DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITA' MODELLO DI PREVENZIONE REATI EX D.LGS. n/a n/a n/a n/a 1 5/05/09 Emissione MCK MCK n/a Canetta Rev. Data Descrizione Redatto Verificato Approvato RC Committente: Codice Commessa: DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA QUALITA' 00014 Descrizione Commessa: MODELLO DI PREVENZIONE REATI EX D.LGS. Titolo Elaborato: Codice documento: QAM-PR-002 N. pag./fogli 12 File: roc\pub\modello PREVENZIONE REATI\DOC x ing. CANETTA 23.3.09 A Z I E N D A C O N S I S T E M A Q U A L I T À U N I E N I S O 9 0 0 1 2 0 0 0 C E R T I F I C A T O N K 0 3 1 R I L A S C I A T O D A I S T I T U T O Q U A S E R P R O G E T T A Z I O N E E S E R V I Z I D I I N G E G N E R I A S T R U T T U R A L E, I N F R A S T R U T T U R A L E E G E O T E C N I C A, C A L C O L O S P E C I A L I S T I C O S T R U T T U R A L E E G E O T E C N I C O, D I R E Z I O N E L A V O R I, C O L L A U D O S T A T I C O E C O O R D I N A M E N T O D E L L A S I C U R E Z Z A I N F A S E D I P R O G E T T A Z I O N E E D E S E C U Z I O N E ( E A 3 4 ) V I A L E G I U S T I N I A N O 1 0 2 0 1 2 9 M I L A N O T E L. + 3 9 0 2 2 0 2 0 2 2 1 F A X + 3 9 0 2 2 9 5 1 2 5 3 3 V I A G A R I B A L D I 2 4 2 4 1 0 0 B E R G A M O T E L. + 3 9 0 3 5 2 3 6 7 1 9 F A X + 3 9 0 3 5 4 2 2 8 5 4 9 C. F. - P. I V A - C. C. I. A. A. M I R E G. I M P R E S E S E Z. O R D. : 0 5 9 6 1 8 0 0 1 5 7 R.E.A. 1 0 5 2 7 5 0 C A P. S O C. E U R O 1 0.4 0 0,0 0= E - M A I L : c e a s @ c e a s. i t
pag. 2 1. Premessa Il presente documento ha lo scopo di descrivere all interno ed all esterno della società CeAS il Modello organizzativo e gestionale predisposto in conformità al D.Lgs. e s.m.i. al fine di attuarne i relativi disposti e prevenire la commissione di atti illeciti previsti dal Decreto citato. Si precisa che il presente documento ha scopo essenzialmente divulgativo ed informativo; il riferimento operativo di gestione del Modello è costituito essenzialmente dal Manuale Assicurazione Qualità e da una serie di protocolli ( procedure ) integrati al Sistema Gestione Qualità che documentano l'attività svolta e forniscono evidenza oggettiva dell implementazione effettiva dei principi del Modello ed a cui si rimanda per una completa ed efficace analisi delle caratteristiche del Modello stesso. 1.1 Dati societari Ragione sociale Forma giuridica S.R.L. Sede legale Viale Giustiniano, 10 Città Sede amministrativa, operativa, officina e magazzino Città Milano Partita I.V.A. e Cod. Fisc. 05961800157 ivi Costituita in data 03.11.1980 Registro ditte (REA) 21.11.1980 Iscriz. C.C.I.A.A nr. 19.02.1996
pag. 3 1.2 Attività CeAS operano nei seguenti settori: Progettazione e consulenza nei vari settori operativi: strutturale in ambito edile e industriale infrastrutturale edile/architettonico geotecnico calcolo specialistico strutturale e geotecnico direzione lavori collaudo statico coordinamento per la sicurezza nei cantieri in fase di progettazione ed esecuzione produzione e distribuzione software nei medesimi settori 2. Campo di applicazione 2.1 Scopo Lo scopo del presente documento è di descrivere all interno ed all esterno delle Società il Modello organizzativo e gestionale predisposto in conformità al D.Lgs. e s.m.i. al fine di attuarne i relativi disposti e prevenire la commissione di atti illeciti previsti dal Decreto. 2.2 Applicazione Quanto descritto nel presente documento si applica a tutte le attività svolte per conto di CeAS, al fine di assicurare alla Società e ad enti terzi l applicazione di un Modello attuato e coerente per prevenire i reati oggetto del Decreto. Il Modello, costituito da: Il presente Documento Il Codice Etico
pag. 4 Il Manuale Sistema Gestione Qualità Le Procedure operative SGQ applicabili Le registrazioni richieste dal Modello È stato approvato dal Consiglio di Amministrazione della Società nella riunione del 02.04.2009. 3. Riferimenti normativi Il presente documento Modello Organizzativo e Gestionale ex D.Lgs. (di seguito denominato Modello ) è redatto in attuazione dei disposti degli artt. 6 comma 1 lettere a e b e comma 2; art.7 commi 2 e 3 del decreto citato. 4. Termini e definizioni Vengono elencati di seguito gli acronimi e le abbreviazioni utilizzate in azienda e nei documenti componenti il Modello): 4.1.1.1.1 Abbreviazioni interne della documentazione e relative definizioni Abbreviazioni MPR MGQ POI CE MOD Definizioni Modello Prevenzione Reati Manuale Gestione Qualità Procedure Operative Interne/Protocolli Codice Etico Modulistica
