all outsourcing costituisce un opportunità per avvalersi della collaborazione di soggetti dotati dell esperienza e degli strumenti tecnici necessari ai fini di una corretta gestione del processo di conservazione.
Outsourcing: alcuni aspetti a cui prestare attenzione Con la delega a terzi, il professionista incaricato della conservazione non si spoglia delle sue responsabilità né nei confronti del contribuente né nei riguardi dell amministrazione finanziaria. L affidamento in outsourcing delle operazioni di conservazione richiede l adozione da parte del responsabile di alcuni accorgimenti in tema di privacy quantomeno attraverso la nomina del terzo quale responsabile del trattamento.
Outsourcing: alcuni aspetti a cui prestare attenzione In caso di affidamento a un terzo delle operazioni di conservazione, il responsabile deve inoltre porsi il problema del luogo in cui i documenti sono conservati. Infatti a richiesta dell amministrazione finanziaria i documenti devono essere resi disponibili su supporto informatico o cartaceo presso il luogo di conservazione delle scritture in caso di ispezioni, controlli o verifiche (art. 6, D.M. 23 gennaio 2004).
Sanzioni: le fattispecie Il mancato rispetto della procedura prevista per la conservazione sostitutiva può avere conseguenze di due tipi: - amministrative, con l applicazione delle sanzioni previste dal D. Lgs. 471/1997 (in particolare l art. 9 che punisce Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria ). - penali, potendosi configurare il reato di occultamento o distruzione di documenti contabili previsto dall art. 10 del DLgs. 10 marzo 2000, n. 74.
Sanzioni: i responsabili In caso di irregolarità nel processo di conservazione sostitutiva, il contribuente sarà responsabile in concorso con il suo incaricato. Al riguardo, secondo l Agenzia delle Entrate il conferimento a terzi dell incarico di effettuare la conservazione sostitutiva non incide sugli obblighi di corretta tenuta e conservazione di libri, registri, scritture, fatture e di tutti i documenti prescritti dalla normativa fiscale, che continuano a gravare sul contribuente. Eventuali inadempienze dei suddetti obblighi che diano luogo all applicazione di sanzioni vanno, dunque, essere addebitate al soggetto tenuto al rispetto delle prescrizioni in materia di corretta tenuta e conservazione della contabilità. Tuttavia, la disciplina del concorso di persone nell illecito, contenuta nell articolo 9 del d.lgs. 18 dicembre 1997, n. 472 secondo cui quando più persone concorrono in una violazione, ciascuna di esse soggiace alla sanzione per questa disposta comporta che se l applicazione della sanzione è conseguenza di un azione o omissione, dolosa o colposa, dell incaricato della conservazione questi è tenuto a rispondere della sanzione in concorso con il contribuente (Risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007).
Irregolare tenuta delle scritture e accertamento induttivo Il mancato rispetto delle prescrizioni in tema di conservazione sostitutiva può infine legittimare il ricorso da parte dell amministrazione finanziaria ad accertamenti di natura induttiva a fronte delle irregolarità riscontrate durante i controlli (art. 39, D.P.R. 600/1973 e art. 55, D.P.R. 633/1972). Ciò, però, solo nella misura in cui le irregolarità riscontrate siano talmente gravi da rendere le scritture inattendibili nel loro complesso.
Arrivederci