Suite di produttività office automation
Cosa è una SUITE Una suite è una collezione di applicativi software ciascuno dei quali svolge un ruolo specifico all interno di un medesimo ambito (es: sicurezza, produttività); Una suite di produttività è una collezione di applicativi ciascuno dei quali consente di produrre e gestire una specifica tipologia di documenti; Una suite di produttività include almeno tre componenti: 1. Elaboratore testi 2. Foglio di calcolo 3. Strumento per presentazioni Sovente sono presenti altri strumenti per la gestione di Sovente sono presenti altri strumenti per la gestione di database, la pianificazione, l e-mail, etc.
Elaboratori di testi Un Word-Processor è un programma per l elaborazione dei testi che offre una serie di funzionalità grazie alle quali è possibile: Redigere un documento Formattare il documento Aggiungere effetti grafici i al documento Evidenziare possibili errori e correggerli facilmente anche in modo automatico Salvare un documento Stampare i documenti secondo il modello desiderato Un Word Processor non deve essere confuso con l editor di testi in quanto quest ultimo: Non consente di gestire la formattazione Non dispone di funzionalità avanzate Produce documenti di puro testo
Formattazione Formattare un documento significa impostare l aspetto di tutte le sue parti in termini di: Carattere: dimensione, tipo (font), colore, stile Paragrafo: interlinea, allineamento, rientri Pagina: dimensioni, margini, intestazioni e piè di pagina La formattazione può avvenire a livello di Pagina Sezione Paragrafo Singolo elemento
Foglio di calcolo Foglio organizzato in forma matriciale: migliaia di righe e centinaia di colonne; In corrispondenza di ciascuna intersezione tra riga e colonna vi è una CELLA Ogni cella è individuata da una coppia di coordinate (numero_di_riga, lettera_di_colonna), es. A1,B3,C123 Ogni cella può contenere un dato o una formula Un dato può essere: Numero Valuta Testo Data e Ora Percentuale Una formula esprime una operazione da eseguire su un sottoinsieme dei dati immessi E possibile diagrammare una serie di dati (grafici)
Foglio di calcolo Indice di riga Indice di colonna cella Casella nome Barra della formula Schede dei fogli
Foglio di calcolo I Dati Un dato può essere: Numero Valuta Testo Data e Ora TESTO VALUTA NUMERO Percentuale
Foglio di calcolo Le formule Le formule sono equazioni che eseguono calcoli sui valori contenuti nel foglio di lavoro. È necessario che il primo carattere della formula sia un segno di uguale (=). Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente utente. Una formula si specifica all interno di una cella indicando In prima posizione il segno = I dati su cui operare La operazione da eseguire sui dati Es =A2*B2 inserisce nella cella corrente il risultato della moltiplicazione Es. =A2*B2 inserisce nella cella corrente il risultato della moltiplicazione tra il contenuto della cella A2 ed il contenuto della cella B2 (dati numerici)
Foglio di calcolo Le formule FORMULE =B2*C2 =B3*C3... =B14*C14 =somma(d2:d14)
Foglio di calcolo I grafici Consentono di interpretare i dati, valutarne l andamento e la tendenza Tipi di grafico: Istogramma Barre Torta Linee Dispersione Altri Il grafico più adatto dipende dalla serie di dati Andamento di un titolo in borsa: linea Distribuzione percentuale: torta Distribuzione di un valore: istogramma
Foglio di calcolo - ESEMPIO
Strumenti per presentazioni Servono per creare efficaci presentazioni multimediali (testi, immagini, suoni, collegamenti); Consentono di predisporre una sequenza di diapositive formattate ed animate; Applicazioni tipiche sono: Tesine e Tesi di Laurea Relazioni Presentazioni aziendali Didattica
Gestori di basi di dati DBMS: Database Management System Servono per gestire, in maniera strutturata, grandi quantità di dati (basi di dati o database) tra loro correlati; Un database è una struttura di archiviazione elettronica che permette di registrare grandi quantità di dati, di consultarle e manipolarle in modo rapido e condiviso tra più utenti; Esempi classici sono: Gestione degli archivi contabili Gestione del magazzino e degli ordini Gestione dell autoparco Gestione delle cartelle mediche e delle schede sanitarie Gestione della videoteca
Cosa è un foglio di calcolo Il foglio di calcolo è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali
Operazioni sulle celle Ordinamento Formattazione Ogni cella può essere formattata indipendentemente dalle altre Tipo di dato (testo, numero, valuta, data, ) Stile, dimensione, colore del carattere Allineamento del testo (sinistra, destra, centrato, giustificato) Bordo (spessore e colore) Colore del riempimento Dimensione della cella (orizzontale e verticale)
Principali Fogli di Calcolo Abbiamo visto le principali funzioni di un foglio di calcolo e le esigenze che intende soddisfare Esistono numerose implementazioni, commerciali ed open source : Microsoft Excel Openoffice Calc Google documenti Zoho Spreadsheet Etc. Sono tutte funzionalmente simili: le principali differenze riguardano le prestazioni i ed alcuni aspetti sintattici
Lanciare Microsoft Excel 2003 1. Dal menu START 2. Dalla Icona sul desktop o facendo doppio click su un documento.xlsx
Cartelle e Fogli Ogni documento Excel è costituito da diversi fogli (tre di default). Per questa ragione un documento Excel viene definito CARTELLA ossia raccoglitore di fogli. Per ciascuna cartella è possibile aggiungere, eliminare, rinominare i fogli. Tali operazioni sono accessibili facendo click destro su una linguetta.
