4. GESTIONE DELLE RISORSE

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1 Pagina 1 di 6 Manuale Qualità Gestione delle Risorse INDICE DELLE EDIZIONI.REVISIONI N DATA DESCRIZIONE Paragraf i variati Pagine variate 1.0 Prima emissione Tutti Tutte ELABORAZIONE VERIFICA E APPROVAZIONE DATA FUNZIONE Responsabile Gestione Qualità Coordinatore Internal Auditing Group FIRMA

2 Pagina 2 di 6 4. GESTIONE DELLE RISORSE 4.1 Generalità IAG pone attenzione alle Risorse umane e tecnologiche avendo cura di predisporre adeguati momenti di valutazione ai vari livelli (gestionali/operativi) ed i relativi piani di miglioramento (figura seguente). Tale sistema ha l obiettivo di assicurare che siano individuate e rese disponibili le risorse essenziali per attuare le strategie e perseguire gli obiettivi definiti. VALUTAZIONE (Progettazione commesse, Piani Qualità, Reports, Riesame SGQ) UMANE FORMAZIONE DEFINIZIONE FABBISOGNI INDIVIDUAZIO-NE RISORSE INTERNE/ESTERNE TECNICHE OTTIMIZZAZIONE - ruoli - mezzi - profili - strumenti - piano formazione - strumenti In tale contesto gli aspetti considerati sono: l efficace, l efficiente, la tempestiva disponibilità delle Risorse, tenendo conto dei costi e dei requisiti di qualità; le Risorse ed i meccanismi che incoraggiano il miglioramento innovativo e continuo; la gestione delle informazioni;

3 Pagina 3 di 6 il miglioramento delle competenze professionali delle risorse umane attraverso l espertizzazione, la formazione, la comunicazione e l apprendimento mirati. 4.2 Risorse umane; il modello delle competenze Per acquisire e migliorare continuamente le conoscenze necessarie al corretto svolgimento delle attività aziendali e per perseguire il principio del miglioramento continuo, in modo da accrescere la soddisfazione del Cliente (Azienda e, indirettamente, utenza) e rendere efficace/efficiente la gestione del Gruppo, è prevista una serie di azioni finalizzate a: definire i ruoli necessari nei vari ambiti dell IAG (azione implementata con l elaborazione della mappa dei ruoli, al fine di ricoprirli con profili adeguati, eventualmente ricorrendo all immissione in organico di nuove Risorse e/o affidando a Professionals esterni/specialisti interni all Azienda alcune attività; valutare le conoscenze acquisite, l esperienza e le capacità delle Risorse; pianificare ed organizzare programmi di formazione e aggiornamento per le Risorse, al fine di perseguire gli obiettivi formativi definiti, con la finalità principale di allineare i profili ai ruoli cui sono destinati; espertizzare le Risorse attraverso attività in affiancamento, programmate e consuntivate; mantenere registrazione delle attività formative e dei livelli di qualificazione raggiunti (consuntivazione del programma dei corsi ed aggiornamento dei profili delle Risorse). Lo strumento operativo destinato alla gestione e controllo delle attività su esposte è un modello per competenze, implementato in uno specifico data-base in Microsoft Excel. In particolare, tale modello prevede la composizione delle competenze mediante due elementi caratterizzanti il profilo delle Risorse: le capacità e le conoscenze. Operativamente, attraverso il confronto tra competenze richieste da ogni ruolo (secondo la mappa dei ruoli) e competenze possedute dal profilo di una Risorsa, è possibile verificare l adeguatezza del profilo per quel ruolo o, eventualmente, il percorso formativo ed esperienziale cui avviare la Risorsa per migliorare in generale e, nello specifico, ricoprire autonomamente, in prospettiva, il ruolo cui è destinata. La quantificazione delle capacità e conoscenze è realizzata, sia a nell ambito della mappa dei ruoli che dei profili personali, mediante livelli stabiliti:

4 Pagina 4 di 6 LIVELLO CAPACITÀ CONOSCENZA 1 Ottimale superiore a quanto Approfondito conoscenza qualificata richiesto dal ruolo e riconosciuta, acquisita anche attraverso una pluralità di valide esperienze; consente autonomia 2 Adeguato in linea rispetto al ruolo da ricoprire 3 Migliorabile necessita di un evoluzione per rispondere appieno a quanto richiesto dal ruolo decisionale Applicativo consente di utilizzare in maniera autonoma la conoscenza acquisita Basilare - non consente applicazione autonoma Il ruolo/profilo viene quindi completato dal livello e tipo di esperienza, espresso mediante giudizi descrittivi. La responsabilità del reperimento e dell immissione nell IAG (in maniera permanente) di risorse è propria della Direzione aziendale, con la collaborazione del Coordinatore IAG e del Responsabile Risorse Umane dell Azienda Modalità di gestione delle Risorse Il Coordinatore IAG promuove e pianifica l attività di formazione, sulla base delle esigenze organizzative e formative dell IAG stesso. In particolare, il Coordinatore pone a fondamento della professionalità del Gruppo e della soddisfazione del Cliente (interno/esterno) la formazione continua da espletare, in generale, secondo le seguenti linee di sviluppo: realizzazione di almeno uno staff meeting ogni 3 mesi, nell ambito del quale tutte le Risorse dell IAG espongono le proprie attività espletate e quelle previste, i dati che hanno ricavato dall esperienza recente in merito agli audit espletati, le informazioni utili al Gruppo per migliorare i propri metodi e le proprie conoscenze; gli staff meeting sono anche il momento di informazione e di confronto diretto sulle tematiche della qualità: il Responsabile Gestione Qualità informa il personale sull andamento del Sistema Qualità e dei processi operativi dell IAG (sintesi dei principali indicatori, andamento Non Conformità, ecc.) e riassume le novità del periodo, mentre gli altri Membri esprimono il loro parere e le loro proposte circa lo stato attuale del Sistema Qualità e dei processi svolti e le relative ipotesi di miglioramento disponibilità, secondo il piano annuale della formazione strutturata, della Risorsa per partecipare alla formazione interna promossa

5 Pagina 5 di 6 dall IAG, compatibilmente e sinergicamente con quella stabilita dalla Direzione del Personale dell Azienda per lo sviluppo professionale della Risorsa disponibilità economiche adeguate, previa autorizzazione della Direzione aziendale e della Direzione del Personale, per eventuale formazione all esterno e/o materiale didattico. Nell ambito del modello delle competenze, al fine di sistematizzare i metodi/indirizzi proposti, la Direzione aziendale definisce annualmente, con la collaborazione del Coordinatore dell IAG e del Responsabile Risorse Umane dell Azienda, il ruolo (mappatura dei ruoli) di ciascuna funzione del Gruppo (tra quelle definite nella mappatura delle Funzioni), sulla base degli indirizzi strategici aziendali e delle esigenze operative dell IAG; tale mappatura è registrata in uno specifico documento. Parallelamente, il Coordinatore dell IAG espleta le seguenti attività: nell inserire Risorse nei processi di auditing (anche estemporaneamente per uno specifico audit), individua per ogni ruolo richiesto le Risorse, tra quelle messe a disposizione dell IAG da parte della Direzione aziendale, che dispongono delle competenze da esso previste. Tale analisi è espletata sulla base dei profili personali disponibili sullo specifico data base Microsoft Excel disponibile in rete per l IAG. Questo tool è utilizzato per registrare, almeno ogni 6 mesi ed in autocontrollo, gli skills sia del Personale in organigramma all IAG che delle Risorse aziendali via via utilizzate in maniera continuativa per l assistenza tecnica specialistica negli audit (in questo caso, la registrazione avviene a cura del Coordinatore dell IAG); prende adeguati provvedimenti affinché Risorse tendenzialmente ricoprenti il ruolo affidatogli, siano adeguatamente affiancate da Personale esperto; propone annualmente, in base agli skills disponibili ed ai ruoli previsti da ricoprire, i macro contenuti ed il programma della formazione per i Membri del Gruppo; tale pianificazione è quindi riesaminata dalla Direzione aziendale, in collaborazione con il Direttore Risorse umane. In generale, gli obiettivi strategici da perseguire costantemente nella definizione dei piani formativi sono: crescita costante del profilo; saturazione del ruolo da parte della Risorsa impegnata; interscambio di informazioni al fine di promuovere la condivisione degli obiettivi e delle competenze/esperienze proprie di ogni Risorsa.

6 Pagina 6 di 6 Oltre alla preparazione in aula, la formazione si svolge on the job. Ciò è reso possibile dall opportunità di lavorare in gruppi nei quali il personale esperto mette a disposizione la propria esperienza, trasferendo know how e affidando a ciascuno incarichi di impegno sempre crescente. 4.3 Risorse tecniche Gli aspetti tecnico informativi dell IAG, a livello sistemistico e infrastrutturale, sono gestiti dalla Unità organizzativa che presiede all informatica aziendale. In tale ambito sono garantite, attraverso l individuazione dei requisiti funzionali che ne caratterizzano la scelta e delle specifiche attività operative, delle manutenzioni preventive e dei controlli in process (relative anche agli ambienti nei quali sono installate le infrastrutture ICT e nei quali operano le Risorse umane), la disponibilità e l adeguatezza di strumenti hardware e software. Per quanto riguarda le reti ICT aziendali, esse sono gestite chiavi in mano, nel rispetto delle vigenti norme sulla privacy. Relativamente agli ambienti di lavoro (sia quelli destinati all IAG che quelli aziendali presso cui l IAG compie gli audit), sono gestiti e controllati dalle Funzioni aziendali competenti, nel rispetto della normativa vigente sulla sicurezza nei luoghi di lavoro.

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