pag. 5 5. Soggetti destinatari del Modello In base ai disposti del Decreto (art.5, comma1, lettere a e b ) sono identificati quali destinatari principali del Modello, in relazione alla loro capacità di agire: i soggetti apicali ovvero i soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione e/o di Direzione della Società o di loro unità organizzative dotate di autonomia finanziaria e funzionale nonché i soggetti che esercitano, anche di fatto, la gestione ed il controllo della stessa. I soggetti sottoposti ovvero i soggetti sottoposti alla Direzione e/o vigilanza di uno dei soggetti di cui alla precedente lettera La Società è inoltre impegnata a vincolare al rispetto delle disposizione del Modello i soggetti terzi alla Società (persone fisiche, persone giuridiche, enti, ecc.) diversi da quelli individuati ai punti precedenti, nell ambito delle loro relazioni di lavoro e di affari instaurate con la Società. 6. Impegno della Società In osservanza ai disposti degli articoli 6 e 7 del Decreto, la Società si impegna a: a) adottare ed efficacemente attuare il Modello quale modello di organizzazione e gestione idoneo a: prevenire gli atti illeciti ed i reati della fattispecie di quelli previsti dal Decreto garantire lo svolgimento delle attività e delle operatività sociali nel rispetto della legge individuare ed eliminare le situazioni di rischio connesse allo svolgersi delle attività b) individuare un Organismo della Società (denominato Organo di vigilanza o ODV), nominato dal Consiglio di Amministrazione, e dotarlo di autonomi poteri di iniziativa e controllo c) affidare all ODV il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello d) assicurare che non vi sia omessa od insufficiente vigilanza in merito all applicazione ed all osservanza dei dispositivi e delle Procedure del Modello
pag. 6 e) prevedere specifici protocolli ( Procedure ) diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni delle Società in relazione ai reati da prevenire f) individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati g) prevedere obblighi di informazione nei confronti dell ODV al fine di supportarne l efficacia d azione h) introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure e dei dispositivi del Modello i) verificare con cadenza periodica le necessità di modifica del Modello in relazione al realizzarsi di mutamenti nell organizzazione e/o nelle attività delle Società o di una di esse, modifiche alla normativa di riferimento o violazioni degli strumenti dispositivi del Modello. La Società si adopera inoltre affinché, nella formalizzazione dei rapporti interni ed esterni alla medesima siano inserite idonee clausole contrattuali (ove necessario) che richiamino il rispetto dei principi enunciati dal Modello. La Società si impegna a dare adeguata diffusione del Modello garantendone l accesso a tutti i Destinatari. La Società si attiva anche per informare e sensibilizzare tutti i Destinatari in ordine al contenuto dispositivo permanente del Modello nonché per portare a conoscenza dei terzi i principi generali del medesimo mediante pubblicazione sul sito e/o diffusione con altri mezzi comunicativi. 7. Revisione del Modello Anche in riferimento agli impegni di cui al punto precedente, il CdA è impegnato al costante riesame del contenuto del Modello in virtù degli adeguamenti richiesti dall eventuale modifica dell ambito di efficacia della normativa di riferimento e delle modifiche delle attività e delle operatività aziendali. La responsabilità del costante riesame del modello è prerogativa propria del Consiglio di Amministrazione (Art.6, comma 1 lettera a del Decreto) che ne delega l operatività all ODV (Art.6, comma 1 lettera b del Decreto).