Creazione di una nuova Cartella di lavoro All avvio Excel presenta una nuova cartella Denominata provvisoriamente i Cartel1/Foglio1 li 1 Contenente tre fogli vuoti In alternativa si può creare una nuova cartella: Menu FILE/NUOVO Pulsante Rapido NUOVO
Selezione del foglio E possibile lavorare su ciascuno de Fogli compresi nella Cartella Il foglio corrente è evidenziato dal carattere in grassetto nella corrispondente linguetta Si passa da un foglio all altro cliccando sulle linguette
I Dati Tipi di dati Generale Numero Valuta Contabilità Data Ora Percentuale Frazione Scientifico Testo Speciale personalizzato Operazioni sui dati Inserimento Selezione Modifica Copia o Spostamento Ordinamento e Filtraggio
Inserimento dati Per inserire un dato in una cella : Posizionare i il cursore sulla cella Selezionare la cella (click sinistro) Digitare il dato Uscire dalla cella (es.invio)
Formattazione Celle Dati Il testo eccede la dimensione della cella Le intestazioni non sono distinte MEGLIO Il tipo dati più adatto è valuta Formattare una cella significa definirne le proprietà: carattere, colore, dimensioni, bordatura E possibile definire il tipo di dato che una cella ospita Per poter essere formattata una cella deve essere selezionata
Selezione Celle Selezione di UNA cella Basta posizionarvi i i il cursore Selezione di più celle (intervallo) Una intera riga Una intera colonna Tutto il foglio Parte di una riga (o colonna)
Formattare le celle 1. Selezionare le celle 2. Premere il pulsante destro 3. Selezionare FORMATO CELLE 4. Selezionare la linguetta delle proprietà
Formattare le celle E possibile modificare le dimensioni delle Righe Colonne Celle Personalizzandole Adattandole al contenuto Selezionare MENU FORMATO
Modifica Dati Doppio click sulla casella Cancellazione del dato corrente Nuovo inserimento In alternativa Selezione della casella Cancellazione del dato dalla barra della formula Inserimento dalla barra della formula Conferma tramite invio
Copia Dati Copiare, spostare, cancellare dati sono operazioni fondamentali. In generale esse possono essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarità, data la distribuzione dei dati in un reticolo di celle. Copiare e spostare dati si può fare: usando i pulsanti Taglia, Copia, Incolla usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla
Ordinamento Dati E possibile ordinare le righe di un intervallo dati in base al contenuto di una colonna: Selezionare l intervallo Selezionare il Menu DATI->ORDINA Indicare i criteri di ordinamento Il criterio di ordinamento si Il criterio di ordinamento si basa sul contenuto di una colonna
Le formule Le formule consentono di eseguire automaticamente operazioni sui dati inseriti nelle celle Se cambia il valore di una cella cambia di conseguenza il risultato Una formula è del tipo =Operazione(inizio_intervallo:fine_intervallo) i i i i ES. =somma (A1:A10) =Cella1 Operazione Cella2 ES. =A1+A2 Operazioni Operatori aritmetici e algebrici : +,-,*,/ Funzioni (somma,media,, max, min) La barra della formula offre il tasto INSERISCI FUNZIONE che semplifica la individuazione della formula
Formule - esempio Nella barra della formula viene visualizzata la espressione della formula presenta nella cella selezionata Nella cella è visibile il risultato della formula immessa Gli operandi della formula possono essere inseriti Manualmente =media(b5:b16) =max(b5:b16) Selezionando l intervallo =min(b5:b16)
Riempimento automatico Utile quando una le righe di una colonna presentano la stessa formula calcolata sui valori di altre colonne nelle varie righe Trascinando l angolo inferiore destro (maniglia di riempimento) della cella vengono incrementate le coordinate delle celle su cui agisce la formula Excel completa in modo (abbastanza) intelligente il tipo di elenco che si redige (numeri progressivi, mesi dell anno, etc.) =B2*C2 =B3*C3 Maniglia di riempimento i
