Oggetto: Servizio di fornitura Front-Office Online, elaborazione, emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione delle fatturazioni Tia e bollettazione TARES/TARI. Rinnovo affidamento servizio. Anno 2015. IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Premesso che, ai sensi dell art. 49 comma 1 del decreto legislativo 5/02/1997 n. 22, come modificato dall art. 24 bis della legge finanziaria per l anno 2000 e dell art.11 comma 1 del Presidente della Repubblica 27/04/1999 n. 158, come da ultimo modificato dall art. 1 comma 523 della legge 30/12/2004 n. 311, i Comuni di Busca, Caraglio, Centallo e Peveragno hanno soppresso la tassa smaltimento rifiuti solidi urbani e hanno provveduto alla contestuale istituzione della Tariffa di Igiene Ambientale per la copertura dei costi relativi alla gestione dei rifiuti urbani; Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 3 del 19 aprile 2005, il Comune di Busca ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 15 del 22 marzo 2005, il Comune di Caraglio ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 67 del 30 novembre 2005, il Comune di Centallo ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; Considerato che con verbale di deliberazione del Consiglio Comunale n. 36 del 16 settembre, il Comune di Peveragno ha approvato il passaggio da TARSU a T.I.A. Tariffa di Igiene Ambientale individuando nel C.E.C. la figura di Ente Gestore che effettuerà la gestione e la riscossione della Tariffa ai sensi dell art. 49 c. 13 del D.Lgs. 22/97; Considerato che nel 2005 è stata individuata l Exatio quale ditta fornitrice del software di gestione della Tia e che il servizio è stato reso secondo le specifiche previste; Visto che, a decorrere dal 1 gennaio 2014 è istituita, ai sensi della legge n. 147 del 2013, commi da 641 a 668, l applicazione della tassa sui rifiuti TARI in tutti i comuni del territorio nazionale, a copertura dei costi relativi al servizio di gestione dei rifiuti urbani e dei rifiuti assimilati avviati allo smaltimento, svolto in regime di privativa dai comuni. Soggetto attivo dell obbligazione tributaria è il comune nel cui territorio insiste, interamente o prevalentemente, la superficie degli immobili assoggettabili al tributo. La tassa sui rifiuti è versata esclusivamente al Comune, solamente i Comuni che hanno realizzato sistemi di misurazione puntuale delle quantità di rifiuti conferiti al servizio pubblico possono, con regolamento, prevedere una tariffa avente natura corrispettiva, in luogo del tributo, applicata e riscossa dal soggetto affidatario del servizio di gestione dei rifiuti urbani; Considerato che il C.E.C. dovrà comunque procedere ad effettuare gli eventuali conguagli, a debito o a credito, relativamente agli utenti iscritti nella banca dati della TIA per i quali verranno rilevate variazioni che riguardino i cinque anni precedenti;
Considerato che il Comune di Centallo ha affidato al Consorzio, con apposita convenzione approvata dal Cda n. 22 del 18/09/2014 il servizio di emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione degli avvisi TARI di competenza anno 2014 e che pertanto sarà necessario provvedere ad emettere i relativi conguagli e che si presume che lo stesso servizio verrà affidato anche per l anno 2015; Dato atto che la spesa presunta per i servizi di front office, assistenza annua, hosting, assistenza per elaborazione anagrafe è imputabile per un totale di circa Euro 4.020,00 annui oltre all I.V.A., alla voce B7 Costi per servizi del conto economico del bilancio previsionale del Consorzio; Dato atto che la spesa presunta per l anno 2015 per i servizi di elaborazione dati per l emissione delle fatture e avvisi, per la stampa, l imbustamento e la rendicontazione, è pari a 1,06 /documento oltre all I.V.A., e che la stessa è imputabile per un totale previsto di circa 5.000,00 annui, oltre all I.V.A., alla voce B7 Costi per servizi del conto economico del bilancio previsionale del Consorzio; Considerato che la gestione dei conguagli obbligatori non può prescindere dall utilizzo del programma di gestione fornito dalla ditta EXATIO s.r.l e ravvisata pertanto la necessità di prorogare l affidamento dei servizi suddetti; Visto il Decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267 - Testo unico delle leggi sull'ordinamento degli enti locali (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 227 del 28 settembre 2000); Visto lo Statuto del Consorzio Ecologico Cuneese; Visto il parere favorevole espresso dal Segretario del Consorzio (Responsabile Servizio Amministrativo-contabile) in ordine alla regolarità tecnica della proposta Con voti unanimi espressi nei modi di legge, D E L I B E R A 1. di confermare ad EXATIO S.r.l. l incarico per la gestione del servizio di front office, assistenza annua, hosting per l anno 2015, per i Comuni di Busca, Caraglio, Centallo e Peveragno, per un importo presunto complessivo annuo di Euro 4.020,00 oltre all I.V.A; 2. di confermare l incarico a Exatio Srl per la gestione del servizio di elaborazione, emissione, stampa, imbustamento e rendicontazione dei conguagli TIA per l anno 2015 per un importo presunto complessivo annuo pari ad 5.000,00 oltre all I.V.A.; 3. di dare atto che la spesa totale presunta complessiva annua di Euro 9.020,00 oltre all I.V.A. è imputabile alla voce B7 Costi per servizi del conto economico del bilancio previsionale del Consorzio; 4. di approvare il rinnovo dell affidamento come da allegato alla presente deliberazione; 5. di dichiarare la presente deliberazione immediatamente eseguibile, ai sensi dell articolo 134, comma 4, D. Lgs. n. 267/00.
