Il Centro Biblioteche e Documentazione (CBD) E stato istituito con delibera del C.d.A. dell'università degli Studi di Catania nella seduta del 31/07/1992. E l organismo di Coordinamento Tecnico delle Biblioteche di Ateneo. Tra le finalità statutarie del CBD Coordinare il Sistema informativo-documentario di Ateneo Promuovere e gestire il sistema di automazione delle biblioteche Offrire ed implementare gli strumenti per la ricerca bibliografica e documentaria monitorando la manutenzione delle attrezzature e del software. 1
L automazione delle biblioteche nell Università di Catania. Dal 1989 ai giorni nostri: il sistema Unibiblio L automazione nelle biblioteche dell Università di Catania è avvenuta alla fine degli anni ottanta con l adozione del sistema automatizzato Unibiblio. La catalogazione è stata fatta seguendo principalmente: le Regole italiane di catalogazione per autori (RICA, ISBD) riferimenti bibliografici esclusivamente nazionali (SBN, BNI) Unibiblio si caratterizzava per: diffusione in ambito bibliotecario e flessibilità del sistema distribuzione dei server e dei relativi cataloghi sul territorio mancanza di uniformità negli standard catalografici utilizzo principale del modulo di catalogazione con regole difformi di catalogazione ridondanza dei records prodotti assenza di validazione e di attività di controllo sui dati catalogati L automazione delle biblioteche nell Università di Catania La gestione del cambiamento: il nuovo sistema Millennium Nel nuovo sistema automatizzato Millennium le singole biblioteche lavorano sviluppando un sistema bibliotecario che mira alla: Unicità delle regole di catalogazione adottate (AACR2 - Anglo American Cataloging Rules 2nd edition) e del formato bibliografico di registrazione (MARC21) Qualità del lavoro svolto all interno del nuovo software Fruibilità del patrimonio posseduto Controllo e verifica dei records bibliografici prodotti Centralizzazione dei servizi diretti all utenza Presenza di un server unico Monitoraggio costante sul lavoro effettuato Accessibilità all informazione documentaria Produzione univoca di schede bibliografiche 2
Programmazione delle attività del CBD Il CBD, per la costituzione del Catalogo Unico di Ateneo, si è posto lo sviluppo di specifici obiettivi nella seguente pianificazione : Progetto di retroconversione dei cataloghi cartacei (fine 1999 ad oggi) Formazione del personale bibliotecario sulle nuove regole di catalogazione (2001-02) Acquisizione ed installazione del nuovo software Millennium per la gestione del sistema bibliotecario (2001) Evaluation of Test database - Valutazione della base dati in Millennium (2002) Formazione del personale bibliotecario nell uso del nuovo software (2002-2003) Prove di caricamento delle basi dati differenti, in MARC21, in Millennium (2002) Omogeneizzazione dei dati provenienti da fonti diverse (2002-2003) Caricamento dei dati Full Data Load (gennaio 2003) Implementazione delle Biblioteche di Ateneo (febbraio 2003) Catalogazione originale e derivata delle registrazione monografiche e periodiche in Millennium (2003) Catalogazione delle risorse elettroniche (novembre/dicembre 2003) Bonifica del catalogo risultato dal riversamento dei dati provenienti dalle diverse fonti: Unibiblio, Oclc Retroconversion, Tinlib (2003) Progetto di retroconversione Il progetto di conversione retrospettiva dei cataloghi, avviato con il Progetto coordinato Catania Lecce, ha interessato il recupero in formato MARC21 di circa 310.785 monografie appartenenti al patrimonio librario delle seguenti biblioteche: Biblioteca Facoltà di Giurisprudenza (Seminario Giuridico) Biblioteca Facoltà di Lettere Biblioteca Facoltà di Economia Biblioteca Facoltà di Scienze della Formazione Biblioteca Dipartimento di Scienze Umane Sezione di Storia dell Arte Biblioteca Dipartimento SAFIST Sezione di Archeologia Biblioteca Facoltà di Agraria 3