Riferimenti assoluti e relativi Un riferimento è l indirizzo di una cella da utilizzare in una formula (colonna,riga). ES. A1 Quando si incolla una formula in una diversa cella i riferimenti vengono modificati per mantenere la regola generale della formula applicata (RIFERIMENTI RELATIVI) A volte si desidera che un riferimento i resti immutato t anche se lo si copia in altre celle (RIFERIMENTO ASSOLUTO) Un riferimento assoluto ha il simbolo $ che precede la coordinata che si vuole lasciare fissa $A$1 (colonna assoluta e riga assoluta) A$1 (colonna relativa e riga assoluta) $A1 (colonna assoluta e riga relativa) A1 (colonna relativa e riga relativa)
I grafici La caratteristica principale dei grafici è l'impatto visivo che consente di interpretare facilmente il confronto tra dati, nonché gli schemi e le tendenze da essi generati. Rappresentano una ottima soluzione per organizzare, semplificare, classificare e presentare i dati. È possibile creare un grafico come oggetto incorporato in un foglio di lavoro. Per creare un grafico, occorre immettere prima i dati nel foglio di lavoro, quindi selezionarli e utilizzare la Creazione guidata Grafico che consentirà di scegliere il tipo di grafico e le relative opzioni. In alternativa è possibile utilizzare la barra degli strumenti Grafico per creare un grafico di base da formattare in seguito. Il fi è ll t i d ti di i i t ti l f li di Il grafico è collegato ai dati di origine contenuti nel foglio di lavoro e viene aggiornato automaticamente quando si apportano modifiche ai dati
Progettare i Grafici I grafici sono rappresentazioni visive di dati che trasformano righe e colonne di dati in immagini significative. Prima di poter creare un grafico, è necessario un minimo di progettazione. Ogni grafico è generato partendo dai dati di un foglio di lavoro esistente e quindi, prima di realizzarne uno, occorre creare un foglio di lavoro che contenga le informazioni e i valori necessari. Excel può generare un grafico dai dati distribuiti lungo un intero foglio di lavoro, ma il processo risulterà semplificato se i dati sono organizzati in modo opportuno.
Scegliere il tipo di grafico Durante la progettazione occorre stabilire la tipologia di grafico che meglio si presta a rappresentare i dati in questione un grafico a torta per descrivere il rapporto tra un intero e le sue parti un grafico a barre per confrontare tra loro diverse categorie di dati Excel fornisce numerosi tipi di grafico utilizzabili per presentare id dati idi un foglio dilavoro ogni tipo di grafico presenta a sua volta diverse varianti
Tipi di grafico
Creare un grafico - 1 Selezionare le celle Cliccare su Selezionare il tipo di grafico: Istogramma Barre Linee Torta Dispersione Personalizzato Fare click su AVANTI
Creare un grafico - 2 Se la selezione iniziale delle celle è corretta premere AVANTI e portarsi al passo 3 Se non è corretta è possibile modificare, rimuovere, aggiungere la serie numerica (SERIE)
Creare un grafico - 3 Definire le proprietà del grafico Titoli (grafico e assi) Assi Griglia Legenda Etichette dati
Proprietà dei grafici Assi Consente di nascondere o di visualizzare le informazioni mostrate lungo gli assi. Gi Griglia Consente di nascondere o di visualizzare le linee che si estendono attraverso il grafico. Legenda Consente di inserire la legenda in posizioni diverse all interno del gafio grafico. Etichette dati Consente di etichettare il grafico con l intestazione di riga e di colonna per ogni valore e con i valori numerici stessi. Fare attenzione a non saturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile lettura. Tabella dati Consente di visualizzare una tabella contenente tutti i dati utilizzati per creare il grafico, ad esempio nel caso in cui si inserisca un grafico in un foglio separato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il grafico. Posizione grafico Nel passaggio 4 della procedura guidata è possibile inserire il grafico selezionando l opzione Crea nuovo foglio o Come oggetto in. Se si sceglie un nuovo foglio, è possibile scegliere il relativo titolo. Se si sceglie di inserire il grafico come oggetto, viene visualizzato nello stesso foglio dei dati del foglio di lavoro utilizzati per crearlo. Se si crea un grafico in modo rapido facendo clic su Fine quando tale pulsante viene visualizzato per la prima volta nella procedura guidata, il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto in.