pag. 7 Il CdA è tuttavia impegnato a garantire che l applicazione del principio di costante riesame del Modello non consenta l introduzione o l adozione di provvedimenti di modifica che possano contrastarne l efficacia ovvero principi diversi da quelli definiti dai disposti degli artt. 1-2-3-4-5-6-7-8 del Decreto o contrastanti il Codice Etico e in generale ogni modalità di attuazione del Modello. Il riesame del Modello è svolto costantemente dall ODV che propone eventuali modifiche in seguito al presentarsi di condizioni per le quali si assume che la modifica sia necessaria od opportuna per salvaguardare i principi e l effettività del Modello. Le revisioni del Modello potranno riguardare: La modifica dei contenuti del MGQ e/o delle Procedure operative La definizione di nuove procedure operative o altri documenti gestionali, informativi o prescrittivi L annullamento di nuove procedure operative o altri documenti gestionali, informativi o prescrittivi La definizione di clausole contrattuali o riferimenti al Modello nei documenti verso l esterno La definizione o modifica della modulistica e report finalizzati a fornire e- videnza oggettiva di attività o compiti pertinenti il Modello La profilazione di ruoli, mansioni ed incarichi dell ODV come anche la mutazione nella sua composizione Quanto necessario a mantenere l idoneità del Modello alla luce delle modifiche interne od esterne alla Società. 8. Responsabilità del Modello Le responsabilità inerenti la conduzione delle attività di gestione, applicazione, monitoraggio e miglioramento dl Modello sono espressamente affidate alle seguenti Funzioni: A. Consiglio di Amministrazione B. Organo di Vigilanza (ODV) C. Tutti i destinatari del Modello
pag. 8 Nella fattispecie: Il Consiglio di Amministrazione della Società riceve, analizza e dibatte l efficacia del Modello sulla base dei dati contenuti nei report periodici predisposti dall ODV; recepisce ed attua gli interventi di revisione, ampliamento ed emendamento del modello proposti dall ODV; dispone per l efficace e puntuale applicazione dei dispositivi del Modello, con particolare riferimento alle Procedure operative. L Organo di Vigilanza (ODV) ha le responsabilità di: Verificare l attuazione dei contenuti dei dispostivi del Modello con particolare riferimento alle Procedure operative Effettuare gli audit interni relativi all applicazione del Modello come prescritto dal Modello stesso o stabilito dal CDA Monitorare e controllare ciclicamente l efficacia del Modello mediante la partecipazione alle attività aziendali, il coinvolgimento diretto in determinate situazioni o momenti chiave delle decisioni aziendali inerenti attività oggetto dei dispositivi del Modello, l informazione da parte di altre Funzioni su pratiche ed attività oggetto dei dispositivi del Modello Raccogliere ed analizzare i dati e le informazioni per redigere i report di controllo sul Modello Formulare proposte di revisione, emendamento e ampliamento del Modello da sottoporre al CDA Segnalare al CDA eventuali non conformità di prassi rispetto ai contenuti dispositivi del Modello, incluso la descrizione delle violazioni riscontrate Formulare, in caso di violazioni od inosservanze dei dispositivi del Modello, le richieste di applicazione delle sanzioni disciplinari previste dall apparato sanzionatorio da sottoporre alla Presidenza e/o al CDA Collaborare con il CDA nell attuazione e miglioramento del modello La Direzione affianca l ODV ed il CDA nel processo di applicazione del Modello e in particolare nel processo di applicazione delle sanzioni disciplinari previste per gli inadempimenti dei contenuti dispositivi del Modello; assiste la Società nelle gestione di eventuali istanze di contenzioso che dovessero procedere dall applicazione del Modello ed in particolare assiste l ODV nelle eventuali relazioni con le organizzazioni sindacali e di categoria ed il CDA nella definizione e predisposizione ed attuazione di piani di informazione e formazione relativi alla diffusione dei principi del Modello presso tutti i destinatari ed il personale intero delle Società.