GESTIONE DEL SERVIZIO DI ELABORAZIONE FATTURE, EMISSIONE, STAMPA, SPEDIZIONE E RENDICONTAZIONE DELLA TIA-TARES-TARI tra il CONSORZIO ECOLOGICO CUNEESE C.E.C. (c.f. 80012270049) con sede legale in Cuneo, Via Roma 28 e sede operativa in Cuneo, Via Schiaparelli 4 bis, di seguito denominato semplicemente Consorzio, in persona del legale rappresentante sig. Pier Giacomo Quiriti, nato a Cuneo (CN) il 29 aprile 1947 e domiciliato per la carica in Cuneo, Via Roma 28, in qualità del Presidente del Consiglio di Amministrazione; e l EXATIO Informatica per l ambiente, con sede in Capannori (LU) 55012 Lunata via della Madonnina, 37 dal dott. Angelo Cima nato a Viareggio il 09/10/1970 nella Sua qualità di Amministratore; le parti convengono e stipulano quanto segue. Exatio S.r.l. si impegna a fornire i seguenti servizi: Articolo I. Servizio di Assistenza/Hosting Descrizione Costo /anno Hosting server Exatio 1.500,00 Assistenza software 1.720,00 Assistenza Anagrafe 300,00 Assistenza Scenari 500,00 La fornitura è completa di tutti i servizi quali: server, backup, sicurezza, antivirus, firewall, licenze Sql, assistenza helpdesk ed intervento nelle 6 ore nella fascia dalle 9.00 alle 18.00 dei giorni feriali. Articolo II. Elaborazione documenti Descrizione Elaborazione documenti con resocontazione nel front office Costo /documento 0,31 Il servizio comprende l acquisizione dei flussi di aggiornamento dell anagrafe e la relativa elaborazione ai fini dell attribuzione del nucleo familiare e delle relative variazioni, l importazione della banca dati estratta dal programma utilizzato dall ufficio tributi per i Comuni che non utilizzano il programma Exatio, e la successiva elaborazione delle fatture/note di credito entro quindici giorni dall acquisizione dati. Articolo III. Elaborazione elenco degli utenti e stampa degli avvisi L Exatio elabora l elenco degli utenti, lo sottopone per conferma al Consorzio e provvede alla stampa e spedizione delle fatture entro sette giorni dalla conferma. Ogni fattura contiene il numero e la data della fattura, la natura del credito, il dettaglio delle somme dovute, la data di scadenza delle rate ed ogni altra notizia fornita dal Consorzio utile a
chiarire la natura del credito. L Exatio è tenuto ad inviare la fattura all indirizzo di recapito dell utente. Articolo IV. Compensi e rimborso spese Per il servizio prestato dall Exatio compete un compenso pari a: Descrizione Costo /documento Stampa imbustamento e consegna alla posta 0,35 (multicolore quadricromia) (a documento) Servizi base 0,37 Gestione addebiti automatici su c/c (R.I.D.) Fornitura sezionale I.V.A. Predisposizione modulistica Pratica approvazione bollettino prestampabile presso Poste Italiane Gestione Contributi enti separati (Contributo Provinciale) Gestione Rimborsi Predisposizione ristampa on-line della fattura delle schede contabili degli utenti presenti sul 0,03 front office Definizione formato e layout tipi di sollecito 1.000,00 (una tantum) Elaborazione, stampa e invio solleciti (a 1,20 documento) Elaborazione liste contribuenti morosi/ruolo 300,00 coattivo (a elaborazione) Generazione file per l ente incaricato alla riscossione coattiva e rendicontazione (a 0,56 documento) Costo a lavorazione (indipendentemente dal 200,00 numero di comuni o elaborazioni contenute) Il sezionale IVA (libro giornale sezionale) e il registro provinciale, in formato PDF saranno inviati per la stampa entro la prima settimana di ogni mese. L aggiornamento dei pagamenti avverrà in modo automatico, con cadenza quindicinale, prelevando i movimenti (già predisposti da Poste su file di testo) fornendo a Exatio il codice utente e password per accedere al sito del Banco Posta. Saranno inviate a CEC liste di risultanza modificabili. Per i pagamenti non incrociabili automaticamente (tipo bollettini compilati manualmente), sarà possibile accedere alle immagini degli stessi presenti sul sito di Poste e quindi aggiornare manualmente il pagamento sull utente. Considerando il numero delle riscossioni di CEC si può prevedere un impegno compreso tra le 20 e le 40 ore annue. L aggiornamento dei pagamenti non incrociabili automaticamente potrà eventualmente essere delegato ad Exatio al costo orario di euro 25,00.