Modalità di recupero del retrospettivo Sono state scansite le schede catalografiche cartacee del patrimonio bibliografico preso in oggetto, con il seguente risultato: 198.511 registrazioni bibliografiche recuperate (66,4%). 100.334 registrazioni bibliografiche non recuperate Successivamente sono state elaborate le schede, già catalogate in Unibiblio, con il seguente risultato: 110.857 records recuperati (47,7%) 121.506 records non recuperati L intero lavoro di conversione delle schede catalografiche è stato effettuato scegliendo la catalogazione derivata dalla base dati bibliografica di riferimento OCLC (Online Computer Library Center). Gli standard nella conversione Le nuove regole di catalogazione anglo-americane AACR2 (Anglo American Cataloging Rules) ed il formato bibliografico di registrazione MARC21 sono stati gli standard utilizzati per la conversione dei cataloghi. L Università di Catania si differenzia dalla linea catalografica seguita a livello nazionale ed è fra i primi Atenei ad applicare unicamente i suddetti standard catalografici molto diffusi in ambito internazionale. Il nostro Ateneo viene così favorito negli scambi e cooperazioni professionali con istituzioni ed Atenei di paesi europei ed americani. 4
Aggiornamento professionale - fase 1 Corsi di formazione su AACR2 e MARC21 Il CBD ha organizzato corsi di formazione e aggiornamento professionale per il personale bibliotecario sui nuovi standards catalografici adottati. In particolare: Introduzione alle regole di catalogazione anglo-americane AACR2 e all uso del formato USMARC (MARC21); Approfondimenti sulla forma e la scelta dei punti di accesso descrittivi per determinate categorie di autori-persone; Approfondimenti sulla forma e la scelta dei punti di accesso descrittivi per determinate categorie di autori collettivi permanenti e temporanei; Applicazione delle regole anglo-americane AACR2 sui titoli uniformi e loro trattamento nel formato bibliografico e di autorità MARC21; Riepilogo conclusivo delle regole di catalogazione AACR2 e dei formati di registrazione MARC21. Perché Millennium Sistema modulare che assicura possibilità di aggiornamenti, integrazioni, migrazioni ed indipendenza dalla piattaforma Interfaccia utente realizzata in modalità grafica avanzata (web-based) Sistema in linea con gli standards catalografici internazionali adottati dall Ateneo (AACR2 e MARC21) Riduzione dei costi di amministrazione e gestione del sistema Centralizzazione delle operazioni di sistema (backup, allineamento archivi) Servizi server e client basati sul protocollo Z39.50 integrati sui moduli software Autorevolezza del prodotto (usato da importanti istituzioni tra cui: la Sorbonne, The Nobel Library of the Swedish Academy, Biblioteca de la Universidad Complutense di Madrid, The European University Institute di Fiesole). 5
La Base Dati Bibliografica Nella formazione della base dati significativo è stato il processo di omogeneizzazione dei dati provenienti dalle diverse fonti. La base dati bibliografica Millennium, alla fine del caricamento dei dati, conteneva 663.998 records bibliografici provenienti dalle tre differenti fonti: Unibiblio, Oclc Retroconversion, Tinlib. La situazione attuale presenta un catalogo unico o collettivo che è l espressione di un unione di singoli cataloghi In Millennium si è resa necessaria l attività di pulitura del catalogo costituito allo scopo di iniziare una basilare bonifica per eliminare ridondanze e duplicazioni. Ad oggi la base dati bibliografica contiene circa 600.000 records relativi al patrimonio documentario delle biblioteche di Ateneo. Aggiornamento professionale - fase 2 Piano di formazione su Millennium La programmazione del piano di formazione si è sviluppata pienamente nel corso del 2002-2003 con lo svolgimento dei seguenti training sui moduli Millennium : Initial Training (presentazione software e modulo Opac) Training sul modulo di Catalogazione Training sul modulo di Acquisizione Training sul modulo dei Seriali (corso base, corso avanzato) Training sul modulo di Circolazione (corso base, corso avanzato) Training sul modulo del Prestito Interbibliotecario (ILL) Il Review Project costituirà la fase finale consentendo il completamento della gestione dei servizi bibliotecari all interno del sistema. 6