pag. 9 Tutti i destinatari e il personale operante per conto della Società, con qualunque forma contrattuale riconosciuta, applicano i disposti del Modello ed in particolare le Procedure operative ed ogni prescrizione da esse derivante ed affiancano ODV nel processo di verifica e monitoraggio delle attività correlate fornendo la massima collaborazione alle attività svolte direttamente dell ODV stesso, con particolare riferimento agli audit interni ed alla raccolta di dati ed informazioni per i report periodici. L inerzia e la mancata adesione alle disposizioni del Modello è considerata dalla Società come inadempienza agli obblighi contrattuali e di lavoro. La Società a questo proposito attiva opportuni canali di comunicazione per mezzo dei quali chiunque può inoltrare all Organo di Vigilanza ogni segnalazione in relazione all attuazione, gestione e controllo del Modello ed in particolare ogni sospetto di violazione dello stesso. E compito dell ODV garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione, incluso ogni atto che possa indurre al sospetto di discriminazioni o penalizzazioni e assicurare la sua riservatezza, salvo gli obblighi di legge. 9. documentazione del Modello La documentazione del Modello è costituita da: Il presente Documento Il Codice Etico Il Manuale Sistema Gestione Qualità Le Procedure operative SGQ applicabili Le registrazioni richieste dal Modello I documenti citati sono archiviati in originale presso la sede del CDA ed in copia presso la sede del Collegio Sindacale e dell ODV. Il CDA può decidere la diffusione di tutti o parte dei documenti ad altre Funzioni od all esterno.
pag. 10 10. Organo di vigilanza L'ODV è un organo collegiale composto da tre membri dei quali la maggioranza è costituita da soggetti esterni alla società. I membri componenti l ODV sono individuati dal CDA in virtù delle competenze e dei ruoli ricoperti sia in passato che attualmente. A garanzia della propria effettiva operatività, l ODV ha accesso a tutte le risorse necessarie alla realizzazione dei propri compiti, come descritti nei capitoli precedenti, senza preclusioni o limiti, fatto salvo l obbligo di rendicontazione al CDA delle risorse impiegate con cadenza almeno semestrale. Per consentire il puntuale svolgersi delle attività di implementazione del modello e garantire l efficace monitoraggio delle attività aziendali, la durata del mandato che il CDA affida all ODV è di anni tre, fatta salva la coincidenza con quello affidato al CDA. Il mandato può essere rinnovato per periodi di uguale durata dal CDA con espressione della maggioranza assoluta dei propri componenti. I membri dell ODV sono vincolati per tutta la durata del proprio mandato e per tre esercizi successivi alla scadenza dello stesso, alla tassativa riservatezza su ogni dato ed informazione dei quali l oggetto della propria attività avrà consentito, anche in forma indiretta, la conoscenza. Ciò vale sia per il personale dipendente che per i soggetti esterni. L inefficace gestione delle attività affidate nel mandato sono le motivazioni di un mancato rinnovo, fatta salva l indisponibilità dei soggetti. Ogni membro dell ODV può rimettere il proprio mandato al CDA in qualsiasi momento purché in forma scritta. In virtù dell importanza della funzione e del rilievo delle attività svolte la remissione del mandato si intende come irrevocabile ed accettata salvo decisioni contrarie del CDA. E diritto dei CDA e del Collegio Sindacale richiedere al soggetto rimettente la motivazione formale delle condizioni che hanno prodotto l atto di remissione e, ove questa non fosse considerata sufficiente, convocare il soggetto per una audizione di verifica. In caso di remissione del mandato da parte di membri dell ODV il CDA provvede a: notificare al rimettente l eventuale richiesta di delucidazioni