Articolo V. Rendicontazione L Exatio mette a disposizione, le seguenti informazioni: Situazione completa del contribuente per quanto riguarda tutti i ruoli in essere con visualizzazione delle fatture e, se presenti, dei relativi pagamenti. Situazione contabile con indicazione del carico iniziale, del riscosso, compensi ecc. distintamente per ciascun comune gestito. Monitoraggio e stampa elenco contribuenti morosi. Ristampa della fattura La rendicontazione verrà fornita ad ogni aggiornamento dei pagamenti ricevuti con lista degli utenti paganti e saldo della scheda contabile verificabile sul front-office. Per i Comuni che non utilizzano il front office l Exatio metterà a disposizione il programma con una particolare configurazione in modo da poter visualizzare la scheda contabile e la ristampa fatture. Per facilitare la registrazione giornaliera degli incassi la stessa rendicontazione verrà riepilogata per giorno d incasso e per emissione di competenza. Articolo VI. Quote indebite ed esecuzione rimborsi La lista dei rimborsi da effettuare sarà inviata a CEC a richiesta oppure periodicamente tramite fornitura di file modificabile che dovrà tornare a Exatio con l indicazione dei rimborsi da non aggiornare sulla scheda cliente. L effettuazione fisica del rimborso sarà a cura di CEC (bonifico, assegno ). I rimborsi dovrebbero comunque essere solo per casi limite, (quali chiusure, trasferimenti, etc.) in quanto la procedura Exatio può attuare dei meccanismi di compensazione sulle fatture successive. Articolo VII. Emissione solleciti Prevede l invio di una comunicazione totalmente personalizzabile (nel contenuto, nelle modalità e nella cadenza di invio) all utenza insolvente, verranno indicate le scadenze non pagate ed allegati i bollettini con gli importi relativi. Exatio predisporrà apposita interrogazione da front office contenente l elenco degli utenti morosi che il C.E.C. potrà verificare e restituire ad Exatio con indicazione delle eventuali esclusioni dai solleciti. La stampa consisterà nel sollecito su singolo foglio A4 più allegati i bollettini necessari. Normalmente l invio avrà luogo entro una settimana dall accettazione dell anteprima di stampa. Compreso nel servizio è la tracciabilità del sollecito. I solleciti inviati per raccomandata saranno collegati all utente (tramite codice raccomandata) e tracciabili presso Poste Italiane. Articolo VIII. Riscossione coattiva Prevede l elaborazione dei clienti morosi e la generazione di un file per il carico del concessionario. Il ruolo coattivo o l elenco dei contribuenti morosi, come per i precedenti solleciti, sarà elaborato ogni qualvolta CEC lo riterrà opportuno. Exatio fornirà a CEC un elenco degli utenti morosi che dovrà ritornarle con indicazione delle eventuali esclusioni. La rendicontazione verrà fornita ad ogni aggiornamento dei pagamenti ricevuti con lista degli utenti paganti e saldo della scheda contabile verificabile sul front -office. DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo IX. Durata La presente convenzione ha efficacia relativamente all emissione dei ruoli di competenza dell anno 2013 dei Comuni di Busca, Caraglio, Centallo, Peveragno. La presente potrà essere prorogata. Articolo X. Determinazioni Per tutto quello che non sia esplicitamente contemplato nei precedenti articoli, si intendono qui richiamate le disposizioni legislative vigenti in materia, per quanto applicabili. Articolo XI. Legge n. 675/96 DPR 318/99 D.Lgs 196/2003 Adozione di ogni misura nel rispetto della Legge 675/96 cosiddetta sulla privacy e successive modifiche avvenute con DPR 318/99 e D.Lgs 196/2003, per il trattamento dei dati personali. L Exatio, inoltre, dichiara e garantisce che i propri sistemi informativi e d archivio sono conformi alle disposizioni vigenti relative alla sicurezza e archiviazione dei documenti, anche in formato digitale. Articolo XII. Conclusioni Le parti danno atto che tutto quanto precede è conforme alle loro volontà e sottoscrivono. Si dà atto che la presente scrittura non è soggetta a registrazione ai sensi articolo 7 D.P.R. 26 Aprile 1986 n.131. Cuneo lì Il Consorzio Ecologico Cuneese C.E.C L EXATIO