Creare un grafico - 4 Il grafico può essere creato in un nuovo foglio Come oggetto in un foglio esistente
Creare un grafico - 5 Per creare e al contempo personalizzare un grafico, selezionare i dati da includere nel grafico, quindi fare clic su Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard. d Per creare un grafico immediatamente, selezionare i dati da includere, quindi premere F11 oppure ALT+F1. Per modificare il tipo di grafico, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sul grafico, quindi scegliere Tipo di grafico. Per conservare la formattazione personalizzata quando si modifica il tipo di grafico, deselezionare la casella di controllo Formattazione predefinita nella scheda Tipi standard. Per cambiare il tipo di grafico per una sola serie di dati, selezionarla, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu Grafico. Assicurarsi che la casella di controllo Applica alla selezione sia selezionata.
Visualizzare grafici Fare doppio clic su una parte di un grafico per visualizzare la relativa finestra di dialogo Formato. Per modificare il punto in cui si intersecano gli assi delle categorie o dei valori, fare doppio clic su uno degli assi. Nella scheda Scala modificare il numero nella casella Asse delle categorie (X) Interseca al valore (oppure Asse dei valori (Y) interseca alla categoria numero). È possibile spostare o ridimensionare l'area del tracciato; trascinarne il bordo per spostarla o trascinare un quadratino di ridimensionamento per cambiarne le dimensioni. Per cambiare la sovrapposizione tra barre o colonne, selezionarle, quindi scegliere Serie dei dati selezionati dal menu Formato. Nella scheda Opzioni cambiare la percentuale nella casella Sovrapposizione. Quando si utilizzano i tasti freccia per scorrere nella casella Oggetti del grafico della barra degli strumenti Grafico, viene selezionato l'elemento corrispondente nel grafico
Filtraggio Dati I filtri consentono di trovare e utilizzare facilmente un sottoinsieme di dati in un intervallo che soddisfa certe condizioni In un intervallo filtrato vengono visualizzate solo le righe che soddisfano i criteri specificati per una colonna In Microsoft Excel sono disponibili due comandi per filtrare gli intervalli: Filtro automatico per i criteri semplici. Include il filtro in base a selezione Filtro avanzato per criteri più complessi A differenza dell'ordinamento, il filtraggio non consente di riorganizzare un intervallo. Quando si utilizza un filtro, le righe che non si desidera visualizzare vengono temporaneamente nascoste Quando viene applicato automaticamente un filtro alle righe, è possibile modificarle, tracciarle in un grafico e stampare il sottoinsieme dell'intervallo senza riorganizzarlo o spostarlo
Filtro automatico - 1 Quando si utilizza il comando Filtro automatico, a destra delle etichette di colonna nell'elenco filtrato verranno visualizzate le frecce corrispondenti È possibile utilizzare un filtro automatico personalizzato per visualizzare righe che possono contenere valori diversi. Il Filtro automatico può inoltre essere utilizzato per visualizzare righe che soddisfano più condizioni per una colonna, quali righe contenenti valori compresi in un intervallo specifico.
Filtro Automatico - 2 È possibile applicare filtri a un solo intervallo alla volta nel foglio di lavoro Fare clic su una cella dell'intervallo che si desidera filtrare Scegliere Filtro dal menu Dati, quindi Filtro automatico ESEMPIO: Filtrare un intervallo per cercare le righe che contengono un testo specifico 1. Fare clic sulla freccia nella colonna contenente i numeri, quindi fare clic su (Personalizza). 2. Nella casella di sinistra, fare clic su uguale a, diverso da, contiene o non contiene. 3. Immettere il testo desiderato nella casella di destra. 4. Per trovare elementi di testo che condividono certi caratteri ma non altri, utilizzare un carattere jolly. settembre
Rimuovere i filtri automatici Rimuovere i filtri dal foglio di lavoro attivo Selezionare menu DATI->FILTRO Click sinistro su MOSTRA TUTTO Rimuovere tutti i filtri dal foglio di lavoro attivo e rimuovere le frecce dalle celle Selezionare menu DATI->FILTRO Click sinistro (deselezione) su FILTRO AUTOMATICO