pag. 11 ricevere dal rimettente gli eventuali strumenti di accesso ai locali ed alle informazioni delle Società nonché la documentazione nelle sue mani convocare entro il termine di 60 giorni dalla ricezione della remissione di mandato la sessione del CDA avente all ordine del giorno la nomina del nuovo membro. La remissione del mandato da parte di un membro dell ODV è motivazione sufficiente per il CDA per procedere con lo scioglimento dell ODV e la costituzione di un nuovo ODV con nomine di nuovi membri (in misura totale oppure parziale, essendo consentito la rinomina di alcuni soggetti già facenti parte dell ODV). In ogni caso, il CDA può intraprendere azione di revoca insindacabile del mandato affidato all ODV nel suo complesso ovvero ad uno dei suoi membri. Motivazione necessaria e sufficiente ad intraprendere l azione di revoca è la comprovabile inadempienza del/dei soggetto/i nella conduzione delle attività e responsabilità affidate dal mandato. La revoca deve essere approvata dal CDA con delibera a maggioranza assoluta dei membri effettivi in una seduta appositamente convocata. Il verbale deve riportare chiaramente traccia della documentazione analizzata a comprova dell inefficacia del soggetto nei confronti dei quali il CDA agisce in revoca. La revoca non costituisce pregiudiziale per ulteriori azioni di tutela del diritto delle Società nei confronti del soggetto inadempiente o per eventuali azioni di responsabilità nei confronti dello stesso. In materia di attuazione del Modello, competono all ODV i seguenti compiti: analizzare tutte le informazioni in materia di violazioni del Modello che dovessero pervenire all ODV anche su segnalazione dei responsabili delle singole funzioni e di qualunque organo della società e destinatario del Modello individuare le azioni di ripristino della conformità e/o di applicazione del modello sanzionatorio da sottoporre al CDA esprimere pareri non vincolanti in merito alla revisione delle politiche, procedure ecc. allo scopo di garantire la loro coerenza con il Modello provvedere alla preparazione dei documenti di revisione del Modello
pag. 12 A tal fine l ODV definisce un programma di massima e si riunisce almeno trimestralmente per valutare le risultanze della vigilanza e le azioni da proporre. Inoltre, membri dell ODV devono vigilare sulla coerenza delle Società e dei destinatari del Modello anche assistendo alle riunioni del CDA e/o dei Soci. Senza tuttavia potere di intervento in tale ruolo. Con riferimento ai principi e criteri di condotta definiti nel Modello, l ODV verifica anche l applicazione e il rispetto del Codice Etico e di ogni altro documento o prescrizione collegata accertando e promuovendo il miglioramento continuo dell etica degli affari e delle relazioni nell ambito delle Società anche mediante un analisi dei processi del sistema qualità. L'ODV pianifica, coordina ed esegue monitoraggi periodici sulle funzioni aziendali, i processi operativi ed ogni attività che possa influire sulla corretta applicazione del Modello. Tali attività di vigilanza sono registrate. Alla sua costituzione (e ad ogni cambiamento della sua composizione) l'odv si riunisce e stabilisce compiti e responsabilità al suo interno nonché le modalità operative con cui svolgere tali compiti, tenere periodiche riunioni e formalizzare le proprie attività, fermo restando quanto stabilito dal Modello ed eventuali direttive del CDA. L'ODV può avvalersi, nell espletamento dei propri compiti del supporto tecnico di consulenti esterni previo accordo con le Società delle modalità dell intervento. Alla ricezione delle segnalazioni ovvero a seguito delle risultanze dell autonoma attività di audit, l ODV provvede a: analizzare i riscontri, verificandone la fondatezza anche mediante convocazione dell eventuale segnalatore e/o dell autore della supposta violazione e del suo responsabile competente per la verifica dei dati e delle circostanze istruire la pratica informativa ed inoltrarla al CDA ed in copia al CS formulare le proposte di revisione del Modello, da sottoporre al CDA formulare la richiesta di applicazione delle sanzioni disciplinari previste da sottoporre al CDA. Successivamente a ciò, il CDA definisce i provvedimenti, ne cura l attuazione e riferisce l esito all ODV.