Biblioteche Implementate nel 2003 Nell anno 2003 le biblioteche implementate seguono questo ordine cronologico : Biblioteca del Dipartimento di Biologia Animale Marcello La Greca (24 febbraio) Biblioteca Facoltà di Economia (27 febbraio) Biblioteca Facoltà di Farmacia (7 aprile) Biblioteca Centrale Facoltà di Ingegneria (17 aprile) Biblioteca del Dipartimento di Ingegneria Elettrica Elettronica e dei Sistemi (DIEES) (29 aprile) Biblioteca del Dipartimento di Architettura e Urbanistica (DAU) (30 aprile) Biblioteca del Dipartimento di Ingegneria Civile ed Ambientale (DICA) (31 aprile) Centro Servizi Biblioteca di Scienze Politiche e Sociali (19 maggio) Biblioteca Vincenzo Patuelli del Dipartimento di Scienze Economico Agrarie ed Estimative (DISEAE) (18 giugno) Biblioteca Facoltà di Lettere e Filosofia (18 giugno) Biblioteca Facoltà di Lingue e Letterature Straniere (20 giugno) Biblioteca del Dipartimento del Seminario Giuridico (8 luglio) Biblioteca Centrale Facoltà di Agraria (9 luglio) Biblioteca del Dipartimento di Scienze Geologiche (23 settembre) Biblioteca Centrale della Facoltà di Medicina e Chirurgia (24 ottobre) Biblioteca Sez. Archeologia Dipartimento di Studi Archeologici, Filologici e Storici (SAFIST) (27 ottobre) Biblioteca Facoltà Scienze della Formazione (30 ottobre) Biblioteca Luigi Antonini (30 ottobre) Millennium nelle biblioteche implementate Le biblioteche implementate nel 2003, supportate dal personale del CBD, hanno seguito la fase sperimentale, principalmente, sui moduli di catalogazione e di acquisizione del sistema Millennium. La totalità delle biblioteche ad oggi ha lavorato regolarmente sul modulo di catalogazione, mentre solo un esigua parte ha utilizzato il modulo di acquisizione del sistema. Millennium è un sistema integrato modulare e, in quanto tale, permette allo staff bibliotecario il lavoro interno di gestione completa della biblioteca e dei servizi interni/esterni nei diversi settori biblioteconomici (acquisizione, catalogazione, prestito interno ed esterno, prestito interbibliotecario, amministrazione di sistema, statistiche etc, ) e all utente esterno la visibilità, la ricerca e la fruibilità del documento. Millennium risponderà meglio alla sua definizione di sistema automatizzato quando le biblioteche saranno pronte a gestire in modo completo l organizzazione più o meno complessa della propria struttura in tutti i settori. 7
Catalogo di Ateneo Records bibliografici prodotti dalle strutture implementate nel 2003 Records 800 700 671 600 600 500 485 400 410 300 200 100 0 20 218 85 174 16 60 0 120 130 0 0 Economia Farmacia Ingegneria DIEES DAU DICA Scienze Politiche DISEAE Lettere Seminario Giuridico Agraria Scienze Geologiche Medicina Safist Scienze della formazione Alcune delle attività CBD nel 2003 - Catalogazione originale del posseduto monografico delle biblioteche : Biblioteca centrale della Facoltà di Agraria Biblioteca della Facoltà di Lingue e Letterature Straniere Biblioteca del Dipartimento di Ingegneria Civile ed Ambientale (DICA) Biblioteca centrale della Facoltà di Medicina e Chirurgia Biblioteca della Facoltà di Farmacia Biblioteca Luigi Antonini - Attività di pulitura del catalogo (oltre 70.000 items) - Catalogazione retrospettiva del posseduto monografico delle biblioteche: Biblioteca del Dipartimento del Seminario Giuridico (2930 schede cartacee) Biblioteca della Facoltà di Economia (18329 schede cartacee) Biblioteca centrale della Facoltà di Agraria (2300 c.a frontespizi) - Catalogazione delle pubblicazioni monografiche e periodiche della biblioteca del Dipartimento di Biologia Animale (attività in corso) - Catalogazione delle risorse elettroniche (attività in corso) - Formazione e tutoring frontale e on the job 8
Catalogo di Ateneo Records bibliografici prodotti dal CBD nel 2003 Records 2500 2200 2000 1500 1000 1582 863 1000 850 960 Records 500 261 0 DICA Biblioteca Antonini Agraria Medicina Farmacia Biologia Animale Lingue Catalogo di Ateneo Attività di bonifica del catalogo Attività CBD sul catalogo marzo - dicembre 2003 80000 70000 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 70000 42811 24000 Items inseriti Items deduplicati Authorithy records 9
Attività del CBD nell anno 2004?1? - Catalogazione retrospettiva del posseduto monografico delle seguenti biblioteche: Biblioteca della Facoltà di Economia (ultime schede) Biblioteca della Facoltà di Lettere Biblioteca del Dipartimento di Scienze Umane - Sezione di Storia dell Arte Biblioteca del Dipartimento SAFIST - Sezione di Archeologia Biblioteca della Facoltà di Scienze della Formazione - Catalogazione delle risorse elettroniche - Attività di omogeneizzazione dei dati del catalogo - Validazione e controllo dei dati inseriti dalle singole biblioteche Attività del CBD nell anno 2004?2? - Supporto ed assistenza alle biblioteche nell attività di catalogazione delle monografie possedute - Supporto ed assistenza alle biblioteche nell attività di catalogazione dei periodici posseduti - Supporto tecnico ed informatico alle strutture - Monitoraggio del sistema integrato Millennium - Traduzione dell interfaccia Web - Implementazione delle biblioteche appartenenti alla Facoltà di Agraria, alla Facoltà di Scienze Matematiche Fisiche e Naturali e al Dipartimento di Scienze Umane 10
Il Catalogo Allo stato attuale, il Catalogo automatizzato è ancora l espressione di una somma di cataloghi e rappresenta una sorta di catalogo collettivo, consultabile tramite Internet al seguente indirizzo: http://catalogo.unict.it Al momento l OPAC sarà consultabile solo all interno delle strutture universitarie in quanto esso presenta imperfezioni che sono l inevitabile conseguenza dell unione di dati provenienti da fonti diverse. In questa fase, risultano assolutamente indispensabili la collaborazione e la cooperazione di tutte le biblioteche per la costruzione di un catalogo unico che sia la reale rappresentazione del patrimonio librario di Ateneo Professionalità del CBD Non sarebbe stato possibile soddisfare la strategia di sviluppo di Ateneo con il solo personale dipendente del CBD. Un solido e decisivo apporto hanno dato le figure professionali a contratto che hanno concorso alla realizzazione degli obiettivi e delle finalità programmate. Si è constatato, però, nel corso dell evoluzione dei progetti, che per portare a termine con successo la strategia comune è necessaria una fattiva collaborazione da parte di tutte le strutture bibliotecarie del tessuto universitario. 11
Cosa le biblioteche dovrebbero fare... Attività di catalogazione delle nuove accessioni nel sistema Millennium Attività di catalogazione in Millennium delle monografie catalogate nel sistema Unibiblio nel periodo di coesistenza dei due sistemi Attività di catalogazione dei periodici pregressi e correnti Attività di catalogazione retrospettiva nelle biblioteche dove non si è intervenuti Attività di bonifica del proprio catalogo per eliminare duplicazioni, ridondanze ed effettuare le opportune correzioni bibliografiche Uso dei moduli presenti in Millennium Utilizzo e applicazione degli standards catalografici unici adottati in Ateneo Rispetto delle procedure di lavoro, come da formazione, su Millennium Gestione automatizzata dei servizi bibliotecari all interno della singola struttura Home page del Catalogo di Ateneo 12